Statystyka dostępu

Ilość wizyt: 74170356

Aktualna strona: 70335

Wydrukowano: 1879

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli:P/7/07

Gospodarka finansowo – księgowa za 2006 r.

Międzyszkolny Ośrodek Sportowy, przy ul. Narutowicza 17 w Szczecinie
Wyniki kontroli:INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach od 14 lutego do 14 marca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym w Szczecinie, zwanym dalej MOS, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej w 2006 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/7/07 podpisanym w dniu 29 marca 2007 r.
W toku kontroli ustalono, że na 50 pracowników MOS, tylko 13 posiadało aktualny zakres obowiązków. Takiego zakresu nie posiadał Główny Księgowy, jak również żaden z pracowników administracyjnych i obsługi. Obowiązek sporządzania aktualnych zakresów czynności spoczywał na Dyrektorze, o czym stanowił § 3, ust. 2, pkt 1, lit.b obowiązującego Statutu Międzyszkolnego Ośrodka Szkolnego, wg którego do kompetencji Dyrektora należy opracowanie zakresu czynności dla poszczególnych stanowisk pracy.
W toku kontroli stwierdzono, że nie uzupełniano na bieżąco akt osobowych pracowników o dokumenty informujące o zmianie wysokości wynagrodzenia. Ustalono ponadto, iż dokumenty kadrowe takie jak: umowy o pracę, akty nadania nauczycielom statusu nauczyciela dyplomowanego, za prowadzenie których odpowiadała specjalista ds. administracyjno – kadrowych - były nieuporządkowane - niewpięte do odpowiednich akt. Akta były uzupełniane w trakcie kontroli po stwierdzeniu przez kontrolującego braku dokumentów. Do końca kontroli nie zostały uzupełnione akta instruktora koszykówki o dokument potwierdzający uzyskanie awansu zawodowego na nauczyciela mianowanego, ponadto w aktach trenera piłki ręcznej nie znalazły się umowy z lat 1989/1990, 1993/1994 i 1994/1995 pomimo, że do naliczania dodatku stażowego brana była ciągłość umów w okresie od 1.09.1988 r. do 31.08.1996 r.
Stwierdzono nieprawidłowości przy ustalaniu dodatków stażowych polegające na: przyznaniu trenerowi piłki ręcznej 4% dodatku stażowego pomimo braku oświadczenia pracownika, że załączone świadectwo pracy nie jest brane pod uwagę w ZSO, gdzie pracownik jest zatrudniony; przyznaniu trenerowi szermierki 16% dodatku pomimo, że nie przedstawił on świadectw pracy potwierdzających fakt przepracowania odpowiedniej liczby lat (wg akt staż pracownika wynosi 9 lat i 10 miesięcy), zawyżenia trenerowi piłki ręcznej wysokości przysługującego dodatku o 3%.
W dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, stwierdzono niedociągnięcie polegające na nie ujęciu w Regulaminie postępowania w sprawie zamówień publicznych, wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora MOS Nr 6/2004 z dnia 30 grudnia 2004 r., informacji na temat komisji przetargowej, które zgodnie z przepisem § 7 ust. 6 załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie Zarządzenie Nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r.) powinno zostać ujęte w ww. dokumentacji wraz z: organizacją, trybem pracy oraz zakresem czynności członków komisji przetargowej. W 2006 r. regulamin
postępowania w sprawie zamówień publicznych nie został dostosowany do obowiązującego Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7.07.2006 r.
W toku kontroli stwierdzono dokonywanie zakupów pucharów i medali na podstawie umów zawierających braki formalne, takie jak brak określonego okresu trwania umowy, czy brak ustalonej ceny jednostkowej (Umowa Nr 1/2004 z dnia 31.05.2004 r. i Umowa Nr 2/2004 z dnia 8.06.2004 r.). Dyrektor MOS nie miał obowiązku stosowania trybu zapytania o cenę w oparciu o ustawę prawo zamówień publicznych, jednakże przy zamówieniach, których wartość szacunkowa nie przekracza 6.000 euro był zobowiązany stosować Zarządzenie Prezydenta Miasta nr 162/04. Zdaniem kontroli Dyrektor MOS nie przeprowadził zgodnie z §9, ust.4 ww. Zarządzenia postępowania wyłaniającego dostawców pucharów i medali, skutkującego podpisaniem umowy na dostawę powyższych w roku budżetowym 2006.
Kontrola wykazała, że dokumentacja dotycząca Zakładowego Planu Kont w MOS wprowadzonego Zarządzeniem nr 7/2003 z dnia 30 grudnia 2003 r. nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie opisano w niej, bowiem (mimo ujęcia kont w Planie Kont) zasad funkcjonowania konta syntetycznego 810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycję. Naruszyło to postanowienia art. 10 uor w zakresie dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości, gdyż zakładowy plan kont winien ustalać wykaz kont księgi głównej, ale również przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Odpowiedzialność za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację ww. dokumentacji, ponosi kierownik jednostki, o czym stanowi art. 10 ust. 2 ww. ustawy.
W wyniku kontroli 9,6% wydatków związanych z ekwiwalentami sędziowskimi tj. kwoty 18.665 zł; 9,5% ogółu wydatków związanych z opieką medyczną tj. kwoty 2.100 zł oraz 100% wydatków związanych z opłatami startowymi i wpisowymi tj. kwoty 1.420 zł, stwierdzono brak dekretacji na odpowiednich dokumentach księgowych potwierdzających ww. wydatki. Było to niezgodne z § 11 obowiązującej w MOS instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych wprowadzonej Zarządzeniem nr 4/2005 z dnia 30 maja 2005 r. W toku kontroli ustalono ponadto brak dekretacji oraz sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym faktury VAT nr 14/2006 z dnia 24.10.2006 r. za udostępnienie stadionu na rozgrywki MOS, co dodatkowo było niezgodne z § 6 ww. instrukcji.
Kontrola wykazała ponadto, że w MOS nie praktykowało się składania przez pracowników oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej, co narusza przepis art. 18a ustawy z dnia 22.03.1990 r. o pracownikach samorządowych (j.t Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1593 ze zm.) zw. dalej u.p.s., według którego pracownik samorządowy jest obowiązany złożyć oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. Brak ww. oświadczeń uniemożliwia pracodawcy kontrolę przestrzegania przez pracownika zakazów określonych w art. 18 u.p.s., dot. m.in. zakazu wykonywania zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami wykonywanymi w ramach obowiązków służbowych albo wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność.
Ustalono ponadto, że Dyrektor MOS nie wywiązał się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych (dot. Głównego Księgowego, specjalisty ds. administracyjno – kadrowych, specjalisty ds. MKS „KUSY”, księgowej i referenta ds. organizacji imprez).
         Dokumentacja opisująca procedury wewnętrznej kontroli finansowej została opisana w wydanym przez Dyrektora Zarządzeniu Nr 9/2005 z dnia 30.12.2005 r. i była zgodna z art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), gdyż zawierała zasady: przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, dokonywania wydatków, badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił:
1.      uzupełnić akta pracowników o brakujące dokumenty oraz na bieżąco je aktualizować,
2.      sporządzić i zaktualizować zakresy obowiązków pracowników,
3.      opracować regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych uwzględniający unormowania zawarte w Zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 371/06,
4.      usunąć wskazane nieprawidłowości dot. naliczenia dodatku za wysługę,
5.      w trybie pilnym przeprowadzić postępowanie w celu wyłonienia dostawców na medale i puchary z cenami obowiązującymi od dnia podpisania umowy do końca roku budżetowego 2006, zgodnie z ww. Zarządzeniem,
6.      dokonać aktualizacji Zakładowego Planu Kont wraz z opisem,
7.      przestrzegać uregulowań zawartych w instrukcji obiegu dokumentów,
8.      dokumentować fakt odbierania od zatrudnionych pracowników oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej (uzupełnić informację dla obecnie zatrudnionych),
9.       dopilnować ustawowego obowiązku i zebrać informację z KRK o pracownikach zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych.
 

Informacja o wytworzeniu danych   Poprzednie wersje danych
© Urząd Miasta Szczecin link zewnętrzny Wszelkie prawa zastrzeżone Kontakt. Pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin