Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 23 czerwca 2022 r. do 13 lipca 2022 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 13 im. „Orląt Lwowskich” przy ul. Bałtyckiej 1A w Szczecinie, zwanej dalej SP 13, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 lipca 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 sierpnia 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2021 r. w SP 13 ustalono, że:

• podatek dochodowy od świadczeń urlopowych nauczycieli w wys.9.644,00 zł., uregulowany został 17 dni po terminie,
• podatek został nienależnie pomniejszony o wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowej płatności w wys. 81 zł,  
• ówczesny Dyrektor nie upoważnił członków Doradczego Zespołu Socjalnego (5 osób), zw. dalej Zespołem, powołanego z dniem 1.09.2019 r., do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS,
• ewidencja na koncie 234-ZZ, dot. spłacanych pożyczek mieszkaniowych, prowadzona była błędnie, niechronologicznie za dany miesiąc i kwotami zbiorczymi,
• ww. ewidencja uniemożliwiała bieżącą i rzetelną kontrolę stanu należności z tytułu spłaty rat,
• w regulaminie ZFŚS, wprowadzonym w życie Zarządzeniem wewnętrznym Nr 4/IX/2017 dyrektora SP 13 z dnia 1.09.2017 r., nie było wzoru umowy o pożyczkę na cele mieszkaniowe, nie odnosił się on również do składanego przez pracowników załącznika 3d stanowiącego oświadczenie o dochodach, co skutkowało powielaniem tej informacji na wnioskach,
• zasady przyznawania dofinansowania do wypoczynku, określone w § 18 regulaminu były nieprecyzyjne w zakresie wymaganego wymiaru urlopu,
• w przypadku odmowy przyznania świadczenia, w dokumentacji (protokole z posiedzenia Zespołu) nie było wzmianki ani uzasadnienia podjętej decyzji,
• nie byłodokumentów kasowych potwierdzających wpłaty własne pracowników do wyjścia do teatru,
• nie były sporządzane listy płac ani inne dowody księgowe w odniesieniu do świadczeń naliczanych i wypłacanych emerytom i rencistom.

Stwierdzono ponadto:

• braki i błędy we wnioskach dotyczących zapomóg pieniężnych i pożyczek mieszkaniowych,  
• błędy w rozliczeniu planu rzeczowo – finansowego za rok 2021,
• błędy w księgowaniach na koncie 851-ZZ w szczególności w zakresie kwot odpisu i kwot przyznanych zapomóg pieniężnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie kompletności wskazań dekretacyjnych oraz potwierdzania przeprowadzenia kontroli dowodów księgowych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2021 r. wyniósł 213.906,29 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 1.01.2021 r. – 0 zł,
• wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 54.132,07 zł, w tym zwrot w wys. 189,73 zł,
• odpisy na fundusz 2021 r. – 159.774,00 zł,
• odsetki bankowe – 0,22 zł.

Wypłaty z funduszu w 2021 r. wyniosły łącznie 213.906,29 zł, na co złożyły się m.in.:

• zapomogi pieniężne w okresie świątecznym – 55.135,00 zł,
• świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 47.073,29 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników – 22.500,00 zł,
• dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego emerytów – 13.080,00 zł,
• pożyczki na cele mieszkaniowe – 47.000,00 zł,
• zapomogi pieniężne – 12.500,00 zł, w tym:
  • losowe – 1.800,00 zł,
  • zdrowotne – 8.700 zł,
  • okolicznościowe – 2.000,00 zł,
• imprezy kulturalno – oświatowe – 6.974,00 zł,
• zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2021 r. – 9.644,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 0 zł.

Kontroli poddano:

• 168 wnioski o pomoc finansową w okresie przedświątecznym (Wielkanoc i Boże Narodzenie),
• 79 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 54 dotyczyło pracowników a 25 emerytów i rencistów, byłych pracowników SP nr 13),
• 8 wniosków o zapomogę zdrowotną,
• 2 wnioski o zapomogę losową,
• 2 wnioski o zapomogę okolicznościową,
• 7 umów pożyczek na cele mieszkaniowe, udzielonych w roku 2021 oraz 16 umów z lat 2017-2020,
• 3 dowody księgowe dotyczące imprez kulturalno-oświatowych,
• 15 protokołów z posiedzeń Doradczego Zespołu Socjalnego,
• ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 135, 225, 234, 240 i 851.

Analiza obowiązującego w 2021 r.regulaminuZFŚSoraz organizacji pracy Zespołu, wykazała, że:

• nie wskazano w nim wzoru umowy o pożyczkę na cele mieszkaniowe mimo, że § 21 pkt 8 regulaminu odwoływał się do umowy określającej warunki spłaty udzielonej pożyczki,
• nie wskazano w nim konieczności ani terminu składania oświadczeń o dochodach na druku stanowiącym załącznik 3d do regulaminu. Taki załącznik nie został w ogóle przywołany w treści regulaminu. Osoby uprawnione każdorazowo natomiast wypełniały oświadczenia o dochodach na wnioskach, wg wzoru stanowiącego załączniki 3a-3c do regulaminu powielając informację,
• wszyscy członkowie Zespołu (5 osób), powołanego z dniem 1.09.2019 r., nie otrzymali upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS, co było niezgodne z art. 8 ust. 1b ustawy - z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2022 poz. 923 tj.), zwanej dalej ustawą o ZFSŚ, wg którego do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 ze zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy,
• w rozliczeniu planu rzeczowo – finansowego za rok 2021 nie została wskazana liczba osób przebywających na urlopie wychowawczym. W toku kontroli ustalono, że co najmniej jedna osoba (…) przebywała w 2021 r. na urlopie wychowawczym,
• wg rozliczenia planu rzeczowo – finansowego,  wielkość funduszu została zawyżona o 66 zł i wyniosła 213.972,29 zł. Spowodowane to było błędnym ujęciem zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków kwoty 66 zł stanowiącej wkład własny uczestników wyjścia do teatru.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej zapomóg pieniężnych w okresie świątecznym stwierdzono, że na 168 złożonych wniosków:

• rozpatrzony został wniosek o zapomogę pieniężną, złożony w dniu 5.04.2021 r., tj. po terminie posiedzenia Zespołu, przyznającego ww. świadczenie, które odbyło się w dniu 22.03.2021 r. (wypłata w dniu 24.03.2021 r.),
• Dyrektor sam zatwierdził swój wniosek o przyznanie zapomogi, złożony w dniu 25.11.2021 r. W sytuacji świadczeń dla dyrektora, wniosek powinien zostać zatwierdzony przez odpowiedniego zastępcę, tak jak to miało miejsce przy rozpatrywaniu pozostałych złożonych przez dyrektora wniosków.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dopłat do imprez kulturalno - oświatowych stwierdzono, że w przypadku wyjścia do teatru nie było dokumentów kasowych (raport kasowy, dowody KP) potwierdzających kwoty i nazwiska osób dokonujących wpłatę. Wg listy uczestników wydarzenia, wzięło w nim udział 38 osób uprawnionych a przyznanie świadczenia uwzględniało kryterium dochodowe.Osoby uposażone dopłaciły do imprezy łącznie 66 zł (wpłata na rachunek bankowy ZFŚS, WB nr 39 z dnia 11.10.2021 r.). W ocenie kontroli, wprzypadku dopłat do imprez,w sytuacji kiedy w szkole funkcjonuje kasa i obieg gotówkowy, wpłaty pracowników powinny być udokumentowane właściwymi dowodami kasowymi, w przeciwnym przypadku wpłaty powinny zostać dokonane poprzez potrącenie z wynagrodzenia (uwzględniając zapis art. 91 § 1ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy - Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 tj.), lub przez pracowników bezpośrednio na rachunek bankowy funduszu.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania do wypoczynku indywidualnego ustalono, że nie przyznano świadczeń dwóm pracownikom (nauczycielowi i pracownikowi obsługi). W protokole z posiedzenia Zespołu nie został wskazany powód nierozpatrzenia wniosków złożonych przez ww. pracowników mimo, że na obu wnioskach widniała przyznana kwota świadczenia oraz podpis dyrektora SP 13. Było to niezgodne z § 8 pkt 6 regulaminu, wg którego do obowiązków Zespołu należało prowadzenie protokołu posiedzeń zawierających decyzje Zespołu i ewidencję przyznanych świadczeń.

Wg wyjaśnień dyrektora, pracownikowi obsługi nie przyznano świadczenia z uwagi na brak wymaganej liczby dni urlopu (co wynika bezpośrednio z zapisów art. 162 ww. kodeksu pracy, w związku z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFSŚ, wg których świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy raz w roku tym pracownikom, którzy korzystają co najmniej z 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu). Wg zapisu § 18 regulaminu jednak prawo do świadczenia nie zostało uzależnione od wystąpienia pracownika z wnioskiem o urlop w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej pożyczek na cele mieszkaniowe stwierdzono, że na 7 udzielonych pożyczek w 3 przypadkachrozpatrzone zostały wnioski o pożyczkę niezawierające wskazania daty rozpoczęcia spłaty pożyczki mimo, że wzór wniosku, stanowiący załącznik 3c do regulaminu, przewidywał zawarcie takiej informacji.

Kontrola dowodów księgowych stanowiących podstawę do ewidencji w księgach rachunkowych wykazała, że nie były sporządzane listy płac ani inne dowody księgowe w odniesieniu do świadczeń naliczanych i wypłacanych emerytom i rencistom, co było niezgodne  z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi". Wg art. 21 ust. 1 uor, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W toku kontroli zapisów księgowych na koncie 234-ZZ, dotyczących spłacanych pożyczek mieszkaniowych stwierdzono, że raty potrącane co miesiąc z wynagrodzeń pracowników wpływały na konto bankowe ZFŚS niechronologicznie za dany miesiąc i kwotami zbiorczymi (po 2 lub 3 raty), co było niezgodne z art. 20 ust. 1 i art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 uor, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. datę dokonania operacji gospodarczej;
2. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
3. kwotę i datę zapisu.

Analiza zapisów na koncie 234-ZZ wykazała ponadto, że na kontach analitycznych nr:

• 002, 014, 017, 019, 023, 026, 035 - na dzień 31.12.2021 r. widniała należność do spłaty w łącznej kwocie 2.016,50 zł mimo, że z przedłożonych dokumentów wynikało, że pożyczki zostały spłacone. Przyczyną były błędy polegające na niezaksięgowaniu wszystkich rat pożyczek potrąconych z wynagrodzeń oraz dwukrotnym zaksięgowaniu należności z tytułu odsetek (jeden przypadek). Główny księgowy w dniu 31.03.2022 r. przelał na rachunek ZFŚS kwotę w łącznej wysokości 1.004,82 zł tytułem spłaty rat pożyczek (niezaksięgowanych w latach poprzednich) oraz dokumentem PK wyksięgował odsetki od pożyczki. Do wyjaśnienia pozostała kwota 941,65 zł tytułem spłaconych, ale nierozliczonych w ewidencji, pożyczek,
• 003 - na dzień 31.12.2021 r. widniała nadpłata tytułem rat pożyczki w wys. 294,50 zł (wg przedłożonych dokumentów pracownikowi do spłaty pozostały 2 raty, jednak potrącono 3 raty pożyczki). Główny księgowy w trakcie kontroli nie potrafił wyjaśnić powyższej sytuacji,
• 010 - na dzień 1.01.2021 r. widniała nadpłata tytułem rat pożyczki w wys. 294,50 zł wynikająca z faktycznie potrąconej z wynagrodzenia dodatkowej raty. Na dzień 31.12.2021 r. pracownikowi zwrócono kwotę 189,73 zł, do zwrotu pozostało 104,77 zł,
• 016 - na dzień 31.12.2021 r. widniała należność do spłaty w łącznej kwocie 339,50 zł wynikająca z braku potrącenia raty za sierpień 2019 r. w wys. 294,50 zł oraz zaksięgowania w 2020 r. raty w błędnej wysokości (249,50 zł zamiast 294,50 zł). Główny księgowy w dniu 31.03.2022 r. przelał na rachunek ZFŚS kwotę 294,50 zł tytułem spłaty raty z 2019 r. Do wyjaśnienia pozostała niedopłata z tytułu błędu w wys. 45zł,
• 015 - pracownikowi w kwietniu 2020 r. udzielona została pożyczka w wys. 7.000 zł mimo, że pracownik na moment udzielenia pożyczki miał jeszcze niespłaconą poprzednią pożyczkę (saldo pozostałe do zapłaty w wys. 707 zł), co było niezgodne z § 21 pkt 3 regulaminu, wg którego wnioski o przyznanie pożyczki można składać po spłaceniu poprzedniej pożyczki. Wg przedłożonych dokumentów wynikało, że pożyczka została spłacona, niezaksięgowana jednak została rata za miesiąc sierpień 2019 r. Ustalono ponadto, że na koncie nie zostało zaksięgowane potrącenie z kolejnej pożyczki, za miesiąc lipiec 2020 r. W związku z powyższym na dzień 31.12.2021 r. widniała należność do spłaty w łącznej kwocie 1.414 zł. Główny księgowy w dniu 31.03.2022 r. przelał na rachunek ZFŚS ww. kwotę tytułem spłaty rat pożyczki (niezaksięgowanych w latach poprzednich),
• 004 - na dzień 31.12.2021 r. widniała nadpłata w wys. 70 zł mimo, że z przedłożonych dokumentów wynikało, że pożyczka została spłacona. Nadpłata spowodowana była niezaksięgowaniem należności z tytułu odsetek w wys. 70 zł. Jednocześnie na koncie 234-ZZ-027 należność z tytułu odsetek zaksięgowana została dwukrotnie,
• 025 - pracownikowi w sierpniu 2020 r. udzielona została pożyczka w wys. 7.000 zł mimo, że pracownik na moment udzielenia pożyczki miał jeszcze niespłaconą poprzednią pożyczkę (saldo pozostałe do zapłaty w wys. 70 zł), co było niezgodne z ww § 21 pkt 3 regulaminu. Na koncie pracownika, na dzień 31.12.2021 r., mimo spłaconej całej pożyczki, wciąż widniało do zapłaty saldo w wys. 70 zł. Główny księgowy w trakcie kontroli nie potrafił wyjaśnić powyższej sytuacji,
• 027 - pracownikowi w 2021 r. zostało potrącone 7 rat pożyczki z 2019 r. mimo, że z zapisów umownych wynikało, że w roku 2021 r. do spłaty pozostanie 6 rat. Z przedłożonych dokumentów wynikało, że pracownikowi w miesiącu lipcu 2021 r. potrącono z wynagrodzenia dodatkową ratę w wys. 294,50 zł. Główny księgowy w trakcie kontroli nie potrafił wyjaśnić powyższej sytuacji.

Wyżej wskazane nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS uniemożliwiało bieżącą i rzetelną kontrolę stanu należności z tytułu spłaty rat.

W toku kontroli zapisów księgowych na koncie 851-ZZ dotyczących stanu funduszu ustalono ponadto, że:

• na koncie 851-ZZ-02 i 851-ZZ-03 w 2021 r. zaksięgowany został odpis w łącznej wys. 153.974 zł, podczas gdy wg rachunku bankowego odpis w 2021 r. wyniósł 159.774 zł (różnica w wys. 5.800 zł).
• jednocześnie na koncie 851-ZZ-07 w 2021 r. zaewidencjonowane zostały przyznane zapomogi bytowe (zdrowotne i okolicznościowe) w łącznej wys. 4.900 zł podczas, gdy w 2021 r. tytułem ww. zapomóg wypłacono łącznie 10.700 zł (różnica w wys. 5.800 zł),
• zapomoga losowa przyznana i wypłacona w wys. 800 zł została zaewidencjonowana na koncie 851-ZZ-07 – zapomogi bytowe, zamiast na koncie 851-ZZ-08 – zapomogi losowe,
• na koncie 851-ZZ-13 w dniu 15.12.2021 r. zaksięgowana została korekta przypisu świadczenia w kwocie 23,65 zł zwiększająca fundusz socjalny, chociaż de facto dotyczyła spłaty pożyczki w miesiącu grudniu 2020 r. 

W ocenie kontroli, księgi rachunkowe SP 13 nie były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie, co było niezgodne z art. 24 ust. 1 – 4 uor, wg których księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;

3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;

4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS. Za sprawozdawczość funduszu, nadzorowanie prawidłowości potrąceń, kontrolę zgodności wydatków z regulaminem i przepisami prawa oraz prowadzenie rozrachunków z pracownikami z tytułu ZFŚS odpowiedzialny był główny księgowy.

Konto 135 na dzień 31.12.2021 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Ewidencja spłat rat pożyczek mieszkaniowych prowadzona była na koncie 234-ZZ imiennie na każdego pożyczkobiorcę.

Wszystkie dowody księgowe (wyciągi bankowe, listy płac, fakturyi rachunki) zawierały wskazania dekretacyjne oraz potwierdzenia przeprowadzenia ich kontroli.

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Przyznanie dofinansowania lub innej pomocy socjalnej było poprzedzone postanowieniami Zespołu spisanymi w formie protokołów oraz decyzją dyrektora.

Wszyscy członkowie Zespołu, powołanego z dniem 1.09.2019 r., otrzymali upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS w dniu 01.03.2021 r. Upoważnienia zostały podpisane przez dyrektora, wówczas p.o. dyrektora SP 13.

Główny księgowy w dniu 31.03.2022 r. dokumentem PK:

• sprostował księgowania poprzez wyksięgowanie kwoty 70 zł z konta 234-ZZ-027 i zaksięgowanie jej na konto 234-ZZ-004,
• zaksięgował kwotę 23,65 zł tytułem spłaty pożyczki na konto Ma 234-ZZ-035 i wyksięgował ją z konta 851-ZZ-13.

Z dniem 17.02.2022 r. w SP 13 wprowadzony został w życie nowy regulamin ZFŚS (Zarządzenie dyrektora SP 13 Nr 2/2022 z dnia 16.02.2022 r.), w którym załącznik nr 7 stanowił wzór umowy w sprawie pożyczki. Osoby zamierzające korzystać w danym roku z ZFŚS składają ponadto do dnia 31 marca każdego roku oświadczenie o dochodach wg wzoru stanowiącego załącznik 2 lub 2a do regulaminu.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń urlopowych nauczycieli przyznanych w 2021 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 9.644,00 zł., w całości odprowadzony do urzędu skarbowego z rachunku budżetowego (refundacja podatku ze środków ZFŚS na konto budżetu).

Kontroli poddano 7 list płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Analiza prawidłowości uregulowania podatku dochodowego od świadczeń urlopowych nauczycieli wykazała, że:

1. podatek uregulowany został po terminiewskazanym w art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), zwanej dalej updof. Świadczenia wypłacone zostały bowiem w czerwcu 2021 r., podatek zaś zapłacony został z rachunku budżetowego, zbiorczo z wynagrodzeniami za czerwiec, w dniu 6.08.2021 r., czyli 17 dni po terminie, który upłynął w dniu 20.07.2021 r.,
2. w związku z powyższym podatek został nienależnie pomniejszony o wynagrodzenie płatnika w wys. 81 zł, bowiem wg art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) w związku z § 1 ust. 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa w wys. 0,3%,
3. wynagrodzenie płatnika przypadające na część podatku od świadczeń socjalnych nie zostało wyodrębnione i nie zasiliło funduszu socjalnego, odprowadzone natomiast zostało w pełnej kwocie na rachunek Gminy Miasto Szczecin. W 2021 r. proporcjonalna kwota wynagrodzenie płatnika (w przypadku wyodrębnienia i terminowej płatności podatku) wyniosłaby 29 zł.

Na koncie 225-ZZ-01 zarówno na dzień 1.01.2021 r., jak i na dzień 31.12.2021 r. wykazana została nadpłata tytułem podatku w wys. 294,58 zł. Nadpłata powstała w miesiącu marcu 2020 r. i przez cały 2021 r. nie została rozliczona. Główny księgowy w dniu 31.03.2022 r. z konta budżetowego przelał na rachunek ZFŚS kwotę 100,84 zł. Do wyjaśnienia pozostała kwota 193,74 zł tytułem nadpłaconego (zrefundowanego w zawyżonej kwocie) podatku.

Świadczenia do kwoty 3.000 zł, wypłacane w 2021 r. emerytom były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 updof.

Zapomogi losowe w wysokości 1.800 zł były zwolnione z naliczenia podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. a updof, wg którego ww. zapomogi są wolne od podatku dochodowego niezależnie od ich wysokości.

  Świadczenia socjalne powyżej kwoty 2.000 zł wypłacane pracownikom w 2021 r. były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 updof.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP 13:

1. Przestrzegać zgodności rozliczenia planu finansowo – rzeczowego z kwotami wynikającymi z faktycznie poniesionych wydatków i uzyskanych dochodów.
2. Weryfikowanie wniosków pod względem zawartych w nich błędów lub braków formalnych.
3. Właściwie dokumentować gotówkowe wpłaty własne pracowników do imprez dofinansowywanych ze środków ZFŚS.
4. W protokołach z posiedzeń Zespołu ujmować wszystkie podejmowane decyzje, także odmowne.
5. Uzupełnić § 18 regulaminu ZFŚS w zakresie określenia wymaganego wymiaru urlopu.
6. Sporządzać listy płac lub inne dowody księgowe będące podstawą wypłaty świadczeń emerytom i rencistom.
7. Bieżąco ewidencjonować raty pożyczek mieszkaniowych na kontach analitycznych do konta 234-ZZ.
8. Uzgodnić zapisy na kontach analitycznych do konta 234-ZZ z liczbą i kwotami rat potrącanymi z wynagrodzeń oraz dokonać właściwych księgowań.
9. Prowadzić ewidencję na koncie 851-ZZ zgodnie z faktycznymi kwotami zwiększeń i zmniejszeń funduszu.
10. Terminowo regulować podatek od świadczeń wypłacanych ze środków ZFŚS.
11. Powiększać fundusz o należne wynagrodzenie płatnika.