Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od 15.05.07 r. do 12.06.07 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 64 w Szczecinie przy ul. Gen. Ludomiła Rayskiego 9, zwaną dalej Szkołą, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) w latach 2002-2006.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 lipca 2007 r.

Według rocznych sprawozdań z wykonania wydatków budżetowych Szkoły Podstawowej nr 64 w okresie 2002 - 2006 r. wysokość naliczonego odpisu na ZFŚS wynosiła odpowiednio:

2002 r. - 134.431,00 zł,

2003 r. - 134.545,00 zł,

2004 r. - 135.448,00 zł,

2005 r. - 176.952,00 zł,

2006 r. - 174.473,00 zł.

Zasady tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych przedstawione zostały w opracowanym Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Szkole Podstawowej nr 64 w Szczecinie, uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Według instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych, wprowadzonej zarządzeniem dyrektora Szkoły nr 1/2006 z 05.05.2006 r., w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla Szkoły, księgi rachunkowe prowadzone były oddzielnie dla działalności podstawowej (budżet) i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości i uchybienia w zakresie: wydatkowania środków z funduszu, naliczania odpisu na fundusz oraz odprowadzania środków na wydzielony rachunek.

Kontrola wydatkowania środków z funduszu w latach 2002-2005 wykazała szereg nieprawidłowości w zakresie dokumentowania realizowanych wypłat, stwierdzono bowiem przypadki dokonywanych przez kasjerkę (osoba nie żyje), rozchodów w sporządzanych raportach kasowych mimo braku dokumentów stanowiących podstawę ich realizacji.

W 2002 r. stwierdzono trzy przypadki (raport kasowy nr 6 na 2.200 zł, nr 9 na kwotę 500 zł i nr 12 na kwotę 8.244 zł), łącznie na 10.944 zł, dokonania rozchodu z kasy środków pieniężnych bez dokumentów stanowiących podstawę ich wypłaty.             W 2003 r. rozchodowano w dwóch przypadkach (raport kasowy nr 6 na kwotę 10.000 zł i nr 11 na kwotę 2.110 zł) łącznie 12.110 zł również bez dokumentów stanowiących podstawę ich wypłaty. Natomiast w 2004 r. za okres listopad-grudzień kasjerka nie prowadziła ewidencji w raportach kasowych dokonywanych przychodów i rozchodów środków pieniężnych, ukrywając w ten sposób stan kasy. Na koniec grudnia 2004 r. dokonała tylko częściowej wpłaty na konto bankowe w wysokości 2.743,97 zł, mimo że według wyliczeń winna wpłacić kwotę 8.427,50 zł, różnica w wysokości 5.683,53zł stanowiła niedobór w kasie. Przyczyną powyższych nieprawidłowości było nierzetelne wykonywanie powierzonych obowiązków służbowych przez kasjerkę, a także brak kontroli ze strony osób odpowiedzialnych z tytułu nadzoru, w tym byłego dyrektora Szkoły (osoba nie żyje) oraz głównego księgowego, do którego według zakresu obowiązków, należało miedzy innymi: nadzorowanie całokształtu prac w zakresie rachunkowości wykonywanych przez podległych pracowników; dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej, wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie swoich obowiązków. Kontrola wykazała, że w kontrolowanym okresie główny księgowy nie dokonywał czynności kontrolnych na dokumentach przychodowych i rozchodowych, a także kontroli prawidłowości sporządzanych raportów kasowych przez podległego mu pracownika. Szkoła w kontrolowanym okresie straciła łącznie 28.737,53 zł.  

Podczas kontroli stwierdzono, że do § 6 ust. 1 regulaminu ZFŚS Szkoły określającego wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego nauczyciela jako 8% planowanych rocznych środków na wynagrodzenia osobowe, nie wprowadzono zmian w sposobie naliczania odpisu, mimo że ustawą z dnia 15 lipca 2004 r. (Dz. U. nr 179, poz. 1845) wprowadzono z dniem 31.08.2004 r. w art. 53 Karty Nauczyciela zmianę, według której “dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar) i 110% kwoty bazowej określanej dla pracowników państwowej sfery budżetowej na podstawie art. 5 pkt 1 lit. A i art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej.”

Stwierdzono ponadto, że według opracowanego regulaminu (§ 6 ust. 1) “fundusz zwiększa się o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego pracowników obsługi i administracji”, natomiast art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o ZFŚS (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), stanowił że “pracodawca sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, może zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki”.

Kontrola naliczania odpisu funduszu dla pracowników administracyjnych i obsługi w latach 2004-2006 wykazała, że do wyliczeń przyjmowano przeciętne wynagrodzenie niezgodnie z przepisami i tak do naliczenia odpisu na 2004 r. przyjęto wynagrodzenie za II półrocze z 2002 r., do naliczenia odpisu na 2005 r. przyjęto wynagrodzenie za II półrocze z 2003 r., do naliczenia odpisu na 2006 r. przyjęto wynagrodzenie za II półrocze z 2004 r., mimo że § 6 ust. 2 regulaminu określał wysokość odpisu jako 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Kontrola terminowości przekazywania środków ZFŚS na rachunek bankowy funduszu w latach 2005-2006 r. wykazała pewne uchybienia: a mianowicie w 2005 r. przelanie pierwszej raty odpisu (75%) dokonano w dniu 02.06.2005 r., a w 2006 r. uzupełnienia II raty odpisu dokonano w dniu 06.10.06 r., mimo że art. 6 ust. 2 wyżej cyt. ustawy o ZFŚS stanowił, że “równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3”.

 

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP 64:

 · Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie ewidencji i kontroli, wynikających z przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości oraz instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych Szkoły.

 · Uaktualnienie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Szkole Podstawowej nr 64 w Szczecinie, w szczególności w zakresie zasad tworzenia corocznego odpisu podstawowego.

 · Dokonywanie corocznego odpisu na ZFŚS dla poszczególnych grup pracowników zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 · Przekazywanie równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń na rachunek bankowy, ze szczególnym zachowaniem terminów, wynikających z ustawy o ZFŚS.