Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 04.10.2018 –26.11.2018 r., z przerwami w dniach: 11.10 – 26.10 oraz 31.10 przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Szpitalnych w Szczecinie przy ul. Unii Lubelskiej 1 (zw. dalej ZSSz) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2017 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 18.12.2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Szpitalnych w Szczecinie (zw. dalej ZSSz) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nieterminowym regulowaniu zobowiązań jednostki;
• ewidencjonowaniu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych bez odpowiedniego dowodu źródłowego;
• niewłaściwym ewidencjonowaniu operacji gotówkowych;
• braku potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych oraz innych dowodów księgowych;
• braku dekretacji dowodów księgowych;
• braku pełnego wykazu użytkowanych programów finansowo – księgowych;
• nieopiniowaniu zawieranych aneksów pod kątem formalno - prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych;
• terminowego regulowania zobowiązań z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych;
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych pozostałych środków trwałych;
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji;
• realizacji obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

Wykonanie dochodów budżetowych w ZSSz w 2017 r. wyniosło 584,00zł, co stanowiło 89,8 % planowanej kwoty w wysokości 650,00zł i pochodziły z wpływów z różnych dochodów.

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 803,02zł, co stanowiło 10,0 % planowanej kwoty w wysokości 8000,00 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z pozostałych odsetek (§ 092 – 3,02 zł) oraz wpływów z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej (§ 0960 – 800,00 zł).

Kontroli poddano dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 565,00 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, które sporządzono według stanu na dzień 31.12.2017 r., zostały wykazane należności w kwocie 0,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r., zostały wykazane należności w kwocie 0,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności pozostałe z tytułu dostaw towarów i usługwykazane zostały w kwocie 83,88 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

Nadpłatę z tytułu usług telekomunikacyjnych i dostawy podręczników w łącznej kwocie 83,88 zł potrącono z bieżących zobowiązań w 2018 r.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki ZSSz w wysokości 2.839.678,69 zł zrealizowane zostały w 99,7%, tj. w kwocie 2.831.416,99 zł (środki budżetowe na kwotę 2.830.613,99 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 803,02 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 75 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 224.578,50 zł, co stanowiło 8,0% wydatków jednostki ogółem,
• 34 wyciągi bankowe,
• 5 raportów kasowych,
• 2 notatki służbowe dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

    W 6. przypadkach na 73 skontrolowanych, płatność uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (opóźnienia w zapłacie wynosiły od 4 do 35 dni). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), zw. dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Stwierdzono ponadto że, aneks do umowy dotyczącej zaciągnięcia zobowiązań z tytułu korzystania z usług telekomunikacyjnych, nie został przekazany przez ówczesnego dyrektora ZSSz do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Dodatkowo w przypadku powyższego aneksu stwierdzono, że został zawarty na okres wykraczający poza rok budżetowy, przez ówczesnego, który nie posiadał stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

 Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez ZSSz wydatki wykazała, że:

• spośród 75. dowodów księgowych 6 nie zawierało podpisu osób odpowiedzialnych za kontrolę: merytoryczną i formalno - rachunkową, dodatkowo w 7. przypadkach dowód księgowy nie zawierał daty dokonania czynności kontrolnych, co było niezgodne z zapisami § 17 pkt 1 obowiązującej w ZSSz „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych” (załącznik nr 9 do zarządzenia nr 2 z dnia 05.11.2004 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową), zwanej dalej instrukcją obiegu, według których wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem;
• zapłaty 6 dowodów księgowych na łączną kwotę 2.346,45 zł, dokonano nie zatwierdzając uprzednio wydatku do zapłaty;
• w 3 przypadkach zatwierdzono wydatek do zapłaty na łączną kwotę 829,97 zł, dzień po dokonaniu faktycznej zapłaty. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami obowiązującej w ZSSz Instrukcji obiegu, według których każdorazowa wypłata należności następuje po zatwierdzeniu przez dyrektora szkoły i księgowego;
• w 44 przypadkach z 114 poddanych badaniu dowody księgowe (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe) nie zawierały wskazań dekretacyjnych, dodatkowo wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowe, powyższe nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), zw. dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
• podstawą ujęcia w ewidencji odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 112.371,00 zł w maju 2017 r. był wyciąg bankowy podczas gdy dowodem źródłowym powinno być zestawienie ustalające wysokość zaksięgowanego odpisu.

Operacje gotówkowe zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadali ówcześni główni księgowi.

We wszystkich pozostałych przypadkach skontrolowane faktury zostały poddane kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty.

We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3.000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem w sprawie zamówień), po uprzednim dokonaniu analizy rynku.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., w łącznej kwocie 195.039,05 zł, uregulowane w 2018 r. w terminach ich wymagalności. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 162.019,65 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 39.978,40 zł,
• dostaw i usług na kwotę 41,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji
i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd wykazano zobowiązania w kwocie 0,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.    

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne
z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 6. z 49. pracowników zatrudnionych
w 2017 r., tj. 12,3 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 271.404,17 zł, tj. 12,5 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.176.906,00 zł, zaewidencjonowanej w 2017 r. na § 4010 i § 4040.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

     Stwierdzono, że akta osobowe 3. spośród 6 poddanych kontroli pracowników zawierały
w części „C” arkusze analizy pracy własnej nauczyciela, nie ujęte w wykazie akt. Powyższe było niezgodne z zapisami § 6 ust. pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt, według którego akta osobowe pracownika prowadzone być powinny z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

 Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadała sekretarz szkoły.

 We wszystkich poddanych badaniu przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 204.111 zł.

W 2017 r. ZSSz skorzystał z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskał dochody w kwocie 565 zł. Na konto Gminy Miasto Szczecin odprowadzono dochód z tytułu wynagrodzenia płatnika w wysokości 525 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 751.649,15zł.

Kontrola w zakresie naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych wykazała, że:

- nie naliczono wynagrodzenia płatnika w kwocie 47 zł za okres XII.2017, czym naruszono art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r. poz. 800), według którego płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa. Jednostki budżetowe nie mogą dowolnie rezygnować z przydzielonych im w drodze ustawy źródeł dochodu, ponieważ w ten sposób i to bez uzasadnionej przyczyny, zmniejszają swoje potencjalne możliwości realizacji postawionych przed nimi zadań. 

- naliczono i wykazano w deklaracji PIT-4R wynagrodzenie płatnika za czerwiec w kwocie 82 zł, a na konto Gminy Miasto Szczecin odprowadzono jedynie kwotę 43 zł. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 11 ust. 1 uofp według którego jednostki budżetowe, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Przedstawiona do kontroli dokumentacja księgowa z 2017 r., nie zawierała deklaracji ZUS P DRA za miesiące: luty, marzec, maj, czerwiec i lipiec, a jedynie wersje robocze za ww. miesiące, które nie były podpisane przez osobę sporządzającą, tj. głównego księgowego oraz zaakceptowane przez dyrektora jednostki. Stało to w sprzeczności z obowiązującą w ZSSz Instrukcją obiegu, według której wszystkie operacje finansowe powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi.

 Zgodnie z wyjaśnieniami głównego księgowego przyczyną ww. nieprawidłowości było przeoczenie. Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadali ówcześni główni księgowi.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2017 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.), natomiast składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 584,00 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 2.830.613,97 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 803,02 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 83,88 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 650,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 2.367.164,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 464.514,69 zł (dokonano 8 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 8000,00 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017  r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.            

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie rocznych czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 3 protokoły z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy, 4 potwierdzenia sald, 2 oświadczenia (wstępne i końcowe) osoby materialnie odpowiedzialnej.

W wyniku kontroli stwierdzono, że wartość pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych wykazana w księgach rachunkowych nie była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Na koniec roku 2017 r. według ewidencji księgowej saldo: konta „013 – pozostałe środki trwałe” wynosiło 264.957,38 zł, konta „014 – zbiory biblioteczne” wynosiło 66.937,71 zł, konta „020 - Wartości niematerialnych i prawnych” – 18.353,34 zł, natomiast stan według ksiąg inwentarzowych: pozostałych środków trwałych to 267.220,48 zł, zbiorów bibliotecznych to 66.876,60 zł, a wartości niematerialnych i prawnych - 16.359,62 zł. Według wyjaśnień obecnego głównego księgowego powyższa różnica w łącznej wysokości  208,27 zł powstała w wyniku błędnych księgowań protokołów likwidacyjnych  oraz ubytków bezwzględnych.

W księdze inwentarzowej prowadzonej ręcznie dotyczącej pozostałych środków trwałych, dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób nieczytelny poprzez skreślania i zamazywania korektorem, powyższe nie było opatrzone datą dokonania poprawki, co byłoniezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Ponadto w ww. księdze inwentarzowej dokonywano zapisów, nieposiadających trwałego charakteru, tj. przy użyciu ołówka.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadali ówcześni główni księgowi.

Poleceniem księgowania z dnia 31 października 2018 r. (nr dokumentu 231) główny księgowy doprowadził do zgodności sald na powyższych kontach z ewidencją w księgach inwentarzowych (ewidencja analityczna).

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2015.

Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją. Osoby odpowiedzialne materialnie, złożyły wymagane w ww. procedurach oświadczenia: wstępne i końcowe dotyczące przeprowadzonej w 2017 r. inwentaryzacji rocznej.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące
w jednostce:

1. Zasady (polityka) rachunkowości wprowadzone Zarządzeniem nr 15/2015-2016 z dnia 26.08.2016 r. oraz Zarządzeniem nr 8a/2017 z dnia 28 grudnia 2017 roku, które regulowały m.in.: ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposób prowadzenia ksiąg, system ochrony danych;
2. Załącznik nr 3a do polityki rachunkowości (zawierający: szczegółowy opis klasyfikacji zdarzeń);
3. Załącznik nr 3b do polityki rachunkowości (zawierający: opis struktury zbiorów danych – Finanse DDJ i Rozrachunki, Rejestr VAT, Fakturowanie, Zamówienia publiczne);
4. Plan kont za rok 2017;
5. Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych w ZSSz w Szczecinie – załącznik nr 9 do zarządzenia nr 2 z dnia 05.11.2004 r.w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową;
6. System ochrony danych w jednostce (w tym: ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych, przechowywanie zbiorów, udostępnianie danych) – załącznik nr 6 do zarządzenia nr 5/2017 z 14.12.2017 r.;
7. Instrukcję inwentaryzacyjną w ZSSz w Szczecinie - załącznik nr 1 do zarządzenia nr 4/2015-2016 z dnia 25.11.2015 r.;
8. Instrukcję kasową – określająca zasady gospodarki kasowej w ZSSz – załącznik nr 12 do zarządzenia nr 2 z dnia 05.11.2004 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową;
9. Zasady kontroli zarządczej wprowadzone zarządzeniem nr 9 2015/2016 z dnia 19.02.2016 r.;
10. Regulamin pracy komisji przetargowej – załącznik nr 1 do zarządzenia nr 5/2017/2018 z dnia 30.10.2017 r.;
11. Regulamin udzielania zamówień publicznych – załącznik nr 11 do zarządzenia nr 2 z dnia 05.11.2004 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową.

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Opis systemu przetwarzania danychnie zawierał wykazu wszystkich stosowanych w jednostce programów: finansowo – księgowych, płacowo – kadrowych. Nie zawierał ponadto numerów licencji użytkowanych obecnie programów, daty wprowadzenia ich do użytkowania oraz wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

 Obowiązujące w ZSSz regulaminy i instrukcje, tj.Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych, Instrukcja inwentaryzacyjna, Instrukcja kasowa, Regulamin udzielania zamówień publicznych przywoływały nieaktualne podstawy prawne.

 Ponadto Regulamin udzielania zamówień publicznych zawierał nieprawidłowe zapisy dotyczące wartości granicznej zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.), zw. dalej ustawa pzp, tj. kwotę 14 000 euro. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 4 pkt 8 ww. ustawy pzp, według których ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Było to również niezgodne z § 3 pkt 1 w zw. z 11 ust. 1 pkt 2 Załącznika Nr 1 do zarządzenia w sprawie zamówień regulującego zasady wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych, według których zamówienia dzielą się na zamówienia wyłączone z ustawy pzp, w tym zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

 Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w ZSSz procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. zerowych deklaracji VAT-7, 5. rejestrów sprzedaży i 5 rejestrów zakupu (zerowych).

Ustalono, że w 2. przypadkach deklaracja VAT-7 za 2017 r. sporządzone zostały i przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług  Gminy Miasto Szczecin, tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stwierdzono bowiem, że deklaracja VAT-7 za czerwiec została sporządzona w dniu 11.07.2017 r. i przekazana dopiero w dniu 18.07.2017 r., deklaracja za listopad 2017 r. została przekazana w dniu 15.12.2017 r.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług był ówczesny główny księgowy.

Deklaracje VAT-7 za pozostałe miesiące 2017 r. przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Ustalono, że w 2017 r. organa kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły żadnej kontroli.

W 2017 r. przekazane zostały do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin dwie informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych:

1. za I półrocze 2017 r. – pismo (znak: ZSSzpit-070-18.01.17) z dnia 30.06.2017 r.,
2. za II półrocze 2017 r. – pismo (znak: ZSSzpit-070-18.02.17) z dnia 28.12.2017 r..

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2017 r. rolę administratora systemu, który nie mógł zmieniać własnych uprawnień, ale mógł dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą pełnił dyrektor oraz wicedyrektor ZSSz, natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Każdorazowe naliczanie i odprowadzanie pobranych dochodów z tytułu wynagrodzenia płatnika na rachunek budżetu Gminy Miasto Szczecin.
2. Każdorazowe poddawanie dowodów księgowych zatwierdzaniu wydatku do zapłaty, przed faktem dokonania zapłaty.
3. Dekretowanie wszystkich dowodów księgowych zgodnie z uor.
4. Każdorazowe poddawanie dowodów księgowych kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, w tym wyciągów bankowych.
5. Terminowe regulowanie zobowiązań.
6. Tworzenie wewnętrznych dowodów źródłowych jako podstawy do ewidencji odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
7. Dokonywanie poprawek i wpisów w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor.
8. Każdorazowe przekazywanie aneksów do umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
9. Sporządzenie wykazu programów wraz ze wskazaniem wersji użytkowanego aktualnie oprogramowania oraz dat ich wprowadzenia do użytkowania.
10. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z uor.
11. Terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7 wraz ze stosownymi rejestrami.
12. Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych.
13. Zaktualizowanie regulaminu zamówień publicznych w zakresie wartości zamówień wyłączonych z ustawy pzp.
14. Zaktualizowanie wskazanych w wystąpieniu regulaminów pod kątem podstaw prawnych.
15. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń  płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.