Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Nr kontroli: WKiAW

Gospodarka finansowa za 2017 r.

Rada Osiedla Niebuszewo Bolinko w Szczecinie ul. Niemcewicza 39/2

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15.03.2018 r. do 11.04.2018 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Niebuszewo Bolinko w Szczecinie przy ul. Niemcewicza 39/2, w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 18 kwietnia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 kwietnia 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Niebuszewo Bolinko (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej w 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

  • naliczania i wypłacania diety Przewodniczącemu w zaniżonej kwocie przez cały 2017 r., tj. 397,45 zł zamiast 402,62 zł (niedopłata za 2017 r. w kwocie 56,87 zł),
  • zamieszczania w uchwałach bądź w załącznikach do nich niepełnej informacji o zmianach dokonywanych w planach rzeczowo – finansowych,
  • niezamieszczania na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO,
  • dostarczania do WGKiOŚ dokumentów potwierdzających wydatki poniesione przez RO, które nie zawierały danych nabywcy lub zawierały błędne dane oraz nie zawierały w opisie merytorycznym wskazania celu zakupu,
  • przekazywania podejmowanych uchwał do WGKiOŚ po terminie wskazanym w Statucie RO oraz sprawozdania rocznego i dokumentów dotyczących rozliczenia pobranych zaliczek po terminach wskazanych w obowiązującej w 2017 r. „Procedurze prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

  • kompletności dokumentowania zrealizowanych wydatków,
  • pobierania zaliczek gotówkowych,
  • zgodności wydatków z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 35.534 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 3,9 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie ogółem 6.500 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 33.574 zł(uchwała nr 113/18 RO z dnia 27.02.2018 r.), stanowiło 94,5 % budżetu RO.

Kontroli poddano 100 % wydatków poniesionych przez RO na kwotę łączną 39.961,67 zł, w tym zrealizowanych z budżetu RO w kwocie ogółem 33.573,81 zł oraz zrealizowanych ze środków przyznanych przez KIS w kwocie 6.387,86 zł. W toku kontroli sprawdzono:

  1. 63 faktury dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczone z zaliczek do rozliczenia otrzymanych przez Przewodniczącego oraz 1 dowód dotyczący zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych,
  2. 12 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych w 2017 r. Przewodniczącemu na kwotę ogółem 4.769,40 zł oraz 1 dowód na kwotę 397,45 zł, stanowiący zobowiązanie z tytułu diet na dzień 31.12.2017 r.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontrola wykazała, że Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w wyniku czego otrzymał diety za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł (niedopłata w kwocie 56,87 zł).

Według § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu gminy nie mogła przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r., kwota bazowa dlaosób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł. Na powyższy sposób ustalania diety wskazano także w § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. (zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał).

Według kontrolującego, odpowiedzialność za powyższą sytuację ponosi także WGKiOŚ, ponieważ w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej dokonane wydatki, stwierdzono następujące przypadki:

  1. Faktura nr 08/03/17 z dnia 18.03.2017 r. na kwotę 200 zł wystawiona tytułem zakupu kompozycji okolicznościowej (w rozliczeniu zaliczki na kwotę 1298,27 zł) nie zawierała w opisie merytorycznym wskazania celu zakupu, tj. elementu opisu wymienionego w §12 pkt 1 ww. procedury dotyczącej gospodarki finansowej, do zamieszczania którego RO była zobowiązana.
  2. Faktura nr FAS/207/2017 z dnia 03.06.2017 na kwotę 73,92 zł wystawiona została tytułem zakupu pieczywa na Urząd Miasta Biuro Rady Miasta, zamiast na Gminę Miasto Szczecin i RO. Do faktury nie został wystawiony stosowny dokument korygujący.
  3. Rachunek nr 23107 z dnia (brak daty) na kwotę 620 zł wystawiony tytułem prowadzenia turnieju piłki nożnej (w rozliczeniu zaliczki na kwotę 2.753,14 zł) nie zawierał wskazania odbiorcy, tj. Gminy Miasto Szczecin i RO.
  4. Umowa nr WGKiOŚ/RO/496/2017 (CRU/17/0004696) zawarta w dniu 14.12.2017 r. na usługę gastronomiczną zawierała w §3 ust. 1 umowy błędny zapis dotyczący RO Świerczewo.
  5. Rachunek nr 1 z dnia 22.11.2017 r. wystawiony przez zleceniobiorcę tytułem posprzątania siedziby RO zawierał błędne wskazania w zakresie numeru rachunku bankowego zleceniobiorcy, w związku z czym płatność nie została zrealizowana przez bank. Z uwagi na koniec roku obrotowego, powtórny przelew wykonany został na podstawie e-maila radnej RO. Zleceniobiorca nie dokonał w rachunku stosownych poprawek, a według kontrolującego, osobą upoważnioną do dokonania zmian w dyspozycji dotyczącej płatności był zleceniobiorca jako wystawca tego rachunku, co powinien potwierdzić na tym rachunku. W świetle przejrzystości, która powinna charakteryzować finanse publiczne, nawet potwierdzenie post factum byłoby w tym przypadku uzasadnione.

Kontrola wykazała ponadto, że w 3. przypadkach Przewodniczący przekazał rozliczenia zaliczek po terminie wskazanym w §11 ust. 4 i 6 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, według którego rozliczenia zaliczki dokonuje się na druku „metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczki Rady Osiedla” w terminie do 30 dni od dnia pobrania. Opóźnienie dotyczyło następujących zaliczek:

  1. Zaliczka na kwotę 1.100 zł wypłacona w dniu 16.02.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 24.03.2017 r.
  2. Zaliczka na kwotę 2.000 zł wypłacona w dniu 21.04.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 23.05.2017 r.
  3. Zaliczka na kwotę 3.198 zł wypłacona w dniu 12.12.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 19.12.2017 r.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Przewodniczącego i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, Przewodniczący wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w §11 ust. 2 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w ”Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego RO Niebuszewo – Bolinko za 2017 r.” z projektem wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2017 r., przedstawionym przez WGKiOŚ.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO oraz objęcie sprawozdawczością zmian dokonywanych w planach finansowych i rzeczowo – finansowych RO w trakcie 2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że treść uchwał podejmowanych przez RO nie zawierała wyczerpujących informacji w zakresie zmian dokonywanych w trakcie roku w planie rzeczowo – finansowym RO. Plan rzeczowo – finansowy na 2017 r. stanowił załącznik nr 2 do Uchwały nr 67/17 RO z dnia 16.01.2017 r., a zmianydo planu finansowego wprowadzone zostały następującymi uchwałami RO:

  1. Uchwała nr 75/17 z dnia 22.03.2017 r. (zmiany opisane w treści uchwały), w której nie wskazano do jakiego zadania/działania przeniesiona została kwota 1.025 zł oraz trzykrotnie nie wskazano, czy przeniesienia kwoty 1.000 zł związane były także ze zmianą zadania/działania.
  2. Uchwała nr 96/17 z dnia 03.07.2017 r. (zmiany zawarte w tabeli - załączniku do uchwały), w której nie wskazano jakich zadań/działań dotyczyły przesunięcia kwoty 2.000 zł i 3.000 zł.
  3. Uchwała nr 107/17 z dnia 16.10.2017 r. (zmiany zawarte w tabeli - załączniku do uchwały), w której nie wskazano, w jakim zakresie zmiany finansowe dotyczyły zmian zakresu rzeczowego w zadaniach/działaniach, w tym przeniesienie do działalności na rzecz mieszkańców kwoty 2.375 zł oraz przesunięcie kwoty 1.700 zł w obrębie działalności na rzecz mieszkańców.

Według procedury dotyczącej gospodarki finansowej, RO była zobowiązana do dostarczania do WGKiOŚ jedynie zmian do planu finansowego, zgodnie z załącznikiem nr 2 do tej procedury. Według kontrolującego, jeżeli plan rzeczowo – finansowy przyjęty został uchwałą RO (załącznik nr 2 do uchwały nr 67/17), to wszelkie zmiany do tego planu także powinny zostać w sposób przejrzysty wskazane w treści kolejnych uchwał lub w postaci analogicznego do planu załącznika do tych uchwał. Po zakończeniu kontroli RO przedstawiła zmiany do planu rzeczowo – finansowego sporządzone w formie tabel. Według tytułu ww. tabel, stanowiły one załączniki do następujących uchwał RO: 75/2017 z dnia 22.03.2017 r., 96/2017 z dnia 03.07.2017 r., 107/2017 z dnia 16.10.2017 r., 111/2017 z dnia 11.12.2017 r. Treść żadnej z wymienionych uchwał nie wskazywała jednak, aby dostarczone kontrolującemu zmiany do planu rzeczowo – finansowego stanowiły załączniki do tych uchwał, w tym: „Szczegółowy plan finansowy stanowi załącznik do Uchwały” (§ 2 uchwały nr 75/2017), „Przyjąć zmiany do Planu Budżetu Rady Osiedla Niebuszewo – Bolinko na 2017 r.” (§ 2 uchwały nr 96/2017), „Przyjąć zmiany do Planu Budżetu Rady Osiedla Niebuszewo – Bolinko na 2017 r. wg załączonego załącznika” (§ 2 uchwały nr 107/17 „), „Dokonać zmiany w planie rzeczowo – finansowym na 2017 r. dofinansowując inicjatywę „Spotkania opłatkowego” do kwoty 8700 zł z niewykorzystanych i przeznaczonych kwot na inicjatywy „Andrzejek osiedlowych” i „Wycieczki dla dorosłych”” (§ 1 uchwały nr 111/17).

W toku kontroli ustalono, że wbrew zapisom obowiązującej w 2017 r. procedury dotyczącej gospodarki finansowej, RO nie przekazała do WGKiOŚ sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego. Powyższy obowiązek wynikał z zapisów § 15 ust. 2 ww. procedury, według których Skarbnik RO zobowiązany był do przedłożenia Zarządowi RO i przekazania ww. sprawozdań do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których RO powinna składać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli przez WGKiOŚ, w związku z planowaną zmianą zapisów ww. procedury m.in. w zakresie usunięcia zapisów dotyczących sporządzania przez RO sprawozdań kwartalnych, Wydział z wyprzedzeniem odstąpił od żądania wymienionych sprawozdań.

Kontrola wykazała, że „Sprawozdanie z wydatkowania Budżetu RON-B za 2017 r.” zostało przekazane do WGKiOŚ po terminie wskazanym w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej. Uchwała RO nr 113/18 z dnia 27.02.2018 r. w sprawie „Sprawozdania z wydatkowania Budżetu RON-B za 2017 r.” wraz z załącznikiem przekazane zostały do WGKiOŚ w dniu 28.02.2018 r., a według procedury dotyczącej gospodarki finansowej, RO zobowiązana była do przekazania ww. sprawozdania rocznego w terminie do 31 stycznia roku następnego. Według wyjaśnień Przewodniczącego, ROnie miała quorum do podjęcia stosownej uchwały, w terminie przewidzianym ww. procedurą.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że RO nie wywiązywała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej http://bolinko.osiedla.szczecin.pl/stosownych informacji dotyczących działalności RO. Na stronie nie zamieszczono uchwał za 2017 r. nr 76/17 – 77/17 oraz od nr 89/17, a ostatnimi sprawozdaniami z działalności RO oraz finansowym zamieszczonymi na stronie były sprawozdania za 2015 r. Według § 24 ust. 1 pkt 8 Statutu obowiązującego do maja 2017 r., do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu obowiązującego od maja 2017 r. czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Nie stwierdzono różnic pomiędzy ”Sprawozdaniem z wykonania planu finansowego RO Niebuszewo – Bolinko za 2017 r.” i projektem wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2017 r., przedstawionym przez WGKiOŚ.

Informacja o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. Zarząd RO przedłożył do WGKiOŚ w terminie do dnia 31 lipca.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja diet wypłacanych Przewodniczącemu prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

  1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
  2. Zawieranie w uchwałach bądź w załącznikach do uchwał bieżącej, szczegółowej informacji o zmianach do planu rzeczowo - finansowego uchwalonego na początku roku obrotowego.
  3. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.
  4. Kontrolę dokumentów potwierdzających wydatki poniesione przez RO przed ich dostarczeniem do WGKiOŚ w celu wyeliminowania błędnych danych oraz każdorazowe wskazywanie na dokumentach celu zakupu.
  5. Przekazywanie podejmowanych uchwał oraz sprawozdawczości do WGKiOŚ w terminach wskazanych w Statucie RO oraz procedurze dotyczącej gospodarki finansowej.
  6. Dostarczanie do WGKiOŚ dokumentacji potwierdzającej rozliczenia pobranych zaliczek w terminie wskazanym w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej.

 

 

 

 

 

 

 

 

                  


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2018/07/03, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2018/07/03 09:06:35
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2018/07/03 09:06:35 nowa pozycja