Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: Z/9/08

Prawidłowość zawieranych umów najmu lokali mieszkalnych z osobami wskazanymi w skardze z dnia 25.01.2008 r.

Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych, ul. Mariacka 25 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 04.06.2008 r. – 18.06.2008 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych (zw. ZBiLK) w zakresie prawidłowości zawieranych umów najmu lokali mieszkalnych z osobami wskazanymi w skardze z dnia 25.01.2008 r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 23 czerwca 2008 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 lipca 2008 r.

W wyniku kontroli podjętej na podstawie skargi z dnia 25 stycznia 2008 r. w sprawie zasad najmu lokali mieszkalnych w Szczecinie przy ul. Puckiej, ul. Kościelnej i ul. Komuny Paryskiej oraz lokalu przy ul. Sciegiennego:

- pozytywnie oceniono procedurę najmu przez WBiLK/TBS „Prawobrzeże” lokalu przy ul. Puckiej,

- negatywnie oceniono brak dokumentów dot. regulacji prawnej związanej z najmem lokalu przy ul. Ściegiennego oraz nieprzestrzeganie niektórych postanowień rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej,

- nie dokonano oceny spełnienia przesłanek dot. najmu lokalów przy ul. Kościelnej i Komuny Paryskiej, z uwagi na przekazanie dokumentacji w tej sprawie do Centralnego Biura Antykorupcyjnego (pismo z dnia 18.06.2008 r., znak WOU.VI.AB.0824-3/08).

Kontrola wykazała, że zarówno w archiwum Urzędu Miasta jak i w ZBILK-u nie ma (lub nie można odnaleźć) akt dotyczących regulacji prawnej związanej z wynajmem lokalu przy ul. Ściegiennego, co jest niezgodne z zawartymi w instrukcji kancelaryjnej zapisami wskazującymi na konieczność przechowywania akt dotyczących zawieranych umów najmu lokali mieszkalnych przez okres 5 lat licząc od daty wygaśnięcia umowy najmu (wypowiedzenie umowy najmu 07.12.2005 r. ze skutkiem na 31.01.2006 r.). ZBiLK nie posiadał jednocześnie dokumentacji wskazującej na przekazanie ww. akt do archiwum Urzędu Miasta, co naruszyło postanowienia § § 35 ust. 3 oraz 36 ust. 1 i 3 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, wg których akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie jednego roku a przekazywanie akt powinno odbywać się na podstawie sporządzonego przez pracowników przekazujących spisu zdawczo – odbiorczego, wg jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Powyższe spowodowało, że nie można dokonać oceny prawidłowości wejścia przez najemców w posiadanie lokalu przy ul. Ściegiennego oraz na jakiej podstawie Zastępca Dyrektora Wydziału Budynków i Lokali Komunalnych wyraził zgodę na czasowe zamieszkiwanie oraz zameldowanie na okres sześciu miesięcy tychże najemców w ww. lokalu, wyrażoną w piśmie z dnia 12 grudnia 2000 r., znak WBiLK-II-KK-7166/72/2000K. Nie można także dokonać kontroli, czy spełniono – przy skierowaniu do zawarcia umowy najmu – przesłankę określoną uchwałą nr VII/329/99 Rady Miasta Szczecina z dnia 29 marca 1999 r. (kryterium dochodowe). Z uwagi na fakt, iż osoba prowadząca sprawę nie jest obecnie pracownikiem Urzędu Miasta Szczecin ani ZBiLK-u przy jednoczesnym braku dokumentacji dot. regulacji prawnej, nie można jednoznacznie ustalić przesłanek wyrażenia zgody na zamieszkiwanie przez powyższych najemców w przedmiotowym lokalu.

Nie było ponadto (w ZBiLK-u ani w Urzędzie Miasta) dokumentacji potwierdzającej podjęcie czynności zmierzających do usunięcia osoby samowolnie zajmującej lokal lub ubiegania się o eksmisję na drodze sądowej, podczas gdy możliwość podjęcia takich czynności przez właściciela lokalu (ówczesny WBiLK) wynikała z art. 18 ust. 1 – 2 ustawy z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych (jt. Dz. U. Z 1998 r., Nr 120, poz. 787 ze zm.).

Pozytywna ocena dotyczy natomiast najmu lokalu należącego do zasobów TBS „Prawobrzeże”. Stwierdzono bowiem, że udokumentowany został fakt nieposiadania przez najemców tytułu prawnego do innych lokali mieszkalnych, co wyczerpało dyspozycję zawartą w pkt. 1 ówcześnie obowiązującej uchwały nr 1/99 Zgromadzenia Wspólników TBS „Prawobrzeże” sp. z o.o. z dnia 19 lutego 1999 r. w sprawie Regulaminu wynajmu mieszkań należących do zasobów TBS „Prawobrzeże” sp. z o.o. Ustalono także, że udokumentowany został fakt spełnienia kryterium dochodowego określonego w pkt. 2 oraz, że wpłacono kaucję zabezpieczającą w wys. 16.518,88 zł, co było zgodne z pkt. 9 ww. uchwały.

Prezydent zalecił Dyrektorowi ZBiLK przestrzeganie i stosowanie przepisów instrukcji kancelaryjnej dot. właściwego przekazywania i przechowywania akt związanych z najmem lokali.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2008/10/02, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2008/10/02 10:25:23

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2008/10/02 10:25:23	modyfikacja wartości
Janusz Kwidziński	2008/10/02 10:22:03	modyfikacja wartości
Janusz Kwidziński	2008/10/02 09:56:25	nowa pozycja