Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 10.12.08 r. do 12.01.09 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 52 w Szczecinie przy ul. Milczańskiej 44, zwanym dalej PP nr 52, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2007 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lutego 2009 r.  

Przedszkole Publiczne nr 52 prowadziło w 2007 r. działalność w formie zakładu budżetowego – w okresie od stycznia do sierpnia oraz jednostki budżetowej – od września. Według sprawozdania Rb-30 PP nr 52 jako zakład budżetowy uzyskało na dzień 31.08.2007 r. zarówno przychody budżetowe jak i koszty w wysokości 464.566,40 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-27S i Rb-28S PP nr 52 uzyskało na koniec 2007 r. dochody budżetowe w wysokości 175,65 zł, co stanowiło 462% zaplanowanej kwoty, wydatki budżetowe przedszkola wyniosły 139.400zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 PP nr 52 uzyskało na koniec 2007 r. dochody w wysokości 121.631,57 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty i wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 104.856,36 zł, co stanowiło 97% zaplanowanej kwoty.

W trakcie kontroli ustalono, że stosowany w jednostce do prowadzenia ksiąg rachunkowych system komputerowy w nieprawidłowy sposób klasyfikuje dane w sporządzanych zestawieniach paragrafów. Na ww. zestawieniach, które powinny stanowić podstawę do sporządzenia przez jednostkę sprawozdań z realizacji planu wydatków i dochodów, system udostępniał bowiem dane dotyczące wydatków i przychodów. Dodatkowo w saldzie przychodów uwzględnione zostały na plus operacje zmniejszające, natomiast w części dotyczącej dochodów z § 097 uwzględnione zostały dane z kont rozrachunkowych, a nie z rachunku bankowego. Stwierdzono ponadto, że w przypadku dokonywania zapisu technicznego w celu zachowania zasady czystości obrotów na rachunku bankowym, system uwzględnia w zestawieniu paragrafów jedynie zapis dokonany po jednej stronie konta, co wpływa na zmianę salda wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.

Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie 10 z 12 zestawień obrotów i sald zostało nieterminowo sporządzonych. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, który stanowi, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz umożliwiają dokonanie rozliczeń finansowych.

Kontrola dokumentów księgowych wykazała w 7 przypadkach (na 21 skontrolowanych) uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 52 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na malowanie i tapetowanie pomieszczeń przedszkola na kwotę 2.000 zł ujęte zostały w § 422, zakup komputera z monitorem na kwotę 2.298 zł w § 475, zakup akcesoriów komputerowych na kwotę 294,78 zł w § 421, zakup tuszu i tonera na kwotę 675,03 zł w § 474, wydatki na odprowadzenie ścieków na kwotę 466,44 zł w § 426, zakup usługi dostępu do internetu na kwotę 152,29zł w § 437 oraz opłaty za dokonanie przelewu na kwotę 4,25 zł w § 426 i § 437 wraz z fakturami uregulowanymi tymi przelewami. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług remontowych ujmuje się w § 427, na zakup wyposażenia w § 421, na zakup akcesoriów komputerowych w § 475, na odprowadzenie ścieków i usługi pocztowe w § 430, a na zakup usługi dostępu do internetu w § 435.

Stwierdzono także uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia operacji dokonanych w jednostce w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej (zwrot za wyżywienie, wpływy opłaty stałej za przedszkole, odsetki bankowe). Dodatkowo ustalono, że faktury dotyczące dzierżawy (w tym zwrot kosztów energii) ewidencjonowane były w poszczególnych okresach sprawozdawczych w różny sposób, co niezgodne było z art. 4 ust. 1 uor, wg którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Ustalono, że dekretacja dokumentów księgowych w 12 przypadkach (spośród 25 skontrolowanych) dokonywana była z pominięciem podpisu osoby odpowiedzialnej , a w pozostałych 13 przypadkach z pominięciem zarówno podpisu jak i wskazania daty jej dokonania. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy. Stwierdzono ponadto, że we wszystkich przypadkach (na 7 zbadanych) dokonywania poprawy błędów na dokumentach księgowych nie było daty naniesienia poprawek ani podpisu osoby odpowiedzialnej za ich dokonanie, co niezgodne było z zapisami art. 22 ust. 3 uor.

W toku badania funkcjonującego w PP nr 52 systemu rachunkowości stwierdzono liczne uchybienia w zakresie dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustalono, że w kontrolowanym okresie Pani Dyrektor PP nr 52 nie zaktualizowała dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości jednostki, mimo że przepis art. 10 ust. 2 uor nakładał taki obowiązek. W dokumentacji nie określono bowiemprzyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej orazwersji oprogramowania stosowanego w PP nr 52 do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości powinna zawierać
ww. elementy.

Kontrola wykazała, że przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, we wszystkich 3 kontrolowanych przypadkach notatka służbowa z dokonanej analizy rynku nie zawierała informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia, a dodatkowo wskazano w niej nieprawidłowy kurs euro. Stanowiło to naruszenie postanowień § 9 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenie nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową zawierającą informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro określonego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

W wyniku kontroli 6 akt osobowych (33% zatrudnionych pracowników), stwierdzono, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku woźnej oddziałowej wypłacono dodatek za wysługę lat za 2 miesiące w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu. Spowodowane było to uwzględnieniem urlopu bezpłatnego w stażu pracy stanowiącym podstawę do ustalenia wysokości dodatku za wysługę lat, co zostało jednak poprawione. Stwierdzono ponadto 2 przypadki wypłacenia wynagrodzenia z tytułu przepracowanych nadgodzin niższego niż wynikało to ze sporządzonych wykazów nadgodzin. Powyższe spowodowane było przyjęciem przez głównego księgowego przy wyliczaniu wynagrodzenia z ww. tytułu nieprawidłowego przelicznika tj. 45 minut jako 0,45 godziny. Kontrola wykazała także przypadek wypłacenia premii, w której nie został uwzględniony okres urlopu bezpłatnego (główny księgowy). Powyższe uchybienia spowodowały zwiększenie wydatków z tytułu wynagrodzeń o kwotę w wysokości 53,44 zł.

Dodatkowo ustalono, że premie w miesiącu kwietniu 2007 r. dla pracowników administracji i obsługi zostały wypłacone, mimo braku dokumentu, stanowiącego podstawę wypłaty. Powyższe było niezgodne z pkt 2 ppkt 6 i 7 regulaminu premiowania pracowników administracji i obsługi PP nr 52, wg którego  premię przyznaje się za okres przepracowany, a przyznaje ją dyrektor placówki po zaciągnięciu opinii związków zawodowych lub zespołu kierowniczego.

             W wyniku kontroli stwierdzono, że w obowiązującym w PP nr 52 regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania i regulaminie premiowania pracowników administracji i obsługi nieprawidłowo wskazano podstawę prawną, a dodatkowo podstawę prawną ww. regulaminu premiowania stanowiły nieobowiązujące już przepisy. W powyższym regulaminie wynagradzania nie zostały uregulowane kwestie dotyczące odrębnego wynagrodzenia jakie przysługuje pracownikom wykonującym dodatkowe zadania m.in. dodatku kasjerskiego, odpraw emerytalnych dla nauczycieli oraz korzystania z wyżywienia przez pracowników PP nr 52. W § 12 błędnie przyznano nauczycielom dodatek za wysługę lat w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach pracy, ponieważ według art. 33 ust. 1  ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) nauczycielom przysługuje dodatek za wysługę lat, w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok pracy, wypłacany w okresach miesięcznych poczynając od czwartego roku pracy.

Kontrola wykazała ponadto, że Pani Dyrektor PP nr 52 wywiązywała się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Uchybienie stanowił jednak brak potwierdzenia dotyczącego dostarczenia powyższych informacji do Urzędu Miasta Szczecin.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PP nr 52:

6.      Uzgodnienie ewidencji dotyczącej stanu pozostałych środków trwałych oraz określenie szczegółowych zasad ich ewidencji.

8.      Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 52, dotyczącej zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników oraz przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.