Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 4.06.2018 r. do dnia 20.06.2018 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 11 w Szczecinie, ul. E. Plater 20, zwanej dalej SP, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.07.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2017 r. w SP ustalono m.in., że:

• w 26. przypadkach na 40 wypłaconych świadczeń o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży oraz w 237. przypadkach na 309 wypłaconych zapomóg, wypłat dokonano niezgodnie z obowiązującymi w 2017 r. regulaminami ZFŚS (Regulamin ZFŚS z dnia 1.03.2016 r. zmieniony regulaminem z dnia 1.09.2017 r. Do dnia 31.08.2017 r. obowiązywał regulamin dla Zespołu Szkół nr 16, od dnia 1.09.2017 r. szkoła funkcjonuje pod nazwą Szkoła Podstawowa nr 11 im. Unicef-u),
• w regulaminach ZFŚS nie została uregulowana kwestia akceptacji wniosków składanych przez dyrektora, nie było również wzoru, wg którego dokonywano naliczeń rat i odsetek od pożyczek mieszkaniowych,
• były dyrektor SP niekażdorazowo: zatwierdzał protokoły z posiedzeń komisji socjalnej, podpisywał decyzje o przyznaniu świadczeń,
• informacje dotyczące dofinansowania zbiorowej działalności kulturalnej w formie wycieczek były niekompletne. Nie było dokumentacji potwierdzającej połączenie imprez z działalnością socjalną w postaci różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, czy sportowo-rekreacyjnej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentowania wypłat świadczeń gotówkowych,
• naliczania i terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS  

Stan środków funduszu socjalnego w 2017 r. wyniósł 508.821,33 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2017 r. – 18.626,49 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 60.303,27 zł,

- odpisy na fundusz 2017 r. – 427.139,00 zł,

- dopłata pracowników do wycieczki – 2.000,00 zł,

- odsetki bankowe – 752,57 zł.  

Wypłaty z funduszu w 2016 r. wyniosły łącznie 481.844,68 zł, na co złożyły się m.in.:

- pożyczki mieszkaniowe – 74.000,00 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 96.205,18 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników netto –       66.869,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego emerytów – 28.840,00 zł,

- zapomogi zdrowotne – 17.750,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 18.707,00 zł,

- zapomogi ze względu na trudną sytuację materialną – 16.605,00 zł,

- zapomogi ze względu na wydatki jesienno - zimowe – 64.884,00 zł,

- dofinansowanie do wycieczki (Kraków) – 4.930,00 zł,

- dofinansowanie do wycieczki (Włochy) – 42.400,00 zł,

- dofinansowanie do działalności kulturalno – oświatowej (teatr) – 4.000,00 zł,

- dofinansowanie do działalności kulturalno – oświatowej (Browar Polski) – 8.630,00 zł,

- zapomogi losowe – 1.800,00 zł,

- zwrot nadpłaconej raty pożyczki – 87,50 zł,

- zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2017 r. – 36.137,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 26.976,65 zł.

Kontroli poddano:

• 209 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 148 dotyczyło pracowników oraz 60 emerytów i rencistów, byłych pracowników SP),
• 23 wnioski o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
• 2 wnioski o zapomogę losową,
• 36 wniosków o zapomogę zdrowotną z tytułu choroby przewlekłej,
• 39 wniosków o zapomogę dla osób znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej,
• 232 wniosków o zapomogę z tytułu wzmożonych wydatków jesienno – zimowych,
• 10 wniosków o dofinansowanie wycieczki do Krakowa,
• 27 wniosków o dofinansowanie wycieczki do Włoch,
• 27 wniosków o dofinansowanie biletów na spektakl „Klimakterium”,
• wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2017 r.,
• 25 raportów kasowych,
• 8 faktur (wycieczka do Krakowa, do Włoch zakup biletów do teatru i usług gastronomicznych),
• 16 protokołów z posiedzeń komisji socjalnej.

W 2017 r. przyznano i wypłacono 17 pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 74.000 zł, zawarto w związku z tym 17 stosownych umów.

 W toku kontroli dokumentacji dotyczącej przyznanych świadczeń, stwierdzono, że:

1. były dyrektor SP, jak i obecny dyrektor zatwierdzili swoje wnioski o przyznanie świadczeń występując zarówno jako pracodawca, jak i pracownik. Były dyrektor zatwierdził wniosek o przyznanie zapomogi zdrowotnej, a obecny dyrektor wnioski o: przyznanie dofinansowania do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie oraz pomoc z uwagi na wzmożone wydatki jesienno – zimowe.W ocenie kontroli, w przypadku wniosków dyrektora szkoły, należało wyznaczyć inny podmiot zarządzający ZFŚS i unormować tę kwestię w regulaminie. Nieuregulowanie bowiem kwestii postępowania w stosunku do dyrektora powoduje, że ostateczne decyzje w tym zakresie należeć powinny do organu prowadzącego, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14.12.2016 r. prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996),
2. protokoły nr 1, 8, 10 i 11 nie zostały zatwierdzone przez byłego dyrektora SP,
3. były dyrektor SP nie złożył podpisu pod decyzjami o przyznaniu świadczeń w przypadku:

- 110. wniosków o dofinansowanie do wypoczynku we własnym zakresie (wszystkie wnioski zatwierdzone w protokołach nr 9 i 11 komisji socjalnej),

- 8. wniosków o dofinansowanie do wypoczynku dzieci (wszystkie wnioski zatwierdzone w protokole nr 11 komisji socjalnej),

- 10. wniosków o zapomogę z uwagi na trudną sytuację materialną (wszystkie wnioski zatwierdzone w protokole nr 11 komisji socjalnej),

- 1 wniosku o zapomogę zdrowotną, zatwierdzonego w protokole nr 11 komisji socjalnej,

- 6 wniosków o przyznanie pożyczki mieszkaniowej,

1. w 17 przypadkach na 40 wypłaconych świadczeń o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży, w dokumentacji nie było wniosków o przyznanie świadczenia wraz z załącznikami potwierdzającymi zakup formy wypoczynku w postaci kolonii wypoczynkowych i zdrowotnych, obozów i zimowisk, wczasów wypoczynkowych, agroturystyki, wyjazdów klimatycznych i zielonej szkoły, co należało uczynić zgodnie z zapisem działu III pkt 2 ppkt 3 w powiązaniu z działem V pkt 2 oraz z działem VII pkt 5 obowiązujących w SP w 2017 r. regulaminów ZFŚS. W dniu 30.10.2017 r. przyznano i wypłacono świadczenia na łączną kwotę 8.170 zł.

Kontrola wykazała ponadto braki w dokumentowaniu przez osoby uposażone sytuacji życiowej stanowiącej uzasadnienie ubiegania się o pomoc socjalną. Powyższe dotyczyło 4. przypadków na łączną kwotę 1.800 zł, w których świadczeniobiorcawnioskujący o zapomogę z uwagi na trudną sytuację materialną nie przedstawił żadnych dowodów na jej potwierdzenie. Dotyczyło to również wszystkich 232 przypadków osób wnioskujących o zapomogę z uwagi na wzmożone wydatki jesienno – zimowe. Z tytułu tej zapomogi wydatkowano sumę 74.850 zł, przy czym pod wnioskami pracowników, emerytów i rencistów nie było żadnych dowodów potwierdzających trudną sytuację w okresie jesienno – zimowym, a w 19. przypadkach wnioski nie zawierały uzasadnienia.

Powyższe było niezgodne z zapisami działu VII pkt 3 obowiązujących w SP w 2017 r. regulaminów ZFŚS, wg których wnioski o przyznanie świadczeń z ZFŚS w postaci zapomóg i pomocy rzeczowej należy składać z pełnym uzasadnieniem w sekretariacie szkoły.

Wg protokołu nr 5 z dnia 1.03.2017 r., komisja socjalna przyznała pracownikowi kwotę 350 zł tytułem dofinansowania wypoczynku dziecka mimo, że pracownik dołączył do wniosku jedynie fakturę za zakup karnetów narciarskich. Dokument ten nie potwierdzał wypoczynku dziecka w formie kolonii wypoczynkowych i zdrowotnych, obozów i zimowisk, wczasów wypoczynkowych, agroturystyki, wyjazdów klimatycznych i zielonej szkoły, co należało uczynić zgodnie z zapisem działu III pkt 2 ppkt 3 w powiązaniu z działem V pkt 2 obowiązujących w SP w 2017 r. regulaminów ZFŚS.

Wg protokołu nr 1 z dnia 4.01.2017 r., komisja socjalna przyznała emerytowi zapomogę z tytułu choroby przewlekłej mimo, że emeryt nie dołączył do wniosku stosownego zaświadczenia lekarskiego, co powinien był zrobić zgodnie z zapisem działu III pkt 2 ppkt 6 obowiązujących w SP w 2017 r. regulaminów ZFŚS.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania zbiorowej działalności kulturalnej w postaci wycieczki do Krakowa stwierdzono, że:

1. w protokole nr 1 z dnia 4.01.2017 r., komisja socjalna postanowiła przyznać dofinansowanie do wycieczki pracowników do Krakowa nie wskazując terminu wyjazdu i kwoty dofinansowania. Nie zostały określone również limity i kwoty wkładu własnego pracowników w przeliczeniu na osobę,
2. w dokumentacji nie było zatwierdzonej listy uczestników wyjazdu,
3. z biurem podróży niezostała zawarta umowa oświadczenie usług turystycznych. Nie było dokumentu potwierdzającego kalkulację kosztu wyjazdu za osobę oraz programu wycieczki, który wskazywałby na spełnienie przesłanek działalności socjalnej. Aby pokryć koszt imprezy z zfśs, trzeba bowiem ją połączyć z formą wypoczynku, działalności kulturalnej czy sportu i rekreacji, zgodnie z art. 1 ust. 1 i art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ),
4. na wnioskach złożonych przez pracowników – uczestników wycieczki nie została wypełniona pozycja dotycząca formy i wysokości przyznanego dofinansowania. Nie było również podpisu dyrektora SP pod decyzją o przyznaniu lub nieprzyznaniu świadczenia. Nie było dokumentu potwierdzającego uwzględnienie kryterium dochodowego przy udzielaniu dofinansowania, co było niezgodne z zapisem działu V pkt 7 obowiązujących w SP w 2017 r. regulaminów ZFŚS.

Ww. wycieczka w całości sfinansowana została ze środków funduszu i uczestniczyli w niej pracownicy wraz z rodzinami. W 8. przypadkach, pracownicy uczestniczący w wycieczce wystąpili z odrębnymi wnioskami o dofinansowanie wypoczynku dziecka. Do wniosków dołączyli faktury wystawione przez to samo biuro podróży, które wcześniej wystawiło fakturę zbiorczą za organizację całej wycieczki. Powyższe oznacza, że w 8. przypadkach pracownicy otrzymali dofinansowanie do wypoczynku dziecka w łącznej wys. 4.302 zł mimo, że nie ponieśli żadnego wydatku z tego tytułu.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania zbiorowej działalności kulturalnej w postaci wycieczki do Włoch stwierdzono, że:

1. w protokole nr 8 z dnia 15.05.2017 r. komisja socjalna postanowiła przyznać dofinansowanie do wycieczki do Włoch nie wskazując terminu wyjazdu i wysokości wkładu własnego pracowników w przeliczeniu na osobę,
2. na wnioskach złożonych przez pracowników – uczestników wycieczki nie było podpisu dyrektora SP pod decyzją o przyznaniu lub nieprzyznaniu świadczenia,
3. z biurem podróży niezostała zawarta umowa oświadczenie usług turystycznych. Nie było dokumentu potwierdzającego kalkulację kosztu wyjazdu za osobę oraz programu wycieczki, który wskazywałby na spełnienie przesłanek działalności socjalnej,

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej dofinansowania zbiorowej działalności kulturalnej w postaci wyjścia do teatru stwierdzono, że:

1. w protokole nr 10 z dnia 14.06.2017 r. komisja socjalna postanowiła przyznać dofinansowanie do wyjścia do teatru na spektakl pt. „Klimakterium” nie wskazując terminu spektaklu i wysokości wkładu własnego pracowników w przeliczeniu na osobę,
2. ówczesnydyrektor SP, jako jedyny, nie złożył wniosku o przyznanie dopłaty z funduszu socjalnego mimo, że takie dofinansowanie otrzymał,
3. na wnioskach złożonych przez pracowników – uczestników imprezy nie została wypełniona pozycja dotycząca formy i wysokości przyznanego dofinansowania. Nie było również podpisu dyrektora SP pod decyzją o przyznaniu lub nieprzyznaniu świadczenia

W regulaminie ZFŚS nie został wskazany wzór, wg którego dokonywano naliczeń rat i odsetek od pożyczek mieszkaniowych, co było niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, wg którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz przeznaczania  środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Z uwagi na fakt, że to pracodawca decyduje o wysokości oprocentowania pożyczek i sposobie wyliczania odsetek, stosowne postanowienia zobowiązany jest zapisać w regulaminie funduszu.

Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był ówczesny dyrektor SP (do dnia 31.07.2017 r.) i obecny dyrektor SP (od dnia 1.08.2017 r.).

Konto 135 na dzień 31.12.2017 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

W SP w 2017 r. obowiązywały 2 regulaminy określające zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Treść regulaminów była tożsama, różnica polegała na nazwie szkoły: do 31.08.2017 r. był to Zespół Szkół nr 16, a począwszy od 1.09.2017 r. Szkoła Podstawowa nr 11 im. UNICEF-u. Przekształcenie nastąpiło zgodnie z uchwałą nr XXXV/985/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 21.11.2017 r. w sprawie stwierdzenia przekształcenia dotychczasowego Zespołu Szkół Nr 16 w Szczecinie w ośmioletnią szkołę podstawową. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Przyznanie dofinansowania lub innej pomocy socjalnej było poprzedzone postanowieniami komisji socjalnej, spisanymi w formie protokołów z posiedzeń. Protokoły były każdorazowo akceptowane przez komisję, w skład której wchodzili przedstawiciele związków zawodowych.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS  

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2017 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 36.242 zł. Do urzędu skarbowego z rachunku ZFŚS odprowadzona została kwota 36.137 zł. Różnica w wysokości 105 zł stanowiła wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo regulowanego podatku.

Kontroli poddano 32 listy płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Listy płac były sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora SP.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie naliczania i odprowadzania podatku dochodowego od świadczeń socjalnych w 2017 r.

Świadczenia do kwoty 2.280 zł, wypłacane emerytom oraz dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (…) dla dzieci i młodzieży do lat 18 niezależnie od ich wysokości, były zwolnione z podatku zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 38 i 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200), zwanej dalej updof.

   Zapomogi losowe w wysokości 1.800 zł były zwolnione z naliczenia podatku dochodowego.

   Świadczenia socjalne powyżej kwoty 380 zł wypłacane pracownikom były opodatkowane zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił:

1. Aktualizację regulaminu ZFŚS pod kątem akceptacji wniosków składanych przez dyrektora, zamieszczenia wzoru naliczeń rat i odsetek od pożyczek mieszkaniowych.
2. Każdorazowe egzekwowanie uzasadnień i dokumentacji opisującej sytuację życiową w procesie ubiegania się o pomoc socjalną – zgodnie z zapisami obowiązującego regulaminu.
3. Przejrzyste przedstawianie w protokołach z posiedzeń komisji socjalnej zasad dofinansowywania zbiorowej działalności kulturalnej w zakresie wycieczek i wyjść, szczególnie pod kątem kwot dofinansowania i dopłat pobieranych od pracowników z uwzględnieniem kryterium dochodowego.
4. Prowadzenie dokumentacji dot. organizacji zbiorowej działalności kulturalnej w zakresie wycieczek i wyjść (lista uczestników, program imprezy, umowa z organizatorem) w celu możliwości przejrzystego rozliczenia imprez.