Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 22 lutego do dnia 14 marca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Teatrze Współczesnym w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 3 (zw. dalej Teatrem) w zakresie wydatkowania środków finansowych z dotacji na realizację w 2006 r. zadania pn. „Modernizacja Teatru Współczesnego”.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  10 kwietnia 2007 r.  

            Według uchwalonego w dniu 19 grudnia 2005 r. przez Radę Miasta budżetu na 2006 r. (Uchwała nr XLVIII/917/05), wysokość planowanej dotacji podmiotowej na działalność bieżącą dla Teatru Współczesnego na 2006 r. wynosiła kwotę 3.950.000 zł oraz dotacji na finansowanie inwestycji 500.000 zł.

            Na przyznaną dotację inwestycyjną nie została zawarta odrębna umowa, która określałaby szczegółowo nie tylko cel przyznanej dotacji ale również sposób jej rozliczenia, co wyeliminowałoby w tym zakresie wątpliwości np. w przypadku otrzymanego zwrotu VAT. Zdaniem kontroli art. 130 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), według którego  „dysponent części budżetowej lub dysponent środków, o których mowa w art. 107, udzielając dotacji celowej, w tym jednostce sektora finansów publicznych, w przypadku gdy odrębne przepisy lub umowa międzynarodowa nie określają trybu i zasad udzielania lub rozliczania tej dotacji, zawiera umowę, w której określa się w szczególności: wysokość dotacji, cel lub opis rzeczowego zadania, na którego realizację środki są przekazywane; termin wykorzystania dotacji, nie dłuższy niż do 31 grudnia danego roku budżetowego; termin i sposób rozliczenia udzielonej dotacji oraz termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej” mógłby mieć analogicznie zastosowanie do wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

            Rozliczenia otrzymanej dotacji na „Modernizację Teatru Współczesnego” dokonano zgodnie z ustalonym, w prowadzonej korespondencji, terminem, załączając do sporządzonego zestawienia na kwota 500.000,00 zł (brutto), kopie faktur/rachunków sfinansowanych środkami pochodzącymi z dotacji wraz z wyciągami bankowymi, potwierdzającymi ich wydatkowanie. Dokonano również rozliczenia z tytułu uzyskanego zwrotu podatku VAT, który w wysokości 13.737,65 zł przelano na konto Urzędu Miasta. Teatr przekazał na konto Urzędu Miasta także kwotę 1.069,84 zł z tytułu odsetek od środków na inwestycje zgromadzonych na koncie bankowym (1.429,84 zł), po potrąceniu kosztów prowadzenia rachunku (360,00 zł).

            Kontrola dokumentacji załączonej do rozliczenia wykazała  uchybienia dotyczące głównie postępowań o udzielanie zamówień publicznych. Stwierdzono bowiem, że mimo przeprowadzenia postępowania na dostawę sprzętu oświetleniowego w trybie zapytania o cenę i wybrania firmy, której wartość oferty wynosiła 17.205 zł, (brutto 20.990,10 zł), nie sporządzono protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, do czego zobowiązywało Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 87, poz. 606), według którego w przypadku zamówień o wartości mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zamawiający sporządza protokół wg druku ZP-2 zamieszczonego w załączniku nr 2 do ww. Rozporządzenia. Prowadzący postępowanie z-ca dyr. Teatru wyjaśniając powyższy fakt przyznał, że rozpoczął procedurę w trybie zapytania o cenę, kierując oferty do pięciu dostawców, lecz po otrzymaniu ofert od dwóch dostawców i po stwierdzeniu, że ceny nie przekraczały równowartości 6000 euro uznał, iż nie ma podstaw prawnych do dalszego stosowania przepisów ustawy, zaś oferty które wpłynęły potraktował jako zwykłe oferty cywilnoprawne wynikające z rozpoznania rynku.

            Kontrola pozostałych zamówień do wysokości 6.000 euro udzielanych przez Teatr, wykazała dokonywanie wyboru wykonawcy (sprzedawcy) na podstawie jednej oferty (np. modernizacja prowadnic wyciągu linowego za 24.650 zł + VAT, zakup projektora Sharp XGC68X za 10.980,00 zł z VAT, wykonanie projektu przebudowy i remontu istniejących toalet w budynku Muzeum za 8.662,00 zł z VAT), tylko sporadycznie na podstawie dwóch ofert (np. zakup konsolety oraz monitora za 28.255,20 zł z VAT- netto 23.160 zł, zakup zestawu RICOH Aficio 3025P za 12.078,40 z VAT). Zdaniem kontroli zasadnym byłoby opracowanie wewnętrznych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych, o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, z których wynikałby oprócz zasad gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, sposób dokonywania wyboru wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.

       W ocenie kontroli udzielenie zamówienia w postępowaniu o zamówienie publiczne na remont toalet w Teatrze Współczesnym firmie, która zaproponowała      w ofercie cenę wyższą, tj. 195.367,63 PLN od ceny z kosztorysu inwestorskiego odpowiednio 161.561,60 PLN, nasuwa wątpliwości co do prawidłowego dokonania wyboru. Wg art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm.), „zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia”. Zdaniem kontroli nie wystarczającą przesłanką wyboru było, stwierdzenie, że była to jedyna oferta złożona w tym postępowaniu i spełniała wymogi SIWZ, natomiast unieważnienie postępowania i rozpisanie kolejnego przetargu spowodowałoby to, że ze względu na dalszy upływ czasu do rozpoczęcia robót i późniejszy harmonogram pracy w Teatrze, wykonanie umowy przed końcem roku 2006 byłoby niemożliwe. To z kolei oznaczałoby, że Teatr nie wydatkowałby tegorocznej dotacji w pełnej wysokości, co miałoby negatywny skutek dla pozyskania kolejnych dotacji w latach następnych. Zdaniem kontroli powyższa sytuacja powstała z powodu zbyt późnego rozpoczęcia procedury wyboru wykonawcy, gdyż ogłoszenie o przetargu zamieszczono dnia 05.10.06 r. 

 

W oparciu o powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił:

 

1.      Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych w przypadkach udzielania zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności prowadzonej w tym zakresie dokumentacji.

2.      Przeanalizowanie zasadności opracowania wewnętrznych procedur dotyczących udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, z których wynikałby oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, sposób dokonywania wyboru wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość
i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.

 

1.      Przy udzielaniu dotacji celowych podległym instytucjom kultury, rozważyć możliwość zawierania umów, w których szczegółowo określony byłby nie tylko cel przyznanej dotacji ale również sposób jej rozliczenia, co wyeliminowałoby wątpliwości w tym zakresie.