Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

            W sierpniu 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Wydziale Obsługi Urzędu zw. dalej WOU w zakresie gospodarowania w 2007 r. lokalami w gmachu Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1 (wynajem, użyczenie, system rozliczeń).

 

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

            Kontrola pozytywnie ocenia funkcjonujący w badanym okresie system gospodarowania lokalami użytkowymi w gmachu Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1. Wynajem (użyczenie) lokali odbywało się w oparciu o pisemne umowy regulujące w sposób szczegółowy prawa i obowiązki stron a najemcy (biorący w użyczenie) obciążani byli kosztami za media oraz innymi opłatami związanymi z przedmiotem najmu (użyczenia). Stwierdzone uchybienia miały incydentalny – w ocenie kontroli – charakter, niewpływający na ogólną ocenę działalności WOU w przedmiocie wynajmowania (użyczania) lokali.

W toku kontroli ustalono, że czynsz najmu pomieszczeń dla Szpitala Miejskiego za okres 07-12.2007 nie został obciążony należnym podatkiem od towarów i usług. Z uwagi na strukturę organizacyjną tej jednostki (samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej) usługa wynajmu nie była zwolniona od podatku VAT na podstawie § 8 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 970 ze zm.), według którego zwalnia się od podatku usługi świadczone pomiędzy gospodarstwami pomocniczymi jednostek budżetowych, jednostkami budżetowymi i zakładami budżetowymi. Z kolei czynsz wynajmu pomieszczeń dla Straży Miejskiej za 06.2007 został obciążony podatkiem VAT, pomimo obowiązywania ww. zwolnienia podmiotowego. Przyczyną powyższych nieprawidłowości był błąd pracownika naliczającego czynsz spowodowany niedopatrzeniem oraz błędnym potraktowaniem Szpitala Miejskiego jako jednostki budżetowej.

Ustalono, że w listopadzie 2007 r. WOU obciążył najemców kosztami energii elektrycznej rozliczanej według liczby kilowatów faktycznie zużytych na poziomie 0,29 zł/1KWh, podczas gdy stawka powinna wynieść 0,30 (cena 1 KWh – 0,2957), co spowodowało brak obciążenia na kwotę 213,47 zł. Kontrola wykazał również, że Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej obciążany był w 2007 r. ryczałtem za energię elektryczną liczonym od powierzchni klatki równej 94 m², podczas gdy powierzchnia zajętej klatki schodowej - zgodnie z załącznikiem aneksu nr 3 do umowy najmu z mocą obowiązującą od 06.09.1999 r. - wynosiła: 100,89 m². Przyczyną powyższych nieprawidłowości było niedopatrzenie pracownika naliczającego opłaty.

Kontrola wykazała ponadto, że WOU, pomimo zwiększenia rzeczywistej powierzchni użytkowej budynku przyjmowanej jako podstawa rozliczenia opłat z tytułu najmu (użyczenia) lokalu, spowodowanej przejęciem części powierzchni budynku od Zakładu Wodociągów i Kanalizacji, nie zwiększył wysokości podzielnika z dotychczasowej: 32.175 m² na łączną: 33.599 m², co stanowiło zaniechanie niekorzystne dla najemców (biorących w użyczenie) pomieszczeń (zwiększenie podzielnika wpłynęłoby na obniżenie stawki opłat za 1 m²). Powyższe spowodowane było niedopatrzeniem pracownika naliczającego opłaty za używanie lokalu.

Kontrola ujawniła również rozbieżność w zapisach umowy zawartej z podmiotem świadczącym usługi restauracyjne dot. powierzchni wynajmowanych pomieszczeń. Z preambuły umowy wynika, że powierzchnia użytkowa pomieszczeń wynosi 665 m², podczas gdy według § 1 umowy najmu Gmina zobowiązała się oddać najemcy lokal użytkowy o łącznej powierzchni – 660,10 m². Przyjęta do rozliczeń powierzchnia wynosi - 665 m². Przyczyną powyższego był błąd pracownika sporządzającego projekt umowy.

            Ustalono, że obciążenie najemców (biorących w użyczenie) kosztami przeprowadzanej przez Miejski Zakład Obsługi Gospodarczej zw. dalej MZOG konserwacji części wspólnych budynku oraz instalacji i urządzeń wspólnego użytku następuje na poziomie mnożnika z 1/5 stawki płaconej przez zarządcę na konserwację budynku, pomimo że brak jest stosownych zapisów w umowach najmu (użyczenia) przewidujących partycypację w kosztach na takich zasadach. Pomimo dorozumianego przyjęcia w tym przypadku zasady, iż 1/5 stawki płaconej przez Urząd na konserwację budynku dot. konserwacji części wspólnych (pozostałe 4/5 – pomieszczeń zajmowanych przez pracowników Urzędu), wskazane byłoby – na przykładzie umów zawartych z Najwyższą Izbą Kontroli zw. dalej NIK i Urzędem Skarbowym – wyraźne uregulowanie tej kwestii w zawartych umowach.

Uwagę kontroli zwraca również regulacja prawna stosunków pomiędzy współwłaścicielami budynku tj. Gminą Miasto Szczecin i Skarbem Państwa (trwały zarząd – NIK). Przyjęty system rozliczeń odbiega od ustawowej formy partycypacji w kosztach zarządzania nieruchomością wspólną stosownie do posiadanego udziału i może stanowić rozwiązanie niekorzystne dla Gminy Miasto Szczecin.

W toku kontroli ustalono bowiem, że umowa zawarta z NIK nie zawiera postanowień dot. partycypacji współwłaściciela w kosztach remontu elewacji. Zapisy zawartej umowy w punktach dot. wzajemnych rozliczeń pomiędzy współwłaścicielami wykazują ponadto brak konsekwencji przyjętych założeń. Część kosztów rozliczana jest według kodeksowej zasady posiadanego udziału, pozostałe – według arbitralnie przyjętych stałych mnożników. Umowa precyzuje np. limit płatności za wywóz nieczystości (5 m³) oraz odpłatność za konserwację i naprawę jedynie klatki schodowej od strony ul. Odrowąża (79 m²), czy też określony w metrach udział NIK w kosztach utrzymania czystości klatek schodowych i posesji lub kilowatach (100 KWh) – za ogrzewanie powierzchni klatki. Postanowienia powyższe w znacznym stopniu odbiegają od postanowień umów zawartych z najemcami (biorącymi w użyczenie, użytkownikiem) pomieszczeń gmachu budynku, gdzie partycypacja w kosztach następuje w oparciu o procent udziału powierzchni zajętej do ogólnej powierzchni budynku. Fakultatywny charakter przepisu art. 207 ustawy z dnia 23.04.1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) zw. dalej k.c. przewidującego, że pożytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadają współwłaścicielom w stosunku do wielkości udziałów a w takim samym stosunku współwłaściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z rzeczą wspólną, nie oznacza, że Gmina Miasto Szczecin może ograniczać odpowiedzialność współwłaściciela w wydatkach związanych z rzeczą wspólną. Dowolność umownego uregulowania powyższych kwestii obowiązuje jedynie w stosunkach pomiędzy prywatnymi współwłaścicielami. W odniesieniu do jednostek sektora finansów publicznych obowiązuje natomiast reżim finansów publicznych niedopuszczający do stosowania ulg i zwolnień w dochodach za wyjątkiem wyraźnie określonych przepisem prawa. Sytuacji nie zmienia również przyjęty umowny podział nieruchomości do używania (quoad usum), ponieważ przedmiotem regulacji jest udział w kosztach części wspólnych a nie będących w wyłącznym posiadaniu współwłaścicieli. W tym kontekście za niewłaściwe należy uznać ograniczanie partycypacji współwłaściciela w kosztach remontu budynku jedynie do określonej jego części czy też przyjęcie górnej granicy odpowiedzialności za koszty mediów. Gmina Miasto Szczecin nie powinna ograniczać kosztów ponoszonych przez współwłaściciela, tym bardziej, że jednocześnie obciąża tymi kosztami pozostałe jednostki wynajmujące lub użyczające pomieszczenia. Dotyczy to również nieobciążania (za wyjątkiem NIK i Urzędu Skarbowego) kosztami utrzymania czystości posesji pozostałych jednostek zajmujących pomieszczenia w gmachu budynku. Ustalono również, że NIK nie jest obciążana kosztami zarządu nieruchomością wspólną pomimo uprawnienia wynikającego z art. 205 k.c., według którego współwłaściciel sprawujący zarząd rzeczą wspólną może żądać od pozostałych współwłaścicieli wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi jego pracy. W ocenie kontroli wskazane byłoby również szczegółowe (procentowe) wyliczenie udziału części wspólnych budynku w kosztach konserwacji przeprowadzanych w budynku przez MZOG aby zapobiec zarzutom arbitralności w ustalaniu stawki za konserwację metra kwadratowego budynku i zapewnić jawność i przejrzystość rozliczania opłat.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WOU aby:

1.      skorygował wysokość opisanych w wystąpieniu przypadków błędnie naliczonych bądź nienaliczonych opłat,

2.      przestrzegał postanowień zawartych umów najmu (użyczenia, użytkowania, o zarządzanie) w części dot. naliczania opłat związanych z zajmowaną przez podmioty zewnętrzne powierzchnią użytkową,

3.      ustalił rzeczywistą powierzchnię wynajmowanego lokalu (restauracja),

4.      doprecyzował zapisy umów najmu (użyczenia) dot. partycypacji w kosztach konserwacji budynku,

5.      podjął starania o renegocjację umowy zawartej z NIK w celu wprowadzenia systemu wzajemnych rozliczeń opartego na wielkości udziału w częściach wspólnych, uzupełnił postanowienia umowy o zapis dot. partycypacji w kosztach remontu elewacji,

6.      rozważył możliwość obciążenia najemców (biorących w użyczenie) kosztami utrzymania czystości posesji,

7.      ustalił szczegółowo udział powierzchni części wspólnych budynku w kosztach konserwacji przeprowadzanych przez MZOG.