Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 12 – 24 marca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 7, ul. Rymarska 22 w Szczecinie (zw. dalej ZS nr 7) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006 r. (bez analizy wykonywania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzania Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na nie aktualizowaniu na bieżąco dokumentacji dot. procedur kontroli wewnętrznej oraz regulaminu zamówień publicznych, sporządzaniu notatek służbowych z dokonanej analizy rynku nie uwzględniając wszystkich informacji wymaganych przepisami prawa a także nie opisywaniu dokumentów księgowych jako sprawdzonych pod względem merytorycznym.

W wyniku kontroli ustalono, iż od dnia 01.09.2003 r.w ZS nr 7 obowiązywały równocześnie dwie Instrukcje sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. W powyższych dokumentach odmiennie uregulowano np. kwestie dotyczące kontroli dowodów księgowych. W jednej instrukcji wskazano, iż osobą sprawdzającą pod względem merytorycznym w przypadku dowodów księgowych jest sekretarz szkoły lub osoba odpowiedzialna za dany odcinek pracy. W drugiej natomiast wskazano, iż sprawdzenia pod względem merytorycznym w przypadku faktur obcych dokonywał Dyrektor, not odsetkowych obcych – Główny Księgowy. Taki stan świadczy o braku jasności w kwestii kompetencji poszczególnych osób biorących udział w obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

W toku kontroli stwierdzono, że obowiązujący w ZS nr 7 Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych opierał się na nieaktualnej podstawie prawnej. Nie uwzględniałZarządzenia nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta.

Każdorazowo w badanym okresie, w przypadku zakupów powyżej kwoty 3.000 zł, sporządzana była notatka służbowa dokumentująca fakt dokonania analizy rynku. Jednakże z przedmiotowych notatek nie wynikało do jakich i ilu potencjalnych wykonawców zwracano się telefonicznie celem wybrania najkorzystniejszej oferty, nie przedstawiono cen jakie oferowali oraz nie wskazano kursu euro. Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 4 pkt. 1 i 2 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r. (poprzednio Zarządzenie nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r.), wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków ZS nr 7 dokonanych w 2006 r. z rozdziału 80101 § 4210, 4240, 4270, 4300 oraz rozdziału 80110 § 4260 - łącznie 30 faktur na kwotę 97.280,84 zł, to jest 5,25% ogólnych wydatków budżetowych, wykazała że wszystkie skontrolowane faktury nie miały naniesionej adnotacji, iż zostały sprawdzone pod względem merytorycznym. Powyższe było niezgodne z obowiązującymi w ZS nr 7 Instrukcjami obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych .

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, iż w podstawie prawnej Zarządzenia Dyrektora ZS nr 7 w Szczecinie z dnia 01.01.2004 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej, nie powołano się na ustawę o finansach publicznych z dnia 26.11.1998 r. (j.t. Dz.U. z 2003 r. nr 15, poz.148 ze zm.), pomimo iż w punkcie 2 przytaczała ona uregulowania zawarte w art.35a ww. ustawy. W 2006 r. wymóg ustalenia dokumentacji opisującej procedury kontroli finansowej uwzględniającej standardy kontroli finansowej nakładał na kierownika jednostki art.47 ust.3 ustawy o finansach publicznych z dnia 30.06.2005 r. (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Kontrola natomiast pozytywnie oceniła funkcjonującą w ZS nr 7 politykę rachunkowości, którą wprowadzono Zarządzeniem nr 2 Dyrektora ZS nr 7 w Szczecinie z dnia 31.08.2003 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont oraz zasad prowadzenia rachunkowości w ZS nr 7. Stwierdzono bowiem, że przyjęta przez Dyrektora ZS nr 7 dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości opracowana została zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Stwierdzono również, że Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Kontrola wykazała, że Dyrektor ZS nr 7 wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego dotyczących transakcji podejrzanych w związku z Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Według ww. informacji w ZS nr 7 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

Prezydent zalecił Dyrektorowi ZS nr 7:

1.        opracowanie jednolitego dokumentu dotyczącego sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w ZS nr 7

2.        uaktualnienie i dostosowanie do obecnie obowiązujących przepisów prawa funkcjonującą w ZS nr 7 dokumentację dot. postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz kontroli wewnętrznej.

3.        każdorazowe sporządzanie notatek służbowych przy zakupach powyżej 3.000 zł zgodnie z wytycznymi zawartymi w Zarządzeniu Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r.

4.        każdorazowo odnotowywać w dokumentach księgowych fakt dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym przez osobę wskazaną w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów.