Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: Z/14/07

Gospodarka finansowa i zarządzanie własnymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowości stosowania procedur i przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w 2006 r.

Teatr Lalek „Pleciuga”, ul. Kaszubska 9 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22 – 28 sierpnia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Teatrze Lalek „Pleciuga”, ul Kaszubska 9 w Szczecinie (zw. dalej Teatrze) w zakresie gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowości stosowania procedur i przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w 2006 r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 6 listopada 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 listopada 2007 r.

W dniu 16 maja 1958 r. została powołana instytucja kultury o nazwie Teatr Lalek „Pleciuga” w Szczecinie. Według sprawozdania z wykonania planu za 2006 r. przychody Teatru wyniosły 2.976.166 zł, co stanowiło 100,9% zaplanowanej kwoty, natomiast koszty ogółem wyniosły 2.905.691 zł, co stanowiło 96,8 % zaplanowanej kwoty .

Kontrola wykazała nieprawidłowości w wykonaniu ww. planu finansowego jednostki. Polegały one przede wszystkim na: nie naliczaniu odsetek od należności Teatru oraz dokonywaniu zapłaty po terminie płatności, nie stosowaniu przepisów dot. zamówień publicznych w zakresie ogłoszenia o przetargu i kompletności złożonej oferty przez jednego z wykonawców, nieaktualizowaniu na bieżąco regulaminów wewnętrznych i inne.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż w Teatrze, do dnia zakończenia kontroli, nie zostały naliczone odsetki za przeterminowaną należność w przypadku czterech faktur w łącznej kwocie 23,43 zł. W zakresie zobowiązań Teatru, stwierdzono 4 przypadki zapłaty po terminie płatności wynikającej z wystawionych przez Kontrahentów faktur. Powyższe nie spowodowało obciążenia Teatru przez Kontrahentów odsetkami.

W zakresie przeprowadzonego w Teatrze w 2006 r. przetargu na remont bieżący stwierdzono, iż zarówno ogłoszenie o przetargu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie jak i ogłoszenie zamieszczone na stronie internetowej Teatru nie zawierały wszystkich elementów wymaganych przepisem art. 41 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2006 r., nr 164, poz. 1163 ze zm.), zwanej dalej Pzp. W przypadku ogłoszenia zamieszczonego na tablicy ogłoszeń Teatru brak było opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków (art. 41 pkt 7 Pzp), natomiast w ogłoszeniu zamieszczonym na stronie internetowej Teatru brak było informacji o: adresie zamawiającego, terminie wykonania zamówienia, warunkach udziału w postępowaniu oraz sposobie dokonywania oceny spełniania tych warunków, dot. kryteriów oceny ofert i ich znaczenia, miejsca i terminu składania ofert oraz terminu związania ofertą (art. 41 pkt. 1, 6, 7, 9, 10, 11 Pzp).

W protokole postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wskazano ponadto, iż wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało wszystkich 4 wykonawców. Podczas, gdy ustalono, że do oferty jednej z firm załączone zostało zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, które zostało wystawione wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, co spowodowało, iż oferta nie spełniała jednego z warunków udziału w postępowaniu. Według Rozdziału V ust. 3 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia „niespełnienie warunków udziału w postępowaniu bądź nie dołączenie do oferty dokumentów i oświadczeń potwierdzających ich spełnienie spowoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania”. Na powyższe wskazuje też art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż funkcjonujące w Teatrze: Instrukcja kontroli finansowej, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, Regulamin wynagrodzeń, Instrukcja Inwentaryzacyjna, Regulamin pracy oraz Instrukcja w sprawie zamówień publicznych jak i prac komisji przetargowej, nie były na bieżąco aktualizowane w trakcie zmieniających się przepisów prawa jak i nie odzwierciedlały w każdym przypadku zmian zachodzących w Teatrze. Poddaje to w wątpliwość czy przyjęte i stosowane w jednostce procedury określone w poszczególnych regulaminach były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Funkcjonujące w jednostce „zasady rachunkowości wg znowelizowanej ustawy o rachunkowości od 2002 r.” nie obejmowały ponadto opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów co wynika z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.).

Kontrola wydatków budżetowych Teatru wykazała uchybienia w postaci m.in. braku opisu faktury – 9 przypadków oraz braku podpisu pracownika pod opisem faktury – 13 przypadków. Fakt opisania faktury jest dowodem na kontrolę dokumentu pod kątem przejrzystości i celowości dokonanego zakupu. W 3 przypadkach stwierdzono ponadto brak adnotacji o sprawdzeniu pod względem rachunkowym oraz w jednym przypadku brak podpisu upoważnionego pracownika pod adnotacją o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym, co było niezgodne z obowiązującymi w jednostce zasadami zawartymi w instrukcji „Obiegu i kontroli dokumentów księgowych”. Według zapisów ww. uregulowań „każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty winien być również sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym (w dziale księgowości). (…) Na dowód dokonania sprawdzania wyznaczony pracownik podpisuje klauzulę – sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia…. podpis”. Stwierdzono jednocześnie, iż w trzech przypadkach dokumenty księgowe dot. XLI Ogólnopolskiego Przeglądu Teatrów Małych Form Kontrapunkt 2006,jako sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym podpisała osoba nieupoważniona. W wyjaśnieniu złożonym w dniu 16.10.2007 r. Dyrektor Teatru wskazał, iż upoważnienie takie nadaje Zarządzenie Dyrektora Teatru nr 3/2001 z dnia 05.04.2001 r. Przedmiotowe Zarządzenie dotyczy jednakże XXXVI Ogólnopolskiego Przeglądu Teatrów Małych Form i nie ma charakteru ciągłego dotyczącego wszystkich kolejnych festiwali Kontrapunkt.

Stwierdzono również, że Główna Księgowa Teatru spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Kontrola wykazała, że Dyrektor Teatru wywiązał się z obowiązku sporządzania
i przesyłania do jednostki nadzorującej, którą jest Wydział Kultury i Dziedzictwa Kulturowego, informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Według ww. informacji w Teatrze nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Prezydent zalecił Dyrektorowi Teatru:

1. Każdorazowo naliczać odsetki od faktur nieuregulowanych w terminie wymagalności,

2. Przestrzegać przepisów ustawy prawo zamówień publicznych,

3. Dostosować funkcjonujące w jednostce regulaminy wewnętrzne do obecnie obowiązujących przepisów prawa oraz bieżąco je aktualizować,

4. uzupełnić funkcjonujące w Teatrze zasady prowadzenia rachunkowości o elementy wymagane przepisami prawa,

5. przestrzegać uregulowań dotyczących kontroli dowodów księgowych,

6. uregulować kwestię dot. osoby odpowiedzialnej do podpisywania dokumentów jako sprawdzonych pod względem formalnym i rachunkowym w zakresie festiwalu Kontrapunkt,

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2007/12/31
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2007/12/31 10:03:50

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/12/31 10:03:50	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli