Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 02.02.2018 r. do 07.03.2018 r. przeprowadził kontrolę w Ogólnokształcącej Szkole Muzycznej I Stopnia w Szczecinie przy ul. Bolesława Śmiałego 42-43, w zakresie gospodarki finansowo -  księgowej za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 8 marca 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 kwietnia 2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Ogólnokształcącej Szkole Muzycznej I Stopnia w Szczecinie (zw. dalej OSM) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• niezgodności miesięcznej i rocznej sprawozdawczości budżetowej z ewidencją księgową, począwszy od sierpnia 2017 r.,
• nieprzekazaniu na konto ZFŚS korekty odpisu na fundusz za 2017 r. w kwocie 4.253 zł,
• niezaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych na dzień 31.12.2017 r. nadpłat i niedopłat z tytułu odpłatności za wyżywienie,
• niedokonaniu weryfikacji kont księgowych na dzień 31.12.2017 r.,
• niepodejmowaniu czynności windykacyjnych wobec dłużników z tytułu najmu pomieszczeń oraz nieutworzeniu odpisu aktualizującego należności na dzień 31.12.2017 r.,
• nieprzestrzeganiu obowiązujących w jednostce procedur kontroli i obiegu dokumentów oraz nieobjęciu czynnościami kontrolnymi dowodów księgowych wymienionych w art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor),
• nieujęciu w deklaracji VAT-7 sprzedaży z tytułu wystawienia duplikatów legitymacji i świadectw,
• niewykonaniu czynności inwentaryzacyjnych na dzień 31.12.2017 r., w tym także spisu z natury w kasie i magazynie,
• braku ewidencji inwentarzowej środków trwałych (ewidencja ręczna),
• niezarchiwizowaniu danych finansowo – księgowych za 2017 r. na nośniku zewnętrznym,
• nieuzgodnieniu wartości majątku wykazanej w księgach rachunkowych z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• naliczania wynagrodzeń bieżących i dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w tym zgodności naliczania wynagrodzeń z dokumentacją pracowniczą i decyzjami dyrektora OSM,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

W 2017 r. i 2018 r. funkcję głównego księgowego OSM pełniły 4 osoby:

1. Pierwsza osoba – do dnia 31.08.2017 r.
2. Druga osoba – od dnia 01.09.2017 r. do dnia 30.09.2017 r.
3. Trzecia osoba – od dnia 01.10.2017 r. do dnia 25.01.2018 r.
4. Czwarta osoba – od dnia 08.01.2018 r. (zw. dalej głównym księgowym)

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane OSM w 2017 r. wyniosły 9.919,75 zł. Na dochody składały się wpływy zaewidencjonowane w §0970 – Wpływy z różnych dochodów rozdziału 80132w kwocie 1.544,95 zł i rozdziału 80195 w kwocie 8.374,80 zł.

Według kwartalnego sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów w 2017 r. (zw. dalej WRD), dochody OSM w rozdziale 80132 wyniosły ogółem 463.287,41 zł.

Kontroli poddano sprzedaż zaewidencjonowaną w październiku 2017 r. w kwocie ogółem 27.822,83 zł, w tym zaewidencjonowaną na § 0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych oraz na § 0830 - Wpływy z usług.

Kontroli poddano zapisy 10 umów na najem wraz z aneksami.

Kontrolą objęto wpłaty za obiady, wniesione na rachunek bankowy WRD w październiku 2017 r. na kwotę łączną 34.791,18 zł, dotyczące 311 osób korzystających z tych obiadów. Wpłaty dotyczyły zarówno opłat za październik jak i opłat za listopad, a w pojedynczych przypadkach także innych miesięcy. W toku kontroli sprawdzono kompletność i prawidłowość zaewidencjonowania wpłat na konto 700-02 – wyżywienie. Dokonano rozliczenia wyżywienia za październik 2017 r. poprzez przyporządkowanie wszystkich wpłat wniesionych za wyżywienie do konkretnych uczniów i pracowników oraz refundacji dokonanych przez instytucje opieki społecznej i Radę Rodziców.

Kontroli poddano także pożyczki i darowizny dokonane na rzecz OSM przez Radę Rodziców w kwocie ogółem 50.500 zł.

W toku kontroli nie sprawdzono prawidłowości księgowań analitycznych na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej w zakresie dochodów, z uwagi na brak możliwości wygenerowania takich zestawień z systemu VULCAN przez głównego księgowego.

Kontrola prawidłowości faktur wystawionych za najem w październiku 2017 r. wykazała, że kwoty obciążeń nie wynikały wprost z zawartych umów w zakresie godzin najmu i cen za najem. Zapisy umów najmu dopuszczały zmiany zasad najmu w zakresie rodzaju pomieszczeń i terminu korzystania z nich, jednak kierownik administracyjno – gospodarczy nie przekazywał ówczesnemu głównemu księgowemu dokumentacji dotyczącej faktycznego korzystania z najmu. Według kontrolującego, dokumentacja taka powinna stanowić podstawę do wystawienia faktur sprzedaży, po wcześniejszym dokonaniu przez tegoż głównego księgowego kontroli formalno rachunkowej. W toku kontroli stwierdzono ponadto, że:

• w 1. przypadku obciążono najemcę kwotą najmu zawyżoną o 14,69 zł,
• w 1. przypadku wystawiono fakturę za październik, w której dodatkowo uwzględniono najem za wrzesień 2017 r., mimo że umowa obowiązywała od 30.10.2017 r.,
• w przypadku 4. z 10. umów najmu, aneksy wystawione do tych umów w dniu 02.11.2017 r., na mocy których zmienione zostały stawki za najem, nie zawierały wskazań w zakresie daty obowiązywania zmian,
• w przypadku 1. najemcy, wystąpiła niezgodność terminu zapłaty wskazanego w fakturze (14 dni od daty wystawienia faktury) z umownym terminem zapłaty (14 dni od doręczenia faktury), przy czym jednostka nie posiadała datowanego potwierdzenia otrzymania faktury przez najemcę.

W toku kontroli rozliczeń z tytułu wyżywienia stwierdzono, że rozrachunki (nadpłaty i niedopłaty) nie były uzgadniane na koniec okresów sprawozdawczych z osobami pełniącymi w 2017 i 2018 r. funkcję głównego księgowego. W wyniku powyższego, nadpłaty w kwocie ogółem 240,87 zł i niedopłaty w kwocie ogółem 9,60 zł nie zostały na dzień 31.12.2017 r. zaewidencjonowane w księgach rachunkowych OSM za 2017 r. i wykazane w sprawozdawczości. Według wyjaśnień głównego księgowego, ww. rozrachunki powinny zostać zaewidencjonowane na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki, w korespondencji z kontem 700 – Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia. Powyższe nie wypełniało zapisówart. 6 ust. 1 uor, według których w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W 2017 r. na konto OSM wpłynęły środki pieniężne z Rady Rodziców, na które w księgach rachunkowych nie było potwierdzenia w postaci dokumentu źródłowego:pożyczka na kwotę 9.000 zł (wyciąg bankowy WRD nr 5/2017 z dnia 09.01.2017 r.)i darowizna na kwotę 9.000 zł (wyciąg bankowy WRD nr 5/2017 z dnia 09.01.2017 r.). Oprócz ww. kwot, w dniu 03.04.2017 r. OSM otrzymała także od Rady Rodziców pożyczkę na kwotę 32.500 zł, do której dyrektor przedstawił umowę w sprawie pożyczki, zawartą w dniu 31.03.2017 r.

 OSM jako jednostka organizacyjna Gminy Miasto Szczecin, wykonująca zadania statutowe w formie jednostki budżetowej, podlegała zapisom ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), która regulowała m.in. kwestie pożyczek i kredytów, a w tym limitu zobowiązań z tytułu zaciąganych kredytów i pożyczek (art. 212 ust. 1 pkt 6 uofp), upoważnień (art. 212 ust. 2 pkt 1 uofp) oraz reprezentacji (art. 262 uofp). W świetle powyższych uregulowań, dyrektor nie był upoważniony do zaciągania ww. zobowiązań z tytułu umów pożyczek.

Darowizny trójki klasowej w postaci drukarki i mebli (dow. 008/01/17) na kwotę łączną 1.939 zł oraz darowizny do biblioteki w kwocie 667,90 zł (dow. 877/12/17) zaewidencjonowane zostały na koncie 760 (budżet) w rozdziale 80132 § 097.

W OSM nie naliczano odsetek ustawowych za nieterminowe regulowanie należności w oparciu o zapis zamieszczony w opisie konta 750 – Przychody finansowe zawartym w załączniku nr 2 (zw. dalej ZPK) do obowiązujących w OSM „Zasad (polityki) rachunkowości” wprowadzonych Zarządzeniem nr 197/11 z dnia 14.04.2011 r. ze zm. (zw. dalej zasadami rachunkowości), według którego odsetki za zwłokę w zapłacie należności nalicza się na koniec każdego kwartału jeżeli kwota należnych odsetek przekracza równowartość trzykrotnej opłaty pocztowej jak za list polecony.

 1.2. Należności

Według sprawozdawczości za 2017 r. (bilans, sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2016 r. i sprawozdanie RB-34S), należności OSM z tytułu dostaw i usług wyniosły 2.686,88 zł.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kontrola wykazała, że do dnia 15.02.2018 r. nie zostały uregulowane należności OSM na kwotę łączną 1.286,44 zł, tj. 47,9 % ww. należności ogółem w kwocie 2.686,88 zł, a w stosunku do dłużników nie zostały podjęte żadne czynności windykacyjne. Powyższe nie wypełniało zapisów art. 42 ust. 5 uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

W toku kontroli stwierdzono także, że z należności nieuregulowanych na dzień 15.02.2018 r., termin zapłaty należności w kwocie 1.166,44 zł upłynął do dnia 31.12.2017 r., a na koniec roku obrotowego nie dokonano wyceny tych należności poprzez ustalenie kwoty wymaganej zapłaty. Kwota wymaganej zapłaty oznaczała w przypadku należności przeterminowanych obowiązek naliczenia odsetek i utworzenia odpisu aktualizującego, na co wskazano zarówno w załączniku nr 1 do zasad rachunkowości, dotyczącym metod wyceny aktywów i pasywów jak i w opisie do konta 290 – Odpisy aktualizujące należności, zawartym w ZPK. Na koniec 2017 r. nie został wykonany odpis aktualizujący należności do faktury nr OSM/17/F/52 z dnia 31.10.2017 r. na kwotę 586,43 zł, której termin zapłaty przypadał na 14.11.2017 r. Odpis powinien zostać utworzony i zaksięgowany na dzień 31.12.2017 r. w wysokości 30 % należności, tj. w kwocie 175,93 zł, zgodnie z opisem do ww. konta 290.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na koncie 202 – Rozrachunki z odbiorcami.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki zrealizowane przez OSM w 2017 r. na kwotę 617.311,42 zł, tj. 7 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 8.797.147,55 zł, wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S na dzień 31.12.2017 r.

W toku kontroli ww. wydatków, analizie poddano 23 dowody źródłowe. Kontrolę przeprowadzono w zakresie poprawności sporządzania, kontroli bieżącej, sposobu dekretacji oraz przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej. Kontroli sposobu ewidencji dowodów w księdze dokonano na podstawie wydruku „Dokumentu księgowego” i wydruku dokumentu „Dekretacja”, załączonych do poszczególnych faktur, a nie na podstawie księgowań analitycznych na kontach kosztów i paragrafach klasyfikacji budżetowej potwierdzonych stosownym wydrukiem, z uwagi na brak takich wydruków.

 Kontroli poddano także potwierdzanie realizacji czynności kontrolnych wykonywanych w IV kwartale 2017 r., na przykładzie dokumentów wydatkowych zaewidencjonowanych w księdze rachunkowej środków budżetowych.

W toku kontroli nie sprawdzono prawidłowości księgowań analitycznych na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej w zakresie wydatków i kosztów, z uwagi na brak możliwości wygenerowania takich zestawień z systemu VULCAN przez głównego księgowego.

W toku kontroli stwierdzono, że na konto ZFŚS nie została przekazana kwota 4.253 zł stanowiąca korektę odpisu, na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia i przeciętnej liczby zatrudnionych na koniec 2017 r., mimo że wykonanie w § 4440 – Odpis na ZFŚS zostało wykazane w sprawozdaniu RB-28S za 2017 r. w wysokości uwzględniającej ww. kwotę.

Kontrola wykazała, że w przypadku realizacji płatności za zakup na podstawie faktury proforma, do ksiąg rachunkowych wprowadzana była pod dwoma różnymi numerami rejestrowymi dowodów, zarówno faktura proforma jak i faktura ostateczna. Powyższy sposób ewidencji powodował „sztuczne” zawyżanie obrotów rozrachunków z kontrahentami.

W toku kontroli stwierdzono, że zwrot kosztów podróży służbowej (dow. nr 45/01) został zawyżony o 15 zł. Pracownik przebywał w dniu 31.01.2017 r. w podróży służbowej trwającej 10 godzin, za które naliczona została dieta w wysokości 30 zł. Według § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety.

W przypadku 3. dowodów poddanych kontroli stwierdzono, że wskazania dekretacyjne były nieprawidłowe lub niezgodne z faktycznym księgowaniem: w 1. przypadku wskazano § 4700, winien być § 4270, ale zaksięgowano poprawnie, w 1. przypadku wskazano konto kosztów 401, a winno być konto 402, zaksięgowano na niepoprawnie wskazane konto 401, w 1. przypadku wskazano rozdział 80142, a zaksięgowano na rozdział 80148.

Stwierdzono także, że 5 dowodów poddanych kontroli nie zawierało podpisu potwierdzającego wykonanie kontroli merytorycznej, 7 dowodów - podpisu potwierdzającego wykonanie kontroli formalno – rachunkowej, 1 dowód – podpisu głównego księgowego i 4 dowody – akceptacji dyrektora. Pod dowodami PK, którymi zaksięgowane zostały odpisy na ZFŚS nie było ponadto dokumentu źródłowego, w którym wskazano planowane przeciętne zatrudnienie stanowiące podstawę do naliczenia odpisu i przekazania kolejnych transz na rachunek ZFŚS.

Stwierdzono ponadto, że 8 umów wydatkowych zawartych przez OSM na 2017 r. nie zawierało potwierdzenia wykonania kontroli formalno – prawnej i/lub parafowania przez głównego księgowego.

Przegląd 265. dokumentów finansowo – księgowych (w tym dokumentów zbiorczych) pod kątem kompletności podpisów potwierdzających kontrolę merytoryczną, formalno – rachunkową, akceptację głównego księgowego oraz potwierdzenie dokonanej płatności, zaewidencjonowanych w księdze budżetu w okresie od września do grudnia 2017 r. wykazał że:

• 84 ze 102. wyciągów bankowych,stanowiących według art. 20 ust. 2 pkt 1 uor dowody zewnętrzne obce,nie zawierały podpisu potwierdzającego przeprowadzenie kontroli dokumentu,
• z 265. systemowych wydruków „Dokument księgowy”, 41 nie zawierało podpisu głównego księgowego, a 214 - podpisu dyrektora,
• z 175. faktur i rachunków, na pieczątce służącej w OSM do potwierdzania dokonanych kontroli, w 134. przypadkach nie było podpisu potwierdzającego kontrolę formalno – rachunkową, w 13. przypadkach – kontrolę merytoryczną i w 130. przypadkach - podpisu potwierdzającego akceptację dyrektora.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych i zgodnie z terminami wskazanymi w fakturach / rachunkach / umowach / obowiązujących przepisach.

Wszystkie faktury dotyczące zakupu majątku podlegającego ewidencji w księgach inwentarzowych, zawierały zapis o przyjęciu na stan, ze wskazaniem nadanego numeru inwentarzowego.

 2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2017 r., zobowiązania OSM wyniosły ogółem 720.665,33 zł i dotyczyły:

• zobowiązań z tytułu dostaw i usług w kwocie 26.870,68 zł,
• zobowiązań wobec budżetów w kwocie 37.485,71 zł, w tym podatku dochodowego od osób fizycznych w kwocie 36.997 zł i podatku VAT w kwocie 488,71 zł,
• zobowiązań z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 236.215,19 zł,
• zobowiązań z tytułu wynagrodzeń w kwocie 420.093,75 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono, że ówczesny główny księgowy nie wystąpił z wnioskiem o zmianę planu na WRD, mimo że na dzień 31.12.2017 r. posiadał zobowiązanie w kwocie 24.073,31 zł, dotyczące usługi cateringu wykonanej na rzecz OSM w okresie 1 – 21.12.2017 r. oraz podatku VAT należnego za grudzień 2017 r. w kwocie 488,71 zł, których termin zapłaty upływał na początku 2018 r. Powyższe umożliwiały zapisy § 4 Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty ze zm., według których kierownicy samorządowych jednostek budżetowych mogą dokonywać zmian w planach finansowych wydzielonego rachunku polegających na przeniesieniach dochodów i wydatków nimi finansowanych w obrębie rozdziału. Kierownik jednostki w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany zawiadamia o dokonanej zmianie Prezydenta Miasta poprzez wydział nadzorujący, jednak nie później niż do 5 – go dnia miesiąca następnego.

W toku kontroli stwierdzono, że OSM dokonała zwrotu na rachunek Gminy Miasto Szczecin niewykorzystanych środków finansowych, mimo że posiadała na dzień 31.12.2017 r. zobowiązania dotyczące 2017 r., w pełni pokrywające kwoty przekazanych nadwyżek środków pieniężnych. W dniu 29.12.2017 r. wykonane zostało zerowanie salda bankowego, w wyniku czego OSM przekazała na konto Gminy następujące środki:

1. Z konta budżetu (wb nr 173/2017, dow. 854/12/17) kwotę 62.206,29 zł.
2. Z konta WRD (wb nr 210/2017, dow. 358/12/17) kwotę 24.554,71 zł.

Kwoty zobowiązań wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach 201 – Rozrachunki z dostawcami, 225 – Rozrachunki z budżetami, 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno - prawne i 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń oraz kwotą ogółem zobowiązań wykazaną w sprawozdaniach budżetowych za 2017 r.: Rb-28S i RB-34S.

Wśród zobowiązań nie wystąpiły zobowiązania powyżej 12 – tu miesięcy.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 4. ze 142. pracowników zatrudnionych w 2017 r., w tym ostatniego pracownika pełniącego w 2017 r. funkcję głównego księgowego, kierownika gospodarczego prowadzącego jednocześnie kasę OSM, nauczyciela oraz pracownika obsługi, pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 156.815,45 zł, tj. 3 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 5.471.318,43 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 9.234,59 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2016 r. na § 4040, do wypłaty w 2017 r. (2 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 410.228,62 zł według sprawozdania Rb-28S).

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej, stwierdzono, że dyrektor nie powierzył osobom pełniącym funkcję głównego księgowego OSM obowiązków i odpowiedzialności wymienionych w art. 54 ust. 1 pkt 3 uofp, według którego głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność m.in. w zakresie dokonywania wstępnej kontroli:

a)  zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b)  kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Brak powierzenia obowiązków w ww. zakresie dotyczył także osoby pełniącej funkcję głównego księgowego w 2018 r.

Kontrola wykazała, że w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku głównego księgowego do dnia 25.01.2018 r., 2. umowy o pracę zawarte z pracownikiem obejmowały częściowo taki sam zakres czynności. Zakres czynności ówczesnego głównego księgowego zatrudnionego na pełnym etacie obejmował m.in. analizę i weryfikację dokumentacji pod względem rozliczeń podatku VAT, prowadzenie rejestrów VAT, sporządzanie deklaracji VAT oraz obsługę JPK. Takie same czynności wymienione zostały w zakresie czynności dotyczącym umowy o pracę zawartej z ówczesnym głównym księgowym, w związku z dodatkowym zatrudnieniem na stanowisku starszego referenta, w wymiarze ¼ etatu. Według wyjaśnień dyrektora, nie doszło do zdublowania czynności, ponieważ zakres czynności głównego księgowego był nieaktualny. Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej),zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono ponadto, że:

• w aktach osobowych pracowników przechowywane były oryginały zaświadczeń o szkoleniach pracowników, a według § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych), pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów oraz może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii,
• dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. podanie, CV, kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie,znajdowały się w części B zamiast w części A akt osobowych, tj. niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1, rozporządzenia w sprawie akt osobowych,według którego w części A powinny być przechowywanedokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w aktach osobowych zgromadzona była dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy pracowników, w tym wnioski urlopowe i karty nieobecności, które zawierały ponadto różnorodne skreślenia i poprawki, a zgodnie z § 8 pkt 1 ww. rozporządzenia, ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie akt osobowych był specjalista ds. kadr oraz osoba  zatrudniona na zastępstwo od 07.11.2017 r.

We wszystkich przypadkach wynagrodzenia naliczone zostały na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania obowiązującym w OSM.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

W pozostałym zakresie dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.

Specjalista ds. kadr zatrudniony na zastępstwozałożył w wersji elektronicznej roczne karty ewidencji czasu pracy dla wszystkich pracowników.

 4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2017 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 542.329 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 2.190.043,22 zł.

Według deklaracji VAT-7 za październik 2017 r., kwota podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego wyniosła 790,26 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że na koncie 760 – Pozostałe przychody operacyjne nie zostało zaksięgowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków oraz wynagrodzenie przysługujące płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w kwocie ogółem 130,40 zł (wynagrodzenie płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w kwocie 115 zł i składek ZUS w kwocie 15,40 zł),dotyczące listopada 2017 r.

Osobą odpowiedzialną za ewidencję księgową w listopadzie 2017 r. był ówczesny główny księgowy.

Kontrola wykazała także, że ówczesny główny księgowy, odpowiedzialny w październiku 2017 r. za rozliczenia OSM z tytułu VAT nie sporządził faktury wewnętrznej obejmującej sprzedaż w kwocie 27 zł z tytułu wystawienia duplikatów legitymacji i świadectw w październiku 2017 r. (§ 069 - Wpływy z różnych opłat), zwolnioną na mocy art. 43 ust. 1 pkt 26 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zw. dalej ustawą o VAT). Sprzedaż ta nie została także uwzględniona w deklaracji VAT-7 za październik 2017 r.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2016 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

W 2017 r. OSM korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podatek naliczony, zawarty w deklaracji VAT-7 za październik 2017 r. w kwocie 22,53 zł, ustalony został przy zastosowaniu prewspółczynnika w wysokości 5%. Wartość prewspółczynnika na 2017 r. ustalona została na podstawie sprzedaży za 2016 r. w wysokości 4,07 %, a następnie zaokrąglona do pełnej liczby całkowitej w górę, zgodnie z zapisami §369 Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin.

Deklaracja VAT-7 za październik 2017 r. sporządzona została z datą 10.11.2017 r. Kwota podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego w wysokości 790,26 zł przekazana została na konto Gminy Miasto Szczecin w dniu 13.11.2017 r. Wszystkie kwoty wykazane w deklaracji były zgodne z kwotami wynikającymi z rejestru sprzedaży i rejestru zakupu za październik 2017 r.

 5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2017 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych:

1. Plan dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 10.026 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 8.376 zł (plan na 01.01.2017 r. w kwocie 1.650 zł).
2. Wykonanie dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 9.919,75 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 106,25 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 8.393.066,43 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 1.190.809,43 zł (plan na 01.01.2017 r. w kwocie 7.202.257 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 8.330.860,14 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 62.206,29 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD:

1. Plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 440.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 24.000 zł (plan na 01.01.2017 r. w kwocie 416.000 zł).
2. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 463.287,41 zł i było większe od ww. planu po zmianach o 23.287,41 zł.

W toku kontroli dokonano także porównania danych wykazanych w miesięcznych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, za miesiące od lipca do listopada 2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że kwoty ogółem wykonania dochodów i wydatków za 2017 r. wykazane w sprawozdaniach Rb-27S, Rb-28S i RB-34S były niezgodne z ewidencją księgową. Kontrola wykazała następujące różnice pomiędzy ewidencją księgową, a sprawozdawczością:

1. Według sprawozdania Rb-27S wykonanie dochodów wyniosło 9.919,75 zł, a według ewidencji księgowej 8.751,60 zł. Stwierdzono różnice In+/In- w 2. rozdziałach klasyfikacji budżetowej na kwotę 1.186,15 zł.
2. Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków wyniosło 8.330.860,14 zł, a według ewidencji księgowej 8.324.956,89 zł. Stwierdzono różnice In+/In- w 6. rozdziałach klasyfikacji budżetowej na kwotę 351.243,89 zł.
3. Według sprawozdania RB-34S wykonanie dochodów wyniosło 463.287,41 zł, a według ewidencji księgowej 351.277,08 zł. Stwierdzono różnice In+/In- w 2. rozdziałach klasyfikacji budżetowej na kwotę 113.510,93 zł.
4. Według sprawozdania RB-34S wykonanie wydatków wyniosło 463.287,41 zł, a według ewidencji księgowej 487.178,54 zł. Stwierdzono różnice In+/In- w 2. rozdziałach klasyfikacji budżetowej na kwotę 24.467,65 zł.

W wyniku porównania danych wykazanych w miesięcznych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, za miesiące od lipca do listopada 2017 r., stwierdzono ponadto, że:

1. Ostatnim miesiącem, w którym dane ze sprawozdania Rb-28S były zgodne z ewidencją księgową był lipiec 2017 r., za który sprawozdanie sporządził ówczesny główny księgowy. Kontrolą nie objęto sprawozdania Rb-27S, z uwagi na brak danych systemowych. Próby podejmowane przez głównego księgowego w celu uzyskania z systemu Vulcan zestawienia budżetowego w zakresie dochodów nie powiodły się. Mimo wprowadzenia danych niezbędnych do utworzenia wydruku, system generował komunikat o treści „Brak danych”. 
2. Według sprawozdania Rb-28S za sierpień 2017 r. wykonanie wydatków wyniosło 5.647.777,70 zł, a według ewidencji księgowej 5.647.731,33 zł. Różnica w kwocie 46,37 zł dotyczyła rozdziału 80103 § 4300. Sprawozdanie sporządził ówczesny główny księgowy. Kontrolą nie objęto sprawozdania Rb-27S, z uwagi na ww. brak danych systemowych.
3.  Według sprawozdania Rb-28S za wrzesień 2017 r. wykonanie wydatków wyniosło 6.314.925,39 zł, a według ewidencji księgowej 6.313.397,38 zł (różnica w kwocie 1.528,01 zł). Według sprawozdania Rb-34S za III kwartał 2017 r. wykonanie dochodów wyniosło 385.738,08 zł, a według ewidencji księgowej 375 zł (różnica 385.363,08 zł). Według sprawozdania Rb-34S wykonanie wydatków wyniosło 321.708,41 zł, a według ewidencji księgowej 328.171,16 (różnica 6.462,75 zł). Sprawozdanie sporządził ówczesny główny księgowy. Kontrolą nie objęto sprawozdania Rb-27S, z uwagi na ww. brak danych systemowych.
4. Według sprawozdania Rb-27S za październik 2017 r. wykonanie dochodów wyniosło 1.285,34 zł, a według ewidencji księgowej 117,19 zł (różnica 1.168,15 zł). Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków wyniosło 6.992.273,16 zł, a według ewidencji księgowej 6.992.792,90 zł (różnica 519,74 zł). Sprawozdania sporządził ówczesny główny księgowy.
5. Według sprawozdania Rb-27S za listopad 2017 r. wykonanie dochodów wyniosło 9.790,54 zł, a według ewidencji księgowej 8.622,39 zł (różnica 1.168,15 zł). Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków wyniosło 7.664.399,94 zł, a według ewidencji księgowej 7.664.7899,28 zł (różnica 389,34 zł). W dokumentacji OSM nie było wersji papierowej sprawozdań. Sprawozdania sporządził ówczesny główny księgowy.

Kontrola wykazała ponadto, że w sprawozdaniu RB-28S za 2017 r. wykazane zostały dane niezgodne ze stanem faktycznym w zakresie dotyczącym wykonania odpisu na ZFŚS. W sprawozdaniu RB-28S wykonanie odpisu wykazane zostało w kwocie ogółem 370.978 zł, według ewidencji księgowej wyniosło ono 367.797,64 zł, a według przelewów bankowych dokonanych na konto ZFŚS przekazano kwotę ogółem 366.725 zł. Sprawozdanie roczne za 2017 r. sporządzone zostało przez głównego księgowego.

Sprawozdania Rb-N i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

Sprawozdania roczne Rb-27S i Rb-28S przekazane zostały do jednostki samorządu terytorialnego w obowiązującym terminie.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor nie wydał stosownego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji.

W dokumentacji OSM nie było protokołów z inwentaryzacji w drodze spisu z natury na dzień 31.12.2017 r., w tym protokołu z kasy i protokołu z magazynu materiałów objętych ewidencją ilościowo - wartościową oraz protokołu ze spisu druków ścisłego zarachowania. W dokumentacji nie było także udokumentowanego w jakiejkolwiek formie potwierdzenia uzgodnienia stanu majątku zaewidencjonowanego w księgach rachunkowych ze stanem tego majątku według ksiąg inwentarzowych oraz dokonania weryfikacji danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. Według § 2 ust. 1 obowiązującej w OSM „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej”, stanowiącej załącznik nr 3 do zasad rachunkowości OSM, dyrektor był odpowiedzialny za prawidłowy i terminowy przebieg procesu inwentaryzacji i do obowiązków dyrektora należało m.in. wydanie stosownego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji oraz sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych.

W przypadku spisu z natury należy także wskazać, że odpowiedzialność za jego przeprowadzenie spoczywała na dyrektorze na podstawie zapisów art. 4 ust. 5 uor, według których kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Wartość pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych była niezgodna z wartością wymienionego majątku zaewidencjonowaną w prowadzonych przez OSM ewidencjach inwentarzowych. Wartość pozostałych środków trwałych zaewidencjonowana w księgach rachunkowych na koncie 013 wyniosła 1.791.252,39 zł, a według ksiąg inwentarzowych prowadzonych przez kierownika administracyjno – gospodarczego wyniosła 1.829.095,91 zł (różnica 37.843,52 zł). Wartość zbiorów bibliotecznych zaewidencjonowana w księgach rachunkowych na koncie 014 wyniosła 96.146,76 zł, a według ewidencji prowadzonej w bibliotece OSM wyniosła 149.940,11 zł (różnica 53.793,35 zł). Według wyjaśnień dyrektora, powyższe różnice wynikają najprawdopodobniej z niewprowadzenia do ewidencji zakupionego lub otrzymanego majątku, a także nieujęcia protokołów księgozbioru wycofanego, które oczekują na akceptację dyrektora. Zgodnie z art. 53 ust.1 uofp, dyrektor był odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej OSM, w tym za ujęcie wksięgach rachunkowych jednostki wszystkich osiągniętych, przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, o czym stanowił art. 6 ust. 1 uor.

Według pisemnych wyjaśnień dyrektora, ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w OSM na przełomie maja i czerwca 2016 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatniego raportu kasowego za 2017 r. była zgodna z saldem konta 101 - Kasa na dzień 31.12.2016 r. (stan kasy „zero” zł), a wartość materiałów magazynu gospodarczego, wykazana na zestawieniu sporządzonym przez starszego referenta była zgodna z saldem konta 310 - Materiały na dzień 31.12.2017 r. (stan magazynu 2.265,77 zł).

Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor nie podjął żadnych działań zmierzających do formalnego ustalenia stanu ksiąg rachunkowych po zakończeniu pracy przez kolejne osoby zatrudnione na stanowisku głównego księgowego. Dyrektor nie przedstawił bowiem żadnych protokołów zdawczo – odbiorczych lub innych dokumentów np. notatek służbowych, pozwalających na ustalenie stanu tych ksiąg w momencie obejmowania funkcji głównego księgowego przez kolejne osoby. Według wyjaśnień udzielonych przez głównego księgowego, księgi rachunkowe były niekompletne, brakowało ewidencji środków trwałych oraz historii umorzenia od momentu przyjęcia środka trwałego, nie wszystkie dowody źródłowe były zaewidencjonowane, salda kont były nieuzgodnione od kilku miesięcy, nie było kontroli nad zadłużeniem pracowników z tytułu pożyczek z ZFŚS, salda rozrachunków z tytułu wynagrodzeń nie były uzgodnione, a listy płac nie były zaksięgowane, a przy tym nie było wydruku dziennika operacji od sierpnia 2017 r.

Powyższe było istotneprzede wszystkim w kontekście niepodjęcia przez dyrektora czynności dotyczących kontroli jakości pracy kolejnych osób zatrudnionych na stanowisku głównego księgowego, co być może miało wpływ na nawarstwienie braków i nieprawidłowości na koniec 2017 r. Według wyjaśnień dyrektora, w tym czasie nie było osoby, która mogłaby sprawdzić czy zadania leżące w zakresie głównego księgowego są odpowiednio wykonywane.

Zgodnie z art. 53 ust.1 uofp za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiedzialny jest kierownik tej jednostki, do obowiązków którego, na podstawie zapisów art. 69 ust. 1 pkt 3 tejże ustawy, należy także zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

W toku kontroli stwierdzono, że OSM nie dysponowała księgą inwentarzową środków trwałych, która według pkt 3 ZPK, powinna być prowadzona w formie ręcznej. Według art. 12 „Zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo – księgowych, stanowiących załącznik nr 4 do zasad rachunkowości, osobą odpowiedzialną za prowadzenie księgi środków trwałych był główny księgowy, a kontrolę merytoryczną winien sprawować kierownik administracyjno – gospodarczy. OSM nie dysponowała także księgą inwentarzową wartości niematerialnych i prawnych. Księga ta, zgodnie z opisem do konta 020 - Wartości niematerialne i prawne zawartym w ZPK, prowadzona była w programie Księgowość Optivum, jako analityka do konta 020, jednakże analityka ta nie miała cech ewidencji majątku, w tym nie zawierała informacji o miejscu użytkowania.

Kontrola wykazała, że obroty ogółem na kontach 130 – Rachunek bieżący jednostki oraz 132 – Rachunek dochodów nie były zgodne z dochodami i wydatkami wykazanymi w sprawozdawczości. Zapisy na ww. kontach powinny być dokonywane na podstawie wyciągów bankowych, z zachowaniem czystości obrotów, na co wskazano m.in. w opisie do kont, zawartym w ZPK, gdy tymczasem obroty na ww. kontach wyniosły:

• dla konta 130 - 8.403.033,98 zł według zestawienia obrotów i sald oraz +9.919,75 zł dochody i 8.330.860,14 zł wydatki według sprawozdania Rb-27S i Rb-28S,
• dla konta 132 - 485.917,95 zł według zestawienia obrotów i sald oraz 463.287,41 zł według sprawozdania RB-34S.

W toku kontroli ustalono, że księgi rachunkowe OSM za 2017 r. nie zostały przeniesione na płytę CD, czym nie zostały wypełnionezapisy pkt 3 obowiązującego w OSM ZPK, według którego księgi rachunkowe powinny być przeniesione na płytę CD jednokrotnego zapisu na koniec roku obrotowego.

Stosowana w OSM jednoosobowa kontrola i akceptacja dowodów PK - Polecenie księgowania i wyciągów bankowych nie zapewniała dwustopniowości kontroli. Powyższe było zgodne z art. 8 „Zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo – księgowych”, według którego dla dowodów PK i wyciągów bankowych przewidziana była jednoosobowa kontrola i akceptacja tych dowodów, jednak w ocenie kontrolującego przyjęte zasady nie wypełniały tzw. „zasady dwóch par oczu”.

W dokumentacji OSM przedstawionej do kontroli nie było żadnego protokołu z kontroli kasy, a według obowiązującego w OSM „Regulaminu kontroli wewnętrznej” za kontrolę kasy odpowiedzialny był główny księgowy.

Zawartość merytoryczna pieczęci przeznaczonej do potwierdzania przeprowadzonych kontroli, wskazana w regulaminie kontroli wewnętrznej była niezgodna z zawartością pieczęci stosowanej, która zawierała także informacje o klasyfikacji budżetowej oraz sposobie i dacie zapłaty, potwierdzonych odrębnym podpisem. Według wyjaśnień dyrektora, pieczęć przeznaczona do potwierdzania przeprowadzonych kontroli po wymianie nie została uwzględniona w regulaminie.

W świetle nieprawidłowości wykazanych w poszczególnych częściach wystąpienia, według kontrolującego nie można uznać, że księgi prowadzone były rzetelnie i bezbłędnie, ponieważ dokonane zapisy nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego, a do ksiąg nie wprowadzono kompletnie i poprawnie wszystkich zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych. Powyższe nie wypełniało art. 24 ust. 2 i 3 uor.

W OSM prowadzone były pozostałe księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor.

Ewidencja analityczna do kont 201 i 202 prowadzona była zgodnie z opisem do kont zawartym w ZPK, tj. według skrótu nazwy kontrahenta. Według kontrolującego, przyjęty sposób rozwinięcia analitycznego w oparciu o skrót nazwy firmy, pierwsze litery, nazwę lub nazwisko właściciela czytelny dla głównego księgowego był jednak mało czytelny dla pozostałych odbiorców informacji. W ocenie kontrolującego, numeryczne rozszerzenie konta syntetycznego powiązane z katalogiem kontrahentów jest rozwiązaniem sprawdzonym w praktyce księgowej.

 8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w OSM:

1. Zasady rachunkowości:

Załącznik nr 1 – Metody wyceny aktywów i pasywów

Załącznik nr 2 – ZPK

Załącznik nr 3 – Instrukcja inwentaryzacyjna

Załącznik nr 4 – Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych

Załącznik nr 5 – Zakładowa instrukcja kasowa (zw. dalej instrukcją kasową)

Załącznik nr 6 – Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów

1. Regulamin kontroli wewnętrznej
2. Regulamin udzielania zamówień na dostawy usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro netto
3. Regulamin wynagradzania

Zasady rachunkowości OSM nie zawierały informacji o użytkowanej wersji oprogramowania Vulcan. Pod tabelą „Wykaz stosowanego oprogramowania” zawartą w zasadach rachunkowości znajdował się zapis o treści: „Wersja programów i data jej rozpoczęcia eksploatacji w załączeniu luźnych kartek, każda z nazwą programu.” W dokumentacji przedstawionej kontrolującemu nie było ww. kartek. Na wydrukach z programu Księgowość Optivum VULCAN uwidoczniona była wersja nr 16.00.0780.

ZPK nie zawierał opisu do kont: 132, 280 i 720, tj. kont, które były wykorzystywane w jednostce, co ustalono na podstawie „Zestawienia obrotów i sald” za 2017 r.

Opis do konta 225 – Rozrachunki z budżetami zawarty w ZPK nie został zaktualizowany w zakresie zasad funkcjonowania konta w związku z obowiązującą od 01.01.2017 r. centralizacją rozliczeń podatku VAT Gminy Miasto Szczecin z jej jednostkami organizacyjnymi.

W art. 12 „Zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo – księgowych” nie zostało opisane prowadzenie ksiąg zbiorów bibliotecznych i wartości niematerialnych i prawnych.

Zapisy proceduralne dotyczące częstotliwości sporządzania raportów kasowych były niespójne. Według opisu do konta 101 zawartego w ZPK, raport kasowy jest sporządzany za okres 10 dni danego miesiąca, a według § 5 instrukcji kasowej – okres, który obejmuje raport może być różny, może obejmować jeden tydzień, dekadę, a nawet miesiąc.

Wszystkie procedury obowiązujące w OSM zawierały niezaktualizowane podstawy prawne, w tym uor i uofp, a osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor, jako kierownik jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej,procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Zasady rachunkowości OSM wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

W ww. procedurach obowiązujących w OSM nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

W dokumentacji OSM nie było potwierdzenia przekazania informacji dotyczącej występowania w jednostce transakcji podejrzanych za I półrocze 2017 r.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektoraw dniu 06.02.2018 r. w sprawie kontroli przeprowadzonych w OSM przez organa kontroli zewnętrznej, w 2017 r. przeprowadzonych zostało w jednostce 8 kontroli, w tym kontrola WKiAW w zakresie stanu BHP. Według oświadczenia, przekazano informacje z 3. kontroli.Informacja o pozostałych kontrolach nie została przekazana do WKiAW, a zgodnie z §8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie.

Informacja dotycząca występowania w jednostce transakcji podejrzanych za II półrocze 2017 r. przekazana została przez głównego księgowego elektronicznie w dniu 10.01.2018 r., bez pisma w wersji papierowej.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi OSM:

1. Uzgodnienie ewidencji i sprawozdawczości rocznej oraz sporządzenie stosownych korekt, w uzgodnieniu z wydziałem nadzorującym.
2. Dokonanie weryfikacji kont na dzień 31.12.2017 r.
3. Uzgodnienie wartości majątku wykazanej w księgach rachunkowych z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych, m.in. poprzez zaewidencjonowanie dokumentów dotyczących 2017 r. W przypadku stwierdzenia niezgodności po wykonaniu ww. czynności, przeprowadzenie i rozliczenie spisu z natury obejmującego cały majątek OSM.
4. Przekazanie na konto ZFŚS kwoty dotyczącej korekty za 2017 r.
5. Każdorazowe przekazywanie głównemu księgowemu pisemnej informacji dotyczącej kwoty obciążenia za najem.
6. Ewidencjonowanie w księgach rachunkowych nadpłat i niedopłat z tytułu odpłatności za wyżywienie.
7. Podejmowanie czynności windykacyjnych wobec dłużników z tytułu najmu pomieszczeń oraz tworzenie odpisu aktualizującego zgodnie z uor.
8. Bieżące ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych.
9. Dokonywanie zmian w planach finansowych WRD zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa miejscowego.
10. Protokolarne przekazywanie stanu spraw należących do zakresu stanowiska w przypadkach zmiany pracownika.
11. Wypełnianie przez dyrektora obowiązków w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.
12. Przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur kontroli i obiegu dokumentów i objęcie czynnościami kontrolnymi wszystkich dowodów księgowych wymienionych w art. 20 ust. 2 uor.
13. Ujmowanie w deklaracji VAT-7 sprzedaży z tytułu wystawienia duplikatów legitymacji i świadectw.
14. Wykonywanie na koniec roku obrotowego wszystkich niezbędnych czynności, zgodnie z uor i procedurami obowiązującymi w jednostce.
15. Odstąpienie od finansowania działalności jednostki pożyczkami pieniężnymi udzielanymi przez Radę Rodziców.
16. Założenie ewidencji inwentarzowej środków trwałych.
17. Zarchiwizowanie danych finansowo – księgowych za 2017 r. na nośniku zewnętrznym oraz zwiększenie częstotliwości tejże archiwizacji.
18. Podjęcie działań dotyczących odzyskania nadpłaconej delegacji służbowej.
19. Powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu zgodnie z uofp.
20. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.
21. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia i ujednolicenia zapisów wspólnych, w tym także uwzględnienia planowanego przejścia z systemu Vulcan na system Progman.
22. Niezwłoczne przekazywanie informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce.