Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/1/08

Realizacja zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych w 2007 r., w tym realizacja przez organizacje pozarządowe zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi.

Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej Um Szczecin, pl. Armii Krajowej 1 Biuro ds. Organizacji Pozarządowych UM Pl. Armii Krajowej 1 Wydział Księgowości UM Pl. Armii Krajowej 1 Wybrane organizacje pozarządowe

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 14.07.08 r. do 02.09.08 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Zdrowia i Polityki Społecznej (zw. dalej WZiPS), Biurze ds. Organizacji Pozarządowych i Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin oraz w wybranych organizacjach pozarządowych w zakresie realizacji zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych w 2007 r., w tym realizacji przez organizacje pozarządowe zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 grudnia 2008 r.

W 2007 r. na realizację zadań ujętych w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (zw. dalej GPPiRPA) wydatkowano kwotę w wysokości 6.330.680 zł, co stanowiło 94,74% planu budżetu GPPiRPA, w tym wydatki z tytułu dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom na podstawie otwartych konkursów ofert wyniosły 2.356.078 zł, tj. 94,5% zaplanowanych. Kontrolę sposobu wykorzystania środków przekazanych w ramach dotacji przeprowadzono w oparciu o próbę 5. dotacji spośród 43. udzielonych (tj. 11,7%) na łączną kwotę 172.675 zł, w tym ze środków GPPiRPA - kwota 151.175 zł .

Realizacja przez kontrolowane jednostki zadań określonych w GPPiRPA na 2007 r. w zakresie udzielania i rozliczania dotacji przebiegała na ogół prawidłowo, nie mniej jednak w toku ich wykonywania wystąpiły niedociągnięcia i nieprawidłowości, głównie o charakterze formalnym.

Kontrola wykazała, że GPPiRPA na 2007 r. został uchwalony dopiero w dniu 03.04.07 r. Do tego czasu zadania związane z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, w tym również wydatki w tym zakresie, realizowane były nie na podstawie kierunków działań ustalonych w GPPiRPA na 2007 r., a jedynie w oparciu o budżet Miasta, a wcześniej jego projekt, co naruszyło zasadę określoną w art. 4¹ ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (j. t. Dz. U. z 2007 r., Nr 70 , poz. 473 ze zm.), wg której ich realizacja prowadzona jest w postaci gminnego programu uchwalanego corocznie. Do chwili uchwalenia GPPiRPA, na realizację ww. zadań, określonych szczegółowo w umowach dotyczących skontrolowanych dotacji, wydatkowano kwotę 69.325 zł. Podkreślić należy jednak, że cele, na które wydatkowano środki finansowe, nie odbiegały od ustalonych później w GPPiRPA.

Analiza wydatków wykazała, iż nie wszystkie kwalifikowały się do przyjęcia w przedkładanych rozliczeniach poszczególnych dotacji. Stwierdzono bowiem, że:

1. Jedno ze stowarzyszeń wydatkowało ze środków finansowych przekazanych na podstawie umowy nr WZiPS-V/2/07 z dnia 06.02.07 r. kwotę w wysokości 1.384,30 zł na dofinansowanie zakupu sprzętu nagłaśniającego oraz zakup stroboskopu, podgrzewaczy, znicza, chryzantemy i grzejnika olejowego. Powyższe wydatki zakwalifikowane zostały do pozycji kalkulacyjnej „remont i konserwacja bieżąca”. Podkreślić należy, że wydatek na zakup sprzętu nagłaśniającego przewidziano w preliminarzu, jednakże ze względu na fakt przyznania mniejszej kwoty dotacji aniżeli pierwotnie wnioskowana, organizacja zobowiązana została do zmiany preliminarza, w którym ww. wydatek nie został ujęty.

Powyższe świadczyło o wykorzystaniu przez to stowarzyszenie w ramach otrzymanej dotacji w kwocie 32.000 zł jedynie kwoty 30.043,88 zł, a nie jak przyjęto w rozliczeniu 31.428,18 zł,

Inne stowarzyszenie ujęło w sprawozdaniu z rozliczenia I transzy umowy nr WZiPS/II/3/06 z dnia 24.01.06 r. faktury za zakup miniszlifierki (kwota 23,17 zł) oraz książki (19,99 zł), które zakwalifikowano do pozycji kalkulacyjnej wydatków „dożywianie podopiecznych”. W ww. pozycji ujęto również wydatek w kwocie 98,84 zł, mimo że wg faktury zakupiono artykuły żywnościowe na kwotę 69,07 zł. Zauważyć należy, iż preliminarz przewidywał wydatki w pozycji „zakup wyposażenia i materiałów edukacyjno – dydaktycznych na potrzeby placówki”.

Powyższe świadczy o wykorzystaniu przez to stowarzyszenie w ramach otrzymanej dotacji w kwocie 45.000 zł jedynie kwoty 44.927,07 zł, a nie jak przyjęto w rozliczeniu 45.000 zł,

Jedna z fundacji w sprawozdaniu z rozliczenia umowy nr WZiPS/II/26/06 z dnia 26.01.06 r. ujęła fakturę za zakup kosmetyku w postaci mascary Astor (25,99 zł), który zakwalifikowano do pozycji kalkulacyjnej wydatków „środki czystości, usługi pralnicze, odzież”. Do ww. pozycji zakwalifikowano również wydatek w kwocie 118,46 zł, mimo że wg faktury zakupiono artykuły na kwotę 104,08 zł. Dodatkowo ustalono, że z dotacji wydatkowano kwotę 0,16 zł na pokrycie odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych zobowiązań Fundacji.

Powyższe świadczy o wykorzystaniu przez Fundację w ramach otrzymanej dotacji w kwocie 49.475 zł jedynie kwoty 49.434,47 zł, a nie jak przyjęto w rozliczeniu 49.475 zł.

Według § 10 ust. 2 wskazanych powyżej umów niewykorzystane w okresie realizacji zadania środki podlegają zwrotowi w terminie 14 dni od zakończenia roku, a w przypadku jego niezachowania zostaną naliczone odsetki ustawowe.

W toku kontroli stwierdzono również, że w rozliczeniu dotacji udzielonej stowarzyszeniu, o którym mowa w poz. 2 w 2. z 3. przypadków rachunki dotyczące zakupu usług transportowych nie zawierały informacji nt. miejsca docelowego przejazdu, a w 1. przypadku także ilości przewożonych osób. Dodatkowo na 2. fakturach (na 19 zbadanych) nie zamieszczono opisu dotyczącego przeznaczenia zakupionych materiałów remontowych, mimo że według pkt 3 pouczenia stanowiącego załącznik nr 3 dorozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207) zw. dalej rozporządzeniem każda z faktur (rachunków) powinna zawierać opis z informacjami z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenia zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Wskazanie ww. informacji umożliwiłoby bardziej wnikliwą weryfikację prawidłowości wydatkowania środków finansowych z otrzymanej dotacji.

Stwierdzono ponadto, że WZiPS aneksem nr 2/07 z dnia 20.04.07 r. do umowy nr WZiPS/II/3/06, zawartej z tym stowarzyszeniem, wprowadził zmiany dotyczące miejsca realizacji zadania przez organizację, mimo iż ta nie złożyła stosownego wniosku o aneksowanie ww. umowy. Powyższe było niezgodne z § 5 ust. 46 załącznika do Zarządzenia nr 123/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 6 marca 2006 r. w sprawie zasad zlecania zadań publicznych Gminy Miasto Szczecin w trybie otwartego konkursu ofert oraz przydziału lokali komunalnych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego, wg którego w przypadku zmiany umowy zawartej przez Gminę Miasto Szczecin z organizacją na realizację zadania publicznego, organizacja składa wniosek o aneksowanie umowy.

W wyniku kontroli ujawniono przypadki, gdzie do rozliczenia poszczególnych transz dotacji udzielonych różnym organizacjom WZiPS nie sporządził druków rozliczenia umowy. Było to niezgodne z § 6 ust. 5 załącznika do ww. zarządzenia, wg którego dysponent po złożeniu przez organizację sprawozdania sprawdza je a działanie to kończy dokumentem Rozliczenie umowy, zamykającym realizację całości lub części zadania publicznego.

Ustalono także, że Fundacja, o której mowa w poz. 3 do rozliczenia dotacji w 5. ze 174. skontrolowanych przypadków nie przedstawiła kserokopii faktur, a jedynie kopię poleceń przelewu wystawionych przez kontrahenta. Powyższe dokumenty nie zawierały szczegółowej informacji dotyczącej zakupionych towarów lub usług, co utrudniało zweryfikowanie prawidłowości wydatkowania środków finansowych z otrzymanej dotacji. Ustalono ponadto, że w 5 przypadkach nieprawidłowo wskazano nazwę nabywcy na fakturach.

Czynności kontrolne uwidoczniły również braki formalne w dokumentacji rozliczeniowej przedstawionej przez organizacje. Ustalono bowiem przypadki, gdzie nie załączono dowodów wpłaty. Dodatkowo odnotowano przypadki, gdzie dowody wpłaty, ujęte w rozliczeniu nie zawierały daty dokonania płatności, co uniemożliwiało szczegółową kontrolę w zakresie prawidłowości wydatkowania środków finansowych. W jednym rozliczeniu do 2. faktur przedstawiono jako dowód wpłaty raport kasowy, mimo że w ocenie kontroli właściwym w tym przypadku mógł być jedynie dokument KW – „Kasa wypłaci”. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 8 ww. umów, według którego zleceniobiorca wraz ze sprawozdaniami przedłoży kopie faktur oraz dowody wpłaty.

Ujawniono również przypadek, gdzie sprawozdania końcowego z rozliczenia dotacji udzielonej stowarzyszeniu nie załączono dokumentacji merytorycznej, dotyczącej realizacji zadania. Natomiast według pkt 4 pouczenia do ww. rozporządzenia, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, do sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji).

Nie opatrzono ponadto pieczęcią organizacji 163. dokumentów (na 174 zbadane) przedłożonych do rozliczenia dotacji przez fundację, o której mowa w poz. 3 oraz wszystkich (70) dokumentów, zawartych w rozliczeniu stowarzyszenia, o którym mowa w poz. 2, mimo że z pkt 3 pouczenia do ww. rozporządzenia wynikał taki obowiązek.

W wyniku kontroli ujawniono ponadto przypadki, gdzie WZiPS akceptował w rozliczeniach przedkładanych przez organizacje wydatki, które były ujmowane w pozycjach kalkulacyjnych nieodpowiadających rodzajom poszczególnych wydatków. Przyczyną powyższego mogło być nadmierne precyzowanie bądź niedoprecyzowanie poszczególnych pozycji preliminarzy wydatków przez organizacje.

Ustalono także, że WZiPS nie weryfikował czy organizacje, w myśl postanowień umowy o udzielenie dotacji, wywiązują się z obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej środków otrzymanych z Miasta zgodnie z ustawą o rachunkowości, w sposób zapewniający identyfikację każdej operacji księgowej.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej:

1. Doprowadzenie do uchwalania przez Radę Miasta GPPiRPA w terminie umożliwiającym realizację ujętych w nim zadań od początku roku.

2. Wyegzekwowanie od organizacji zwrotu niewykorzystanych środków finansowych w następującej wysokości: stowarzyszenie, o którym mowa w poz.1
– 1.384,30 zł, stowarzyszenie, o którym mowa w poz. 2 – 72,93 zł i fundacja, o której mowa w poz. 3 – 40,53 zł.

3. Każdorazowe występowanie o uzupełnienie przez organizacje braków wykazanych w dokumentacji, przedstawionej do rozliczenia wraz ze sprawozdaniem z realizacji zadania publicznego.

4. Dokonywanie rozliczenia środków finansowych z udzielonych dotacji oraz zmian w zawieranych umowach na realizację zadania publicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2009/02/10
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2009/02/10 13:14:13

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/02/10 13:14:13	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli