Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie od 27.07.2022 r. do 05.08.2022 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Kijewo z siedzibą w Szczecinie przy ul. Pawiej 1, w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 08.08.2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.09.2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Kijewo (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niesporządzeniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2021 r.,
• niewypełnianiu obowiązujących zasad opisywania dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO w zakresie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2021 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/781/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Kijewo (zw. dalej Statutem).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2021 r. wyniósł 7.248 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXIII/687/20 Rady Miasta Szczecin z dnia 24 listopada 2020 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2021 r. ze zm.), co stanowiło 2,7% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 269.946 zł. Wykonanie wydatków RO za 2021 r. wyniosło ogółem 7.247,16 zł (2,9% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 248.112,84 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2021 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 18.190,10 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• 6 dowodów potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 9.493,54 zł,
• 28 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 8.696,56 zł (7.247 zł według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO stwierdzono jedynie, że w opisach 6. dowodów nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, a według § 10 ust. 1 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać m.in. cel zakupu, numer uchwały Rady Osiedla i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Zgodnie z zasadami wskazanymi Radom przez WGK w piśmie w sprawie budżetu 2021 r., wydatki dotyczące obsługi i funkcjonowania RO oraz działalności na rzecz mieszkańców realizowane były na podstawie składanych przez Rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu przewidzianego na zadanie „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli”, tj. odmiennie niż w latach poprzednich, gdzie wydatki na ww. cele realizowane były z budżetu ustalonego odrębnie dla każdej Rady. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu finansowego w wysokości, która nie obejmowała wyrównania diet przysługującego radnym w związku ze zmianą wysokości diety, obowiązującą od sierpnia 2021 r.

Wydatki objęte badaniem potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego/Wiceprzewodniczącego i Skarbnika RO.

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący, Sekretarz), złożyły stosowne oświadczenia, czym wypełniono zapisy § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Przewodniczący złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, czym wypełnił zapisy § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w RO nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 12.078,59 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

 2. Wydatki dotyczące organizacji festynu osiedlowego

Na wniosek Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Szczecin, dokonano kontroli w zakresie zasadności uwag wniesionych przez Radną RO (zw. dalej Radną) w sprawie nieprawidłowości w dysponowaniu mieniem publicznym. W piśmie z dnia 05.01.2021 (błędny rok, winno być 2022 r.) Radna wskazała na nieprawidłowości, które według Radnej miały miejsce podczas festynu zorganizowanego dla mieszkańców w dniu 06.09.2021 r. (błędny dzień, winno być 04.09.2021 r.), polegające na opłaceniu usługi w pełnej wysokości, mimo niedostarczenia przez wykonawcę jednej z dwóch dmuchanych zabawek przewidzianych w zamówieniu.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej organizacji festynu osiedlowego stwierdzono, że oferta złożona przez wykonawcę na kwotę 3.000 zł obejmowała: namiot, nagłośnienie plenerowe, zamek do skakania, malowanie twarzy, bańki mydlane, skręcanie balonów, pokaz magika, pracę animatora prowadzącego konkursy z nagrodami oraz pracę 5. osób obsługi. Oferta zawierała także zapis o 2 dmuchańcach, jednakże kwota ogółem usługi wzrastała wówczas do wysokości 3.200 zł. W związku z budżetem RO ograniczonym do kwoty 3.000 zł, RO pozostała przy ofercie obejmującej zamek do skakania w ilości 1 szt. W toku kontroli, wykonawca potwierdził, że oferta obejmowała 1 dmuchaniec, a 2. dmuchaniec, który miał być udostępniony na festynie stanowił gratis od wykonawcy, w ramach dobrej współpracy.

Według wyjaśnień Przewodniczącego, dodatkowy dmuchaniec, z przyczyn technicznych nie został udostępniony na festynie, co wykonawca postanowił zrekompensować przy organizacji imprezy mikołajkowej. Wymieniona rekompensata miała charakter finansowy, polegający na obniżeniu ceny za organizację animacji na imprezie zorganizowanej w dniu 06.12.2021 r. Wykonawca obciążył RO kwotą 350 zł na podstawie zamówienia, którego przedmiotem było przeprowadzenie przez Mikołaja i elfy „Mikołajkowego konkursu plastycznego dla dzieci”.

W związku z powyższym, analizie poddano oferty związane z organizacją imprezy mikołajkowej dostępne na stronach internetowych i porównano je z kosztem takiej imprezy podanym przez wykonawcę obsługującego obie ww. imprezy w wysokości 1.000 zł – 1.200 zł. 

W ocenie kontroli, brak jest podstaw do stwierdzenia, że wykonawca nie wywiązał się z umowy zawartej na obsługę festynu osiedlowego, a zapłata za wystawioną fakturę uregulowana została z naruszeniem przepisów art. 44 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz.1634 ze zm.), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Przyjmując cenę ofertową udostępnienia dmuchańca w kwocie 1.000 – 1.200 zł (cena wynajmu u wykonawcy obsługującego festyn osiedlowy) lub w kwocie 1.500 zł jak wskazała Radna w swoim piśmie, to udostępnienie 2 szt. dmuchańców wyczerpałoby budżet przeznaczony na cały festyn osiedlowy, gdy tymczasem w kwocie 3.000 zł zrealizowane były również inne rodzaje usług, wymienione powyżej.

Analiza ofert związanych z organizacją imprezy mikołajkowej wykazała z kolei, że koszt organizacji imprezy zorganizowanej przez wykonawcę dla RO był znacząco niższy od kosztu ofertowego podanego przez samego wykonawcę jak i od ofert dostępnych na stronach internetowych. Powyższe pozwala stwierdzić, że wykonawca faktycznie zastosował w przypadku imprezy mikołajkowej znaczący opust w cenie, mimo iż nie dotyczył on niewykonania zapisów umownych, a jedynie niewywiązania się wykonawcy z nieformalnego uzgodnienia w zakresie dodatku gratisowego w postaci drugiego dmuchańca. 

W ocenie kontroli, w świetle powyższych ustaleń, nie można uznać, że uwagi wniesione przez Radną RO w zakresie nieprawidłowości w dysponowaniu mieniem publicznym były zasadne.

 3. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan finansowy na 2021 r. w kwocie ogółem 7.248 zł, przyjęty uchwałą RO nr 36/21 z dnia 19.01.2021 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2021 r. porównano ze sprawozdaniem z wykonania planu finansowego za 2021 r., stanowiącym załącznik do uchwały nr 45/22 z dnia 25.01.2022 r.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie sporządziła sprawozdania z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze, które zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowejnależało sporządzić i przedłożyć do WGK w terminie do dnia 31 lipca 2021 r. 

W 2021 r. zmianie uległ sposób prezentacji danych w załączniku nr 2.14. do „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2021 r.” dotyczącym wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2021 rok. W załączniku, w dziale 750 – Administracja publiczna wykazane zostały jedynie wydatki z tytułu diet (bez wyrównania), a kwoty ogółem poniesionych wydatków dotyczących obsługi i funkcjonowania Rad oraz działalności na rzecz mieszkańców (w tym wyrównania z tytułu diet) wykazane zostały w pkt. 4.3.11 sprawozdania – Rozwój społeczeństwa obywatelskiego (wcześniej w załączniku nr 2.14 jako wydatki rozdziału 75022 oraz 75095 w zakresie diet).

 4. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 5. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2021 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono jedynie, że 3. z 10. uchwał RO poddanych kontroli, przekazane zostały do WGK po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, powyższe miało miejsce z przyczyn niezależnych od Przewodniczącego.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO http://kijewo.osiedla.szczecin.pl/opublikowana była dokumentacja za 2021 r., co wypełniało zapisy § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, według którego do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu, czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie sprawozdawczości półrocznej z wykonania planu finansowego zgodnie z § 13 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Opisywanie dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO, zgodnie z obowiązującą procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.