Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 17.12.2018 r. do dnia 30.01.2019 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Klub Skolwin” w Szczecinie, ul. Stołczyńska 163, zwanym dalej DKKS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń i spraw kadrowych za 2017 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.03.2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w DKKS w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń i spraw kadrowych ustalono m.in., że:

• ryczałty za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych naliczane były niezgodnie z zawartymi z pracownikami umowami,
• nieprawidłowo ewidencjonowane były koszty na kontach zespołu 5,
• w rozliczeniach środków finansowych przekazanych przez Wydział Spraw Społecznych (WSS) ujęto nieprawidłowe dowody księgowe,
• nieprawidłowo było naliczane wynagrodzenie za czas choroby,
• w 2. przypadkach błędnie został naliczony dodatek stażowy,
• dowody księgowe gotówkowe ewidencjonowane były z pominięciem kont: 201 i 202,
• na wystawianych rachunkach brakowało kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej,
• wpłaty do kasy gotówki pobranej z bankomatu nie były dokumentowane dowodem KP,
• na kontach zespołu 7 nieprawidłowo ujmowano wyciąg bankowy jako dowód księgowy,
• nie było wewnętrznych regulacji dot. zasad wynajmu wyposażenia,
• księga środków trwałych nie była podsumowana na dzień 31.12.2017 r.,
• wystąpiły różnice między ewidencją księgową kont 013, 014 i 020 a stanem ksiąg inwentarzowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań finansowych z ewidencją księgową,
• rozliczenia dotacji celowych,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• dokumentowania zasileń kasy gotówką z kasy fiskalnej, wpłatami za wynajem, rozliczeniami zaliczek,
• dokumentowania realizacji umów zleceń,
• kompletności dokumentacji dot. inwentaryzacji rocznej,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w obowiązującym w 2017 r. Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w DKKS, zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli.

II. Oceny cząstkowe

1. Przychody i należności

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody wykazane w rachunku zysków i strat na dzień 31.12.2017 r. w kwocie ogółem 1.201.075 zł stanowiły: dotacje na sfinansowanie działalności podstawowej – 1.031.342 zł, środki finansowe otrzymane z WSS – 105.000 zł, przychody netto ze sprzedaży produktów – 64.733 zł (w tym: przychody z działalności kulturalnej w wys. 13.733 zł, z prowadzonych kół w wys. 46.083 zł i kawiarenki internetowej w wys. 4.917).

Pozostałe przychody operacyjne wyniosły 137.949,64 zł. Na ich wysokość wpłynęły m.in. przychody z tytułu amortyzacji – 64.551,35 zł, otrzymanych darowizn – 25.278,96 zł, od PP Nr 77 – 23.213,03 zł, z tytułu realizacji umowy – 14.998,01 zł, działań promocyjnych – 4.000 zł i najmu pomieszczeń – 4.050 zł.

Kontroli poddane zostały dokumenty finansowe dot. uzyskanych przychodów ze sprzedaży i wynajmu za IV kwartał 2017 r. w łącznej wys. 13.976,25 zł.

Kasa DKKS zasilana była m.in. wypłatami gotówki z bankomatu (zasilenie pogotowia kasowego), wpłatami z kasy fiskalnej, wpłatami za wynajem, rozliczeniami zaliczek. W przypadku zasileń kasy gotówką z bankomatu do RK jako dowód księgowy dołączane było potwierdzenie drukowane przez bankomat. Nie był wstawiany dowód KP, co było niezgodne z § 8 ust. 1 lit. b obowiązującej instrukcji kasowej, wg którego wszystkie wpłaty i wypłaty kasjer ujmuje w raportach kasowych wg zasad – wpisanie sum podjętych z banku i przyjętych do kasy na podstawie dowodu przychodowego.

Dostępna w 2017 r. dokumentacja nie regulowała zasad korzystania z kart do konta oraz nie wskazywała osób dysponujących kartami.

Na kontach: 701 – przychody z działalności kulturalnej, 702 – przychody z kół,  703 – przychody z kafejki internetowej, w ewidencji, jako dowód księgowy, widniał m.in. wyciąg bankowy. Wyciąg bankowy jest wyłącznie dowodem dokumentującym operacje na rachunku bankowym i nie jest podstawą do ujęcia na koncie zespołu 7. Nie została wystawiona faktura wewnętrzna ani dokument PK jako dowód dokumentujący przychód.

Rachunki wystawione kontrahentom nie zawierały potwierdzenia dokonanej kontroli formalno rachunkowej i merytorycznej, co było niezgodne z § 6 rozdziału 4 – kontrola dowodów księgowych - obowiązującej w DKKS Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wg którego w jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli: merytoryczną i formalno – rachunkową.

W DKKS w 2017  r. nie było cennika opłat za wynajem pomieszczeń i wyposażenia. W trakcie kontroli dyrektor DKKS wprowadził do stosowania regulamin wynajmu pomieszczeń w obiektach DKKS (Zarządzenie nr 2/2019 z dnia 18.01.2019 r.), ustalając w § 3, że wysokość opłat za wynajęcie pomieszczeń jest ustalana w drodze negocjacji pomiędzy zainteresowanym podmiotem a dyrektorem DKKS lub upoważnionym przez niego pracownikiem. Regulamin nie odnosił się jednak do wynajmu wyposażenia np. sprzętu muzycznego, nagłośnieniowego.

Według standardów kontroli zarządczej nr 10 oraz nr 14 a i d zawartych w grupie C – Mechanizmy kontroli, o których mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84 – dalej komunikat w sprawie standardów kontroli zarządczej), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. Wjednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur i ewidencję dochodów był główny księgowy.

Rachunki wystawione kontrahentom były kwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych (wskazania dekretacyjne) z użyciem konta rozrachunkowego 201.

W trakcie kontroli dyrektor DKKS wprowadził do stosowaniaregulamin używania służbowych kart płatniczych przez pracowników Domu Kultury „Klub Skolwin” – Zarządzenie dyrektora DK „Klub Skolwin” nr 1/2019 z dnia 14.01.2019 r.”

1.2. Należności

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 6.03.2018 r., na dzień 31.12.2017 r. wykazano należności w wysokości łącznie 29.843,89 zł, w tym: 24.710,79 zł z tytułu gotówki i depozytów i 5.133,10 zł należności pozostałych z tytułów innych niż wymienione wyżej (noty księgowe na łączną kwotę 4.156,21 zł wystawione na PP Nr 77 z terminem płatności w 2018 r. oraz 976,89 zł tytułem nadpłaty ZUS).

Wg załącznika do bilansu dot. należności krótkoterminowych sporządzonego w dniu 23.03.2018 r., wartość należności wyniosła 7.116,56 zł. Wielkość należności wzrosła o ujęcie zaliczki za materiały w kwocie 1.983,46 zł, zakupione na potrzeby DKKS, opłacone w 2017 r. a dostarczone wraz z fakturą w styczniu 2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W Instytucji nie zidentyfikowano należności wymagalnych.

2. Koszty i zobowiązania

2.1 Wykonanie kosztów – realizacja dotacji podmiotowej

Tytułem dotacji podmiotowej DKKS w 2017 r. otrzymał środki finansowe w łącznej wys. 1.031.342 zł.

W toku kontroli poniesionych kosztów analizie poddano:

- 44 dowody księgowe na łączną kwotę 110.650,20 zł, co stanowiło 10,73% kosztów ogółem,

- 2 umowy stanowiące podstawę do wystawienia 3. dowodów księgowych.

Kontroli została poddana również prawidłowość składanych oświadczeń i naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych w 2017 r. Ryczałt pobierało dwóch pracowników DKKS. Z tego tytułu wypłacono w 2017 r. kwotę 1.651,50 zł.

Wg ewidencji kont zespołu 5 na dzień 31.12.2017 r., koszty działalności merytorycznej organizowanej w 2017 r. przez DKKS kształtowały się następująco:

• działalność kół – 75.996,96 zł (w tym m.in.: wynagrodzenia 49.505,50 zł, materiały 12.828,24 zł, usługi 11.515,12 zł),
• imprezy artystyczne – łącznie 97.693,83, w tym m.in.:

- Refleksy – 9.743,96 zł,

- konkurs fotograficzny – 8.194,20 zł,

- występy taneczne – 8.452,83 zł,

- koncerty muzyczne – 8.857,01 zł,

- festyn „Na dobry początek” – 7.895,17 zł,

- wakacyjny przegląd teatrzyków – 9.578,23 zł,

- warsztaty wokalne – 7.277,68 zł,

- Pastorałka – 13.272,59 zł,

• Klub Malucha – 72.158,68 zł (w tym m.in.: wynagrodzenia 29.415,50 zł, materiały 12.296,99 zł, wyżywienie 16.562,17 zł, usługi niematerialne 10.542,02 zł),
• występy teatralne – 19.750 zł,
• Grupa Fotograficzna Młodych Twórców – 23.149,03 zł,
• Klub Seniora – 49.035,98 zł.

Dowody księgowe gotówkowe, jak i dowody KP i KW ewidencjonowane były z pominięciem kont: 201 – rozrachunki z odbiorcami, 202 – rozrachunki z dostawcami. Jedynie rachunki wystawione kontrahentom były kwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych (wskazania dekretacyjne) z użyciem konta rozrachunkowego 201.

W ocenie kontroli, wszystkie dowody księgowe powinno się rejestrować i księgować w momencie ich otrzymania do zapłaty bez względu na termin płatności. Nie ma tu znaczenia w jakiej formie dowód zostanie uregulowany. Księgując dowód w chwili otrzymania jest możliwość ustalenia (w każdym momencie - nie tylko na koniec miesiąca) stanu zobowiązań ogółem.

W badanym okresie z ryczałtu z tytułu używania prywatnych samochodów do celów służbowych korzystali: główny specjalista ds. programowych i artystycznych oraz główny specjalista ds. administracyjno – technicznych. Kontrola wykazała, że pracownicy składali oświadczenia o używaniu prywatnego samochodu do celów służbowych w okresach kwartalnych wskazując miesiąc podlegający rozliczeniu i tak: główny specjalista ds. programowych i artystycznych w 2017 r. złożył 3 oświadczenia, w dniach: 14.04. za luty, 3.07. za czerwiec i 9.10.2017 r. za lipiec. Główny specjalista ds. administracyjno – technicznych złożył 2 oświadczenia, w dniach: 3.07. za czerwiec i 9.10.2017 r. za wrzesień.

W przypadku głównego specjalisty ds. programowych i artystycznych było to niezgodne z § 2 ust. 1 i 4 umowy z dnia 29.04.2011 r., wg którego  ustalony został limit miesięczny a ryczałt wypłacany jest po zakończeniu danego miesiąca na podstawie oświadczenia pracownika o używaniu samochodu w celach służbowych.

W przypadku głównego specjalisty ds. administracyjno – technicznych, w § 2 ust. 1 umowy z dnia 1.04.2017 r. dyrektor DKKS zawarł zapis, że limit miesięczny ustalany będzie każdorazowo w aneksie do umowy, czego nie uczyniono przyjmując limit wskazany bezpośrednio w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia  25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) w wymiarze 500 km. Wg § 2 ust. 4 umowy, ryczałt wypłacany jest po zakończeniu okresu (miesięcznego, kwartalnego) na podstawie oświadczenia pracownika o używaniu samochodu w celach służbowych.

Sposób naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnych samochodów do celów służbowych za miesiąc wskazany przez pracownika w oświadczeniu składanym w systemie kwartalnym w obu przypadkach był niezgodny z treścią zawartych umów. W ocenie kontroli ponadto niejasny był wybór miesiąca do rozliczenia. Nie wynikał on z żadnej dodatkowej dokumentacji potwierdzającej zarówno potrzebę, jak i faktyczne wykorzystanie prywatnych samochodów do celów służbowych.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w DKKS za realizację kosztów oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Wszystkie dowody księgowe zostałyopisane, poddane kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej, były zadekretowane i zatwierdzone do wypłaty.

W przypadku zasileń kasy gotówką z kasy fiskalnej, wpłatami za wynajem lub rozliczeniami zaliczek, do RK jako dowód księgowy dołączany był dowód KP.

2.2. Zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 6.03.2018 r., na dzień 31.12.2017 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych. Zobowiązanianiewymagalne (faktury z terminem płatności przypadającym na 2018 r., kaucje gwarancyjne, rozrachunki z tytułu świadczeń pracowniczych) wyniosły łącznie 31.410,41 zł.

Wg załącznika do bilansu dot. zobowiązań krótkoterminowych sporządzonego w dniu 23.03.2018 r., wartość zobowiązań wzrosła o ujęcie rozrachunków do wyjaśnienia z tytułu płatności ZUS w kwocie 827,78 zł, powstałych w wyniku rozliczenia konta na dzień 31.12.2017 r. i wyniosła 32.238,19 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

Zobowiązania zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w bilansie DKKS za 2017 r.

3. Dotacje celowe

3.1 Dotacja celowa na realizację zadania pn. „Modernizacja pomieszczeń Klubu Seniora przy Domu Kultury Klub Skolwin w Szczecinie”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 500.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/57/2017 z dnia 29.05.2017 r. oraz aneksów: Nr 1(brak daty zawarcia) i Nr 2 z dnia 14.12.2017 r.

Dotacja została przeznaczona na:

1. przebudowę kondygnacji I piętra i poddasza wraz ze zmianą sposobu użytkowania w budynku przy ul. Stołczyńskiej 161 na potrzeby Domu Kultury - I etap -  w kwocie łącznej 465.000 zł,
2. pełnienie funkcji inżyniera kontraktu na ww. zadaniu– w łącznej kwocie 8.056,50 zł,
3. pełnienie funkcji Inspektora nadzoru inwestorskiego nad realizacją ww. zadania – w łącznej kwocie 6.000 zł,
4. przebudowę ciągów komunikacyjnych oraz ogrodzenia – w łącznej kwocie 10.035,86 zł,
5. wykonanie robót budowlano – montażowych polegających na instalacji systemu wideodomofonu – w łącznej kwocie 10.907,64 zł.

Kontroli poddano:

- 9 dowodów księgowych na kwotę 500.000 zł brutto, co stanowiło 100% wydatków ze środków dotacji,

- 5 umów wraz z aneksami, zawartych na potrzeby realizacji ww. zadania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości rozliczenia dotacji celowej.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- kartę zadania inwestycyjnego - stanowiącą sprawozdanie rzeczowe, z informacją o wykorzystaniu dotacji w 100%, tj. w kwocie 500.000 zł,

- sprawozdanie finansowe, z wymienionymi fakturami sfinansowanymi ze środków dotacji.

Wg sprawozdania łącznie wydatkowano kwotę 500.000 zł (w tym VAT 92.373,98 zł). Wydatki zostały sfinansowane w kwotach brutto. Główny księgowy nie odliczył podatku VAT.

Z-ca dyrektora Wydziału Kultury w dniu 11.04.2018 r. zaakceptowała rozliczenia dotacji wg umowy (Pismo znak: WK-II.402.DC.57.2017.NW).

3.2 Dotacja celowa na realizację zadania pn. „Wykonanie siłowni pod chmurką oraz placu zabaw na terenie Domu Kultury Klub Skolwin w Szczecinie”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 100.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/24/2017 z dnia 18.04.2017 r.

Kontroli poddano fakturę VAT na kwotę 100.000 zł brutto oraz umowę zawartą na potrzeby realizacji ww. zadania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości rozliczenia dotacji celowej.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- kartę zadania inwestycyjnego - stanowiącą sprawozdanie rzeczowe, z informacją o wykorzystaniu dotacji w 100%, tj. w kwocie 100.000 zł,

- sprawozdanie finansowe.

Wg sprawozdania wydatkowano kwotę 100.000 zł (w tym VAT 18.699,19 zł). Wydatki zostały sfinansowane w kwotach brutto. Główny księgowy nie odliczył podatku VAT.

Z-ca dyrektora Wydziału Kultury w dniu 3.11.2017 r. zaakceptowała rozliczenia dotacji wg umowy (Pismo znak: WK-II.402.DC.24.2017.NW).

4. Rozliczenie środków finansowych przekazanych przez Wydział Spraw Społecznych.

4.1 Zadanie pn. „Profilaktyka uzależnień oraz działalność opiekuńczo – wychowawcza dla dzieci z terenu północnych dzielnic Szczecina (Klub Malucha) w 2017 r.”

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia środków finansowych w wys. 80.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WSS-VIII.1.2017.KT z dnia 12.01.2017 r. oraz aneksu Nr 1z dnia 28.11.2017 r.

Środki zostały przeznaczone na:

1. wynagrodzenia za prowadzenie zajęć edukacyjnych z dziećmi z Klubu Malucha - w kwocie łącznej 29.278 zł,
2. artykuły spożywcze na potrzeby dzieci z Klubu Malucha– w łącznej kwocie 16.200 zł,
3. zakup środków czystości, artykułów plastycznych i edukacyjnych – w łącznej kwocie 12.272 zł,
4. bilety wstępu, organizację przedstawień, koszty transportu – w łącznej kwocie 40.650 zł,
5. zużycie energii elektrycznej, gazu, wody, koszty usług telekomunikacyjnych i odprowadzenia ścieków – w łącznej kwocie 7.600 zł.

Kontroli poddano 233 dowody księgowe na łączną kwotę 80.000 zł brutto, co stanowiło 100% przyznanych środków finansowych.

W rozliczeniu umowy dot. Klubu Malucha ujęta została f-a nr FV 0/0(010)0011/146014 z dnia 26.05.2017 r. na błędną kwotę 344,09 zł. Faktura wystawiona została na kwotę 377,09 zł, zadekretowana w wys. 344,09 zł i zaksięgowana na kwotę 377,09 zł.

W rozliczeniu umowy dot. Klubu Malucha uwzględnione były faktury za media: energię elektryczną, gaz, wodę i ścieki, usługi telekomunikacyjne, w kwotach stanowiących część wartości faktur. Faktury dekretowane były i księgowane w koszty DKKS w pełnej kwocie (konta: Wn 403 i Ma 202, Wn 502-11 i Ma 490 oraz Wn 952 i Ma 951), w adnotacji pod dekretacją wskazana była kwota przypadająca na zadanie pn. Klub Malucha, nie było natomiast wskazania do ujęcia tych kwot w ewidencji.

Obroty na koncie 501-3 – Klub Malucha na dzień 31.12.2017 r. wyniosły 72.158,68 zł. Obroty na koncie 953 – rozliczenie KM na dzień 31.12.2017 r. wyniosły 68.134,74 zł. Oba konta nie wykazywały więc wszystkich kosztów poniesionych w związku z realizacją zadania pn „Klub Malucha”.

W ocenie kontroli, nawet jeśli koszty przypadające na zadanie są kalkulowane przyjętą proporcją, to należy je ująć w tej właśnie części w ewidencji danego zadania w kosztach zespołu 5, co potwierdzone zostało w rozdziale 3.6. – zespół 5 „Koszty według zadań, miejsc powstawania i ich rozliczenie”, komentarza do planu kont przyjętego w DKKS, wg którego konta zespołu 5 służą do ewidencjonowania i rozliczania kosztów w układzie rodzajowym na miejsca ich powstawania oraz w celu ustalenia kosztów imprezy czy realizowanych zadań określonych w planie merytorycznym instytucji kultury. Na konta zadań oraz na konta kosztów pośrednich (stałych) w zespole 5 są odnoszone koszty proste wynikające z dokumentów źródłowych. W celu ustalenia możliwie najdokładniejszych pełnych kosztów ponoszonych na realizację zadań, instytucje kultury winny wypracować rozdzielniki kosztów umożliwiające ewidencję, np. kosztów wynagrodzeń z pochodnymi oraz istotnych kosztów utrzymania obiektów bezpośrednio na kontach realizowanych zadań. Rozdzielniki kosztów stosuje się do rozksięgowania dowodów źródłowych bezpośrednio na zadania. Wtedy koszty, które zostały podzielone na zadania nie będą obciążać kosztów pośrednich.

Powyższe wpłynęło na niezrealizowanie § 4 ust. 1 przedmiotowej umowy, wg którego zleceniobiorca był zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej i ewidencji księgowej zadania, zgodnie z ówcześnie obowiązującą ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), w sposóbumożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Osobą odpowiedzialną w DKKS za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Rozliczenie umowy zawierało sprawozdanie z wykonania zadania publicznego (w tym: wyszczególnienie kosztów, zestawienie faktur / rachunków, opis wykonania zadania), z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, tj. w kwocie 80.000 zł.

Dyrektor WSS w dniu 12.04.2018 r. zatwierdziła sprawozdanie końcowe z wykonania zadania wg umowy (Pismo znak: WSS-VIII.8141.47.2018.RFS).

W trakcie kontroli, w dniu 14.01.2019 r. dyrektor DKKS pisemnie poinformował Wydział Spraw Społecznych o zmianie w rozliczeniu umowy. Dyrektor WSS zaakceptowała przedłożone wyjaśnienia i zwróciła się do dyrektora DKKS o przesłanie całości sprawozdania końcowego z wykonania umowy z uwzględnieniem korekty oraz zmiany kosztów całości zadania w zakresie kwoty 377,09 zł (Pismo znak: WSS-VIII.8141.4.2019.RFS z dnia 21.01.2019 r. ).

4.2 Zadanie pn. „Grupa Fotograficzna Młodych Twórców”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia środków finansowych w wys. 25.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WSS-VIII.2.2017.RFS z dnia 12.05.2017 r.

Środki zostały przeznaczone na:

1. wynagrodzenia wraz z pochodnymi za prowadzenie zajęć fotograficznych - w kwocie łącznej 6.800 zł,
2. zakup oświetlenia, lamp i żarówek– w kwocie 2.098 zł,
3. zakup materiałów i rekwizytów na potrzeby zajęć – w łącznej kwocie 5.734,50 zł,
4. opracowanie koncepcji projektu, nadzór nad przebiegiem i realizacją projektu, postprodukcja, projekt folderu, przygotowanie materiałów do proofu, opracowanie logo, nadzór podczas montażu - wystawa "W ruchu" – w łącznej kwocie 4.500 zł,
5. bilety wstępu,  koszty transportu, druk zdjęć i banerów – w łącznej kwocie 5.867,50 zł.

Kontroli poddano 45 dowodów księgowych na łączną kwotę 25.000 zł brutto, co stanowiło 100% przyznanych środków finansowych.

W rozliczeniu umowy dot. GFMT:

• dwukrotnie wskazana została polisa nr 4293886 na kwotę 40 zł (poz. 29 i 43 rozliczenia),
• ujęte zostało wynagrodzenie w wys. 871,05 zł z tytułu umowy zlecenie nr 97/06/17 dla instruktora (poz. 4 rozliczenia), podczas gdy przelew tytułem realizacji ww. umowyzostał wykonany do osoby o innym nazwisku. 

Ustalono, że w przypadku umowy zlecenie błędnie podano jej numer. W rozliczeniu powinna zostać ujęta umowa zlecenie nr 94/6/17 w tej samej kwocie.

Na koncie 501-7 – GFMT zaewidencjonowane zostały w kwocie łącznej koszty, które podlegały rozdziałowi na część poniesioną z dotacji i część pokrytą ze środków własnych. W ewidencji tego konta nie było faktury z poz. 1, gdyż jako wyposażenie została ujęta na koncie 013, oraz kosztów tytułem składek ZUS pracodawcy z poz. 3, 5, 7, 9, 11, 13, gdyż te zaksięgowane zostały zbiorczo na koncie 223.

Obroty na koncie 501-7 – GFMT na dzień 31.12.2017 r. wyniosły 23.149,03 zł. Obroty na koncie 954 – rozliczenie GFMT na dzień 31.12.2017 r. wyniosły 24.157,22 zł. Oba konta nie wykazywały więc wszystkich kosztów poniesionych w związku z realizacją zadania pn. „Grupa Fotograficzna Młodych Twórców”.

W ocenie kontroli, analogicznie do sposobu ewidencjonowania kosztów przypadających na prowadzenie Klubu Malucha, w ewidencji danego zadania w kosztach zespołu 5, należy  ująć wszystkie koszty przypadające na to zadanie.

Powyższe wpłynęło na niezrealizowanie § 4 ust. 1 przedmiotowej umowy, wg którego zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej i ewidencji księgowej zadania, zgodnie z ówcześnie obowiązującą ustawą o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Osobą odpowiedzialną w DKKS za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Rozliczenie umowy zawierało sprawozdanie z wykonania zadania publicznego (w tym: wyszczególnienie kosztów, zestawienie faktur / rachunków, opis wykonania zadania), z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, tj. w kwocie 80.000 zł.

Dyrektor WSS w dniu 12.04.2018 r. zatwierdziła sprawozdanie końcowe z wykonania zadania wg umowy (Pismo znak: WSS-VIII.8141.47.2018.RFS).

W trakcie kontroli, w dniu 14.01.2019 r. dyrektor DKKS przekazał Wydziałowi Spraw Społecznych korektę rozliczenia umowy. Dyrektor WSS zaakceptowała przedłożone wyjaśnienia (Pismo znak: WSS-VIII.8141.4.2019.RFS z dnia 21.01.2019 r. ).

5. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto akta osobowe i prawidłowość naliczania wynagrodzeń 5. z 13. pracowników DKKS, na kwotę ogółem 150.552,64 zł.

Kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych poddano również zwolnienia lekarskie ww. pracowników.

Kontrolą objęto umowy zlecenia i dokumentację dotyczącą ich realizacji za IV kwartał 2017 r. Przebadano kwotę ogółem 59.019,32 zł.

W przypadku pracownika nr 2, w piśmie z dnia 27.02.2009 r. wskazana została XVI kategoria zaszeregowania, podczas gdy wg obowiązującego regulaminu wynagradzania, wynagrodzenie głównego specjalisty zaszeregowane jest między XVIII a XXI kategorią. Nie można przyjąć wyjaśnień dyrektora DKKS z dnia 24.01.2019 r. o zaniechaniu informowania o grupie zaszeregowania w aktualnie obowiązujących umowach o pracę i aneksach do tych umów z uwagi na zmianę regulaminu i tabeli zaszeregowania. Tabela zaszeregowania funkcjonuje bowiem także w nowym regulaminie i pozostawienie w aneksach do umów niezaktualizowanej grupy zaszeregowania jest niezgodne z obowiązującymi w DKKS uregulowaniami.

Ten sam pracownik miał w 2017 r. błędnie naliczany dodatek stażowy, który wzrósł do 14% z dniem 1.10.2017 r., a w ocenie kontroli zmiana powinna nastąpić z dniem 1.01.2018 r.

Pracownik nr 3 również miał w 2017 r. błędnie naliczany dodatek stażowy, który wzrósł do 13% z dniem 1.05.2017 r., a wg świadectw pracy zgromadzonych w aktach osobowych, zmiana na 13% powinna nastąpić z dniem 1.06.2017 r.

W wyniku powyższych błędów, pracownikom w 2017 r., tytułem dodatku stażowego naliczono kwotę wyższą odpowiednio o 120 zł i 30,50 zł.

W toku analiz zwolnień lekarskich ustalono, że:

• do średniej przyjmowanej jako podstawa naliczania wynagrodzenia chorobowego przyjmowane były wypłaty świadczeń z ZFŚS oraz ryczałty samochodowe, co podniosło wartość wypłaconego wynagrodzenia chorobowego w 10. badanych przypadkach łącznie o 196,50 zł,
  • dodatek funkcyjny był obniżany przez program płacowy niezgodnie z art.  36 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.), wg którego podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.  Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Wg § 8 ust. 4 regulaminu wynagradzania pracowników DKKS jedynie dodatek za wysługę lat wypłaca się za wszystkie dni pracy oraz dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Dodatek funkcyjny stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, powinien więc, w ocenie kontroli być obniżany zgodnie z ww. art. 36 ustawy.

Obsługę kadrowo – płacową w 2017 r. prowadził główny księgowy.

Akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

Dokumentacja dotycząca umów zleceń była kompletna pod kątem wystawionych rachunków i rozliczenia czasu pracy.

W trakcie kontroli akta osobowe pracowników zostały uzupełnione o kserokopię wykazu podpisów pracowników DKKS potwierdzającego zapoznanie się z zarządzeniem wprowadzającym regulamin wynagradzania.

6. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2017 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 58.378 zł, uregulowany w całości w 2017 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 249.786,87 zł i również w całości zostały uregulowane w 2017 r.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracjach PIT 4R i PIT 8AR oraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego nie wykazała nieprawidłowości.

W toku kontroli wysokości składek ZUS wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA i kwot przelanych na rachunek ZUS nie stwierdzono nieprawidłowości.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2017 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

Za poszczególne miesiące 2017 r. główny księgowy DKKS korzystał z przysługującej prawem możliwości naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń. Tym samym uzyskano na rzecz przychodów DKKS kwotę 163 zł.

7. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania budżetu za 2017 r., sporządzone w dniu 9.02.2018 r., wg którego m.in.:

• przychody ogółem wyniosły 1.338.420 zł (w tym dotacja z budżetu Miasta na bieżącą działalność 1.031.342 zł),
• koszty ogółem wyniosły 1.348.950 zł (w tym wynagrodzenia i składki ZUS od wynagrodzeń 817.015 zł oraz usługi obce 206.853 zł).

   Strata netto wyniosła 10.530 zł.

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2017 r., sporządzony w dniu 23.03.2018 r., wg którego m.in.:

• przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 1.201.075 zł (wzrost o 234.719,40 zł w porównaniu z 31.12.2016 r.),
• koszty działalności operacyjnej wyniosły 1.328.994,08 zł (wzrost o 258.018,32 zł w porównaniu z 31.12.2016 r.),
• pozostałe przychody operacyjne wyniosły 137.949,64 zł (wzrost o 10.986,94 zł),
• pozostałe koszty operacyjne wyniosły 25.820,36 zł (spadek o 1.982,79 zł).

   Strata netto wyniosła 15.626,43 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2017 r. – część B pasywów, sporządzony w dniu 23.03.2018 r., wg którego zobowiązania krótkoterminowe wyniosły 32.238,19 zł.

Badaniem objęto ponadto:

• sprawozdanie kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2017 r.,
• sprawozdanie kwartalne o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2017 r.,
• załączniki do bilansu dot. zobowiązań i należności krótkoterminowych.

Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.338.420 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2017 r. o 125.320 zł.

Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.351.950 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2017 r. o 105.313 zł.

Plan finansowy w DKKS zmieniał się w 2017 r. czterokrotnie.

W toku kontroli stwierdzono różnicę w wysokości kosztów usług artystycznych wykazanych w:

- planie finansowym po zmianach na rok 2017 r. złożonym do WK w dn. 9.02.2018 r.  – 106.230 zł,

- sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2017 r. złożonym do WK w dn. 9.02.2018 r. zarówno w kolumnie „plan po zmianach na dzień 31.12.2017 r.”, jak i w kolumnie „wykonanie planu” – 103.230 zł. Dyrektor DKKS w dniu 14.01.2019 r. wyjaśnił, że jest to błąd i prawidłowa jest wartość 103.230 zł wykazana w sprawozdaniu.

Osobą odpowiedzialną w DKKS za proces planowania i sprawozdawczość był główny księgowy.

Każda zmiana planu finansowego przedkładana była do Wydziału Kultury w terminie wskazanym w stosownym piśmie.

8. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2017 r., w tym zestawienia zobowiązań i należności, protokoły z inwentaryzacji gotówkiwkasach: głównej i fiskalnej oraz potwierdzenie sald rachunków bankowych, a także sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ustalania stanu inwentarza. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów z ewidencją księgową.

Według ewidencji, wartość środków trwałych w 2017 r. wzrosła o 92.568,76 zł - przyjętona stan plac zabaw i siłownię pod chmurką o łącznej wartości 100.000 zł i zlikwidowano stary plac zabaw o wartości 7.431,24 zł. Środki trwałe amortyzowane jednorazowo (wyposażenie) zwiększyły się o 37.601,37 zł - przyjętona stan m.in.  meble o łącznej wartości 11.784,15 zł, laptopy w kwocie 9.497 zł, materiały elektrotechniczne, oświetleniowe, reflektory i mikrofony o łącznej wartości 6.667,49 zł. Zbiory biblioteczne i wartości niematerialne i prawne zwiększyły się odpowiednio o 5.692,94 zł i 2.444,64 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że:

• księga środków trwałych nie była podsumowana na dzień 31.12.2017 r.
• księgi inwentarzowe księgozbioru były niezgodne z ewidencją księgową. Wystąpiła różnica o wartości 6.772,13 zł między saldem konta 014ewidencji księgowej a stanem ksiąg inwentarzowych,
• wystąpiła różnica o wartości 265,46 zł między saldem konta 013ewidencji księgowej a stanem księgi inwentarzowej wyposażenia,
• wystąpiła różnica o wartości 0,03 zł między saldem konta 020ewidencji księgowej a stanem księgi inwentarzowej WNiP.

Powyższe naruszało art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zwanej dalejuor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi inwentarzowe – w myśl zapisów art. 16 ust. 1 uor, są księgami pomocniczymi, stanowiącymi uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Dyrektor DKKSbył osobą odpowiedzialną za proces inwentaryzacyjny. Księgę środków trwałych i wyposażenia prowadził główny księgowy. Za prowadzenie ewidencji księgozbioru w 2017 r. odpowiedzialny był pracownik biblioteki.

Środki trwałe przyjmowane były na stan na podstawie dokumentu OT wystawionego na podstawie dokumentu źródłowego. Likwidacja majątku potwierdzana była dokumentem LT.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku.

W toku spisu z natury kasy nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

Dyrektor DKKS w dniu 28.09.2018 r. zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej księgozbioru. W trakcie kontroli trwały prace inwentaryzacyjne w celu uzgodnienia stanu księgozbioru z ewidencją księgową.

W trakcie kontroli:

• została podsumowana księga środków trwałych,
• zostały skorygowane zapisy w księdze inwentarzowej wyposażenia i WNiP.

9. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Zasady prowadzenia rachunkowości – zarządzenie nr 07/2017  z dnia 1.09.2017 r. i aktualizacja zasad zarządzeniem nr 1C/2018 z dnia 17.01.2018 r.,
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów DKKS – zarządzenie nr 8/2016 z dnia 16.08.2016 r.,
• Instrukcja kasowa – zarządzenie nr 41/2010  z dnia 20.10.2010 r. i aneks nr 1 wprowadzony zarządzeniem nr 2/2014 z dnia 7.01.2014 r.,
• Regulamin udzielania zamówień publicznych – zarządzenie nr 14/2016 z dnia 28.10.2016 r.,
• Regulaminpracy komisji przetargowej - zarządzenie nr 35A/2009 z dnia 1.07.2009 r.,
• Organizacja i zasady funkcjonowania kontroli zarządczej - zarządzenie nr 50 z dnia 29.12.2011 r. i nr 8/2018 z dnia 28.09.2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie ww. procedury były przyjęte do stosowania przez pracowników DKKS, co zostało potwierdzone ich podpisami.

10. Inne obszary

Pismami z dnia 10.07.2017 r. i z dnia 11.01.2018 r. podpisanymi przez dyrektora DKKS, Wydział Kultury Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w DKKS nie stwierdzono transakcji podejrzanych.

W oświadczeniu z dnia 28.01.2019 r., dyrektor DKKS podał, że w 2017 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły jedną kontrolę w placówce.

Nie stwierdzono nieprawidłowości

O wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce dyrektor DKKS poinformował WKiAW.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

1. Dokumentować wszystkie wpływy gotówki do kasy dowodem KP.
   1. Dokumentować przychody na kontach zespołu 7 właściwymi dowodami księgowymi.
   2. Każdorazowo potwierdzać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych.
   3. Opracować zasady wynajmu wyposażenia DKKS.
   4. Ewidencjonować gotówkowe dowody księgowe z użyciem kont 201 i 202.
   5. Uregulować kwestię naliczania i rozliczania ryczałtów samochodowych.
   6. Skorygować metodę ewidencjonowania kosztów organizowanych imprez i realizowanych zadań na kontach zespołu 5, by było możliwe ustalenie ich pełnej wartości.
   7. Zaktualizować umowy o pracę pod kątem kategorii zaszeregowania.
   8. Zweryfikować wysokość przyznanych dodatków stażowych i skorygować stwierdzone błędy.
   9. Zweryfikować naliczenia wynagrodzeń chorobowych i skorygować stwierdzone błędy.
   10. Uzgodnić księgi inwentarzowe księgozbioru z ewidencją księgową i sporządzić odpowiedni protokół.