Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

            Wdział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 22.01.2018 r. do dnia 02.02.2018 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Planowania Przestrzennego Miasta w Szczecinie w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na dostawę oprogramowania komputerowego dla Biura Planowania Przestrzennego Miasta w Szczecinie wraz z wykonaniem umowy.Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.02.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na dostawę oprogramowania komputerowego dla Biura Planowania Przestrzennego Miasta w Szczecinie wraz z wykonaniem umowyustalono uchybienie polegające naniesporządzeniu oraz niezamieszczeniu na stronie internetowej planu zamówień publicznych na 2017 r.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm., zw. dalej p.z.p.), aktów wykonawczych oraz Zarządzeń Dyrektora BPPM.

II. Oceny cząstkowe

1. Procedura przetargu nieograniczonego

W dniu 4 września 2017 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu nr 581100-N-2017 pn. „Dostawa oprogramowania komputerowego dla Biura Planowania Przestrzennego Miasta w Szczecinie”. Przedmiot zamówienia miał na celu zastąpienie posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania MapInfo w wersjach 11.3. i wcześniejszych, służącego jako element systemu informacji geograficznej (GIS). Termin składania ofert określono na dzień 12 września 2017 r. Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została w dniu 4 lipca 2017 r. na kwotę 364.250,00 zł netto (448.027,50 zł brutto) na podstawie przeprowadzonego przez pracownika BPPM rozeznania rynku. Kryteriami oceny ofert były: cena – 60%, roczny maintenance – 1% oraz dodatkowe funkcjonalności oprogramowania – 39%. W postępowaniu wpłynęła jedna oferta wykonawcy EMAPA S.A. opiewającą na kwotę 447.763,05 zł brutto. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpił w dniu 14 września 2017 r. W dniu 19 września 2017 r. zawarto z ww. wykonawcą umowę nr 08/09/17.

W toku kontroli stwierdzono, że BPPM nie sporządziło oraz nie zamieściło na stronie internetowej planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidywało przeprowadzić w 2017 r., co było niezgodne z art. 13a ust. 1 p.z.p., według którego zamawiający, będący jednostkami sektora finansów publicznych, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej. Według złożonych przez Panią wyjaśnień BPPM nie sporządziło ww. planu ponieważ nie posiada własnej strony internetowej, na której mogłoby opublikować plan zamówień publicznych. W ocenie kontroli przywołany argumenty nie może uzasadniać odstąpienia od ww. obowiązku. Celem wprowadzenia art. 13a p.z.p. było zwiększenie przejrzystości działań zamawiającego oraz umożliwienie zainteresowanym wykonawcom jak najwcześniejsze zapoznania się z przybliżonymi terminami wszczęcia postępowań o zamówienie publiczne, ich przedmiotem i orientacyjną wartością. Przepisy ustawy prawo zamówień publicznych nie wskazują, że plan zamówień umieszczony musi zostać na własnej stronie internetowej. BPPM wszystkie wymagane ogłoszenia związane z przeprowadzanymi zamówieniami publicznymi zamieszczał na stronie biuletynu informacji publicznej Urzędu Miasta Szczecin. W związku z powyższym BPPM, podobnie jak inne jednostki organizacyjne Gminy Miasto Szczecin, które nie posiadają własnej strony internetowej np. Miejska Jednostka Obsługi Gospodarczej, powinien zamieszczać plan postępowań o udzielenie zamówień na odpowiedniej stronie biuletynu informacji publicznej Urzędu Miasta Szczecin.

W pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy p.z.p., przepisami wykonawczymi oraz stosownym Zarządzeniem Dyrektora BPPM, a w szczególności:

• powołano Komisję do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego,
• sporządzono ogłoszenia o zamówieniu oraz udzieleniu zamówienia, każdorazowo zamieszczano je w Biuletynie Zamówień Publicznych, Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie jednostki,
• sporządzono i zamieszczono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo przeliczono wartość zamówienia na euro,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganych przepisami dokumentów i oświadczeń, w tym oferty cenowej oraz oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia,
• terminowo zamieszczano wymagane ogłoszenia,
• dochowano terminów w zakresie składania ofert związania ofertą, zawarcia umowy z Wykonawcą,
• wzór umowy został zaopiniowany przez radcę prawnego.

 2. Realizacja umowy

W dniu 19 września 2017 r. w rezultacie dokonania wyboru oferty w przetargu nieograniczonym Zamawiający zawarł z Wykonawcą umowę na dostawę oprogramowania komputerowego dla Biura Planowania Przestrzennego Miasta w Szczecinie. Termin dostawy oprogramowania został ustalony na 10 dni od daty podpisania umowy, a termin płatności na 14 dni od daty otrzymania faktury, wystawionej na podstawie podpisanego przez Zamawiającego protokołu odbioru. Wynagrodzenie Wykonawcy ustalono na kwotę 447.763,05 zł brutto. Protokół odbioru potwierdzający prawidłową dostawę przedmiotu umowy został podpisany przez Zamawiającego w dniu 25 września 2017 r. Wykonawca w dniu 26 września 2017 r. wystawił fakturę VAT nr 783/MAG/2017 na kwotę 447.763,05 zł, która została zapłacona przelewem w dniu 6 października 2017 r.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie realizacji umowy.

W pozostałym zakresie kontrola wykazała, że:

• zawarta przez BPPM umowa była zgodna z ofertą oraz wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ,
• umowa zawierała podpisy osób upoważnionych do reprezentacji stron, podpis głównego księgowego na potwierdzenie wykonania kontroli formalno-rachunkowej oraz radcy prawnego na potwierdzenie wykonania kontroli formalno-prawnej,
• Wykonawca dostarczył wymagane umową licencje oprogramowania komputerowego, co zostało potwierdzone w protokole odbioru z dnia 25 września 2017 r.,
• wykonanie przedmiotu umowy jak i zapłata nastąpiły w terminie wskazanym w umowie,
• zapłata wynagrodzenia za dostawę oprogramowania komputerowego nastąpiła w wysokości wynikającej z zawartej umowy.

II. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi BPPM każdorazowe sporządzanie i zamieszczanie na stronie internetowej planów zamówień publicznych zgodnie z art. 13a p.z.p.