Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 04.06.2018 –02.07.2018 r. przeprowadził kontrolę w III Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie przy ul. Pomorskiej 150 (zw. dalej III LO) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2017 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 28.08.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w III Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie (zw. dalej III LO) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nie naliczaniu najemcom odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności,
• dokonywaniu płatności zaliczkowych za media,
• zawieraniu umów i zaciąganiu zobowiązań na okres wykraczający poza rok budżetowy,
• niesłusznym pobraniu 10% podatku dochodowego, w kwocie 2.487,00 zł od świadczeń socjalnych przyznanym emerytom i rencistom,
• niewłaściwym ewidencjonowaniu operacji gotówkowych,
• braku potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• braku wykazu użytkowanych programów finansowo – księgowych,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z obowiązującymi przepisami,
• niewywiązywaniu się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• nieprzestrzeganiu zapisów Instrukcji inwentaryzacyjnej, polegające na nie pobraniu od osoby materialnie odpowiedzialnej odpowiednich oświadczeń.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych pozostałych środków trwałych,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych. 

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w III LO w 2017 r. wyniosło 386,34 zł, co stanowiło 55,2 % planowanej kwoty w wysokości 700,00 zł i pochodziły z wpływów z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 74.251,08zł, co stanowiło 61,47 % planowanej kwoty w wysokości 120.800 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z różnych opłat (§ 069 – 353,00 zł),  wpływów z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 075 – 15.960,00 zł),  wpływy z usług (§ 083 – 39.880 zł), wpływów z pozostałych odsetek (§ 092 – 88,04 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 17.970,04 zł). 

Kontroli poddano rozrachunki z 80 usługobiorcami za miesiąc październik 2017 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z obowiązującymi w tym zakresie w jednostce procedurami oraz poprawności ewidencjonowania w księgach, na kwotę ogółem 6.112,44 zł, tj. 8,23% ogółem dochodów jednostki w wysokości 74.251,04 zł.

Kontroli poddano również rozrachunki za 2017 r. wynikające z 2 zawartych przez III LO umów najmu powierzchni użytkowej pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowychna kwotę ogółem 15.420,00 zł, tj. 20,8% ogółem dochodów jednostki w wysokości 74.251,04 zł.

Kontroli poddano także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 386,34 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

W toku kontroli należności z tytułu najmu powierzchni użytkowych stwierdzono, że główny księgowy nie naliczył i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania ww. płatności. Na podstawie dokumentacji księgowej ustalono, że były one regulowane po terminie wskazanym na fakturach oraz w umowie (w 16 przypadkach z 19 poddanych badaniu, a opóźnienia wyniosły od 1 do 28 dni), Wysokość nienaliczonych odsetek z tego tytułu wyniosła łącznie 23,02 zł. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), zwanej dalej ustawą o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 8 ust. 5 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

We wszystkich skontrolowanych przypadkach naliczenie odpłatności za wyżywienie zostało dokonane zgodnie ze składanymi przez usługobiorców deklaracjami miesięcznymi.

W wszystkich przypadkach dokumentacja dotycząca dochodów z tytułu najmu była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

  1.2. Należności

 W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych,  które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2017 r., zostały wykazane należności w kwocie 0,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r., zostały wykazane należności w kwocie 0,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności pozostałe z tytułu dostaw towarów i usługwykazane zostały w kwocie 2.106,70 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany. Nadpłatę z tytułu dostawy energii cieplnej w kwocie 2.106,70 zł potrącono z bieżących opłat w styczniu 2018 r.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

 Zaplanowane wydatki III LO w wysokości 2.187.897,00 zł zrealizowane zostały w 97,6%, tj. w kwocie 2.134.213,55 zł (środki budżetowe na kwotę 2.059.962,47 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 74.251,08 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 37 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 106.900,80 zł, co stanowiło 5,0% wydatków jednostki ogółem,
• 27 wyciągów bankowych,
• 1 raport kasowy,
• 3 notatki służbowe dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

Stwierdzono, że w 1. na 9 przypadków poddanych kontroli, umowa dotycząca zaciągniętych zobowiązań z tytułu korzystania z usług internetowych, nie została przekazana do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

    Dodatkowo w 2. przypadkach stwierdzono, że umowy (na świadczenie usług internetowych, na dostarczenie paliwa gazowego) zostały zawarte na okres wykraczający poza rok budżetowy, a dyrektor III LO nie posiadał stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez III LO wydatki wykazała, że zapłaty dowodu księgowego - faktura nr 71397/12/17 z dn. 28.12.17 na kwotę16.487,52 zł, dokonano nie zatwierdzając uprzednio wydatku do zapłaty (zapłaty dokonano na 2 dni przed zatwierdzeniem wydatku do zapłaty). Powyższe stało w sprzeczności z zapisami obowiązującej w III LO Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, według których dowody stanowiące podstawę wydatku podlegają autoryzacji przez kierownika jednostki, a na dowód dokonania polecenia wydatku, kierownik jednostki składa na dokumencie podpis pod adnotacją „zatwierdzam do wypłaty”.

W dniu 18.07.2017 r. dokonano przelewu zaliczki opłat za energię cieplną w wysokości 7.000,00 zł (WB 93/2017, zaksięgowaną w rozdziale 80120 w kwocie 7.000,00 zł z czego w koszty VII 2017 r. r. ujęto fakturę nr 3144/06/17 z dnia 03.07.2017 r. rozliczającą ww. zaliczkę w kwocie 3.530,53 zł). W efekcie powstała należność w wysokości 3.469,47 zł regulowana była kolejnymi fakturami kontrahenta za energię cieplną w miesiącach od sierpnia do września 2017 r. Powyższe naruszyło art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Za powyższe uchybienia odpowiadała kierownik jednostki.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm , zw. dalej uor), wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.  

Operacje gotówkowe zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

W toku kontroli realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych (Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin), zwanego dalej zarządzeniem w sprawie zamówień, stwierdzono, że w 1. przypadku zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 4 skontrolowane) nie sporządzono notatki służbowej (dot. cyklicznego wykonywania usług informatycznych w rok 2017), w której udokumentowany zostałby fakt dokonania analizy rynku, a w 3. pozostałych przypadkach nie wskazano w notatce służbowej obowiązującego kursu euro oraz wartości zamówienia w przeliczeniu na euro (dot. zakupu kserokopiarki, prac remontowych oraz zakupu wyposażenia gabinetu profilaktycznego). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2-3 i 5 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego udzielając zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro, określonego w ówcześnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2254), który wyniósł 4,1749.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji w zakresie udzielanych zamówień publicznych był kierownik gospodarczy.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych, przed terminami wskazanymi w fakturach.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2. Zobowiązania

 Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., w łącznej kwocie 137.758,77 zł, uregulowane w 2018 r. w terminach ich wymagalności. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 104.260,66 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 33.295,58 zł,
• dostaw i usług na kwotę 202,53 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd wykazano zobowiązania w kwocie 106,79 zł (dotyczące dostaw towarów i usług).

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3.Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 41. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 9,8 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 257.230,68 zł, tj. 17,98 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.430.146,29 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na §: 4010 i 4040.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W części B akt osobowych przechowywano dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Było to niezgodne z zapisami § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt, zgodnie z którym dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

Stwierdzono ponadto, że akta osobowe 3. spośród 4 poddanych kontroli pracowników zawierały w części „A”: orzeczenia i zaświadczenia lekarskie, zaświadczenia, zwolnienie lekarskie, certyfikaty potwierdzające ukończenia szkoleń i kursów z okresu zatrudnienia w jednostce. Część „B” akt osobowych jednego z pracowników zawierała m.in. umowy o pracę z okresu przed zatrudnieniem wIII LO, część „C” zawierała dyplomy, certyfikaty zaświadczenia ze szkoleń odbytych w trakcie zatrudnienia. Powyższe było niezgodne z zapisami § 6 rozporządzenia w sprawie akt, według którego akta osobowe pracownika prowadzone być powinny z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A -dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadali: sekretarz szkoły w części dotyczącej pracowników pedagogicznych oraz kierownik gospodarczy w części dotyczącej pracowników obsługi  i administracji.

Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku  kierownika gospodarczego w miesiącu sierpniu 2017 r., naliczono i wypłacono dodatek funkcyjny w pełnej wysokości, pomimo, że był zatrudniony tylko do dnia 30.08.2017 r. Różnica w wysokości 24,55 zł (in plus) brutto została skorygowana w trakcie kontroli w dniu 27.06.2018 r. (lista płac 57/2018) i wpłacona do kasy szkoły w czerwcu 2018 (raport kasowy nr 16/25/2018).

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 126.371 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 531.692,31zł. W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2017 roku od wszystkich wypłaconych emerytom i rencistom (byłym pracownikom III LO) świadczeń socjalnych został naliczony i odprowadzony 10% podatek dochodowy w łącznej kwocie 2.487,00 zł. Maksymalna wysokość przyznanych i wypłaconych świadczeń w 2017 roku nie przekroczyła kwoty 780,00 zł brutto na jednego emeryta. Było to niezgodne z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), zwanej dalej updof, według którego wolne od podatku dochodowego są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami głównego księgowego przyczyną ww. nieprawidłowości było przeoczenie.Za powyższe nieprawidłowości odpowiadał główny księgowy III LO.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2017 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm), natomiast składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

W 2017 r. III LO skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 381 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

5. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

•  Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 386,34 zł,
•  Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 2.059.962,47 zł,
•  Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 74.251,08 zł,
•  Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
•  Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 2.106,70 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 700,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 2.067.097,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 464.987,00 zł (dokonano 9 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 120.800,00 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017  r. (dokonano jedynie 4 przesunięć w planie wydatków).

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 2 arkusze spisu z natury przeprowadzonego w magazynie spożywczym oraz magazynie środków czystości, protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy, 3 potwierdzenia sald oraz 2 protokoły  końcowe z inwentaryzacji magazynu spożywczego i środków czystości, 4 oświadczenia (wstępne i końcowe) osób materialnie odpowiedzialnych (za magazyn spożywczy i magazyn środków czystości).

W wyniku kontroli dokumentacji dot. rocznej inwentaryzacji stwierdzono, że osoba odpowiedzialna za prowadzenia kasy nie złożyła oświadczeń: wstępnego i końcowego. Było to niezgodne z zapisami obowiązujących w jednostce procedur, tj. § 16 pkt 1 instrukcji pn. „Obieg i kontrola dokumentów księgowych” (Załącznik do zarządzenia nr 5/2017 z dnia 14 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości.), według którego obowiązujące w jednostce dowody inwentaryzacyjne to m.in. oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją oraz po inwentaryzacji. Ponadto stało to w sprzeczności z zapisami pkt 4 ppkt 9 Instrukcji inwentaryzacyjnej (Wprowadzonej zarządzeniem dyrektora nr 12/2010 z dnia 15 grudnia 2010 r.), według których zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2016.

Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją, a wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

Pozostałe osoby odpowiedzialne materialnie, tj. kierownik gospodarczy oraz kucharz złożyły wymagane w ww. procedurach oświadczenia: wstępne i końcowe dotyczące przeprowadzonej w 2017 r. inwentaryzacji rocznej.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady rachunkowości – wprowadzone zarządzeniem nr 5/2017 z dnia 14.12.2017 r. z załącznikami.
2. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, które zawierały m.in.: miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych, określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych, technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych – załącznik nr 1 do zarządzenia nr 5/2017 z 14.12.2017 r.;
3. Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego - określające m.in. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego (wariant porównawczy rachunku zysków i strat) - załącznik nr 2 do zarządzenia nr 5/2017 z 14.12.2017 r.
4. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych - sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym: wykaz ksiąg rachunkowych, zasady prowadzenia ksiąg, zasady klasyfikacji zdarzeń, rozwiązania szczegółowe dot. prowadzenia ksiąg, zasady przechowywania i zabezpieczania ksiąg rachunkowych) - załącznik nr 3 do zarządzenia nr 5/2017 z 14.12.2017 r.
5. Wykaz kont syntetycznych i analitycznych (opisujący m.in. zasady funkcjonowania kont) - załącznik nr 4 do zarządzenia nr 5/2017 z 14.12.2017 r.
6. Obieg i kontrola dokumentów księgowych (zawierający m.in.: szczegółowy opis dowodów księgowych w jednostce, zasady kontroli i dekretacji dokumentów, szczegółowe zasady obiegu dokumentów) załącznik nr 5 do zarządzenia nr 5/2017 z 14.12.2017 r.
7. System ochrony danych w jednostce (w tym: ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych, przechowywanie zbiorów, udostępnianie danych i dokumentów);załącznik nr 6 do zarządzenia nr 5/2017 z 14.12.2017 r.
8. Instrukcja w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego oraz odpowiedzialności za powierzone do użytkowania składniki majątkowe;
9. Instrukcja inwentaryzacyjna III LO - załącznik do zarządzenia nr 12/2010 z dnia 15.12.2010 r.
10. Instrukcję kasowa – określająca zasady gospodarki kasowej w III LO.
11. Regulamin Kontroli Zarządczej wprowadzony zarządzenie, nr 3/2014 z dnia 01.09.2014 r.
12. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14 tys. euro i regulamin pracy komisji przetargowej oraz regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 14 tys. euro

 Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Opis systemu przetwarzania danychnie zawierał wykazu programów finansowo – księgowych oraz płacowo – kadrowych, nie zawierał nazw, numerów licencji użytkowanych obecnie programów, daty wprowadzenia ich do użytkowania oraz wersji stosowanego oprogramowania. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą m.in. opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Regulaminy dotyczące udzielania zamówień publicznych zawierały nieprawidłowe zapisy dotyczące wartości granicznej zamówienia, dla których należy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm., zw. dalej ustawa pzp), tj. kwotę 14 000 euro. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 4 pkt 8 ww. ustawy, według których ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Było to również niezgodne z Załącznikiem Nr 1 do zarządzenia w sprawie zamówień regulującym zasady wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych wartością graniczną zamówień wyłączonych z ustawy pzp, jest wartość nie przekraczająca wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w III LO procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 13. rejestrów sprzedaży oraz 73. faktury, w tym  34. faktury wewnętrzne.

W toku kontroli 73. faktur, sporządzonych przez głównego księgowego w 2017 r., stwierdzono następujące uchybienia:

- w 1. przypadku przy nadawaniu numeru fakturze nie zachowano chronologii,  numer został zdublowany, nie zawierał symbolu jednostki (LO3) oraz oznaczenia literowego „F”, co było niezgodne z § 315 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin; z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: nr 493/16 z 28.12.2016 r., nr 315/17 z 05.07.2017 r. i nr  564/17 z 29.12.2017 r. ), wg  którego wystawiane przez jednostki faktury powinny być numerowane chronologicznie,  a numer faktury powinien być nadany wg schematu symboljednostki / rok (rr) / F / ……../ numer kolejny faktury ze stałą długością sześciu znaków,

- w 34. przypadkach faktury zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało postanowienia § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- na 48. fakturach dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług był główny księgowy.

 W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2017 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Było to spowodowane nie korzystaniem przez III LO z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Potencjalna kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2017 r. wyniosłaby 32,72 zł. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że jednostki budżetowe działają w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin. Szczególnie po uwzględnieniu efektu skali (169 jednostek budżetowych Gminy) przy dostawie mediów, kwoty możliwe do odliczenia mogą być znaczące.

Deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonym do nich stosownym rejestrem sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie, a kwoty w nich wykazane były zgodne z kwotami ujętymi w księgach rachunkowych III LO.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor IIILO wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

W 2017 r. organa kontroli zewnętrznej przeprowadziły cztery kontrole:

• w dniu 09.01.2017 r. – przeprowadzono kontrolę planową w zakresie prawidłowości funkcjonowania i organizacji biblioteki;
• w dniu 27.01.2017 r. – przeprowadzono kontrolę w zakresie stanu sanitarno - technicznego pionu żywienia placówki na zgodność z przepisami prawa żywieniowego,
• w dniach 24.10.2017 r. do 16.11.2017 r. – przeprowadzono kontrolę w zakresie prawidłowości naliczania składek na Fundusz Pracy;
• w dniu 28.11.2017 r. – przeprowadzono kontrolę doraźną w zakresie udzielanej pomocy psychologiczno – pedagogicznej uczniom, rodzicom, nauczycielom oraz zadań pedagoga szkolnego.

W wyniku kontroli ustalono, że o 3 spośród 4 przeprowadzonych przez organa zewnętrzne kontrolach Dyrektor nie poinformowała WKiAW. Powyższe było niezgodne z zapisami § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW  - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Informację o kontroli przeprowadzonej w jednostce przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w dniach od 24.10 – 6.11.2017 r. została przekazana niezwłocznie.

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Każdorazowe poddawanie dowodów księgowych zatwierdzaniu wydatku do zapłaty, przed faktem dokonania zapłaty.
2. Zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym.
3. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
4. Sporządzenie wykazu programów wraz ze wskazaniem wersji użytkowanego aktualnie oprogramowania oraz dat ich wprowadzenia do użytkowania.
5. Naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności.
6. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z uor.
7. Skorygowanie i wyrównanie emerytom i rencistom wypłat przyznanych świadczeń o kwoty z tytułu niesłusznie pobranego podatku dochodowego.
8. Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych,
9. Zaktualizowanie regulaminu zamówień publicznych w zakresie wartości zamówień wyłączonych z ustawy pzp.
10. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
11. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych.