Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: Z/20/08

Stan realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2007 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2006 r.

Pogotowie Opiekuńcze ul. Łabędzia 4 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 3 grudnia do 4 grudnia 2008 r. przeprowadził kontrolę w Specjalistycznej Wielofunkcyjnej Placówce Opiekuńczo – Wychowawczej „Pogotowie Opiekuńcze” w Szczecinie przy ul. Łabędziej 4, zwanej dalej Pogotowiem, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2007 r. w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2006 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 grudnia 2008 r.

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 sierpnia 2007 r. Prezydent Miasta Szczecin zalecił m.in.:

1. Uzupełnienie i aktualizację dokumentacji Pogotowia, dotyczącej przede wszystkim zasad (polityki) rachunkowości oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ustalono, że zaktualizowana została dokumentacja Pogotowia dotycząca obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo - księgowych, procedur kontroli finansowej oraz inwentaryzacji składników majątkowych. W trakcie kontroli w zakresie aktualizacji zasad (polityki) rachunkowości stwierdzono jednak, że w dokumentacji Pogotowia nie było zakładowego planu kont, który podlegał ocenie kontroli w 2007 r., a znajdowały się w niej jedynie dokumenty dotyczące zmian wprowadzonych do zasad rachunkowości w okresie pełnienia funkcji przez poprzedniego dyrektora Pogotowia. Powyższe zmiany podpisane zostały przez głównego księgowego i regulowały tylko kwestie dotyczące wykazu kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, zasad prowadzenia niektórych kont ksiąg pomocniczych, wykazu ksiąg rachunkowych i programów służących do przetwarzania danych księgowych oraz ochrony danych i zbiorów. Było to niezgodne z postanowieniami art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), wg których to kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację dotyczącą m.in. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego.

2. Naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy.

W toku kontroli ustalono, iż w dalszym ciągu nie były naliczane i ujmowane w ewidencji Pogotowia odsetki od nieterminowo uregulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy, co stanowiło naruszenie postanowień § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Podkreślić należy jednak, iż należności z powyższego tytułu regulowane były przez kontrahentów jedynie z kilkudniowym opóźnieniem, a nie nawet kilkumiesięcznym, jak to miało miejsce w roku 2006.

3. Sporządzanie zestawień obrotów i sald oraz każdorazowe kontrolowanie i dekretowanie dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości.

W toku kontroli ustalono, że zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej Pogotowia nie były sporządzane na bieżąco, a dodatkowo nie sporządzono zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych za 2007 r. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 24 ust. 5 uor, wg których księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, a za rok obrotowy wraz z zestawieniem sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Zastrzeżenia kontroli dotyczą także wewnętrznej kontroli finansowej. Stwierdzono bowiem, że dekretacja wszystkich skontrolowanych dokumentów księgowych nie zawierała daty ani podpisu osoby odpowiedzialnej. Dodatkowo wszystkie wyciągi bankowe (na 5 skontrolowanych) nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kontrola wykazała ponadto, że wszystkie skontrolowane faktury i raporty kasowe zostały podpisane na dowód sprawdzenia (w przypadku faktur zarówno pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym). Ustalono jednak, że w dokumentacji Pogotowia nadal nie określono osoby (stanowiska) odpowiedzialnej za kontrolę funkcjonalną pod względem merytorycznym.

4. Doprowadzenie do zgodności na kontach w zakresie majątku trwałego i obrotowego Pogotowia. Rzetelne i bezbłędne prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.

Ustalono, iż naniesione zostały na kartotekach środków trwałych i w księgach inwentarzowych poprawki dotyczące kasacji drukarki i zakupu kserokopiarki. Kontrola ewidencji magazynu żywnościowego wykazała zgodność na kontach syntetycznych i analitycznych w wybranych losowo miesiącach. Stwierdzono ponadto, że wpływy z darowizny na rzecz Pogotowia oraz wydatki inwestycyjne ujmowane są w ewidencji odpowiednio w § 096 – „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” i w § 605 – „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”.

Ustalenia kontroli świadczą o tym, że utworzone zostały konta 020 – „Wartości niematerialne i prawne” i 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, natomiast nadal nie prowadziło się na nich ewidencji. Zakładowy plan kont Pogotowia, zawarty w programie komputerowym „VULCAN – Księgowość Optimum”, nie zawierał ponadto kont 700 – „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych” i 996 – „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych”, mimo że konta te zawarte są w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Naruszyło to postanowienia § 12 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, wg którego podane konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.

Ustalono również, że ewidencja analityczna dochodów budżetowych na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” nadal nie obejmowała § 097 – Wpływy z różnych dochodów, a ewidencja należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzona była na koncie 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych” (odsetki bankowe) i 225 – „Rozrachunki z budżetami” (dochód płatnika). Kwoty potrącone z tytułu korzystania przez pracowników z posiłków ewidencjonowane były prawidłowo jako przychód, jednak na koncie 750 – „Przychody i koszty finansowe”. Stwierdzono ponadto, że 8 faktur (na 10 badanych) nie zostało zaewidencjonowanych na koncie 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”. Powyższe było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego ewidencja na koncie 130 powinna zapewniać podział środków według klasyfikacji budżetowej, do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych służy konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług konto 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, a do ewidencji sprzedaży produktów (wyrobów gotowych i półfabrykatów oraz robót i usług) własnej działalności na rzecz obcych jednostek oraz działalności finansowo wyodrębnionej własnej jednostki służy konto 700 – „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”.

Pozostałe zalecenia dotyczące: skierowania zapytań do Krajowego Rejestru Karnego, ustalenia zasad korzystania z posiłków przez pracowników Pogotowia, uregulowania zapisów umów o użytkowanie terenu, dokonywania analizy rynku
i sporządzania notatek służbowych z dokonania tej analizy przy zakupie powyżej 3.000 zł oraz przyznawania, naliczania i wypłacania wynagrodzeń, jak również ustalenia zasad wynagradzania pracowników Pogotowia zgodnie z obowiązującymi przepisami zostały zrealizowane bez uwag.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektor Pogotowia:

1. Uzupełnienie i aktualizację dokumentacji Pogotowia, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy.

3. Sporządzanie zestawień obrotów i sald oraz każdorazowe kontrolowanie i dekretowanie dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości.

4. Rzetelne i bezbłędne prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2009/02/10
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2009/04/28 12:29:27

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/04/28 12:29:27	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli
Janusz Kwidziński	2009/02/10 14:09:30	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli
Janusz Kwidziński	2009/02/10 14:06:56	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli