Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku
Nr kontroli: Z/15/08
Gospodarka finansowa oraz sprawy organizacyjno – kadrowe za okres od stycznia 2008 r. do chwili obecnej.
Miejski Ośrodek Sportu Rekreacji i Rehabilitacji w Szczecinie, ul. Niedziałkowskiego 6
Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA
Gospodarka finansowa oraz sprawy organizacyjno – kadrowe za okres od stycznia 2008 r. do chwili obecnej.
Miejski Ośrodek Sportu Rekreacji i Rehabilitacji w Szczecinie, ul. Niedziałkowskiego 6
Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 17.10.2008 r. do dnia 14.11.2008 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Sportu Rekreacji i Rehabilitacji w Szczecinie (zw. dalej MOSRiR) w zakresie gospodarki finansowej oraz spraw organizacyjno – kadrowych za okres od stycznia 2008 do chwili obecnej.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 18.12.008 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.12.2008 r.
W wyniku kontroli dotyczacej zagadnień poruszanych w skardze pracowników MOSRiR z dnia 13.10.2008 r., w tym:
• zawierania i realizacji umów cywilnoprawnych,
• windykacji należności,
• zasad korzystania z samochodów i telefonów komórkowych w celach służbowych,
• wynagrodzeń, nadgodzin i zaliczek,
• konkursów na stanowiska urzędnicze,
• zasad przebywania pracowników na terenie MOSRiR poza godzinami pracy,
stwierdzono, że potwierdziły się zarzuty dotyczace:
• nieprzestrzegania niektórych zasad naboru i kryteriów konkursowych przy naborze na stanowiska urzędnicze w MOSRiR,
• zawierania pisemnych umów po wykonaniu przedmiotu zlecenia oraz braku oryginałów niektórych umów lub dokumentów dotyczących ich realizacji,
• nieprzestrzegania zasad egzekucji należności,
• wezwania pracownika do świadczenia pracy podczas zwolnienia lekarskiego,
• zakupie rocznego abonamentu na parkowanie prywatnym samochodem
w Strefie Płatnego Parkowania bez zgody merytorycznego Zastępcy Prezydenta Miasta.
w Strefie Płatnego Parkowania bez zgody merytorycznego Zastępcy Prezydenta Miasta.
Ustalono ponadto, że w MOSRiR nie wypłacano pracownikom wielozmianowym dodatku za pracę na drugiej zmianie.
Nie znalazły odzwierciedlenia w ustaleniach stanu faktycznego zarzuty dotyczace zatrudnienia osoby na stanowisku administratora obiektu bez minimum uprawnień (głównie z uwagi na fakt, że powierzono jej jedynie obowiazki administratora) oraz sfałszowania konkursu na stanowisko Kierownika hotelu i baru SDS (stwierdzono natomiast, że zaniżono kryterium dotyczace stażu pracy
w odniesieniu do Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy Pracowników MOSRiR).
Nie stwierdzono też nieprawidłowości w zakresie przebywania pracowników w budynku MOSRiR poza godzinami pracy oraz wykonywania rozmów prywatnych ze służbowych telefonów.
w odniesieniu do Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy Pracowników MOSRiR).
Nie stwierdzono też nieprawidłowości w zakresie przebywania pracowników w budynku MOSRiR poza godzinami pracy oraz wykonywania rozmów prywatnych ze służbowych telefonów.
Kontrola wykazała, że w MOSRiR w okresie od stycznia do września 2008 r. nie naliczono i nie wypłacono pracownikom zatrudnionym w systemie wielozmianowym dodatku łacznie za 6079 godzin drugiej zmiany, co było niezgodne z ust. 7 załacznika nr 3 do Regulaminu Pracy wprowadzonego Zarzadzeniem Dyrektora Nr 39/2003 z dnia 08.12.2003 r. w sprawie jednolitego tekstu Regulaminu Pracy, zw. dalej regulaminem pracy. Spowodowało to zaniżenie wynagrodzeń pracowników MOSRiR o łaczna kwotę 5.963,57 zł. Przyczyną nienaliczania dodatku było nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy ww. pracowników przez głównego specjalistę ds. pracowniczych.
Stwierdzono ponadto, że Dyrektor MOSRiR dokonała wydatku na zakup w dniu 07.07.2008 r. rocznego abonamentu o wartości 980 zł na parkowanie prywatnym samochodem w Strefie Płatnego Parkowania, bez pisemnej zgody merytorycznego Zastępcy Prezydenta Miasta (przyznano jej jedynie miesięczny limit w ilości 300 km na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych).
Nieprawidłowości dotyczyły też zasad zatrudniania i procedur konkursowych w MOSRiR. Ustalono bowiem, że Dyrektor MOSRiR zatrudnił 3 osoby na stanowiskach urzędniczych (tj. referenta ds. administracyjnych i biurowych - 2 osoby i inspektora ds. rozliczeń kuchni i zaopatrzenia) bez przeprowadzenia konkursu, czym naruszył przepis art. 3a ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorzadowych (j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1593 ze zm.), zw. dalej uops, który nakładał na kierownika jednostki obowiazek przeprowadzenia naboru na wolne stanowiska urzędnicze, przy zachowaniu zasady otwartości i konkurencyjności.
Nie potwierdził się natomiast podnoszony w skardze z dnia 13.10.2008 r. zarzut zatrudnienia osoby na stanowisku administratora obiektu przy ul. Twardowskiego, bez minimalnych uprawnień, z uwagi na to, że od czerwca do dnia zakończenia kontroli powierzono jej jedynie pełnienie obowiazków administratora ww. obiektu, co z punktu widzenia formalno - prawnego nie stanowi naruszenia postanowień załqcznika nr 1 do Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy Pracowników MOSRiR zawartego w dniu 01.09.1999 r., zw. dalej ZUZP, wg którego odpowiedni staż pracy (4 lata) odnosi się do pracowników zatrudnionych na tym stanowisku. Przepisy te nie określają też - poza ww. ilościa lat pracy - charakteru ani rodzaju wykonywanej pracy, niezbędnej do zajmowania stanowiska administratora. Należy jednak zaznaczyć, że powierzenie obowiazków administratora osobie posiadającej jedynie roczny staż pracy, może zostać potraktowane jako działanie zmierzajace do obejścia ww. postanowień ZUZP.
Kontrola wykazała, że termin składania ofert przy naborze na stanowisko Kierownika hotelu i baru oraz Kierownika hali sportowej był krótszy niż 14 dni od dnia publikacji ogłoszeń o naborze w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z art. 3a ust. 6 uops oraz § 3 ust. 6 procedury naboru, wprowadzonej Zarzadzeniem Dyrektora Nr 32/2005 z dnia 02.08.2005 w sprawie ustalenia procedury naboru na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze oraz wolne stanowiska urzędnicze w jednostce. Przyczyna powyższego był brak nadzoru ze strony przewodniczacego komisji konkursowej. Ustalono także, że przy nazwiskach kandydatów spełniajacych wymagania formalne w ww. naborach komisje konkursowe, wskazały w BIP dokładne adresy ich zamieszkania (ulica, numer domu), co stanowiło naruszenie art. 3b ust. 2 uops.
Uchybienia natury formalnej dotyczyły też procedur konkursowych przy naborze na ww. stanowiska w odniesieniu do ZUZP. Polegały one na zaniżeniu w ogłoszeniach o naborze minimalnego stażu pracy wymaganego od kandydatów tj. na stanowisko Kierownika hotelu i baru wymagano minimum 4- letniego stażu pracy w przypadku wykształcenia średniego lub rocznego stażu w przypadku wykształcenia wyższego, zaś na stanowisko Kierownika hali sportowej wymagano jedynie roku na stanowisku kierowniczym. Powyższe było niezgodne z ZUZP, wg którego kierownicy obiektów powinni posiadać staż pracy wynoszacy 6 lat w przypadku wykształcenia średniego lub 4 lata w przypadku wykształcenia wyższego. Przyczyną zaniżenia kryteriów, w ocenie przewodniczacego komisji konkursowej były przewidywane trudności w znalezieniu pracowników na ww. stanowiska kierownicze. Podkreślenia wymaga, it wybrany przez komisję kandydat na stanowisko Kierownika hotelu i baru spełniał wymogi określone w ZUZP oraz Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 02.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorzadowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorzadu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), bowiem posiadał odpowiednie wykształcenie i staż pracy, zaś na stanowisko Kierownika hali sportowej nie wybrano żadnego kandydata.
Stwierdzono ponadto, że komisja konkursowa powołana Zarzadzeniem Dyrektora Nr 16/2008 zakwalifikowała do rozmowy kwalifikacyjnej 2 kandydatów na stanowisko inspektora ds. rozrachunków, mimo że nie spełnili oni wymogów formalnych (brak zaświadczenia lekarskiego lub oświadczenia o stanie zdrowia).
W 2 spośród 5 poddanych kontroli konkursach kandydaci nie zostali ponadto poinformowani o wyniku naboru, co było niezgodne z § 5 ust. 3 procedury naboru. Przyczyna powyższego było oddelegowanie przez Dyrektora MOSRiR do prac na Stadionie przy ul. Bandurskiego pracownika odpowiedzialnego za przekazanie ww. informacji i nieustalenie zastępstwa.
W 2 spośród 5 poddanych kontroli konkursach kandydaci nie zostali ponadto poinformowani o wyniku naboru, co było niezgodne z § 5 ust. 3 procedury naboru. Przyczyna powyższego było oddelegowanie przez Dyrektora MOSRiR do prac na Stadionie przy ul. Bandurskiego pracownika odpowiedzialnego za przekazanie ww. informacji i nieustalenie zastępstwa.
Ustalono również, że dokumentacja dotyczaca naborów na wolne stanowiska urzędnicze była przechowywana przez kilku pracowników MOSRiR, tj. głównego specjalistę ds. pracowniczych, głównego księgowego i Zastępcę Dyrektora, mimo że powinna się znajdować jedynie u specjalisty ds. pracowniczych. Akta konkursowe były ponadto nieuporzadkowane i niekompletne (np. 2 protokoły z prac komisji „odnalazły się" na prośbę kontrolerów dopiero po kilku dniach), co wynikało z braku nadzoru nad dokumentacja ze strony przewodniczących komisji konkursowych. Podkreślić należy, że Dyrektor MOSRiR powierzył funkcję sekretarza komisji konkursowej w sprawie naboru na stanowisko inspektora ds. rozrachunków głównemu specjaliście ds. płac, mimo że pracownik ten nie miał doświadczenia oraz praktycznych możliwości udziału w pracach komisji z uwagi na zbytnie obciążenie pracą.
Kontrola wykazała też przypadki wykonywania zleceń bez uprzednio zawartej umowy. Stwierdzono bowiem, że umowa nr 398/NP./2008 z dnia 18.08.2008 r. której przedmiotem było malowanie klatki schodowej i holu hali sportowej przy ul. Twardowskiego na kwotę 5.000 zł została zawarta dopiero po zakończeniu prac przez wykonawcę a 2 umowy najmu basenu nie zostały podpisane do dnia zakończenia kontroli, (przedmiot umowy został zrealizowany). Pierwsza z umów do realizacji zatwierdził Dyrektor MOSRiR poprzez akceptację notatki służbowej p.o. administratora obiektu z dnia 04.08.2008 r. w sprawie wyboru oferenta. Procedura taka stwarza ryzyko wykonania umów niezgodnie z wolą stron i ograniczenia możliwości dochodzenia praw z tego tytułu przed sądem. Ustalono, że było to spowodowane wprowadzoną przez Dyrektora MOSRiR nieformalną zasadą, wg której umowy były najpierw podpisywane przez kontrahentów, a następnie przez niego. Dodać należy, że umowy te zostały podpisane przez najemcę dopiero 15.09.2008 r. (powrót właściciela Szkoły z zagranicy).
Kontrola wykazała także brak oryginałów 2 spośród 18 skontrolowanych umów (tj. nr 32/Z-010/2008 z dnia 07.01.2008 r., której przedmiotem było wykonanie trybuny dla prasy na Stadionie Miejskim oraz nr 120/Z-012/2008 z dnia 07.03.2008 r. dotyczacej dostawy i montażu urzadzenia kontrolno - pomiarowego do basenu małego) oraz dokumentacji potwierdzajacej realizację umowy nr 493/Z-01/2008 z dnia 16.09.2008 r., której przedmiotem było wykonanie projektu budowlanego wymiany instalacji elektrycznej przy ul. Twardowskiego. Podczas kontroli nie ustalono miejsca przechowywania ww. dokumentów z uwagi na sprzeczne wyjaśnienia pracowników MOSRiR odnośnie tego, w czyim są posiadaniu.
Stwierdzono również, źe w dniu 20.08.2008 r. zawarto umowę nr 359/NP./2008 na kwotę 4.900 zł brutto, mimo że wykonawca złożył ofertę na sumę 3.600 zł netto (tj. 4855,92 zł brutto). Było to spowodowane błędnym przeliczeniem kwoty brutto przez głównego specjalistę ds. pracowniczych. Skutkiem powyższego było bezzasadne wydatkowanie kwoty 32,92 zł netto.
W 8. skontrolowanych notatkach w sprawie analizy rynku nie było ponadto szacunkowej wartości netto zamówienia, czym naruszono dyspozycję § 11 ust. 4 pkt 2 Załacznika nr 1 do Zarzadzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin. Przyczyną powyższego uchybienia była nieznajomość przez Zastępcę Dyrektora MOSRiR, Kierownika Stadionu Miejskiego, Kierownika Sekcji Technicznej SIDS, p.o. administratora obiektu przy ul. Twardowskiego oraz Kierownika hotelu i baru przepisów ww. zarzadzenia.
W dniach 04-06.08.2008 r. główny specjalista ds. płac świadczył pracę podczas zwolnienia lekarskiego. Dyrektor MOSRiR wezwał pracownika w celu naliczenia wynagrodzeń oraz obiecał mu udzielenie dni wolnych za czas przepracowany na zwolnieniu w okresie późniejszym, bowiem pracownik ten był jedyną osobą upoważnioną do naliczania płac.
W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor MOSRiR do dnia zakończenia kontroli korzystał ze służbowego telefonu komórkowego, mimo że od dnia 11.08.2008 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Ustalono, że koszt użytkowania ww. telefonu od września do października 2008 r. wynosił 501,83 zł brutto.
Kontrola wykazała także, że główny księgowy MOSRiR w 2 z 17 (tj. 11,2%) skontrolowanych przypadków wnioskował o nadgodziny dla podlegajacych mu pracowników w ilości przekraczajacej dopuszczalny dobowy limit godzin nadliczbowych wynoszqcy 5 godzin, czym naruszył postanowienia Zarzadzenia Dyrektora Nr 14/2007 z dnia 13.02.2007 r. w sprawie godzin nadliczbowych pracowników MOSRiR. Przyczyną ww. nieprawidłowości była konieczność wykonania dodatkowych, pilnych obowiazków zwiazanych z obsługa Międzynarodowego Mitingu Lekkoatletycznego PEDRO'S CUP 2008 Szczecin.
Na 66. skontrolowanych wniosków o zaliczkę (na łaczna kwotę 50.881,31 zł) 10 dowodów (tj. 15,2%) na sumę nie sprawdzono pod względem merytorycznym, na 4 dowodach (tj. 6,1%) nie było podpisu głównego księgowego, 4 dowody (tj. 6,1%) nie zostały zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora MOSRiR, na 12 wnioskach (tj. 18,2%) nie było daty, co było niezgodne z § 16 pkt 20 załacznika nr 1 do Zarzadzenia Dyrektora Nr 43/2003 z dnia 31.12.2003 r. w sprawie emisji (sporzą,dzania) kontroli i obiegu dokumentów księgowych. Przyczyną powyższych uchybień było przeoczenie pracownika odpowiedzialnego za dokonywanie wypłat zaliczek z kasy, tj. głównego specjalisty ds. finansowo - księgowych.
Kontrola wykazała, że w MOSRiR nie funkcjonował skuteczny system egzekucji należności. Ustalono, że spośród ogółem 47 skontrolowanych dłużników zalegajacych wg stanu na dzień 30.09.2008 r. na łączną kwotę 699.349 zł, główny księgowy nie skierował wezwań do zapłaty (w terminie do 30.10.2008 r.) aż do 34 (tj. 72,3%) dłużników zalegających wg stanu na dzień 30.09.2008 r. na łacznq kwotę 300.096,36 zł, mimo że wg §1 pkt 1 Zarzadzenia Dyrektora MOSRiR Nr 28/2008 z dnia 04.08.2008 r. w sprawie zmiany Zarzadzenia Dyrektora Nr 37/2003 w sprawie zasad (polityki) rachunkowości MOSRiR był do tego zobowiazany w terminie do końca następnego miesiaca po zakończonym kwartale sprawozdawczym. Wg głównego księgowego przyczyna niekierowania wezwań była dwudniowa absencja inspektora ds. rozrachunków.
Stwierdzono ponadto, że w 1 z 10 skontrolowanych przypadków (tj. 10%) główny specjalista ds. płac omyłkowo naliczył pracownikowi (tj. starszemu rzemieślnikowi) wynagrodzenie za pracę na II zmianie, zamiast za pracę w godzinach nocnych, skutkiem czego zaniżono mu płacę w miesiacu marcu 2008 r. 0 78,30 zł.
Ustalono także, że na 4 z 10 (tj. 40%) skontrolowanych list obecności występowały braki w podpisach potwierdzajacych przybycie do pracy Dyrektora MOSRiR (w dniach 29.02.2008 r., 06-10.06.2008 r., 24-27.06.2008 r.), Zastępcy Dyrektora (w dniach 28-29.02.2008 r., 23-30.09.2008 r., 01-14.10.2008 r., 16.10.2008 r.), głównego księgowego (w dniach 16-17.10.2008 r.), głównego specjalisty ds. majatku (w dniu 30.09.2008 r.), co stanowiło naruszenie § 8 ust. 1 regulaminu pracy. Jako przyczynę ww. pracownicy wskazywali utrudniony dostęp do list obecności badź przeoczenie.
W pozostałym zakresie objętym kontrolą nie wykazano żadnych uchybień. Stwierdzono bowiem, że Zastępca Dyrektora MOSRiR oraz główny księgowy posiadali pisemne zgody Dyrektora MOSRiR na przebywanie w siedzibie MOSRiR poza godzinami pracy.
Prezydent zalecił Pani dyrektor, aby:
1. Dokonać korekty wynagrodzeń pracownikom, którym nie naliczano dodatku za pracę na II zmianie oraz pracownikowi, któremu nie wypłacono dodatku za pracę w godzinach nocnych.
2. Przestrzegać zasady otwartości i konkurencyjności, terminów składania ofert i treści ogłoszeń zamieszczanych w BIP oraz procedury naboru przy przeprowadzaniu konkursów na stanowiska urzędnicze.
3. Dopuszczać wykonawców do realizacji prac jedynie na podstawie ważnych, uprzednio podpisanych przez obie strony umów.
4. Ustalić zasady określajace przechowywanie dokumentów i osoby za to odpowiedzialne. Doprowadzić do odnalezienia i skompletowania zaginionej dokumentacji.
5. Podjać działania w celu przeniesienia abonamentu na parkowanie w SPP z samochodu prywatnego Dyrektora MOSRiR na inny samochód służbowy będacy w posiadaniu Ośrodka.
6. Nie dopuszczać do świadczenia pracy osób przebywających na zwolnieniu lekarskim.
7. Przestrzegać Zarzadzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. oraz przeszkolić kierowników obiektów z zasad udzielania zamówień publicznych poniżej kwoty 14000 EURO.
8. W zwiazku z nieświadczeniem pracy przez Dyrektora MOSRiR, podjać działania w celu odzyskania służbowego telefonu komórkowego na czas jego absencji chorobowej.
9. Nie dopuszczać do wykonywania pracy przez pracowników MOSRiR w godzinach nadliczbowych w ilości przekraczajacej dopuszczalny dobowy limit.
10. Wyznaczyć zastępstwo dla głównego specjalisty ds. płac.
11. Nie zatwierdzać do wypłaty niekompletnych wniosków o zaliczki.
12. Przestrzegać postanowień Zarzadzenia dotyczacego egzekwowania należności wymagalnych.
13. Zobligować pracowników MOSRiR do bezwzględnego, bieżącego podpisywania list obecności.
- udostępnił:
- Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
- wytworzono:
- 2008/12/29
- odpowiedzialny/a:
- Janusz Kwidziński
- wprowadził/a:
- Janusz Kwidziński
- dnia:
- 2008/12/29 11:49:43
| Wprowadził | Data modyfikacji | Rodzaj modyfikacji |
|---|---|---|
| Janusz Kwidziński | 2008/12/29 11:49:43 | Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli |