Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15.03.2018 r. do 11.04.2018 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Niebuszewo Bolinko w Szczecinie przy ul. Niemcewicza 39/2, w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 18 kwietnia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 kwietnia 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Niebuszewo Bolinko (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej w 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• naliczania i wypłacania diety Przewodniczącemu w zaniżonej kwocie przez cały 2017 r., tj. 397,45 zł zamiast 402,62 zł (niedopłata za 2017 r. w kwocie 56,87 zł),
• zamieszczania w uchwałach bądź w załącznikach do nich niepełnej informacji o zmianach dokonywanych w planach rzeczowo – finansowych,
• niezamieszczania na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO,
• dostarczania do WGKiOŚ dokumentów potwierdzających wydatki poniesione przez RO, które nie zawierały danych nabywcy lub zawierały błędne dane oraz nie zawierały w opisie merytorycznym wskazania celu zakupu,
• przekazywania podejmowanych uchwał do WGKiOŚ po terminie wskazanym w Statucie RO oraz sprawozdania rocznego i dokumentów dotyczących rozliczenia pobranych zaliczek po terminach wskazanych w obowiązującej w 2017 r. „Procedurze prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• kompletności dokumentowania zrealizowanych wydatków,
• pobierania zaliczek gotówkowych,
• zgodności wydatków z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 35.534 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 3,9 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie ogółem 6.500 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 33.574 zł(uchwała nr 113/18 RO z dnia 27.02.2018 r.), stanowiło 94,5 % budżetu RO.

Kontroli poddano 100 % wydatków poniesionych przez RO na kwotę łączną 39.961,67 zł, w tym zrealizowanych z budżetu RO w kwocie ogółem 33.573,81 zł oraz zrealizowanych ze środków przyznanych przez KIS w kwocie 6.387,86 zł. W toku kontroli sprawdzono:

1. 63 faktury dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczone z zaliczek do rozliczenia otrzymanych przez Przewodniczącego oraz 1 dowód dotyczący zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych,
2. 12 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych w 2017 r. Przewodniczącemu na kwotę ogółem 4.769,40 zł oraz 1 dowód na kwotę 397,45 zł, stanowiący zobowiązanie z tytułu diet na dzień 31.12.2017 r.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontrola wykazała, że Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w wyniku czego otrzymał diety za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł (niedopłata w kwocie 56,87 zł).

Według § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu gminy nie mogła przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r., kwota bazowa dlaosób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł. Na powyższy sposób ustalania diety wskazano także w § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. (zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał).

Według kontrolującego, odpowiedzialność za powyższą sytuację ponosi także WGKiOŚ, ponieważ w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej dokonane wydatki, stwierdzono następujące przypadki:

1. Faktura nr 08/03/17 z dnia 18.03.2017 r. na kwotę 200 zł wystawiona tytułem zakupu kompozycji okolicznościowej (w rozliczeniu zaliczki na kwotę 1298,27 zł) nie zawierała w opisie merytorycznym wskazania celu zakupu, tj. elementu opisu wymienionego w §12 pkt 1 ww. procedury dotyczącej gospodarki finansowej, do zamieszczania którego RO była zobowiązana.
2. Faktura nr FAS/207/2017 z dnia 03.06.2017 na kwotę 73,92 zł wystawiona została tytułem zakupu pieczywa na Urząd Miasta Biuro Rady Miasta, zamiast na Gminę Miasto Szczecin i RO. Do faktury nie został wystawiony stosowny dokument korygujący.
3. Rachunek nr 23107 z dnia (brak daty) na kwotę 620 zł wystawiony tytułem prowadzenia turnieju piłki nożnej (w rozliczeniu zaliczki na kwotę 2.753,14 zł) nie zawierał wskazania odbiorcy, tj. Gminy Miasto Szczecin i RO.
4. Umowa nr WGKiOŚ/RO/496/2017 (CRU/17/0004696) zawarta w dniu 14.12.2017 r. na usługę gastronomiczną zawierała w §3 ust. 1 umowy błędny zapis dotyczący RO Świerczewo.
5. Rachunek nr 1 z dnia 22.11.2017 r. wystawiony przez zleceniobiorcę tytułem posprzątania siedziby RO zawierał błędne wskazania w zakresie numeru rachunku bankowego zleceniobiorcy, w związku z czym płatność nie została zrealizowana przez bank. Z uwagi na koniec roku obrotowego, powtórny przelew wykonany został na podstawie e-maila radnej RO. Zleceniobiorca nie dokonał w rachunku stosownych poprawek, a według kontrolującego, osobą upoważnioną do dokonania zmian w dyspozycji dotyczącej płatności był zleceniobiorca jako wystawca tego rachunku, co powinien potwierdzić na tym rachunku. W świetle przejrzystości, która powinna charakteryzować finanse publiczne, nawet potwierdzenie post factum byłoby w tym przypadku uzasadnione.

Kontrola wykazała ponadto, że w 3. przypadkach Przewodniczący przekazał rozliczenia zaliczek po terminie wskazanym w §11 ust. 4 i 6 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, według którego rozliczenia zaliczki dokonuje się na druku „metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczki Rady Osiedla” w terminie do 30 dni od dnia pobrania. Opóźnienie dotyczyło następujących zaliczek:

1. Zaliczka na kwotę 1.100 zł wypłacona w dniu 16.02.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 24.03.2017 r.
2. Zaliczka na kwotę 2.000 zł wypłacona w dniu 21.04.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 23.05.2017 r.
3. Zaliczka na kwotę 3.198 zł wypłacona w dniu 12.12.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 19.12.2017 r.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Przewodniczącego i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, Przewodniczący wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w §11 ust. 2 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w ”Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego RO Niebuszewo – Bolinko za 2017 r.” z projektem wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2017 r., przedstawionym przez WGKiOŚ.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO oraz objęcie sprawozdawczością zmian dokonywanych w planach finansowych i rzeczowo – finansowych RO w trakcie 2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że treść uchwał podejmowanych przez RO nie zawierała wyczerpujących informacji w zakresie zmian dokonywanych w trakcie roku w planie rzeczowo – finansowym RO. Plan rzeczowo – finansowy na 2017 r. stanowił załącznik nr 2 do Uchwały nr 67/17 RO z dnia 16.01.2017 r., a zmianydo planu finansowego wprowadzone zostały następującymi uchwałami RO:

1. Uchwała nr 75/17 z dnia 22.03.2017 r. (zmiany opisane w treści uchwały), w której nie wskazano do jakiego zadania/działania przeniesiona została kwota 1.025 zł oraz trzykrotnie nie wskazano, czy przeniesienia kwoty 1.000 zł związane były także ze zmianą zadania/działania.
2. Uchwała nr 96/17 z dnia 03.07.2017 r. (zmiany zawarte w tabeli - załączniku do uchwały), w której nie wskazano jakich zadań/działań dotyczyły przesunięcia kwoty 2.000 zł i 3.000 zł.
3. Uchwała nr 107/17 z dnia 16.10.2017 r. (zmiany zawarte w tabeli - załączniku do uchwały), w której nie wskazano, w jakim zakresie zmiany finansowe dotyczyły zmian zakresu rzeczowego w zadaniach/działaniach, w tym przeniesienie do działalności na rzecz mieszkańców kwoty 2.375 zł oraz przesunięcie kwoty 1.700 zł w obrębie działalności na rzecz mieszkańców.

Według procedury dotyczącej gospodarki finansowej, RO była zobowiązana do dostarczania do WGKiOŚ jedynie zmian do planu finansowego, zgodnie z załącznikiem nr 2 do tej procedury. Według kontrolującego, jeżeli plan rzeczowo – finansowy przyjęty został uchwałą RO (załącznik nr 2 do uchwały nr 67/17), to wszelkie zmiany do tego planu także powinny zostać w sposób przejrzysty wskazane w treści kolejnych uchwał lub w postaci analogicznego do planu załącznika do tych uchwał. Po zakończeniu kontroli RO przedstawiła zmiany do planu rzeczowo – finansowego sporządzone w formie tabel. Według tytułu ww. tabel, stanowiły one załączniki do następujących uchwał RO: 75/2017 z dnia 22.03.2017 r., 96/2017 z dnia 03.07.2017 r., 107/2017 z dnia 16.10.2017 r., 111/2017 z dnia 11.12.2017 r. Treść żadnej z wymienionych uchwał nie wskazywała jednak, aby dostarczone kontrolującemu zmiany do planu rzeczowo – finansowego stanowiły załączniki do tych uchwał, w tym: „Szczegółowy plan finansowy stanowi załącznik do Uchwały” (§ 2 uchwały nr 75/2017), „Przyjąć zmiany do Planu Budżetu Rady Osiedla Niebuszewo – Bolinko na 2017 r.” (§ 2 uchwały nr 96/2017), „Przyjąć zmiany do Planu Budżetu Rady Osiedla Niebuszewo – Bolinko na 2017 r. wg załączonego załącznika” (§ 2 uchwały nr 107/17 „), „Dokonać zmiany w planie rzeczowo – finansowym na 2017 r. dofinansowując inicjatywę „Spotkania opłatkowego” do kwoty 8700 zł z niewykorzystanych i przeznaczonych kwot na inicjatywy „Andrzejek osiedlowych” i „Wycieczki dla dorosłych”” (§ 1 uchwały nr 111/17).

W toku kontroli ustalono, że wbrew zapisom obowiązującej w 2017 r. procedury dotyczącej gospodarki finansowej, RO nie przekazała do WGKiOŚ sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego. Powyższy obowiązek wynikał z zapisów § 15 ust. 2 ww. procedury, według których Skarbnik RO zobowiązany był do przedłożenia Zarządowi RO i przekazania ww. sprawozdań do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których RO powinna składać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli przez WGKiOŚ, w związku z planowaną zmianą zapisów ww. procedury m.in. w zakresie usunięcia zapisów dotyczących sporządzania przez RO sprawozdań kwartalnych, Wydział z wyprzedzeniem odstąpił od żądania wymienionych sprawozdań.

Kontrola wykazała, że „Sprawozdanie z wydatkowania Budżetu RON-B za 2017 r.” zostało przekazane do WGKiOŚ po terminie wskazanym w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej. Uchwała RO nr 113/18 z dnia 27.02.2018 r. w sprawie „Sprawozdania z wydatkowania Budżetu RON-B za 2017 r.” wraz z załącznikiem przekazane zostały do WGKiOŚ w dniu 28.02.2018 r., a według procedury dotyczącej gospodarki finansowej, RO zobowiązana była do przekazania ww. sprawozdania rocznego w terminie do 31 stycznia roku następnego. Według wyjaśnień Przewodniczącego, ROnie miała quorum do podjęcia stosownej uchwały, w terminie przewidzianym ww. procedurą.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że RO nie wywiązywała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej http://bolinko.osiedla.szczecin.pl/stosownych informacji dotyczących działalności RO. Na stronie nie zamieszczono uchwał za 2017 r. nr 76/17 – 77/17 oraz od nr 89/17, a ostatnimi sprawozdaniami z działalności RO oraz finansowym zamieszczonymi na stronie były sprawozdania za 2015 r. Według § 24 ust. 1 pkt 8 Statutu obowiązującego do maja 2017 r., do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu obowiązującego od maja 2017 r. czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Nie stwierdzono różnic pomiędzy ”Sprawozdaniem z wykonania planu finansowego RO Niebuszewo – Bolinko za 2017 r.” i projektem wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2017 r., przedstawionym przez WGKiOŚ.

Informacja o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. Zarząd RO przedłożył do WGKiOŚ w terminie do dnia 31 lipca.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja diet wypłacanych Przewodniczącemu prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
2. Zawieranie w uchwałach bądź w załącznikach do uchwał bieżącej, szczegółowej informacji o zmianach do planu rzeczowo - finansowego uchwalonego na początku roku obrotowego.
3. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.
4. Kontrolę dokumentów potwierdzających wydatki poniesione przez RO przed ich dostarczeniem do WGKiOŚ w celu wyeliminowania błędnych danych oraz każdorazowe wskazywanie na dokumentach celu zakupu.
5. Przekazywanie podejmowanych uchwał oraz sprawozdawczości do WGKiOŚ w terminach wskazanych w Statucie RO oraz procedurze dotyczącej gospodarki finansowej.
6. Dostarczanie do WGKiOŚ dokumentacji potwierdzającej rozliczenia pobranych zaliczek w terminie wskazanym w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej.