Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 5 września do 2 października 2007 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 16 w Szczecinie przy ul. Chobolańskiej 20, zwaną dalej SP nr 16,
w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2006r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  29 października 2007 r.  

 Szkoła Podstawowa nr 16 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej, której organami są: Dyrektor, Rada Pedagogiczna, Samorząd Uczniowski i Rada Rodziców. W 2006 r. SP nr 16 uzyskała dochody w wysokości 297.054,71zł, w tym dochody własne stanowiły 287.064,78zł. Wydatki budżetowe szkoły wyniosły 4.438.462,98zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 284.576,67zł, tj. 95,98% zaplanowanych.

W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości w przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Kontrola wykazała ponadto uchybienia natury formalnej polegające m.in. na nieprzestrzeganiu niektórych przepisów w zakresie rachunkowości i nie aktualizowaniu regulaminów i instrukcji, a także niedociągnięcia w prowadzonej dokumentacji dotyczącej umów najmu.  

Kontrola wykazała, że przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 2 na 8 badanych przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku, w 3 przypadkach nie załączono do notatki służbowej ofert wykonawców, w 1 przypadku zastosowano nieprawidłowy kurs euro, dodatkowo w 1 przypadku nie określono szacunkowej wartości zamówienia. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 9 ust. 4 pkt 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie zarządzenie nr 330/07Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł należy przestrzegać następujących zasad: przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku – analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców; każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku - notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro; zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 PZP.

Kontrola w zakresie umów najmu wykazała uchybienia polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na 2 (spośród 40 skontrolowanych) umowach realizowanych przez SP nr 16 w 2006 r. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy najmu pomieszczeń, gruntów i obiektów położonych na terenie szkół i placówek oświatowych wymagają zgody Wydziału Oświaty i zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Dodatkowo 11 umów zawartych w SP nr 16 (z 44 skontrolowanych) nie zostało podpisanych przez główną księgową, co było niezgodne z pkt 3 zarządzenia wewnętrznego dyrektora SP nr 16 z dnia 1.01.02r., wg którego umowy zatwierdzają do realizacji dyrektor szkoły i główny księgowy.

Na podstawie analizy 15 umów pod względem ściągalności należności z tytułu najmu i dzierżawy w SP nr 16 w 2006r. , ustalono, że ewidencja odsetek dokonywana była w przypadku gdy należność za nieterminowe uregulowanie zobowiązania wobec szkoły przekraczała kwotę 3,50zł, skutkiem czego było nienaliczenie i nieujęcie w ewidencji przez główną księgową odsetek od nieterminowo uregulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy w łącznej kwocie 144,76zł. Było to niezgodne z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm. (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - Dz. U. Nr 142, poz. 1020), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

Ustalono, że 2 (na 18) faktury na łączną kwotę 22.490,70zł zostały zatwierdzone do wypłaty z środków paragrafu innego, niż paragraf z którego został poniesiony wydatek. Stwierdzono 4 przypadki niedokonania dekretacji dokumentów księgowych oraz 4 przypadki niezaewidencjonowania faktur na koncie 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. Dodatkowo nie dokonano w 2 przypadkach ewidencji pozostałych środków trwałych o łącznej wartości 2.273,80zł (uchwyt do projektora, kable i pawilony), mimo że według Zakładowego Planu Kont SP nr 16 do pozostałych środków trwałych zalicza się m.in.: pomoce dydaktyczne, biurowy i gospodarczy sprzęt zmechanizowany oraz inny sprzęt o wartości jednostkowej powyżej 100zł wykonany z materiałów innych niż szkło i papier.

Stwierdzono ponadto, że koszty związane z przygotowaniem posiłków dla personelu kuchni w łącznej kwocie 1.917.40zł zaewidencjonowane zostały w 2006r. dwukrotnie, tj. w § 422 przy ewidencji zużycia artykułów spożywczych i w § 302, co było niezgodne z przyjętymi zasadami ewidencji.

            Kontrola wykazała, że nie ujmowano w ewidencji SP nr 16 zobowiązań wobec pracowników, związanych z wydatkami dokonywanymi w momencie braku środków finansowych na koncie rachunku dochodów własnych. Ewidencja faktur dotyczących ww. wydatków dokonywana była bowiem dopiero w momencie uregulowania zobowiązania wobec pracownika, mimo że według art. 24 ust. 1 i 2 uor księgi rachunkowe powinny być prowadzone m.in. rzetelnie, tj. dokonane w nich zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty. Załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont stanowił ponadto, iż do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia służy konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

 W wyniku kontroli 10 akt osobowych (8% zatrudnionych pracowników), stwierdzono uchybienia polegające w 1 przypadku na wypłaceniu wynagrodzenia zasadniczego za 4 miesiące w wysokości wyższej niż określone zostało to w tabeli stawek miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, a jednocześnie wypłaceniu premii innej niż wynikało to z wniosku premiowego (specjalista ds. finansowych), co niezgodne było z § 8 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów SP nr 16, wg którego podstawowymi źródłami do sporządzania listy płac są m.in. wnioski premiowe, które stanowią podstawę wypłaty premii. Skutkiem powyższego było zwiększenie wydatków z tytułu wynagrodzeń o kwotę w wysokości 193zł.

Kontrola wykazała 2 przypadki wypłacenia wyrównania, w którym nie zostały uwzględnione zwolnienia lekarskie (nauczyciel, specjalista ds. kadr) oraz przypadek wypłacenia nagrody jubileuszowej w 4 miesiące od momentu, w którym pracownik nabył prawo do tej nagrody (pomoc kuchenna). Było to niezgodne z art. 7 ust. 5 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, który stanowił, że wypłata nagrody jubileuszowej powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

W aktach osobowych 3 pracowników (na 10 skontrolowanych) nie zawarto informacji dotyczących przyznanych nagród, mimo że z § 6 regulaminu przyznawania nagród w SP nr 16 wynikał taki obowiązek. Stwierdzono również przypadek niezałączenia do akt osobowych pracownika dokumentów, będących dowodem posiadanego wykształcenia (specjalista ds. płac), 1 przypadek braku pisma potwierdzającego powierzenie stanowiska (kierownik gospodarczy) oraz 1 przypadek braku dowodu przyznania nagrody jubileuszowej (intendent). Powyższe stanowiło naruszenie art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.), wg którego pracodawca jest zobowiązany prowadzić w szczególności dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

            Stwierdzono także, że nie było podpisów, potwierdzających zaopiniowanie wykazu, przyznanych nauczycielom SP nr 16 nagród, przez Radę Pedagogiczną i Związki Zawodowe, co niezgodne było z § 32 ust. 3 załącznika do uchwały nr XLVII/911/05 Rady Miasta Szczecin z dnia 13 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i niektórych innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy obowiązującego od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r., wg którego przyznanie nauczycielowi nagrody dyrektora szkoły lub placówki wymaga zaopiniowania przez ww. organy.

Nie było również potwierdzenia zaopiniowania przez Związki Zawodowe wniosków premiowych, mimo że wg § 3 regulaminu premiowania premię przyznaje każdorazowo co miesiąc dyrektor w porozumieniu z przedstawicielami działających na terenie jednostki związków zawodowych.

Kontrola wykazała, że Pan Dyrektor nie zaktualizował dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości jednostki, mimo że przepis art. 10 ust. 2 uor nakładał taki obowiązek. W dokumentacji nie określono bowiem zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (z wyjątkiem konta 400 – „Koszty wg rodzajów)” i ich powiązań z kontami księgi głównej oraz wersji oprogramowania, stosowanego w SP nr 16, do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Było to niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości powinna zawierać ww. elementy. W zakładowym planie kont nie ujęto ponadto kont 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, 290 – „Odpisy aktualizujące należności” i 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, mimo że konta te zawarte są w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Naruszyło to postanowienia § 12 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, wg którego podane konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. 

Ustalono również, że nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 020 – „Wartości niematerialne i prawne”, natomiast ewidencja analityczna prowadzona na koncie 130 – „Rachunek bieżący” nie uwzględniała podziału wydatków budżetowych dokonywanych gotówką i dochodów budżetowych wg klasyfikacji budżetowej. Ponadto ewidencja przychodów ze sprzedaży posiłków prowadzona była na koncie 760 – „Pozostałe przychody i koszty”, ewidencja wynagrodzeń po dokonaniu potrąceń na koncie 229 – „Pozostałe rozrachunki publiczno – prawne”, a ewidencja należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Ww. było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych, ewidencja na koncie 130 powinna zapewniać podział środków według klasyfikacji budżetowej, a dodatkowo do ewidencji należności jednostek budżetowych z tytułu dochodów budżetowych służy konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, do ewidencji sprzedaży produktów (robót i usług) własnej działalności na rzecz obcych jednostek konto 700 – „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia” oraz do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych konto 229 – „Pozostałe rozrachunki publiczno - prawne”.

Nie sporządzono ponadto zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych mimo że według art. 18 ust. 2 uor co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.

            Ustalono, iż procedury kontroli finansowej oraz instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w SP nr 16 nie zawierały dat wejścia w życie, skutkiem czego był brak możliwości określenia okresu obowiązywania ww. dokumentów. Dodatkowo podstawę prawną ww. instrukcji kontroli dokumentów oraz regulaminu premiowania pracowników administracji i obsługi SP nr 16, stanowiły nieobowiązujące już przepisy. 

Projekty planów finansowych i plany finansowe rachunku dochodów własnych SP nr 16 nie zawierały daty sporządzenia dokumentów ani zapisów, świadczących o zaopiniowaniu ich przez Radę Pedagogiczną. Dodatkowo powyższe dokumenty, a także projekty i plany finansowe dochodów i wydatków budżetowych oraz sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34 za 2006 r. nie były potwierdzone datą wpływu przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta.

3.      Skierowanie zapytań do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na kierowniczym stanowisku urzędniczym, tj. głównej księgowej oraz stanowiskach urzędniczych.