Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/14/07

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Przedszkole Publiczne Nr 3, przy ul. Potulickiej 62 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 11 – 19 kwietnia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 3 w Szczecinie, zwanym dalej PP nr 3, w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/14/07 podpisanym w dniu 4 maja 2007 r.

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja dotycząca przyjętych w PP nr 3 zasad rachunkowości nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie ujęto w niej bowiem informacji o roku obrotowym, okresach sprawozdawczych, o sporządzanych sprawozdaniach. Naruszyło to postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 1 uor w zakresie dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości. Odpowiedzialność za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację ww. dokumentacji, ponosi kierownik jednostki, o czym stanowi art. 10 ust. 2 ww. ustawy.Obowiązująca dokumentacja składała się z nieokreślonej liczby instrukcji i wewnętrznych unormowań, bazujących na nieaktualnej podstawie prawnej, ponadto nie wszystkie dokumenty posiadały datę wprowadzenia ich w życie.

Stwierdzono, iż funkcjonująca w PP nr 3 Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych, będąca załącznikiem do przyjętej polityki rachunkowości nie zawierała zasad sprawdzania i kwalifikowania dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor. Nie informowała ponadto o osobach upoważnionych do kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz nie zawierała podpisów osób upoważnionych do tej kontroli. Taka informacja dałaby jasny obraz przebiegu kontroli dokumentów finansowo – księgowych pod kątem odpowiedzialności pracowników za poszczególne jej etapy.

W toku kontroli ustalono, iż Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji była niewystarczająca, ponieważ nie zawierała informacji o odpowiedzialności osób materialnie odpowiedzialnych za sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, wzorów arkuszy spisu z natury, obowiązków kierownika jednostki w zakresie prawidłowego przeprowadzania inwentaryzacji oraz określenia roli Głównego Księgowego w sprawnym przeprowadzeniu inwentaryzacji.

            W toku kontroli stwierdzono, że większość istniejących instrukcji i procedur nie posiadała daty wprowadzenia ich w życie. Na podstawie takiego dokumentu trudno stwierdzić z jakim dniem zaczął obowiązywać i czy przyjęta podstawa prawna była aktualna w danym okresie. Na dokumentach brakuje również podpisów pracowników, którzy powinni się z danym dokumentem zapoznać i przyjąć do stosowania.

W toku kontroli ustalono, że tylko w dwóch na cztery skontrolowane teczki z aktami osobowymi pracowników PP nr 3, znajdował się aktualny zakres obowiązków. Takiego zakresu w ogóle nie posiadał kierownik administracyjno - gospodarczy, natomiast starszy intendent - w zakresie obowiązków nie posiadał prowadzenia kasy, pobierał zaś dodatek kasjerski w wysokości 20%. Obowiązek sporządzania aktualnych zakresów czynności spoczywał na Dyrektorze PP nr 3, o czym stanowił § 28 ust.1 lit.c obowiązującego Statutu Przedszkola z Oddziałami Integracyjnymi Nr 3 „Pentliczek”, wg którego szczegółowy zakres obowiązków pracowników administracyjno – obsługowych ustala Dyrektor Przedszkola.

            Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków PP nr 3 w 2006 r. w §§ 4210, 4220, 4260, 4270, 4300 - łącznie 24 faktury na kwotę 85.510,44 zł, to jest 5,8% ogólnych wydatków budżetowych wykazała, że wszystkie 24 skontrolowane faktury nie miały naniesionej daty oraz podpisu stwierdzającego dokonanie kontroli pod względem formalno-rachunkowym. W 5. przypadkach dowody nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, a na trzech brakowało dekretacji, co było niezgodne z Instrukcją obiegu dokumentów finansowo – księgowych, będącą załącznikiem nr 2 do wewnętrznych przepisów odnośnie zasad rachunkowości obowiązujących od 01.01.1995 r. Według ww. instrukcji wszystkie dokumenty przed zaksięgowaniem powinny być skontrolowane w sposób formalny, rachunkowy i merytoryczny. Ponadto obowiązek stwierdzenia formalno – rachunkowej prawidłowości dokumentu dotyczącego danej operacji gospodarczej nałożył Dyrektor PP nr 3 na Głównego Księgowego w punkcie 5 Instrukcji w sprawie gospodarowania środkami finansowymi, stanowiącej załącznik do zakładowego planu kont. Naruszony został również art.21 ust.1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

            Stwierdzono ponadto, że w przypadku faktury nr 4/2006 z dnia 9.02.2006 r. za prace remontowe oraz faktury nr 107116 z dnia 8.02.2006 r. za zakup komputera, monitora, notebooka, oprogramowania oraz akcesoriów komputerowych, potwierdzających wydatki remontowe oraz zakup sprzętu komputerowego na kwoty powyżej 3 tys. zł, nie została dokonana analiza rynku oraz nie sporządzono stosownych notatek służbowych. Było to niezgodne z Zarządzeniem Prezydenta Miasta nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r., które w § 9 ust. 4. pkt 1, 2, 3 Załącznika nr 1 postanawia, iż przed zawarciem umowy zamawiający dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem Internetu czy na podstawie faksów) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Notatka taka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. W przypadku faktury nr 34/2006 z dnia 15.11.2006 r. za wykonanie remontu części dachu wraz z naprawą i oczyszczeniem rynien uzasadniona była nagła potrzeba wykonania remontu i Zarządzeniem Prezydenta nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. w § 9 ust.4. pkt 4 Załącznika nr 1 Dyrektor PP nr 3 został zwolniony z obowiązku dokonania analizy rynku z racji pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, jednak zgodnie z punktem 5 powinien był sporządzić notatkę służbową uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt 1 i 2, notatka powinna ponadto zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, czego Dyrektor PP nr 3 nie uczynił.

W instrukcji udzielania zamówień publicznych, która została zaktualizowana i wprowadzona w trakcie trwania niniejszej kontroli stwierdzono niedociągnięcie polegające na nie ujęciu informacji na temat komisji przetargowej, które zgodnie z przepisem § 7 ust. 6 Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7.07.2006 r. Dyrektor PP nr 3 powinien ująć w ww. dokumentacji wraz z: organizacją, trybem pracy oraz zakresem czynności członków komisji przetargowej.

Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Kontrola wykazała, że Dyrektor PP nr 3 wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w PP nr 3 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1.      opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości na bazie aktualnie obowiązujących przepisów,

2.      uzupełnić instrukcję obiegu dokumentów i przestrzegać uregulowań w niej zawartych, w tym dokonywać pełnej kontroli dowodów księgowych, szczególnie za zgodność formalno – rachunkową,

3.      uzupełnić instrukcję inwentaryzacyjną,

4.      sporządzić aktualne procedury kontroli finansowej,

5.      sporządzane dokumenty wewnętrzne (instrukcje, zarządzenia, itp.) opatrywać datą ich przyjęcia (wprowadzenia w życie),

6.      sporządzić i zaktualizować zakresy obowiązków pracowników,

7.      opracować i bezwzględnie stosować regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych uwzględniający unormowania zawarte w Zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 371/06.


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/06/18, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/06/18 15:51:32
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2007/06/18 15:51:32 nowa pozycja