Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2026 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 23 lutego 2026 r. do 27 lutego  2026 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 27 przy ul. H. Pobożnego 6/8, 70-508 Szczecin (zwanym dalej PP27) w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do SystemuInformacji Oświatowej (zwanego dalej SIO) wg stanu na 15.06.2025 r., 30.09.2025 r. i 05.02.2026 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 03 marca 2026 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 marca 2026 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 27 w Szczecinie, przy ul. H. Pobożnego 6/8, zwanej dalej PP27, w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanego dalej SIO) wg stanu na 15.06.2025 r., 30.09.2025 r. i 05.02.2026 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

• wykazaniu w jednym przypadku w SIO nieprawidłowych danych dotyczących liczby uczniów w oddziałach,
• błędnym oznaczeniu w SIO płci dziecka pochodzącego z Ukrainy,
• braku przypisania w SIO do oddziału dziecka przyjętego do przedszkola poniżej 2,5 roku życia.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

- udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO,

- prawidłowości wprowadzania danych dotyczących liczby umów, etatów i stopni awansu zawodowego nauczycieli.

II.  Oceny cząstkowe

1. Upoważnienia

Kontroli poddano udzielenie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO  na podstawie art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej ( Dz. U. z 2024 r. poz. 152 ze zm.), zwanej dalej ustawą o SIO.

W PP27 osobami upoważnionymi do wprowadzania i przetwarzania danych zawartych w SIO była obok Pani jako dyrektora przedszkola także główna księgowa.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie upoważnienia do dostępu do danych zawartych w SIO.

Upoważnienia do przetwarzania danych w systemie informacji oświatowej były wystawione na czas określony i były aktualne na czas wprowadzania danych. Obejmowały następujące zakresy dostępu: zbiór danych o uczniach, zbiór danych o nauczycielach, zbiór danych szkół i placówek oświatowych, modyfikacja wybranych danych w RSPO (Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych), nadawanie upoważnień.

 2. Uczniowie i oddziały

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty wg stanu na 15.06.2025 r., 30.09.2025 r. i 05.02.2026 r. dotyczące roku szkolnego 2024/2025 i 2025/2026, tj.:

• Liczba uczniów i liczba oddziałów podstawowych wg specyfiki oddziałów w roku szkolnym 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.,
• Liczba uczniów i liczba oddziałów po klasach  w roku szkolnym 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – dane jednostkowe w roku szkolnym 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.
• Uczniowie z Ukrainy, dane o uczniach wg stanu na 15.06.2025 r.,
• Liczba uczniów oddziałów podstawowych w roku szkol. 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.,
• Uczniowie ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi w roku szkolnym 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.,
• Liczba godzin pomocy dla uczniów z opinia/orzeczeniem w ramach art.12 ustaw o SIO wg stanu na 15.06.2025 r.,
• Liczba uczniów i liczba oddziałów po klasach  w roku szkolnym 2025/2026 w dniu 30.09.2025 r.,
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – dane jednostkowe w roku szkolnym 2025/2026 w dniu 30.09.2025 r.,
• Uczniowie z Ukrainy, dane o uczniach wg stanu na 30.09.2025 r.,
• Liczba uczniów oddziałów podstawowych w roku szkol. 2025/2026 w dniu 30.09.2025 r.,
• Liczba godzin pomocy dla uczniów z opinia/orzeczeniem w ramach art.12 ustaw o SIO wg stanu na 30.09.2025 r.,
• Liczba uczniów i liczba oddziałów podstawowych według specyfiki oddziałów w roku szkol. 2025/2026 wg stanu na 05.02.2026 r.,
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – liczba dzieci przypisanych do oddziału od początku roku szkolnego – dane jednostkowe w roku szkolnym 2025/2026 wg stanu na 05.02.2026 r.,
• Uczniowie z Ukrainy, dane o uczniach wg stanu na 05.02.2026 r.,
• Uczniowie ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi w roku szkolnym 2025/2026 wg stanu na 05.02.2026 r.,
• Liczba godzin pomocy dla uczniów z opinia/orzeczeniem w ramach art.12 ustaw o SIO wg stanu na 05.02.2026 r.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: list oddziałów i przedłożonych orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego.

W trakcie kontroli, w jednym przypadku stwierdzono różnice pomiędzy danymi wynikającymi z list grup na 05.02.2026 r., a danymi wynikającymi z raportów z SIO, dotyczących liczby ucznióww oddziale tj. w oddziale Żeglarze zamiast 22 dzieci powinno być 23 dzieci oraz zamiast 25 dzieci w oddziale Piraci, powinno być 24. Przyczyną powyższej nieprawidłowości było przeniesienie w ciągu roku szkolnego dziecka do innego oddziału co nie zostało zaktualizowane w systemie SIO.

W toku czynności kontrolnych stwierdzono również nieprawidłowość polegającą na błędnym oznaczeniu płci jednego dziecka pochodzącego z Ukrainy – w zestawieniu zostało ono wykazane jako kobieta, podczas gdy faktycznie był to mężczyzna, ustalono również że liczba dzieci pochodzących
z Ukrainy wykazana w dokumentacji była zgodna ze stanem faktycznym. Powyższa nieprawidłowość nie miała wpływu na ustalenie liczby dzieci.

Powyższe różnice nie wpłynęły na rozliczenie wysokości subwencji oświatowej.

Podczas kontroli ustalono także, że do PP27 zostało przyjęto dziecko w wieku 2 lata i 5 miesięcy, co było niezgodne z art. 31 ust. 1 i 3 Prawo Oświatowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 ze zm.),które mówi ,że wychowanie przedszkolne obejmuje dzieci od początku roku szkolnego w roku kalendarzowym, w którym dziecko kończy 3 lata, do końca roku szkolnego w roku kalendarzowym, w którym dziecko kończy 7 lat. W szczególnie uzasadnionych przypadkach wychowaniem przedszkolnym może także zostać objęte dziecko, które ukończyło 2,5 roku.

Przyjęte dziecko zostało wpisane w SIO natomiast nie mogło zostać przypisane do oddziału ze względu na wiek. Jednak nawet po ukończeniu przez dziecko 2,5 lat (08.03.2025 r.) nie zostało ono przypisane do oddziału. W konsekwencji liczba dzieci wykazywana w SIO na dzień 15.06.2025 r., różniła się od faktycznej liczby dzieci uczęszczającej do przedszkola.

 Na podstawie art. 49 ustawy o SIO, przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez dyrektora przedszkola zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO, zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznym i dokumentacją przedszkola.

Nie stwierdzono innych uchybień lub nieprawidłowości w odniesieniu do pozostałych danych wprowadzonych do SIO dotyczących:, liczby oddziałów oraz uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi zawartych w przekazanych raportach.

3. Nauczyciele

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO wg stanu na 15.06.2025 r., 30.09.2025 r., i 05.02.2026 r., dotyczące roku szkolnego 2024/2025 i 2025/2026 tj.:

• Liczba nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego w roku szkolnym 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.,
• Liczba umów nauczycieli wg aktualnych stopi awansu zawodowego i etatów w roku szkolnym 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.,
• Liczba aktywnych umów i liczba etatów wg form zatrudnienia w roku szkolnym 2024/2025 w dniu 15.06.2025 r.,
• Liczba nieobecności nauczycieli wg przyczyn, z liczbą etatów w dniu 15.06.2025 r.,
• Liczba nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego w roku szkolnym 2025/2026 w dniu 30.09.2025 r.,
• Liczba umów nauczycieli wg aktualnych stopi awansu zawodowego i etatów w roku szkolnym 2025/2026 w dniu 30.09.2025 r.,
• Liczba aktywnych umów i liczba etatów wg form zatrudnienia w roku szkolnym 2025/2026 w dniu 30.09.2025 r.,
• Liczba nieobecności nauczycieli wg przyczyn, z liczbą etatów w dniu 30.09.2025 r.,
• Liczba nauczycieli w osobach wg aktualnych stopni awansu zawodowego wg stanu na 05.02.2026 r.,
• Liczba aktywnych umów i liczba etatów wg form zatrudnienia w roku szkolnym 2025/2026 na 05.02.2026 r.,
• Wykaz umów nauczycieli z podstawowymi danymi wg stanu na dzień bieżący wg stanu na 05.02.2026 r.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: arkuszy organizacyjnych PP27 na rok szkolny 2024/2025 i 2025/2026 oraz dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych.

W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

W przypadku umów o pracę na czas określony i niekreślony, aktualne pensum zostało określone w umowie i było zgodne z danymi wykazanymi w arkuszu organizacyjnym.

Akta osobowe nauczycieli zawierały niezbędną dokumentację, w tym umowy z pracownikami, informacje o stopniach awansu zawodowego (akty nadania).

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP27:

1. Aktualizować w SIO dane dotyczące liczby ucznióww oddziałachzgodnie ze stanem faktycznym oraz posiadaną dokumentacją.
2. Dokładnie weryfikować dane osobowe dzieci w szczególności w zakresie płci przed wprowadzeniem ich do SIO.
3. Przyjmować dzieci do placówki zgodnie z art. 31 ust 1 i 3 Prawo Oświatowe oraz monitorować dzieci przypisane do oddziałów w SIO.