Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 22.03.2018 r. do dnia 13.04.2018 r. przeprowadził kontrolę w Ośrodku Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych z siedzibą przy placu Jakuba Wujka 6, 71-322 Szczecin w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na przebudowę obiektu polegającą na wykonaniu szybu windowego w budynku Ośrodka Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w obiekcie przy placu Jakuba Wujka 6, 71-322 Szczecin z zakupem i montażem platformy do transportu osób niepełnosprawnych wraz z wykonaniem umowy. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26.04.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia w 2017 r. procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „Przebudowa obiektu polegającą na wykonaniu szybu windowego w budynku Ośrodka Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w obiekcie przy placu Jakuba Wujka 6, 71-322 Szczecin z zakupem i montażem platformy do transportu osób niepełnosprawnych” wraz z wykonaniem umowy ustalono uchybienia polegające na:

• nieprawidłowym sposobie ustalenia wartości zamówienia,
• zawarciu umowy o roboty budowlane pomimo niewniesienia przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wymaganej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej,
• zaakceptowaniu gwarancji należytego wykonania umowy niezgodnej z zapisami SIWZ oraz umowy,
• niesporządzeniu oraz niezamieszczeniu na stronie internetowej planu zamówień publicznych na 2017 r.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych [Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.] (zw. dalej p.z.p.), aktów wykonawczych oraz postanowień zawartej umowy.

 II. Oceny cząstkowe

1. Procedura przetargu nieograniczonego 

W dniu 28 sierpnia 2017 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu nr 578906-N-2017 na roboty budowlane pn. „Przebudowa obiektu polegającą na wykonaniu szybu windowego w budynku Ośrodka Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w obiekcie przy placu Jakuba Wujka 6, 71-322 Szczecin z zakupem i montażem platformy do transportu osób niepełnosprawnych”. Termin składania ofert określono na dzień 12 września 2017 r. Kryterium oceny ofert były: cena - 60%, okres gwarancji - 20%, 10% - termin realizacji zamówienia, 10% - wysokość kary umownej za każdy dzień opóźnienia w realizacji przedmiotu umowy. W postępowaniu wpłynęły oferty dwóch Wykonawców, odpowiednio na kwotę 261.803,74 zł brutto oraz 299.000,00 zł brutto. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpił w dniu 18 września 2017 r.

Kontrola wykazała, że Zamawiający w nieprawidłowy sposób dokonał ustalenia wartości zamówienia. Według protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia wartość zamówienia na kwotę 158.464,06 zł netto została ustalona w dniu 01 czerwca 2017 r. na podstawie decyzji komisji przetargowej (druku ZP-1/1) dokonanej w oparciu o kosztorys inwestorski sporządzony na etapie opracowania dokumentacji projektowej w kwietniu2016 r. Powyższe naruszało art. 33 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 35 ust. 1 p.z.p., według których wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówieniana podstawie kosztorysu inwestorskiego. Ze względu na zmianę cen panujących na rynku budowlanymZamawiający zobowiązany był dokonać aktualizacji kosztorysu inwestorskiego w wymaganym terminie przed wszczęciem postępowania.

W toku kontroli stwierdzono, że w Ośrodku nie sporządzono oraz nie zamieszczono na stronie internetowej planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidywano przeprowadzić w 2017 r., co było niezgodne z art. 13a ust. 1 p.z.p., według którego zamawiający, będący jednostkami sektora finansów publicznych, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy p.z.p. oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

• powołano Komisję do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego,
• sporządzono ogłoszenia o zamówieniu oraz udzieleniu zamówienia, każdorazowo zamieszczano je w Biuletynie Zamówień Publicznych, Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie jednostki,
• sporządzono i zamieszczono SIWZ zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• przeliczono wartość zamówienia na euro zgodnie z § 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych [Dz.U. poz. 2254],
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokół z postępowania w oparciu o odpowiedni wzór wskazany w przepisach,
• żądano wymaganych przepisami dokumentów i oświadczeń, w tym oferty cenowej oraz oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia,
• dochowano terminów w zakresie składania ofert oraz związania ofertą,
• terminowo zamieszczano wymagane ogłoszenia,
• dochowano terminów w zakresie składania ofert związania ofertą, zawarcia umowy z Wykonawcą,
• wzór umowy został zaopiniowany przez radcę prawnego.

2. Realizacja umów

W dniu 29 września 2017 r. w rezultacie dokonania wyboru oferty w przetargu nieograniczonym zamawiający zawarł umowę o roboty budowlane nr 1/2017 . Termin wykonania przedmiotu umowy został ustalony na 90 dni kalendarzowych liczonych od dnia protokolarnego przekazania terenu budowy, a termin płatności na 21 dni od daty przyjęcia przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Wynagrodzenie wykonawcy ustalono na kwotę 261.803,74 zł brutto.

Dokumentacja przedstawiona do kontroli dotycząca realizacji zamówienia zawierała protokół przekazania placu budowy z dnia 29 września 2017 r.

W dniu 21 grudnia 2017 r. dokonano końcowego odbioru robót. W dniu 21 grudnia 2017 r. wykonawca wystawił fakturę VAT nr FA/7/12/2017 na kwotę 261.803,74 zł brutto, która została zapłacona dwoma przelewami w dniu 28 grudnia 2017 r.

Kontrola wykazała, że Zamawiający zawarł w dniu 29 września 2017 r. umowę o roboty budowlane nr 1/2017, pomimo iż Wykonawca nie wniósł przed podpisaniem umowy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Powyższe naruszało § 13 ust. 1 umowy, według którego Wykonawca wnosi Zamawiającemu przed podpisaniem umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej podanej w ofercie tj. w wysokości 13.090,19 zł. Wykonawca po podpisaniu umowy wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej z dnia 3 października 2017 r. Ponadto kontrola wykazała, że ww. gwarancja należytego wykonania zawierała postanowienia wyłączające odpowiedzialność Gwaranta za zobowiązania Wykonawcy z tytułu kar umownych, a więc niezgodnie z postanowieniami SIWZ oraz umowy. Według art. 483 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego może nastąpić przez zapłatę określonej sumy (kary umownej).

W toku kontroli ustalono również, że ww. umowę zawarto pomimo tego, że Wykonawca przedłożył polisę ubezpieczeniową odpowiedzialności cywilnej niezgodną z zapisami umowy. Przedstawiona polisa ubezpieczeniowa była polisą ogólną związaną z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością gospodarczą. Według § 14 ust. 2 i 4 umowy Wykonawca zobowiązany był przedstawić przed podpisaniem umowy, polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wraz z odpowiedzialnością za podwykonawców w mieniu lub na osobie wyrządzone przez Wykonawcę lub podwykonawców w trakcie realizacji dla zadania pn.: „przebudowa obiektu polegająca na wykonaniu szybu windowego w budynku Ośrodka  Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych w obiekcie przy placu Jakuba Wujka 6, 71-322 Szczecin z zakupem i montażem platformy do transportu osób niepełnosprawnych” powstałe w związku realizacją zadania określonego w kontrakcie, przy sumie gwarancyjnej nie mniejszej niż 250.000 zł na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia. Wymóg zawarcia umowy ubezpieczenia miał być uważany za spełniony, jeśli Wykonawca przedłoży przed podpisaniem umowy polisę ubezpieczenia odpowiedzialności zgodnie z zakresem realizowanego kontraktu, z okresem ubezpieczenia na pełny okres realizowanej inwestycji.

W pozostałym zakresie kontrola wykazała, że:

• zawarta przez Ośrodek umowa była zgodna z ofertą wykonawcy oraz wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ,
• umowa zawierała podpisy osób upoważnionych do reprezentacji stron,
• wykonawca w pełni zrealizował zakres robót wskazany w umowie, co zostało potwierdzone w protokole odbioru końcowego z dnia 21 grudnia 2017 r.,
• wykonanie przedmiotu umowy jak i zapłata nastąpiły w terminie wskazanym w umowie,
• zapłata wynagrodzenia nastąpiła w wysokości wynikającej z zawartej umowy.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Ośrodka:

1. ustalać wartość zamówienia na roboty budowlane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia,
2. nie zawierać umów w sytuacji braku wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wymaganej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej,
3. wzmóc nadzór nad weryfikacją przedkładanych przez Wykonawcę dokumentów,
4. sporządzać i zamieszczać na stronie internetowej plan zamówień publicznych zgodnie z art. 13a p.z.p.