Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie luty – marzec 2018 r. przeprowadził Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska (zw. dalej WGKiOŚ) oraz w Biurze ds. Zamówień Publicznych UM Szczecin (zw. dalej BZP) kontrolę w zakresie realizacji zadania pn.: „Ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina”.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.05.2018 r.

            I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

            Kontrola realizacji zadania pn.: „Ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina” w okresie od dnia 3 lutego 2017 r. do 28 lutego 2018 r. wykazała nieprawidłowości polegające głównie na:

• wykonywaniu zadania przez osoby co do których wykonawca umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r. nie przedłożył dokumentów potwierdzających uprawnienia/doświadczenie,
• realizacji interwencji dot. zwierząt chronionych przy udziale lub bezpośrednio przez m. in. osoby inne niż wskazane w zaakceptowanym przez Zamawiającego wykazie osób przewidzianych do realizacji zamówienia,
• niewywiązywaniu się przez wykonawców umów dot. pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych oraz ds. zwierząt chronionych z obowiązku przedstawiania rzetelnej dokumentacji fotograficznej z podejmowanych interwencji,
• niepodejmowaniu przez WGKiOŚ działań zmierzających do wyegzekwowania od Wykonawcy obowiązków dot. przedłożenia dokumentów potwierdzających uprawnienia/doświadczenie, realizacji interwencji jedynie przez osoby wskazane w wykazie osób oraz rzetelnej dokumentacji fotograficznej,
• nieweryfikowaniu przez WGKiOŚ pozostawania w gotowości do podjęcia interwencji 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu przez wykonawcę umowy dot. pogotowia ds. zwierząt chronionych.

            II. Oceny cząstkowe

            Kontrolą objęto procedurę udzielenia zamówienia publicznego pn. „Ograniczanie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina” oraz realizację ww. zadania na podstawie:

1. umowy nr CRU/17/0000652 z dnia 3 lutego 2017 r. na odbiór, transport i utylizację padłych zwierząt poza pasem drogowym na terenie miasta Szczecina w latach 2017-2018 na kwotę 24.500,00 zł (część VI zamówienia),
2. umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r. na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt chronionych na terenie miasta Szczecina w latach 2017-2018 na kwotę 115.989,00 zł (część I zamówienia),
3. umowy nr CRU/17/0000654 z dnia 6 lutego 2017 r. na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych na terenie miasta Szczecina w latach 2017-2018 na kwotę 99.015,00 zł (część II zamówienia),
4. umowy nr CRU/17/0000710 z dnia 6 lutego 2017 r. na wykonywanie odłowów redukcyjnych dzików oraz odłowów innych zwierząt łownych na trenie miasta Szczecina w latach 2017-2018 na kwotę 430.500,00 zł (część III zamówienia).

Kontrola wykazała występowanie przypadków, w których interwencje dot. zwierząt chronionych podejmowane były przez osoby nie ujęte w wykazie osób przewidzianych do realizacji zamówienia, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r. na prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt chronionych na terenie miasta Szczecina w latach 2017 – 2018 (np. w dniu 23 marca 2017 r. interwencja dotycząca rannej mewy przy Jelenim Stawie). Naruszyło to postanowienia § 3 ust. 9 ww. umowy, wg którego Wykonawca zobowiązany był do zapewnienia wykonania przedmiotu zamówienia jedynie przy pomocy wykwalifikowanej kadry posiadającej konieczną wiedzę i doświadczenie do wykonywania czynności wchodzących w skład przedmiotu zamówienia, wskazanej przez Wykonawcę - na dzień zawarcia umowy - na liście osób stanowiącej załącznik nr 2 do umowy.

Wg wyjaśnień złożonych przez Dyrektora WGKiOŚ, „od samego początku realizacji umowy, przy podejmowanych interwencjach z gatunkami chronionymi Wykonawcy bądź osobie z jego zespołu asystował XXXX. Drugą osobą, która asystowała przy interwencjach z gatunkami chronionymi była XXXX. Ww. oznacza, że w okresie od dnia zawarcia umowy nr CRU/17/0000653, tj. od 3 lutego 2017 r. do 10 maja 2017 r. interwencje dotyczące zwierząt chronionych realizowane były przy udziale lub bezpośrednio przez ww. dwie osoby, pomimo że nie były one wskazane w wykazie osób przewidzianych do realizacji zamówienia. 

Wbrew postanowieniom § 3 ust. 10 zdanie 1 ww. umowy, Wykonawca umowy nr CRU/17/0000653 do dnia 10 maja 2017 r. nie poinformował WGKiOŚ o zaistniałej sytuacji, pomimo, że był do tego zobowiązany w każdym przypadku zaistnienia jakiejkolwiek przeszkody uniemożliwiającej wykonanie obowiązków przy pomocy osób, o których mowa w załączniku do umowy wraz z przedstawieniem listy zastępczej.

Dopiero w dniu 10 maja 2017 r. Wykonawca umowy nr CRU/17/0000653 przedłożył WGKIOŚ dokument „Wykaz osób - uzupełnienie", w którym wskazano do realizacji zamówienia dodatkowo - w porównaniu z wykazem z dnia 3 lutego 2017 r. ww. dwie osoby. Kontrola wykazała jednak, że nie załączono dokumentacji potwierdzającej posiadane przez te osoby uprawnienia bądź doświadczenie, co naruszyło postanowienia § 3 ust. 10 zdanie 2 umowy wg którego osoby wskazane przez Wykonawcę na liście zastępczej, powinny posiadać uprawnienia/doświadczenie nie mniejsze niż wymagane warunkami zamówienia wskazanymi w rozdziale V pkt. 2 ppkt 1 lit. b SIWZ.

Pomimo ww. braków - do czasu zakończenia kontroli WKiAW - Inspektor WGKiOŚ nie zwrócił się do Wykonawcy umowy nr CRU/17/0000653 o uzupełnienie dokumentacji dot. uprawnień/ doświadczenia ani też nie wyraził formalnie zgody na posłużenie się przez Wykonawcę ww. osobami z listy zastępczej, co było niezgodne z § 3 ust. 10 zdanie 3 umowy, wg którego Zamawiający miał wyrazić zgodę na posłużenie się przez Wykonawcę osobami z listy zastępczej.W związku z tym od dnia 3 lutego do dnia zakończenia kontroli, ww. 2 osoby były osobami nieuprawnionymi do realizacji - bezpośrednio lub przy udziale - interwencji dot. zwierząt chronionych.

Ustalono też, że w sprawozdaniach z interwencji w sprawie zwierząt chronionych/łownych na terenie miasta Szczecina nie podawano osoby, która realizowała daną interwencję (nie było we wzorze odpowiedniej rubryki), co uniemożliwiało weryfikację przez WGKiOŚ obowiązku określonego w § 3 ust. 9 umowy tj. czy interwencje były realizowane jedynie przez osoby ujęte w wykazie osób stanowiącym załącznik nr 2 do umowy.

Kontrola wykazała ponadto, że Wykonawca umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r.nie mógł w sposób rzetelny spełnić wymagania dotyczącego świadczenia gotowości do podjęcia interwencji 24 godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu w zakresie dot. zdarzeń z udziałem zwierząt chronionych, o którym mowa § 2 ust. 1 umowy nr CRU/17/0000653.

 Ustalono bowiem, że jedyną osobą uprawnioną do transportu zwierząt (tj. posiadającą wymaganą licencję) zarówno w firmie Wykonawcy umowy nr CRU/17/0000654 z  dnia 6 lutego 2017 oraz umowy nr CRU/17/0000710 z dnia 6 lutego 2017 r. (pogotowie interwencyjne ds. zwierząt łownych, odłowy) jak i w firmie Wykonawca umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r. była ta sama osoba. Jedynym pojazdem do realizacji zamówienia wskazanym w ofercie na realizację części I, II, III był Ford Transit.. Stwierdzono, że Wykonawca umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r. w dziewięciu przypadkach w ciągu jednego dnia (tj. w dniach: 23 kwietnia 2017 r., 12-15 lipca 2017 r., 25 sierpnia 2017 r., 06, 26 ,29 września 2017 r.), wykonywał po dwa transporty odłowionych przez Wykonawcę umowy nr CRU/17/0000710 z dnia 6 lutego 2017 r. zwierząt do ośrodka hodowli zwierzyny w Manowie. Powyższe oznaczało więc konieczność pokonania ok. 760 km w ciągu jednego dnia (odległość ze Szczecina do Manowa wynosi około 190 km w jedną stronę), co wiązało się z kolei z nieobecnością w Szczecinie jedynej osoby uprawnionej do transportu zwierząt oraz brakiem ww. samochodu Ford Transit. Podkreślenia wymaga, że według § 3 ust. 19 umowy nr CRU/17/0000653 Wykonawca  miał podejmować interwencje, niezwłocznie jednak nie później niż w ciągu dwóch godzin od momentu otrzymania zgłoszenia zdarzenia. W toku kontroli stwierdzono ponadto, że Wykonawca umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r. przy użyciu ww. samochodu realizował także usługi na terenie gminy Dobra w przypadku umowy dot. odłowów dzików zawartej w sierpniu 2017 r. (termin realizacji 31 grudnia 2017 r.) i umowy dot. pogotowia ds. zwierząt łownych zawartej w grudniu 2017 r. (termin realizacji do 31 grudnia 2018 r.).

 Stwierdzono również, że wykonawcy umów dot. pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych oraz ds. zwierząt chronionych nie wywiązywali się z obowiązku przedstawienia rzetelnej dokumentacji fotograficznej z podejmowanych interwencji.

Dokumentacja fotograficzna załączona przez ww. wykonawców zawierała jedynie 73 fotografie, które nie były opisane datą, godziną, nazwą zwierzęcia, nie można było też stwierdzić w jakim miejscu i przez kogo zostały wykonane.

Stanowiło to naruszenie § 3 ust. 15 umowy nr CRU/17/0000653 dot. pogotowia ds. zwierząt chronionych oraz § 3 ust. 17 umowy nr CRU/17/0000654 dot. pogotowia ds. zwierząt łownych, według których wykonawcy mieli prowadzić sprawozdawczość i dokumentacje fotograficzną w zakresie świadczonej usługi. Działanie takie naruszało ponadto przepis § 6 ww. umów, według których, wykonawca miał prowadzić sprawozdawczość i konieczną dokumentację fotograficzną w zakresie świadczonej usługi i przekazywać ją Zamawiającemu. Do czasu zakończenia kontroli  WGKiOŚ nie zwrócił się o uzupełnienie ww. dokumentacji.

Osobą bezpośrednio nadzorującą realizację umowy dot. pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt chronionych był inspektor WGKiOŚ. Z kolei umowę dot. pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych nadzorował podinspektor WGKiOŚ.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w procedurze udzielenia zamówienia publicznego pn. „Ograniczenie problemów związanych z dzikimi zwierzętami z terenu miasta Szczecina” na lata 2017-2018 oraz realizacji pozostałych umów.

III. Uwagi i zalecenia

    Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzeniaw sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił.

1. wyegzekwować od umowy nr CRU/17/0000653 z dnia 3 lutego 2017 r.brakującą dokumentację w zakresie posiadanych uprawnień, wiedzy i doświadczenia przez osoby realizujące interwencje dot. zwierząt chronionych.
2. Wykazywanie osób realizujących interwencje w sprawozdaniach z interwencji w sprawie zwierząt chronionych z terenu miasta Szczecina.
3. Podejmowanie działań w celu zapewnienia realizacji usług przez osoby zgłoszone w WGKiOŚ.
4. Weryfikację wymogu pozostawania w gotowości do podjęcia interwencji 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu przez wykonawcę umowy dot. pogotowia ds. zwierząt chronionych.
5. Egzekwowanie od Wykonawców dokumentacji fotograficznej z przeprowadzonych interwencji zawierających co najmniej: datę, godzinę, lokalizację interwencji.