Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 28.06.2007 r. do dnia 05.07.2007 r. oraz od dnia 04.09.2007 r. do 10.09.2007 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 6 im. Mikołaja Reja, ul. Gen. Sowińskiego 3 w Szczecinie (zw. dalej ZS) w zakresie realizacji projektu pn. „Razem pracujemy, razem się bawimy” w ramach Funduszu Małych Projektów – Interreg III A.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 21.09.2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym.

W dniu 11.12.2007 r. dyrektor ZS zawarł umowę nr 146/2006 ze Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania o dofinansowanie Mikroprojektu pt. „Razem pracujemy, razem się bawimy” w ramach Funduszu Małych Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Maklemburgia-Pomorze Przednie/Brandenburgia oraz Polska (Województwo Zachodniopomorskie). Projekt zakładał integrację młodzieży polskiej (uczniów klasy II technikum zawód kucharz) i niemieckiej, która poprzez wspólną zabawę i pracę poznaje kulturę i zwyczaje panujące w Polsce oraz odkrywa tradycyjne potrawy kuchni polskiej. Całkowitą wartość projektu określono na kwotę 29.368 zł z tego dofinansowanie z programu INTERREG IIIA w kwocie 22.026 zł (75%) oraz współfinansowanie z budżetu państwa w kwocie 2.936,80 zł (10%). Do dnia zakończenia kontroli Euroregion Pomerania nie dokonał weryfikacji finansowej projektu (nie dokonał refundacji środków poniesionych przez ZS).

Kontrola ustaliła, że realizacja ww. projektu przebiegła zasadniczo zgodnie z umową i harmonogramem określonym we wniosku aplikacyjnym. Stwierdzono jedynie uchybienia, pozostające bez wpływu na prawidłową realizację projektu polegające na nieprzestrzeganiu zasad dotyczących informacji o udziale Funduszu we współfinansowaniu projektu, a także wydatkowaniu środków w ramach projektu z rachunku bankowego dochodów własnych.

Kontrola wykazała, że na żadnej z umów zleceń jakie podpisał dyrektor ZS w związku z realizacją projektu nie było informacji o udziale Funduszu we współfinansowaniu projektu ani logo Programu, co naruszyło § 14 pkt 2 umowy o dofinansowanie Mikroprojektu. Dotyczyło to 9 umów zawartych w dniach 1-12.12.2006 r., których przedmiotem były między innymi: tłumaczenia ustne, tłumaczenia pisemne, opieka nad młodzieżą, powadzenie zajęć z języka polskiego. Osobami odpowiedzialnymi za sporządzenie umów był koordynator projektów oraz wicedyrektor ZS.

Wystawione rachunki przez zleceniobiorców za wykonanie powyższych prac nie zostały z kolei opisane, że dotyczą wydatków poniesionych na realizację projektu „Razem pracujemy, razem się bawimy”, pomimo że taki obowiązek nakładał na beneficjentów Departament Inicjatywy INTERREG Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Osobą odpowiedzialną za powyższe był wicedyrektor ZS.

Kontrola ustaliła, że wydatki na realizację projektu do dnia 19.12.2006 r. finansowano z rachunku bankowego dochodów własnych, pomimo że według ustaleń z Euroregionem Pomerania powinny być realizowane z rachunku wyodrębnionego na potrzeby projektu. Wpływ na powyższe miały między innymi przedłużające się procedury związane z wydaniem dla dyrektora ZS nowego upoważnienia do wydatkowania środków ZS przeznaczonych na realizację projektu „Razem pracujemy, razem się bawimy” w związku ze zmianą nazwy projektu.

Prezydent zalecił dyrektorowi ZS, aby:

1.      Zamieszczać we wszystkich umowach zawieranych w związku z realizacją projektów, informacje o udziale Funduszu we współfinansowaniu projektów oraz logo Programu.

2.      Opisywać wszystkie dokumenty związane z płatnościami (rachunki, faktury) dotyczące wydatków poniesionych na realizacje projektów w ramach zawartych umów.