Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 14.06.2018 r. do 30.07.2018 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej DOM KOMBATANTA w Szczecinie przy ul. Kruczej 17, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 16 sierpnia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 października 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 W wyniku kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej DOM KOMBATANTA w Szczecinie (zw. dalej DPS), WKiAW negatywnie ocenia działalność DPS w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2017 r.Negatywna ocena jest wynikiem m.in. nieprzedstawienia w toku kontroli dokumentacji niezbędnej do wykonania czynności kontrolnych, a tym samym dokonania oceny wykonania budżetu jednostki w badanym okresie z punktu widzenia legalności, gospodarności, celowości i rzetelności oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nieudostępnienie dokumentacji umożliwiającej obiektywne ustalenie stanu faktycznego i prawnego obszarów poddanych kontroli, może ponadto wskazywać na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w obszarach nieobjętych badaniem, w tym także w obszarze gospodarowania majątkiem jednostki.

Pracownik zatrudniony w jednostce na stanowisku głównego księgowego od dnia 1 października 2016 r. (zw. dalej głównym księgowym) nie przedstawił do dnia zakończenia kontroli pełnej dokumentacji niezbędnej do wykonania czynności kontrolnych, w tym:

• zestawienia obrotów i sald za 2017 r.,
• wydruków analitycznych do rozrachunków z pracownikami, ZUS i Urzędem Skarbowym,
• wydruków wybranych kosztów i przychodów, w tym do kont zespołu „7”,
• zestawienia należności i zobowiązań na dzień 31.12.2017 r.,
• 36 faktur wydatkowych zaewidencjonowanych w grudniu 2017 r.

Główny księgowy nie udzielił także stosownych wyjaśnień, w tym wyjaśnień dotyczących przyczyn nieprzekazania kontrolującemu ww. dokumentacji.

Wyjaśnień wyczerpujących poruszaną problematykę nie udzielił także zastępca dyrektora, w tym głównie dotyczących dokumentacji i procedur związanych z wydatkowaniem środków.

Pracownik pełniący obowiązki dyrektora DPS od dnia 1 lutego 2018 r. (zw. dalej dyrektorem), był na bieżąco informowany o nieprzekazywaniu ww. dokumentacji do celów kontrolnych, a zgodnie z § 15 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli (zw. dalej zarządzeniem w sprawie kontroli), zobowiązany był jako kierownik jednostki kontrolowanej m.in. do udostępnienia dokumentacji i ewidencji objętych zakresem kontroli, w tym utrwalonych na nośnikach elektronicznych.

Powyższe miało miejsce wbrew zapisom §18 ust. 1 pkt 1 oraz §23 ust. 1 Załącznika Nr 2 do zarządzenia w sprawie kontroli, według których kontrolujący ma prawo m.in. do niezwłocznego wglądu do informacji, danych, dokumentów, ewidencji i innych materiałów związanych z działalnością kontrolowanych jednostek w zakresie objętym kontrolą, w tym utrwalonych na nośnikach elektronicznych, a pracownicy jednostki kontrolowanej są zobowiązani udzielić – na wniosek i w wyznaczonym przez kontrolującego terminie – ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.

 Kontrola w zakresie, w jakim przedstawiono stosowną dokumentację i udzielono wyjaśnień, wykazała nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• niewykonaniu na dzień 31.12.2017 r. czynności inwentaryzacyjnych i potwierdzeniu ich stosowną dokumentacją, w tym spisu z natury, weryfikacji kont i porównania stanów ksiąg pomocniczych z księgą główną,
• braku rzetelnego sprawowania kontroli nad majątkiem jednostki: nierzetelne i niekompletne księgi inwentarzowe, brak spisów inwentarza w pomieszczeniach i wskazania osób odpowiedzialnych za powierzony majątek, brak księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych,
• niewypełnianiu w jednostce procedur dotyczących ewidencji i dokumentowania ruchu na majątku m.in. w zakresie ewidencjonowania na kontach zespołu ”0” oraz sporządzania dokumentów OT,
• niezgodności rocznej sprawozdawczości budżetowej z ewidencją księgową,
• wystąpieniu przypadków wykonania dyspozycji przekazania środków finansowych mieszkańców zgromadzonych na koncie depozytowym na pokrycie zobowiązań wobec DPS, wbrew pełnomocnictwom złożonym przez tych mieszkańców,
• obciążeniu mieszkańca przypisem za pobyt w kwocie niezgodnej z otrzymaną decyzją,
• niewykorzystywaniu zakupionych programów komputerowych, w tym także programu do inwentaryzacji majątku,
• wykonywaniu czynności służbowych przez komórki organizacyjne niezgodnie z obowiązującym w jednostce „Regulaminem organizacyjnym” (zw. dalej regulaminem organizacyjnym), w tym wykonywaniu przez Dział Finansowo – Księgowy (zw. dalej DFK) czynności przypisanych głównie do Działu Obsługi (zw. dalej DO) oraz komórek realizujących usługi opiekuńcze i wspomagające, a także nierealizowaniu zadań przez komórki podległe zastępcy dyrektora,
• nieposiadaniu przez DPS ustalonego formalnie podziału zadań i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia i wykorzystywania narzędzia informatycznego do ewidencji mieszkańców i uczestników, tj. programu DOM,
• zawarciu umowy dzierżawy części nieruchomości w celu świadczenia usług telekomunikacyjnych bez zgody Prezydenta Miasta oraz 2. umów najmu, bez stosownego zawiadomienia Prezydenta Miasta,
• nieprzestrzeganiu obowiązujących w jednostce procedur kontroli i obiegu dokumentów oraz nieobjęciu czynnościami kontrolnymi dowodów księgowych wymienionych w art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor).

Funkcję dyrektora DPS pełnił w 2017 r. pracownik, zw. dalej ówczesnym dyrektorem.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane DPS w 2017 r. wyniosły ogółem 3.868.710,02 zł przy należnościach pozostałych do zapłaty w kwocie 77.594,81 zł.

Na dochody składały się wpływy zaewidencjonowane w rozdziale 85202 – Domy Pomocy Społecznej w kwocie 3.735.199,89 zł, w rozdziale 85203 – Ośrodki wsparcia w kwocie 80.569,43 zł oraz w rozdziale 90005 - Ochrona powietrza atmosferycznego i klimatu w kwocie 52.940,70 zł.

W rozdziale 85202 zaewidencjonowane zostały następujące dochody:

§ 0630 w kwocie 328,50 zł – zwrot kosztów zastępstwa procesowego,

§ 0750 w kwocie 73.608,40 zł – najem i dzierżawa majątku DPS,

§ 0830 w kwocie 3.659.170,90 zł – wpłaty za pobyt w DPS,

§ 0940 w kwocie 665,09 zł – zwrot za wezwania do odbioru depozytu,

§ 0970 w kwocie 1.427 zł – wynagrodzenia płatnika podatku.

W rozdziale 85202 zaewidencjonowane zostały następujące dochody:

§ 0830 w kwocie 69.920,15 zł – wpłaty za pobyt w Ośrodku wsparcia (zw. dalej DWD),

§ 0970 w kwocie 10.649,28 zł – wpłaty za transport.

Kontroli w zakresie dochodów uzyskanych w 2017 r. poddano:

1. Dochody z tytułu najmu i dzierżawy, zaewidencjonowane w § 075 rozdziału 85202 na kwotę 69.753,84 zł, tj. 95 % dochodów ogółem zaewidencjonowanych w tym paragrafie w kwocie 73.608,40 zł.
2.  Prawidłowość zaewidencjonowanych przypisów z tytułu odpłatności za pobyt w DPS za październik 2017 r., w kwocie 305.177,33 zł, w tym prawidłowość naliczenia indywidualnych opłat za pobyt w DPS dla 85. mieszkańców w kwocie 117.675,76 zł.
3. Prawidłowość zaewidencjonowanych przypisów z tytułu odpłatności 21. uczestników DWD za październik 2017 r. w kwocie 7.064,37 zł.

Kontroli poddano dokumentację dotyczącą mieszkańców, prowadzoną przez DFK w formie teczek zakładanych na każdego mieszkańca odrębnie, w której gromadzone były kserokopie dokumentów dotyczących rozliczeń finansowych, otrzymywane od pracowników socjalnych, w tym przede wszystkim decyzje i pisma informujące. W toku kontroli sprawdzono zgodność naliczanych opłat za pobyt w DPS i uczestnictwo w DWD z opłatami wynikającymi z ww. dokumentacji.

Kontrola wykazała, że ówczesny dyrektor zawarł umowę dzierżawy części nieruchomości w celu świadczenia usług telekomunikacyjnych bez zgody Prezydenta Miasta oraz 2. umowy najmu, bez stosownego zawiadomienia Prezydenta Miasta.

Umowa dzierżawy zawarta została od dnia jej podpisania w dniu 01.06.2014 r. na okres 10 lat, tj. do dnia 30.06.2024 r. Umowa najmu nr 01/2016 zawarta została w dniu 02.01.2016 r. na okres od dnia podpisania do 31.12.2017 r., a umowa nr 41A/2015 zawarta została w dniu 01.07.2015 r. na okres od 01.07.2015 r. do 30.06.2017 r. Zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, DPS miał prawo oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony, jednak na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd. Według§ 3 ust. 1 pkt 2 uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r., na ww. dzierżawę DPS miał obowiązek uzyskać zgodę Prezydenta Miasta, który zgodnie § 3 ust. 4 uchwały, wyraża zgodę po zapoznaniu się z projektem umowy opracowanym przez jednostkę organizacyjną. Według § 3 ust. 1 pkt 1 ww. uchwały, miał także prawo do oddania nieruchomości do odpłatnego korzystania w ramach umów najmu na okres do trzech lat, jednak z jednoczesnym zawiadomieniem Prezydenta Miasta. Do dnia zakończenia kontroli DPS nie przedstawił dokumentacji potwierdzającej uzyskanie zgody Prezydenta Miasta na zawarcie ww. umowy dzierżawy oraz zawiadomienie o zawartych umowach najmu.

DPS wystawił fakturę nr FV/DPSK/17/F/0154 z dnia 16.11.2017 r. na kwotę 2.508,98 zł niezgodnie z zapisami umownymi w zakresie częstotliwości obciążania kontrahenta za zużycie energii elektrycznej. Faktura wystawiona została za okres od 20.12.2016 r. do 06.10.2017 r. na podstawie pisma DO z dnia 09.10.2017 r., a według § 4 umowy, opłaty za energię elektryczną, na podstawie odczytu podlicznika, powinny być dokonywane po otrzymaniu przez dostawcę rachunków z Zakładu Energetycznego. Polecenie wystawienia faktury za energię elektryczną było ponadto niekompletne pod względem merytorycznym, ponieważ zawierało jedynie ilość KWh jaką należało obciążyć kontrahenta, bez wskazania stawki za 1 KWh jaką należy zastosować do przeliczenia oraz kwoty obciążenia ogółem, tj. danych merytorycznych, które winny być określone przez DO.

W toku kontroli stwierdzono, że DPS nieprawidłowo dokumentował sprzedaż z tytułu wynajmu pokoju gościnnego. Na podstawie wpłat zaewidencjonowanych przy użyciu kasy fiskalnej DPS wystawiał faktury zbiorcze za sprzedaż pokoju, w których nabywca wskazywany był jako „Mieszkańcy DPS”, co było niezgodne ze stanem faktycznym. Wynajem pokoi pozostawał w oczywistym związku z mieszkańcami DPS, jednakże osobami korzystającymi nie byli mieszkańcy, tylko osoby odwiedzające. Wpłaty za pokoje wykazane były ponadto na kasie fiskalnej jako sprzedaż zwolniona, zamiast sprzedaż z podatkiem VAT w wysokości 8 %, przy czym w rejestrze sprzedaży kwoty te ujęte były prawidłowo.

Kontrola naliczania i ewidencjonowania odpłatności za pobyt w DPS za październik 2017 r., ujętych w sprawozdaniu Rb-27S jako dochody § 0830 w rozdziale 85202, wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Kontrola 99. upoważnień do dokonywania potrąceń z indywidualnego konta depozytowego, wydanych przez mieszkańców zgodnie z załącznikiem nr 5 do obowiązującej w DPS procedury „Zabezpieczenie majątku mieszkańca DPS” wykazała, że w przypadku 4. mieszkańców dokonano przekazania środków w kwocie ogółem 195,15 zł wbrew wydanym upoważnieniom.
2. W toku kontroli przypisów za pobyt w DPS dla 85. mieszkańców, stwierdzono 1 przypadek naliczenia przypisu i obciążenia mieszkańca niezgodnie z wydaną decyzją. Przypis nie został zmieniony od dnia 01.04.2017 r. na kwotę 744,51 zł zgodnie z pismem z dnia 18.05.2016 r. i naliczany był w wysokości obowiązującej do 31.03.2017 r., tj. w kwocie 644,59 zł. Tym samym konto mieszkańca nie zostało obciążone za 7 miesięcy 2017 r. kwotą ogółem 699,44 zł.
3. Zgodnie ze wzorem upoważnienia dotyczącego potrąceń z indywidualnego konta depozytowego, stanowiącym załącznik nr 5 do obowiązującej w DPS procedury „Zabezpieczenie majątku mieszkańca DPS”, osoba upoważniona winna być wskazana wraz z numerem PESEL, a w przypadku upoważnień wystawionych na ówczesnego dyrektora, wskazywana była jedynie data urodzenia tegoż dyrektora.
4. Z 95. upoważnień przedstawionych do wglądu, minimum 35 upoważnień zawierało nieczytelne podpisy mieszkańców lub ich pełnomocników, a według ww. wzoru upoważnienia, winno ono zawierać m.in. podpis osoby przyjmującej upoważnienie oraz czytelny podpis mieszkańca lub osoby upoważnionej.

Prowadzenie przez DFK teczek zakładanych na każdego mieszkańca odrębnie, w której gromadzone były kserokopie dokumentów dotyczących rozliczeń finansowych, otrzymywane od pracowników socjalnych, w tym przede wszystkim decyzje i pisma informujące, nie było unormowane żadną procedurą wewnętrzną (patrz pkt 9 – Inne obszary).

W toku kontroli, kontrolujący nie uzyskał dokumentacji i/lub wyjaśnień (informacji) dotyczących:

1. Naliczania odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności z tytułu najmu i dzierżawy dla 4. kontrahentów.
2. Kwoty 104,34 zł, stanowiącej różnicę pomiędzy wykonaniem dochodów w § 0830 rozdziału 85202 według sprawozdania miesięcznego Rb-27 za październik 2017 r. wykazanym w kwocie ogółem 305.177,33 zł, a analityczną ewidencją księgową, według której wykonanie wyniosło 305.281,67 zł.
3. Kwoty 37,59 zł, stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą wpłat z tytułu DWD za październik 2017 r. według ksiąg rachunkowych w wysokości 7.026,78 zł i według programu DOM w kwocie 7.064,37 zł.
4. Przypisu na kwotę 12,55 zł, zwrotu nadpłat na kwotę 41,15 zł i 74,95 zł oraz zaległości na kwotę 2.916,63 zł, dotyczących korzystania z DWD.
5. Wskazania osoby odpowiedzialnej za prowadzenie w DPS rejestru upoważnień wydanych przez mieszkańców.
6. Dokonania w październiku 2017 r. potrąceń z indywidualnych kont depozytowych 4. mieszkańców wbrew wydanym upoważnieniom; nie sporządzono także zestawienia wszystkich kwot przekazanych z depozytu na rachunek dochodów za cały 2017 r. ww. mieszkańców.
7. Dokonania przypisu za pobyt w DPS w zaniżonej kwocie.
8. Obsługi programu DOM – systemu do ewidencji danych mieszkańca, w tym unormowań dotyczących zakresu uprawnień i odpowiedzialności za wprowadzanie i bieżącą aktualizację danych w programie.
9. Procedury dotyczącej zasad przedstawiania zadłużeń do windykacji.

Wszystkim najemcom i dzierżawcom, w przypadku których zawarte umowy przedstawione zostały kontrolującemu, wystawione zostały w 2017 r. faktury sprzedaży.

W przypadku wynajmu pokoju gościnnego, każdy wynajem potwierdzony był „Podaniem” stanowiącym załącznik do „Zasad korzystania z pokoju gościnnego” (Załącznik nr 3 do „Regulaminu mieszkańców” wprowadzonego Zarządzeniem nr 15/2015 z dnia 11.05.2015 r. ówczesnego dyrektora), a odpłatność naliczona została przy zastosowaniu obowiązujących cen oraz poprawnie rachunkowo.

 1.2. Należności

Według sprawozdawczości za 2017 r. należności DPS wyniosły:

1. 79.065,09 zł – według bilansu na dzień 31.12.2017 r., w tym 38.948,07 zł – Pozostałe należności i 40.117,02 zł – Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych.
2. 77.594,81 zł – według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych po korekcie, w tym 72.178,59 zł - rozdział 85202 klasyfikacji budżetowej i 5.416,22 zł - rozdział 85203 klasyfikacji budżetowej.
3. 77.594,81 zł – według kwartalnego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na koniec IV kwartału 2017 r.

Kontrolującemu nie przedstawiono zestawienia analitycznego należności na dzień 31.12.2017 r., pozwalającego na ustalenie prawidłowości stanu należności wykazanego w sprawozdawczości, dowodów źródłowych, tytułów i daty powstania poszczególnych należności.

Kontrola wykazała, że w poz. N3.2 – depozyty na żądanie sprawozdania kwartalnego Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na koniec IV kwartału 2017 r. nie została wykazana kwota 26,30 zł, stanowiąca saldo rachunku bieżącego jednostki na dzień 31.12.2017 r.

Należności z tytułu dochodów budżetowych ewidencjonowane były na koncie 221, z podziałem na: należności dotyczące DPS, należności dotyczące DWD, pozostałe należności.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki zrealizowane przez DPS w 2017 r. na kwotę 1.533.433,42 zł, tj. 13,8 % ogólnych wydatków jednostki wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S na dzień 31.12.2017 r. na łączną kwotę 11.108.466,15 zł, w tym:

• wydatki bieżące i inwestycyjne w kwocie 1.225.061,83 zł (50 dowodów źródłowych),
• wydatki bieżące zrealizowane w ramach pobranych zaliczek na zakupy w kwocie ogółem 301.923,23 zł (115 dowodów źródłowych + 66 dowodów rozliczeń pobranych zaliczek),
• wydatki z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych w kwocie ogółem 752,22 zł (6 dowodów źródłowych),
• wydatki poniesione na krajowe podróże służbowe w kwocie ogółem 2.389,71 zł (9 rozliczeń podróży służbowych)
• wydatki poniesione na zakup leków dla mieszkańców DPS w październiku 2017 r. w kwocie ogółem 3.306,43 zł (394 dowody źródłowe).

W udostępnionej kontrolującemu dokumentacji dotyczącej wydatków grudnia 2017 r. brakowało 36. dokumentów zaewidencjonowanych z symbolem „Z” – faktury, rachunki, korekty. Według § 24 ust. 4 i 6 „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych (zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli), stanowiącej załącznik nr 5 do obowiązujących „Zasad (polityki) rachunkowości” (zw. dalej zasadami rachunkowości), wprowadzonych Zarządzeniem Nr 16/07 z dnia 5 grudnia 2007 r. ówczesnego dyrektora ze zm., wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym, według poszczególnych rodzajów działalności (dochody, wydatki). Dowody księgowe po wpłynięciu do DFK i zaksięgowaniu, nie mogą być wydawane z komórki organizacyjnej, która przechowuje dowody oraz w przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innej komórki organizacyjnej, dokument można udostępnić, ale tylko na miejscu w komórce organizacyjnej, która przechowuje te dowody.

W toku kontroli stwierdzono, że na fakturach wydatkowych dotyczących zakupów, które powinny być zaewidencjonowane w księgach inwentarzowych nie było wskazań dekretacyjnych dotyczących ewidencji na kontach zespołu „0” oraz wskazań dotyczących wprowadzenia do tych ksiąg (pozycje księgi inwentarzowej). Pełne wskazania dekretacyjne powinny być zamieszczone na fakturach, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, a informacja o zaewidencjonowaniu w księdze inwentarzowej powinna być zamieszczana na fakturach przez DO, w ramach wskazania powiązania księgi głównej z księgami pomocniczymi.

Do faktur zakupu dokumentujących zakup środków trwałych lub przyjecie z inwestycji nie były ponadto dołączane dowody OT, zgodnie z zapisami § 14 ust. 6 obowiązującej w DPS instrukcji obiegu i kontroli. Dokumenty te powinny być wystawiane przez działy merytoryczne na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych (§ 10 ust. 3 instrukcji obiegu i kontroli). Według wyjaśnień głównego księgowego, księgowanie powinno nastąpić na podstawie dokumentów OT, tj. dokumentów, które nie zostały wystawione przez administrację, a zakupione środki trwałe zostały przyjęte na stan magazynu gospodarczego i są wydawane sukcesywnie do użytku.Za wystawianie dowodów dotyczących ruchu na majątku odpowiedzialny był starszy inspektor ds. administracyjno – gospodarczych w DO (zw. dalej starszym inspektorem ds. administracyjno – gospodarczych), zgodnie z zakresem obowiązków.

Do faktur zakupu dotyczących robót budowlano – montażowych oraz nakładów na remonty nie był załączany komplet dokumentacji wskazanej w § 14 ust. 7 obowiązujących w DPS zasad rachunkowości, w tym protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu).

W toku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej wydatkowania środków, stwierdzono następujące przypadki:

1. Faktura nr 81/2017 z dnia 13.12.2017 r. na kwotę 5.338 zł wystawiona tytułem wymiany wykładziny i naprawy podłoża PCV – kontrolującemu nie przedstawiono protokołu odbioru prac, a zastępca dyrektora nie udzielił wyjaśnień w powyższej kwestii.
2. Faktura nr FA/24/2017 z dnia 28.11.2017 r. na kwotę 13.960,50 zł wystawiona tytułem wymiany styczników - protokół odbioru końcowego spisany w dniu 16.11.2017 r. podpisany został ze strony DPS jednoosobowo przez kierownika DO (zw. dalej kierownikiem DO) – według pkt IV.9 zakresu czynności zastępcy dyrektora, do obowiązków pracownika należał m.in. udział w końcowym odbiorze robót budowlanych; zastępca dyrektora nie udzielił wyjaśnień w powyższej kwestii.
3. Faktura nr 6/12/2017 z dnia 15.12.2017 r. na kwotę 44.330 zł wystawiona tytułem przebudowy pięter - kontrolującemu nie przedstawiono umowy do zrealizowanych wydatków, a zastępca dyrektora nie udzielił wyjaśnień w powyższej kwestii.
4. Zastępca dyrektora nie udzielił informacji, czy wystawione zostało zlecenie /zamówienie do wydatków udokumentowanych następującymi fakturami: faktura nr 7/12/17 z dnia 20.12.2017 r. na kwotę 12.484,50 zł wystawiona tytułem przeglądu instalacji wentylacyjnej i pompy c.o., faktura nr 3/12/2017 z dnia 20.12.2017 r. na kwotę 7.999,92 zł wystawiona tytułem wykonania, dostawy i montażu mebli, faktura nr 14/12/2017 z dnia 27.12.2017 r. na kwotę 19.500 zł wystawiona tytułem wymiany instalacji wod. kan. w celu przyłącza pralek.

Kontrola stosowania w DPS uregulowań zawartych w Zarządzeniu Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin wykazała nw. nieprawidłowości:

1. Nie sporządzononotatki służbowej dotyczącej pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, uzasadniającej niezastosowanie uregulowań dotyczących analizy rynku i jej udokumentowania dla wydatku poniesionego na wykonanie zasilania pralek i suszarek oraz robót dodatkowych, potwierdzonego fakturą nr FA/30SC/2017 z dnia 20.12.2017 r. na kwotę 19.841,95 zł. Ww. notatka powinna ponadto zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro. Powyższy obowiązek wynikał z zapisów § 11 ust. 4 pkt 5 w zw. z § 11 ust. 4 pkt 4 lit. c załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta.
2. Nie przeprowadzono analizy rynku i nie sporządzono stosownych notatek służbowych, w związku z zakupem wózków hotelowych, potwierdzonym fakturą nr 283/12/2017/M z dnia 18.12.2017 r. na kwotę 11.393,64 zł i fakturą nr 364/12/2017/M z dnia 22.12.2017 r. na kwotę 7.581 zł, czym nie wypełniono zapisów § 11 ust.4 pkt 1-3 załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta.

Faktury zakupu załączane do rozliczeń zaliczek, ewidencjonowane były pojedynczo na koncie 234 – Rozrachunki z pracownikami, z pominięciem rozrachunku z dostawcą na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Powyższy sposób ewidencji nie został uregulowany w obowiązujących w DPS zasadach rachunkowości.

„Zestawienia faktur za leki mieszkańców DPS”, stanowiące dowód źródłowy dla dowodu PK, którym księgowana była odpłatność mieszkańców, nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli. Podpisy sprawdzającego (główny księgowy) i zatwierdzającego (ówczesny dyrektor lub zastępca dyrektora) zamieszczane były jedynie na dowodzie PK. Zestawienia jako dowód księgowy zbiorczy powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zaakceptowane, zgodnie z zapisami § 21 ust. 1 i 2 instrukcji obiegu i kontroli.

W toku kontroli nie można było ustalić, czy majątek zakupiony w 2017 r. został zaewidencjonowany w księgach inwentarzowych jednostki. Według wyjaśnień zastępcy dyrektora, majątek został wprowadzony do ewidencji inwentarza prowadzonej w arkuszu Excel, jednakże powyższego nie można było zweryfikować, ponieważ wymieniona ewidencja nie zawierała danych wymienionych w § 5 ust. 2 „Instrukcji gospodarowania składnikami majątkowymi, inwentaryzacji i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie”, stanowiącej załącznik nr 6 do zasad rachunkowości, w tym m.in. daty i źródła nabycia oraz numeru i symboli dowodów.

Kontrola wykazała, że z 50. faktur zakupu poddanych kontroli, w 1. przypadku faktura nie zawierała podpisu ówczesnego dyrektora lub jego zastępcy potwierdzającego akceptację dowodu i w 1. przypadku podpisu głównego księgowego, a w 5. przypadkach podpisu potwierdzającego przeprowadzenie kontroli merytorycznej dowodów, tj. wbrew zapisom § 21 instrukcji obiegu i kontroli.

W toku kontroli prawidłowości rozliczenia kosztów 9. podróży służbowych stwierdzono 1 przypadek niewłaściwego udokumentowania pobrania zaliczki na podróż służbową. W dniu 13.03.2017 r. pracownik zwrócił się z wnioskiem o zaliczkę w kwocie 1.500 zł na druku przeznaczonym dla zakupów, ze wskazaniem na wniosku informacji o delegacji 3 osób Szczecin, Wrocław, Ścinawa. Na etapie składania wniosku, powyższe nie zostało zakwestionowane przez osoby odpowiedzialne za kontrolę i akceptację, które złożyły swoje podpisy na dokumencie, w tym przez głównego księgowego. Wniosek nie zawierał ponadto wskazania w zakresie daty rozliczenia zaliczki. Zastosowanie wniosku o zaliczkę jak dla zakupów było niezgodne z zapisami § 13 ust. 2 obowiązującej w DPS instrukcji obiegu i kontroli, według których w przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek (przypis kontrolującego: blankietu „polecenie wyjazdu służbowego”), na którym uzyskuje akceptację kierownika jednostki i głównego księgowego lub ich pełnomocników. Analogicznie do ww. wniosku, rozliczenie zaliczki wykonane zostało na druku „Rozliczenie zaliczki pobranej”, tj. na druku dotyczącym dokonanych zakupów gotówkowych. Do dnia 08.08.2018 r. główny księgowy nie złożył pisemnych wyjaśnień w ww. kwestii.

Faktury zakupu zawierały datę otrzymania i numer ewidencyjny z rejestru sekretariatu, czym wypełniano zapisy § 3 ust. 11 obowiązującej w DPS „Instrukcji kancelaryjnej”.

Wszystkie dowody zawierały podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, a zapisy księgowe, dotyczące faktur zakupu objętych kontrolą zawierały określenie rodzaju dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor.

 2.2. Zobowiązania

Według sprawozdawczości za 2017 r. zobowiązania DPS wyniosły:

1. 1.923.964,94 zł – według bilansu na dzień 31.12.2017 r., w tym: 2.146,29 zł – Zobowiązania z tytułu dostaw i usług, 799,71 zł – Zobowiązania wobec budżetów, 71.496,65 zł – Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń, 367.639,57 zł – Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, 0,01 zł – Pozostałe zobowiązania i 1.481.882,71 zł – Sumy obce, w tym depozytowe.
2. 441.282,51 zł – według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych po korekcie, w tym: 423.802,12 zł - rozdział 85202 klasyfikacji budżetowej i 17.480,39 zł - rozdział 85203 klasyfikacji budżetowej.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontrolującemu nie przedstawiono zestawienia analitycznego wszystkich zobowiązań na dzień 31.12.2017 r., pozwalającego na ustalenie prawidłowości stanu zobowiązań wykazanego w sprawozdawczości, dowodów źródłowych, tytułów i daty powstania poszczególnych zobowiązań.

Sprawozdania sporządzone zostały w terminach wynikających ze stosownych przepisów.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 10. z 164. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2017 r. (bez urlopów bezpłatnych i wychowawczych), tj. 6,1 % ogółu zatrudnionych, pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontroli poddano akta osobowe pracowników zatrudnionych na następujących stanowiskach pracy: zastępca dyrektora, główny księgowy, opiekun - koordynator sekcji, starszy opiekun, starszy magazynier, inspektor ds. księgowości x 2, kucharz, pokojowa, terapeuta ds. fizjoterapii.

 Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 429.006,73 zł, tj. 7,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń wynoszącej 6.018.226,45 zł, zaewidencjonowanej w 2017 r. na § 4010 i § 4040, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 417.864,35 zł zaewidencjonowane na § 4010 (7,4 % wynagrodzeń na kwotę ogółem 5.684.853,94 zł według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 11.142,38 zł zaewidencjonowane w koszty 2016 r. na § 4040, do wypłaty w 2017 r. (3,3 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 333.372,51 zł według sprawozdania Rb-28S).

W toku kontroli stwierdzono, że na podstawie list płac dla wynagrodzeń stałych, nie można było ustalić, jakie składniki wynagrodzeń składały się na wynagrodzenie brutto. Listy płac zawierały jedynie łączną kwotę brutto, bez wyszczególnienia kwot składowych wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego i dodatku za wieloletnią pracę. Ww. składniki wynagrodzenia nie były na listach płac widoczne, mimo że opis do tych składników zamieszczony był w poszczególnych pozycjach nagłówka listy płac. Nazwa list płac „DPS-WYNAGRODZENIE ZASADNICZE ZA …….” była ponadto niezgodna ze stanem faktycznym, ponieważ wskazywała w tytule na wynagrodzenie zasadnicze, a dotyczyła także innych składników wynagrodzenia. Według wyjaśnień głównego księgowego powyższe szablony wydruku listy płac zostały skorygowane w 2018 r.

Kontrola wykazała 1 przypadek nienaliczenia pracownikowi wyrównania wynagrodzenia z tytułu otrzymanej podwyżki. Pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego od 01.01.2017 r. z kwoty 2.000 zł na kwotę 2.135 zł. W marcu 2017 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie w kwocie 2.270 zł, w tym 2.135 zł wynagrodzenie zasadnicze po podwyżce oraz wyrównanie w kwocie 135 zł. Tym samym, pracownikowi nie wypłacono wyrównania za 1 miesiąc w kwocie 135 zł.

Kontrola naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r. (wypłata w 2017 r.) wykazała jedynie 1 przypadek nieprawidłowego naliczenia na kwotę 3,45 zł (nadpłata), wynikający z błędnego określenia w systemie parametrów naliczania w zakresie podstawy. Jako podstawę przyjęto wynagrodzenie należne pracownikowi za 2016 r., zamiast wynagrodzenie otrzymane.

Akta osobowe pracowników poddanych kontroli prowadzone były niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych) w zakresie zawartości dokumentowej poszczególnych części (A, B, C). W części C przechowywane były m.in. wnioski urlopowe, odpisy aktów USC, dokumenty ZUS, ewidencje przebiegu zatrudnienia, zaświadczenia, a w części B – dokumenty dotyczące naboru na stanowisko. Spisy akt w poszczególnych częściach prowadzone były ponadto w sposób nietrwały, tj. ołówkiem, co według kontrolującego nie powinno mieć miejsca, a część C nie zawierała takich spisów, mimo że w części tej zgromadzone były dokumenty wymienione powyżej.

W toku kontroli, akta osobowe podlegały systematycznemu porządkowaniu przez pracownika zatrudnionego od 01.12.2017 r., w celu wypełnienia zapisów rozporządzenia w sprawie akt osobowych.

Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wymienionym w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), powierzone zostały głównemu księgowemu DPS poprzez stosowne zapisy w rozdziale IV pkt 1, 9 i 10 zakresu czynności pracownika.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2017 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został do wpłaty w kwocie ogółem 506.146 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 2.023.011,14 zł.

W toku kontroli, kontrolujący nie otrzymał wydruków analitycznych do konta 225 – Rozrachunki z budżetami w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, pozwalających na uzgodnienie wykonanych księgowań z deklaracją roczną oraz tabeli przekazanej głównemu księgowemu do uzupełnienia i uzgodnienia w powyższym zakresie.

W toku kontroli, kontrolujący nie otrzymał także wydruków do konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne w zakresie składek ZUS, pozwalających na uzgodnienie wykonanych księgowań z deklaracjami miesięcznymi ZUS P DRA oraz tabeli przekazanej głównemu księgowemu do uzupełnienia i uzgodnienia w powyższym zakresie.

Kontrola wykazała jedynie, że w dniu 31.08.2017 r. (Wb nr 162/2017) dwukrotnie dokonano zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych za sierpień 2017 r. w kwocie 33.571 zł. Powstała nadpłata podatku została uwzględniona przy zapłacie podatku za wrzesień 2017 r.

W 2017 r. DPS nie korzystał z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, co główny księgowy uzasadnił brakiem wykwalifikowanej kadry.

Deklaracje ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r. nie zawierały podpisów sporządzającego, głównego księgowego i ówczesnego dyrektora.

W 2017 r. DPS korzystał z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

 5. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto następujące sprawozdania sporządzone na dzień 31.12.2017 r.: Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych (po korekcie):

• plan dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 3.834.000 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.,
• wykonanie dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 3.868.710,02 zł i było większe od ww. planu o 34.710,02 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

• plan wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 15.769.214 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 1.804.517 zł (plan na dzień 01.01.2017 r. w kwocie 13.964.697 zł),
• wykonanie wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 11.108.466,15 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 4.660.747,85 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową prowadzoną na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

W wyniku porównania danych wykazanych w ww. rocznych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, stwierdzono 3 przypadki niezgodności:

1. Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków w rozdziale 85202 § 4010 wyniosło 5.483.328,30 zł, a według ewidencji księgowej 5.484.048,48 zł (różnica w kwocie 720,18 zł).
2. Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków w rozdziale 85202 § 4210 wyniosło 233.271,04 zł, a według ewidencji księgowej 232.550,86 zł (różnica w kwocie 720,18 zł).
3. Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków w rozdziale 85202 § 4360 wyniosło 13.780,21 zł, a według ewidencji księgowej 13.781,33 zł (różnica w kwocie 0,12 zł).

Kontroli nie poddano sprawozdań finansowych, tj. bilansu oraz rachunku zysków i strat jednostki, z uwagi na nieprzedstawienie kontrolującemu stosownych wydruków z systemu finansowo - księgowego, w tym zestawienia obrotów i sald za 2017 r.

Sprawozdania roczne za 2017 r. sporządzone zostały przez głównego księgowego.

Sprawozdania budżetowe i finansowe przekazane zostały do jednostki samorządu terytorialnego w obowiązującym terminie.

 6. Gospodarowanie majątkiem

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także wypełnienie przez ówczesnego dyrektora obowiązku wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji na dzień 31.12.2017 r., sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej wykonanie tych czynności, a także zgodność procesu inwentaryzacji z procedurami obowiązującymi w DPS.

Kontroli poddano także wypełnianie przez jednostkę zapisów proceduralnych w zakresie prowadzenia ewidencji inwentarzowych, znakowania majątku oraz dokumentowania operacji dotyczących ruchu na majątku.

Sprawdzono zgodność wartości majątku według ksiąg rachunkowych z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz zgodność stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontrola wykazała, że ówczesny dyrektor nie wydał stosownego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31.12.2017 r. Inwentaryzacją w formie spisu z natury powinny zostać objęte w DPS środki pieniężne w kasie, depozyty kasowe oraz druki ścisłego zarachowania, o czym stanowił § 14 ust. 1 pkt 1 „zasad rachunkowości” oraz § 24 obowiązującej w DPS „Instrukcji gospodarki kasowej”. Odpowiedzialność za przeprowadzenie spisu z natury spoczywała na kierowniku jednostki, na co wskazano w art. 4 ust. 5 uor, według którego kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

W toku kontroli nie przedstawiono kontrolującemu dokumentacji potwierdzającej wykonanie czynności inwentaryzacyjnych na dzień 31.12.2017 r., w tym:

• protokołów uzgodnień stanów poszczególnych magazynów z księgami rachunkowymi,
• protokołów uzgodnień stanów ksiąg inwentarzowych z księgami rachunkowymi,
• protokołów spisu z natury środków pieniężnych w kasie, paliwa, znaczków pocztowych, biletów komunikacji miejskiej, wszelkich wykorzystywanych w DPS druków ścisłego zarachowania,
• protokołów z weryfikacji aktywów i pasywów,
• potwierdzeń sald z kontrahentami, w tym także z bankiem.

Księgi inwentarzowe środków trwałych i pozostałych środków trwałych przedstawione kontrolującemu przez zastępcę dyrektora, prowadzone były w arkuszu Excel zamiast przy wykorzystaniu posiadanego oprogramowania firmy ARISCO (patrz pkt 9 – Inne obszary).Księgi te prowadzone były według kontrolującego nierzetelnie i niezgodnie z wymogami wymienionymi w § 5 ust. 2, obowiązującej w DPS „Instrukcji gospodarowania majątkiem”, stanowiącej załącznik nr 6 do zasad rachunkowości (zw. dalej instrukcją gospodarowania majątkiem), w tym:

• nie zawierały danych dotyczących podstawy wprowadzenia do ewidencji (dowód przychodowy) oraz daty wprowadzenia do ewidencji,
• zawierały numery inwentarzowe nadane w różnych formatach lub nie zawierały tych numerów,
• nie zawierały numerów kolejnych przychodów i rozchodów,
• zawierały kilka pozycji majątku wprowadzonych pod jednym numerem,
• nie zawierały wskazania miejsca użytkowania i osób odpowiedzialnych za powierzony majątek.

Ww. księgi inwentarzowe nie zostały ponadto w 2017 r. uporządkowane i doprowadzone do postaci pozwalającej na wprowadzenie zbioru danych do programu ARISCO zakupionego w grudniu 2016 r., w tym m.in. z uwagi na ww. brak numerów inwentarzowych lub numery obejmujące kilka pozycji wyposażenia, a także brak wielu danych identyfikacyjnych. Według wyjaśnień kierownika DO, za nadawanie numerów inwentarzowych odpowiedzialny był DFK, jednakże obowiązek ten nie został wskazany w żadnej procedurze udostępnionej kontrolującemu, a prowadzenie pełnej dokumentacji środków trwałych należało do starszego inspektora ds. administracyjno – gospodarczych, podległego organizacyjnie kierownikowi DO.

Kontrolującemu nie przedstawiono analogicznej księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych.

Wartość majątku ogółem wykazana w przedstawionych księgach inwentarzowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych była niezgodna z wartością tego majątku ustaloną przez kontrolującego na podstawie zestawienia obrotów i sald dostarczonego przez głównego księgowego po zakończeniu kontroli.

Wartość środków trwałych zaewidencjonowana w księgach rachunkowych na koncie 011 – Środki trwałe wyniosła 24.750.429,40 zł, a według ksiąg inwentarzowych przedstawionych przez zastępcę dyrektora wyniosła 24.303.841,31 zł (różnica 446.588,09 zł). Wartość pozostałych środków trwałych zaewidencjonowana w księgach rachunkowych na koncie 013 – Pozostałe środki trwałe wyniosła 1.854.746,76 zł, a według ksiąg inwentarzowych przedstawionych przez zastępcę dyrektora wyniosła 1.954.593,44zł (różnica 99.846,68 zł). Wartości niematerialne i prawne, do których nie przedstawiono księgi inwentarzowej, wyniosły według ksiąg rachunkowych 7.441,50 zł (konto 020 – Wartości niematerialne i prawne). Zgodnie z § 3 pkt 9 „Obowiązujących metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego” stanowiących załącznik nr 2 do zasad rachunkowości DPS, do uzgadniania zapisów w księgach inwentarzowych z ewidencją prowadzoną w DFK na dzień inwentaryzacji oraz na 31 grudnia każdego roku zobowiązany był DO. Według kontrolującego, ww. uzgodnienia powinien dokonać starszy inspektor ds. administracyjno – gospodarczych, do obowiązków którego należało m.in. prowadzenie wszelkich inwentaryzacji na terenie DPS, przy współudziale DFK.

W załączeniu do pisma z dnia 26.07.2018 r., zastępca dyrektora przekazał kserokopię ww. zakresu czynności przyjętego przez pracownika z datą 01.12.2011 r., według którego do obowiązków pracownika należało m.in. prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, prowadzenie ewidencji ilościowo – materiałowej, prowadzenie wszelkich inwentaryzacji na terenie Domu według zarządzenia, wpisywanie numerów inwentarzowych na środkach trwałych i ich aktualizacja - pkt IV. 6 zakresu czynności, sporządzanie dokumentacji przyjęcia środka trwałego (OT) oraz likwidacji (LT) – pkt IV.7 zakresu czynności.

W pomieszczeniach DPS nie było spisów inwentarza, a według § 7 ust. 1, 2 i 4 instrukcji gospodarowania majątkiem, pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo – wartościową, stanowiące wyposażenie biurowe, winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym. Spis inwentarzowy, oprócz numeru pomieszczenia, powinien określać rodzaj, ilość składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy oraz nazwiska i imiona pracowników, których pieczy składniki te powierzono. Spis taki, opatrzony pieczęcią jednostki i podpisami osób odpowiedzialnych powinien być umieszczony w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu. Wyznaczony pracownik był zobowiązany dopilnować aktualizacji w spisie inwentarzowym i podpisów pracowników w razie zmian personalnych na stanowiskach pracy usytuowanych w danym pomieszczeniu.

Prowadzenie analitycznej ewidencji ilościowo – wartościowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w postaci ręcznych ksiąg inwentarzowych należało według § 5 ust. 2 instrukcji gospodarowania majątkiem do Działu Administracyjno – Gospodarczego (aktualnie DO). Prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz wpisywanie numerów inwentarzowych na środkach trwałych i ich aktualizacja należały do starszego inspektora ds. administracyjno – gospodarczych w DO. Powyższe czynności przypisane zostały w zakresie czynności przyjętym przez pracownika z datą 01.12.2011 r.

Zapis o prowadzeniu ewidencji ilościowo - wartościowej środków trwałych oraz składników majątkowych wraz z zapisem o rozliczaniu okresowo przeprowadzanych inwentaryzacji zamieszczony został także w pkt 7 rozdziału IV zakresu czynności głównego księgowego, przyjętego przez pracownika z datą 29.09.2016 r. Zapis ten stał jednak w sprzeczności z funkcją kontrolną, jaką powinien pełnić główny księgowy w powyższym zakresie.

Kontrolującemu nie przedstawiono protokołu potwierdzającego przeprowadzenie czynności weryfikacji konta 310 oraz potwierdzenia stanów magazynowych przez osoby odpowiedzialne materialnie. Według wydruków stanów poszczególnych magazynów sporządzonych z datą 01.04.2018 r., a dostarczonych kontrolującemu w dniu 08.08.2018 r., stany magazynów były zgodne z kontem 310 - Materiały, wykazanym w zestawieniu obrotów i sald. Na podstawie powyższej dokumentacji i w świetle braku stosownego protokołu, kontrolujący nie może jednak uznać, że obszar ten został uzgodniony na koniec 2017 r.

Według § 8 ust. 2 obowiązującego w DPS regulaminu organizacyjnego, DO podlegał bezpośrednio zastępcy dyrektora. Zakresy czynności zastępcy dyrektora, przyjęte przez pracownika z datą 16.08.2016 r. oraz z datą 09.08.2017 r., zawierały m.in. zapisy dotyczące nadzoru nad mieniem należącym do Domu oraz nad całością prac związanych z prawidłową inwentaryzacją jednostki.

Według zapisów rozdziału VI zakresów czynności, zastępca dyrektora ponosił ponadto odpowiedzialność dyscyplinarną za skutki powstałe w wyniku podjęcia działań bądź ich zaniechania, niezgodnych z przepisami prawa, zasadami racjonalnej gospodarki finansowej oraz odpowiedzialność finansową za powierzone mienie.

W toku kontroli, kontrolujący nie uzyskał od głównego księgowego odpowiedzi na pytania oraz informacji/wyjaśnień w zakresie:

• braku dokumentacji potwierdzającej wykonanie czynności inwentaryzacyjnych na dzień 31.12.2017 r.,
• potwierdzenia, podania przyczyn i osób odpowiedzialnych za brak w pomieszczeniach DPS spisów inwentarza i aktualnego oznakowania środków trwałych i wyposażenia, zgodnie z ewidencją majątku,
• wskazania, które zarządzenia ówczesnego dyrektora obowiązywały w 2017 r.,
• wskazania osoby, która zgodnie z § 6 instrukcji gospodarowania majątkiem była wyznaczona przez kierownika jednostki jako osoba odpowiedzialna za należyte zabezpieczenie majątku,
• ujęcia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych spisem z natury przeprowadzonym w 2016 r.,
• uzgodnienia wartości stanów magazynowych na dzień 31.12.2017 r.

Według pisemnych wyjaśnień głównego księgowego, ostatni pełny spis z natury DPS został przeprowadzony w 2016 r.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Nieprawidłowości związane z prowadzeniem i uzgadnianiem ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi opisane zostały w pkt 6 – Gospodarowanie majątkiem.

Stwierdzone różnice pomiędzy ewidencją księgową i sprawozdawczością budżetową opisane zostały w pkt 5 – Sprawozdawczość.

W toku kontroli stwierdzono, że faktury za leki w części dotyczącej DPS księgowane były na konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, a tymczasem nabywcą leków nie był DPS tylko mieszkańcy, na których wystawione zostały faktury. Zobowiązanie DPS do pokrycia części kosztów zakupu leków nie stanowiło rozrachunku z tytułu dostaw, robót i usług oraz wynikało z innego rodzaju rozliczeń, stanowiąc zobowiązanie z innych tytułów.

Do dnia zakończenia kontroli, główny księgowy nie przedstawił wydruków analitycznych do kont: 225, 229, 234 (bez 234-40), 240 (-10, -11, -12, -19, -20, -60, -61), 245, 720, 750, 751, 760, 761 oraz brakujących dowodów zakupu z grudnia 2017 r.

Do zakończenia kontroli, kontrolujący nie otrzymał zestawienia obrotów i sald, a 2. wersje wydruku zestawienia otrzymane po zakończeniu kontroli w dniu 08.08.2018 r. (syntetyczna i analityczna), sporządzonego w odstępie 1. godziny z datą 03.04.2018 r., zawierały różne wartości sald końcowych. Należy zaznaczyć, że księgi rachunkowe powinny być uzgodnione do dnia sporządzenia bilansu, który w DPS sporządzony został z datą 30.03.2018 r.

W świetle powyższego, nie można uznać, że księgi rachunkowe DPS prowadzone były zgodnie z art. 24 ust. 1 uor, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Zgodnie z art. 53 ust.1 uofp za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiedzialny był kierownik tej jednostki, do obowiązków którego, na podstawie zapisów art. 69 ust. 1 pkt 3 tejże ustawy, należało także zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Dowody księgowe poddane kontroli zawierały elementy wymienione w art. 21 ust. 1 uor, a zapisy księgowe - elementy wymienione w art. 23 ust. 2 uor.

 8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli główny księgowy nie odniósł się do obowiązującej w DPS dokumentacji finansowo – księgowej i systemu rachunkowości poprzez wypełnienie stosownej tabeli, m.in. w zakresie procedur obowiązujących w DPS. W związku z powyższym, analizie poddano jedynie procedury, które zostały przedstawione kontrolującemu, jako obowiązujące w 2017 r.:

1. Zasady rachunkowości:
   1. Załącznik Nr 1 – Ogóle zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
   2. Załącznik Nr 2 – Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
   3. Załącznik Nr 3 – Zakładowy Plan Kont,
   4. Załącznik Nr 4 – System ochrony danych i ich zbiorów,
   5. Załącznik Nr 5 – instrukcja obiegu i kontroli,
   6. Załącznik Nr 6 – instrukcja gospodarowania majątkiem,
   7. Załącznik Nr 7 – Procedury kontroli finansowej (zw. dalej procedurami kontroli).
2. Instrukcja gospodarki kasowej (zw. dalej instrukcją kasową).
3. Instrukcja magazynowa.
4. Zarządzenie Nr 21A/2016 ówczesnego dyrektora z dnia 26.09.2016 r.
   w sprawie powołania Zespołu ds. Kontroli Zarządczej.
5. Regulamin wynagradzania.

W toku kontroli stwierdzono, że w obowiązujących w DPS zasadach rachunkowości nie uregulowano stosowanej praktyki w zakresie załączania do każdej faktury dokumentu o nazwie „Dokument ewidencji księgowej Nr …….”, generowanego z systemu F-K, zawierającego podpisy sporządzającego, sprawdzającego i akceptującego.

Instrukcja obiegu i kontroli zawierała niezaktualizowane wykazy osób upoważnionych do kontroli i zatwierdzania dowodów księgowych. W § 21 ust. 2 i 7 instrukcji przywołane zostały: Załącznik nr 8 – Wykaz osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, Załącznik nr 9 - Wykaz osób upoważnionych do kontroli formalno – rachunkowej (nazwa załącznika z treści § 21 inna niż nazwa samego załącznika), Załącznik nr 2 - Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzenia dowodów księgowych. Żadna z osób wymienionych w Załączniku nr 2 i 9 oraz część osób wymienionych w Załączniku nr 8 nie były już pracownikami DPS w 2017 r.

W § 12 ust. 1 procedur kontroli wskazano stanowiska, na których sprawowane miały być czynności kontrolne, w tym m.in. stanowisko zastępcy głównego księgowego, tj. stanowisko, które nie zostało wymienione w regulaminie organizacyjnym jednostki i nie funkcjonowało w jednostce w 2017 r.

Wszystkie procedury obowiązujące w DPS zawierały niezaktualizowane podstawy prawne, w tym uor i uofp, a osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był ówczesny dyrektor, jako kierownik jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroliKomunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Zapisy procedur obowiązujących w DPS dotyczące prowadzenia ewidencji magazynowej nie wypełniały według kontrolującego zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych, wymienionych w art. 17 ust. 2 uor. Według § 6 ust. 3 Załącznika Nr 2 do zasad rachunkowości - Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, DPS powinien prowadzić ewidencję zapasów:

1. ilościowo – wartościową w DFK (przy użyciu programu komputerowego),
2. ilościową przez pracowników odpowiedzialnych za magazyny.

Na obowiązek prowadzenia w magazynie ewidencji ilościowej wskazano także w § 2 ust. 3 pkt 2 obowiązującej w jednostce „Instrukcji magazynowej”, a ewidencji ilościowo – wartościowej w DFK w opisie do konta 310 zawartym w Zakładowym Planie Kont, stanowiącym załącznik nr 3 do zasad rachunkowości.

Ww. metoda prowadzenia ewidencji zapasów magazynowych ustalona przez kierownika jednostki była niezgodna z zapisami art. 17 ust. 2 uor w zakresie prowadzenia ewidencji ilościowej zarówno przez DFK jak i przez magazyn. Według kontrolującego, w przypadku prowadzenia w magazynie ewidencji ilościowej, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu (taki sposób prowadzenia ewidencji magazynowej wskazano w procedurach jednostki) w DFK powinna być stosowana metoda ewidencji wymieniona w pkt 3 art. 17 ust. 2 uor, tj. ewidencja wartościowa obrotów i stanów zapasów.

Należy także zaznaczyć, że zgodnie z art. 16 ust. 2 uor, w przypadku prowadzenia ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych, na koniec okresu sprawozdawczego należy sporządzić zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.

Według kontrolującego, w przypadku prowadzenia ewidencji magazynowej ilościowo – wartościowej przez DFK, czynności kontrolne miały ponadto charakter samokontroli, a nie kontroli dwustopniowej.

W toku kontroli, kontrolujący nie uzyskał od głównego księgowego informacji/wyjaśnień w zakresie:

• wersji oprogramowania użytkowanego do ewidencji w 2017 r. i dokumentu, na podstawie którego kierownik jednostki dopuścił je do użytkowania,
• zapisów w § 13 ust. 2 instrukcji obiegu i kontroli dotyczących zawierania umowy na przejazd samochodem prywatnym w podróży służbowej.

Zasady rachunkowości OSM wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Kontroli poddano funkcjonujący w DPS podział zadań i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia dokumentacji dotyczącej mieszkańców i uczestników DWD, ze szczególnym uwzględnieniem programu DOM, stopień wykorzystywania programów komputerowych zakupionych ze środków DPS oraz sposób prowadzenia rejestru i przechowywania umów zawieranych przez DPS.

W toku kontroli stwierdzono, że funkcjonujący w DPS podział zadań i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia dokumentacji dotyczącej mieszkańców i uczestników DWD wykazywał nieprawidłowości, w wyniku których podział faktycznie wykonywanych zadań nie był spójny z zakresami działania komórek organizacyjnych i zakresami czynności poszczególnych pracowników, dokumentacja dotycząca mieszkańców była bezzasadnie powielana, a posiadane narzędzie informatyczne w postaci programu DOM było wykorzystywane jedynie częściowo.

Posiadany przez DPS program DOM dedykowany był do prowadzenia ewidencji: osobowej, finansowej, socjalnej, medycznej, leków (Magazyn Leków), Indywidualnych Planów Wsparcia, Rodzinnych Wywiadów Środowiskowych (w ramach modułu socjalnego), a także do obsługi dokumentów w postaci elektronicznej (ADOK), mieszkańców i uczestników DWD. DPS nie przedstawił żadnej procedury wewnętrznej, z której wynikałby szczegółowy podział zadań i kompetencji przy wprowadzaniu danych i ich obróbce w ww. programie.

Kontrola wykazała, że przy części danych wprowadzonych do programu DOM, (decyzje MOPR, dane osobowe mieszkańców, okresy nieobecności mieszkańców i odpisy za te nieobecności), w programie widoczne były loginy pracowników DFK. W wyjaśnieniach udzielonych w toku kontroli, główny księgowy potwierdził, że ww. dane wprowadzane były przez ww. pracowników. Według kontrolującego, dane takie winny być wprowadzane na poziomie Działu Opiekuńczo – Terapeutycznego (zw. dalej DOT), który na podstawie § 13 ust. 7 pkt 1 obowiązującego w DPS regulaminu organizacyjnego, powinien m.in. prowadzić dokumentację związaną z decyzjami administracyjnymi o skierowaniu do DPS, w tym kompletować i aktualizować wszystkie dokumenty związane z przyjęciem, zameldowaniem i pobytem mieszkańców. W świetle powyższego, nieuzasadnionym było także według kontrolującego prowadzenie przez DFK dodatkowych, imiennych teczek mieszkańców, w których gromadzone były kserokopie decyzji i różnorodne pisma dotyczące odpłatności za pobyt w DPS i uczestnictwo w DWD, tj. dokumentów, które były w posiadaniu DOT oraz wprowadzanie do programu przez pracowników DFK numerów decyzji administracyjnych (patrz: pkt 1.1 – Wykonanie dochodów). Według pkt 10 instrukcji obsługi programu DOM, administrator miał możliwość zarządzania prawami operatorów, dopisywania i usuwania użytkowników za pomocą systemu administrowania AMS, opcja „Poziom dostępu” pozwalała zdecydować, czy użytkownik będzie miał prawa administratora, czy jedynie użytkownika podstawowego, a opcja „Obsługa praw” – wskazywała prawa aktualnie przyznane użytkownikowi. Według opisu programu, wszystkie dane dotyczące mieszkańca, zgromadzone w bazie podlegały ponadto wykorzystaniu w procesie filtrowania danych.

Stwierdzono ponadto, że nie wszystkie formatki w programie DOM podlegały wypełnieniu, mimo posiadania danych do wprowadzenia. Program nie był również wykorzystywany w pełnym zakresie swojej funkcjonalności, w tym przede wszystkim nie korzystano z możliwości prowadzenia archiwum dokumentacji dotyczącej poszczególnych mieszkańców w postaci scanów dokumentów (program ADOK). Stosowanie powyższej funkcjonalności programu ADOK pozwalało na ograniczenie do minimum konieczności sięgania do teczek osobowych poszczególnych mieszkańców oraz wielokrotnego kopiowania tych samych dokumentów.

Licencja nr 296/2016 z dnia 22.12.2016 r. na użytkowanie programu ADOK dla programu DOM (ADOK – Archiwum Dokumentów Elektronicznych i ADOK – Skaner) zakupiona została za kwotę 1.300 zł i obejmowała 10 użytkowników.

W toku kontroli, kontrolujący nie uzyskał odpowiedzi na pytania dotyczące ww. kwestii.

Kontrola wykazała ponadto, że program DOM nie był jedynym programem komputerowym, którego możliwości programowe nie były wykorzystywane. DPS był w posiadaniu programów, które zakupione ze środków jednostki w różnych latach, nie zostały wdrożone do końca 2017 r. Powyższe dotyczyło następujących programów komputerowych ARISCO:

1. Licencja nr 412/2002 z dnia 19.12.2002 r. - użytkowanie Systemu ADMINISTRACJA, obejmującego moduły (programy): Kancelaria iBudżet.pl, Archiwum Budżet.pl, Odpady Budżet.pl.; opłata licencyjna 421 zł za 10. użytkowników w sieci.
2. Licencja nr 44/2004 z dnia 18.05.2004 r. - użytkowanie Systemu ADMINISTRACJA, obejmującego moduły (programy): Planowanie Zamówień Publicznych; opłata licencyjna 337 zł za 10. użytkowników w sieci.
3. Licencja nr 299/2016 z dnia 27.12.2016 r. - użytkowanie programu WYPOSAŻENIE – Moduł skanowania i drukowania kodów kreskowych; opłata licencyjna 360 zł za 1. użytkownika lokalnie lub w sieci.
4. Licencja nr 300/2016 z dnia 27.12.2016 r. - użytkowanie programów: aplikacja Inwentaryzacja Wyposażenia, WYPOSAŻENIE – Moduł Mobilnej Inwentaryzacji; opłata licencyjna 1.600 zł netto za 1. użytkownika lokalnie lub w sieci.

Wraz z ww. umowami licencji nr 299/2016 i 300/2016, DPS otrzymał, płytę CD z instalacją oprogramowania, tablet z wgraną aplikacją, bezprzewodowy czytnik kodów kreskowych, drukarkę termotransferową, etykiety na kody kreskowe do drukarki, kalkę oraz instrukcję obsługi aplikacji. Na podstawie faktury nr FV/A/4216/2016 z dnia 27.12.2016 r., DPS wydatkował na zakup ww. licencji wraz z zestawem do mobilnej inwentaryzacji wyposażenia i drukarkę kwotę ogółem 4.747,80 zł brutto.

Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, według których wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy ioszczędny, zzachowaniem zasad:a)uzyskiwania najlepszych efektów zdanych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

W toku kontroli, kontrolujący nie uzyskał od głównego księgowego informacji/wyjaśnień dotyczących niewykorzystywania ww. programów i ewentualnych kosztów rocznych jakie DPS ponosił w związku z ich posiadaniem.

Przedstawiony kontrolującemu rejestr umów zawartych przez DPS, obejmujący umowy o numerach od 1/2017 do 58/2017 (59 umów, w tym umowa 51A), był niekompletny, w związku z czym nie stanowił rzetelnego narzędzia informacyjnego. Pozycje dotyczące umów o numerach 53 – 58/2017 nie zawierały opisów dotyczących m.in. nazwy firmy, zakresu umowy, wartości i terminu zapłaty. Ponieważ rejestr prowadzony był dla każdego roku odrębnie, nie zawierał umów przechodzących, w tym także wieloletnich. Sporządzony na potrzeby kontrolującego rejestr umów wieloletnich obowiązujących w 2017 r. nie zawierał z kolei umowy zawartej w dniu 16.02.2000 r. oraz wieloletnich umów najmu i dzierżawy. Rejestr umów za 2017 r. prowadził Specjalista ds. obsługi kancelaryjnej, a według zapisów § 12 ust. 6 pkt 4 obowiązującego w DPS regulaminu organizacyjnego, prowadzenie rejestru umów DPS należało do zakresu czynności DO, którego zadaniem było zapewnienie funkcjonowania DPS pod względem żywieniowym i administracyjno – gospodarczym. Ww. czynności wymienione zostały także w § 3 ust. 3 lit. d „Regulaminu wewnętrznego Działu Obsługi” stanowiącego Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2015 z dnia 15.01.2015 r. ówczesnego dyrektora. Zakres czynności na stanowisku Specjalista ds. obsługi kancelaryjnej zawierał w pkt 14 rozdziału IV jedynie zapis o treści: „Przechowywanie dokumentacji przetargowej i zawartych umów”.

Za wszystkie ww. kwestie odpowiedzialny był ówczesny dyrektor DPS, który zgodnie z § 7 regulaminu organizacyjnego odpowiadał m.in. za planowanie realizacji działań i nadzór nad jakością ich wykonania, kierowanie całością spraw administracyjno – gospodarczych i finansowych DPS, zapewnienie prawidłowej organizacji pracy oraz kierowanie pracą podległego personelu poprzez organizowanie i nadzorowanie wykonania zadań i obowiązków.

Informacja dotycząca występowania w jednostce transakcji podejrzanych za I półrocze 2017 r. przekazana została do Urzędu Miasta Szczecin w dniu 10.07.2017 r., a za II półrocze w dniu 10.01.2018 r.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektoraw dniu 30.07.2018 r. w sprawie kontroli przeprowadzonych w DPS przez organa kontroli zewnętrznej, w 2017 r. przeprowadzone zostały w jednostce 2 kontrole. Informacje o ww. kontrolach przekazane zostałydo WKiAW, czym wypełniono zapisy §8 Załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie kontroli.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi DPS:

1. Dokonanie niezwłocznej inwentaryzacji całego majątku DPS, w tym także zapasów znajdujących się w magazynach, uzgodnienie z księgami rachunkowymi oraz stosowne wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.
2. Założenie i prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz przeprowadzanie inwentaryzacji przy wykorzystaniu zakupionego oprogramowania.
3. Oznakowanie majątku i sporządzenie spisów tego majątku zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce.
4. Bieżąca ewidencja zmian stanu majątku w księdze głównej i w księgach pomocniczych oraz sporządzanie stosownej dokumentacji, wskazanej w procedurach jednostki, w tym dowodów OT.
5. Wystąpienie o zgodę na zawarcie umowy dzierżawy oraz wystosowanie zawiadomień o zawartych umowach najmu.
6. Opracowanie procedury dotyczącej wprowadzania, modyfikacji i przeglądania danych zawartych w programie DOM, w tym także scanów dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem przypisania obowiązków i odpowiedzialności do pracowników właściwych komórek organizacyjnych oraz w celu lepszego wykorzystania możliwości programowych.
7. Stworzenie i bieżące prowadzenie bazy dokumentów elektronicznych dotyczących mieszkańców i uczestników DWD przy wykorzystaniu posiadanego oprogramowania ADOK, m.in. w celu wyeliminowania powielania wersji papierowych dokumentów dotyczących mieszkańców i uczestników DWD, w tym także likwidacji teczek prowadzonych przez DFK.
8. Uzgodnienie ewidencji i sprawozdawczości rocznej oraz sporządzenie stosownych korekt, w uzgodnieniu z wydziałem nadzorującym.
9. Załączanie do faktur wydatkowych stosownej dokumentacji wskazanej w obowiązującej w DPS instrukcji obiegu i kontroli.
10. Przegląd należności i zobowiązań DPS wykazanych na koniec 2017 r. w celu ustalenia analityki tych rozrachunków i źródła ich powstania.
11. Przegląd zadań przypisanych komórkom organizacyjnym DPS w regulaminie organizacyjnym oraz zakresów czynności pracowników, m.in. w celu ich ujednolicenia i rozgraniczenia zadań merytorycznych od zadań DFK.
12. Rozpoczęcie użytkowania oprogramowania zakupionego w ramach systemu ADMINISTRACJA.
13. Odszukanie i włączenie do dowodów księgowych brakujących dowodów z grudnia 2017 r.
14. Prowadzenie rejestru i archiwum umów dochodowych i wydatkowych zawartych przez DPS, w sposób pozwalający na identyfikację umów obowiązujących w danym roku obrotowym.
15. Obciążanie kontrahenta za zużytą energię, zgodnie z zawartą umową.
16. Skorygowanie operacji wykonanych wbrew upoważnieniom wydanym przez mieszkańców w zakresie dokonanych potrąceń z indywidualnych kont depozytowych.
17. Korektę zaniżonego odpisu za pobyt mieszkańca w DPS.
18. Kontrolę upoważnień wystawianych przez mieszkańców, pod kątem wypełnienia zapisów obowiązujących procedur m.in. w zakresie składania podpisów lub wprowadzenie zmian do wzoru upoważnienia.
19. Wypełnianie zapisów zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, w zakresie przeprowadzania analizy rynku i sporządzania notatek służbowych.
20. Wypłatę wynagrodzenia z tytułu braku wyrównania za 1 miesiąc w kwocie 135 zł.
21. Naliczanie pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie wynagrodzenia otrzymanego w danym roku, a nie wynagrodzenia należnego.
22. Korzystanie z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa.
23. Uregulowanie stosowanych w DPS uproszczeń w obowiązujących w jednostce zasadach rachunkowości.
24. Uporządkowanie dokumentacji pracowniczej w celu dostosowania sposobu jej prowadzenia do wymogów rozporządzenia w sprawie akt osobowych.
25. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia i ujednolicenia zapisów wspólnych.