Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 16.04.2018 r. do dnia 08.05.2018 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Zawadzkiego – Klonowica w zakresie gospodarki finansowej w 2017.Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30.05.2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Zawadzkiego - Klonowica (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej w 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• naliczania i wypłacania diety Przewodniczącemu w zaniżonej kwocie (tj. 397,45 zł zamiast 402,62 zł - niedopłata za 2017 r. w kwocie 56,87 zł),
• przyznawania i wypłacania diet Wiceprzewodniczącemu przekraczających próg 50% diety Przewodniczącego Zarządu,
• przekazywania podejmowanych uchwał do Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska UM Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) po terminie wskazanym w Statutach RO [stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XLIV/1315/14 Rady Miasta Szczecin z dnia 8 września 2014 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica,  stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/778/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica] oraz dokumentów dotyczących rozliczenia pobranych zaliczek po terminach wskazanych w obowiązującej w 2017 r. „Procedurze prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin” [stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r.].

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• przekazania sprawozdania za I półroczne 2017 r. i rocznego,
• kompletności dokumentowania zrealizowanych wydatków,
• pobierania zaliczek gotówkowych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 26.666 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 2,9 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie ogółem 6.500 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 32.183,03 zł(uchwała nr 69/18 RO z dnia 16.01.2018 r.), stanowiło 97 % budżetu RO.

Kontroli poddano 100 % wydatków poniesionych przez RO na kwotę łączną 32.183,03 zł, w tym zrealizowanych z budżetu RO w kwocie ogółem 25.683,03 zł oraz zrealizowanych ze środków przyznanych przez KIS w kwocie 6.500 zł.

W toku kontroli sprawdzono:

1. 24 faktury dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczone z zaliczek otrzymanych przez Przewodniczącego na kwotę ogółem 25.853,63 zł,
2. 12 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych w 2017 r. Przewodniczącemu na kwotę ogółem 4.769,40 zł,
3. 4 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych Wiceprzewodniczącemu na kwotę ogółem 1.200 zł,
4. 3 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych Skarbnikowi na kwotę ogółem 360 zł.

 Kontrola wykazała, że jako Przewodniczący RO występował Pan o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w związku z czym za 11 miesięcy 2017 r. otrzymał Pan dietę w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł. Ww. naruszało zapisy § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. [stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XLIV/1315/14 Rady Miasta Szczecin z dnia 8 września 2014 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica]oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r. [stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/778/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica], według których Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. [zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał] podstawę naliczenia diet przysługujących radnemu gminy stanowi półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r. [Dz.U. z 2017 r. poz. 108], kwota bazowa dlaosób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł.

Ustalono także, że wpływ na ww. uchybienie ponosi również WGKiOŚ, ponieważ nie poinformował Pana o zmianie wysokości diety, w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO.

W wyniku kontroli stwierdzono też, że w 2017 r. RO Uchwałami nr 66/17, 63/17 przyznała dietę Wiceprzewodniczącemu w wysokości 390 zł, a Uchwałą nr 66/17 w kwocie 270 zł, co było niezgodne z zapisami § 27 ust. 3 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 3 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których Rada może przyznać dietę innemu członkowi Zarządu jedynie do 50% diety Przewodniczącego Zarządu. Maksymalna kwota jaką mógł zatem otrzymać Wiceprzewodniczący w 2017 r. wynosiła 201,31 zł.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej dokonane wydatki stwierdzono następujące przypadki:

- 2 faktury VAT (nr 118/2017 z dnia 28.08.2017 r. na kwotę 200,31 zł, wystawiona tytułem zakupu drewnianych puzzli oraz faktura nr F07092/2017 z dnia 18.12.2017 r. na kwotę 248,60 zł, tytułem zakupu art. biurowych), częściowo opłacone zostały ze środków własnych tj.: odpowiednio w kwocie 0,31 zł oraz 8,60 zł. Pozostałą kwotę zobowiązania wynikającą z ww. faktur pokryto ze środków RO.

- faktura nr 60456210 z dnia 29.03.2017 r. (wydruk faktury w dniu 27.04.2017 r.) na kwotę 188 zł, wystawiona tytułem zakupu radiomagnetofonu, opłacona została przez Przewodniczącego kartą płatniczą w dniu 29.03.2017 r. tj.: przed datą otrzymania zaliczki.Zaliczkę Przewodniczący otrzymał w dniu 4.04.2017 r. W wyjaśnieniach wskazał Pan, że ww. fakturę uregulował Pan ze środków pochodzących z diety Przewodniczącego.

Powyższe było niezgodne z § 10 ust. 1 Zarządzenia nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r. zmieniające zarządzenie w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej RO, według którego podstawową formą płatności za wykonane usługi, dostawy, zakupy są przelewy z rachunku bankowego, karty debetowe typu przedpłaconego niespersonalizowane oraz płatność gotówką z pobranej wcześniej zaliczki pieniężnej.

Kontrola wykazała ponadto, że rozliczenia wszystkich 4 pobranych zaliczek dokonał Pan po terminie wskazanym w §11 ust. 4 i 6 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, według którego rozliczenia zaliczki dokonuje się w terminie do 30 dni od dnia pobrania oraz nie później niż do dnia 20 grudnia. Opóźnienie dotyczyło następujących zaliczek:

1. Zaliczka na kwotę 1.200 zł wypłacona w dniu 3.04.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 14.06.2017 r.
2. Zaliczka na kwotę 2.000 zł wypłacona w dniu 14.07.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 12.09.2017 r.
3. Zaliczka na kwotę 1.500 zł wypłacona w dniu 15.09.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 3.11.2017 r.
4. Zaliczka na kwotę 2.240 zł wypłacona w dniu 12.12.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 21.12.2017 r.

W toku kontroli ustalono, też że w 3 przypadkach przekazał Pan podejmowane przez RO uchwały (61/17, 62/17 oraz 63/17) do WGKiOŚ po terminie wskazanym w obu Statutach RO (§ 41 i § 39)tj.:14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ.

 Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Pana i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, wystąpił Pan ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w §11 ust. 2 procedury dotyczącej gospodarki finansowej.

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

 2. Plan finansowy i sprawozdawczość

W toku kontroli sprawdzono terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

W toku kontroli ustalono, że w 2017 r. RO nie przekazała do WGKiOŚ sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego, co było niezgodne z § 15 ust. 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej RO, według którego Skarbnik RO zobowiązany był do przekazania ww. sprawozdań do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były ponadto niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r. (§ 24 ust. 1 pkt 2), według których RO powinna przygotowywać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu Osiedla. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli przez pracownika WGKiOŚ, w opracowywanym projekcie Zarządzenia dot. gospodarki finansowej RO zostanie usunięty zapis dotyczący konieczności sporządzania ww. sprawozdań.

Kontrola wykazała, że „Sprawozdanie z wydatkowania planu finansowego RO Zawadzkiego Klonowica za 2017 r.” zostało przekazane do WGKiOŚ w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego.

Informacja o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. Zarząd RO przedłożył do WGKiOŚ w terminie do dnia 31 lipca.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

W badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości

Ewidencja RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja diet wypłacanych Przewodniczącemu prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
2. Przyznawanie diet członkom Zarządu w wysokości określonej w Statucie RO.
3. Dokonywanie płatności za zakupy ze środków RO.
4. Dostarczanie do WGKiOŚ dokumentacji potwierdzającej rozliczenia pobranych zaliczek w terminie wskazanym w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej.
5. Przekazywanie podejmowanych uchwał do WGKiOŚ w terminach wskazanych w Statucie RO