Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2026 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w marcu 2026 r. przeprowadził w Miejskim Ośrodku Sportu Rekreacji i Rehabilitacji przy ul. Szafera 7 w Szczecinie (zw. dalej MOSRiR, zamawiającym lub jednostką)kontrolę w zakresie w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Modernizacja trybuny na obiekcie sportowym Miejskiego Stadionu Lekkoatletycznego w Szczecinie przy ul. Litewskiej.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.04.2026 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

• po stronie zamawiającego nie dopilnowano, aby wykonawca utrzymał ciągłość ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przez cały okres realizacji zamówienia publicznego,
• dokonano zwrotu wadium z przekroczeniem ustawowego terminu.

II. Oceny cząstkowe

1. Organizacja i przygotowanie zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówieniapublicznego w trybie podstawowym naroboty budowlane zostało przygotowane zgodnie z wymogami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.)zw. dalej pzp, w szczególności:

• szacunkowa wartość zamówienia została ustalona na podstawie kosztorysów inwestorskich,
• zarządzeniem Dyrektora MOSRiR z dnia 23.07.2025 r. powołano komisję przetargową w składzie 4 osób,
• sporządzono specyfikację warunków zamówienia (zw. dalej SWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy,
• żądano od wykonawców wniesienia wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie organizacji i przygotowania zamówienia publicznego.

Ustalono, że postępowanie było prowadzone w języku polskim. Każdy wykonawca mógł złożyć tylko jedną ofertę.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pzp zamawiający w sposób prawidłowy dokonał ustalenia wartości zamówienia w terminie krótszym niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem były roboty budowlane.

 2. Przebieg oraz dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Postępowanie w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzono w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 pzp, zgodnie z którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji.

Kontrola obejmowała prawidłowość przeprowadzenia i rozstrzygnięcia postępowania o zamówienie publiczne oraz podpisania umowy.

Zweryfikowano sporządzoną dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia, w tym m.in.: ogłoszenie o zamówieniu, SWZ, oświadczenia kierownika jednostki i członków komisji przetargowej, oferty złożone przez wykonawców, informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, ogłoszenie o wyniku postępowaniai protokół postępowania w trybie podstawowym. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane złożona została 1 oferta w wyznaczonym terminie.

 W wyniku kontroli ustalono, że zamawiający dokonał zwrotu wadium na rzecz wykonawcy w terminie 8 dni od dnia podpisania umowy o roboty budowlane, co było niezgodne z art. 98 ust. 1 pkt 2 pzp. Zgodnie z ww. przepisem, zamawiający powinien zwrócić wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umowa o roboty budowlane została zawarta z wykonawcą w dniu 10.09.2025 r., natomiast zwrotu wadium dokonano w dniu 18.09.2025 r. Jednocześnie wykonawca nie skorzystał z możliwości złożenia oświadczenia woli o zaliczeniu kwoty wadium na poczet zabezpieczenia, o którym mowa w art. 450 ust. 4 pzp i wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w pełnej wysokości jeszcze przed zawarciem umowy, tj. w dniu 08.09.2025 r.

Mając na uwadze powyższe należy uznać, że wykonawcy zwrócono wadium z przekroczeniem ustawowego terminu przewidzianego w pzp.

 W toku kontroli ustalono ponadto, że:

• zamawiający udostępnił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, SWZ wraz z załącznikami, ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, ogłoszenie o wyniku postępowania oraz ogłoszenie o wykonaniu umowy,
• zamawiający wymagał złożenia przez wykonawców dokumentów zgodnych z pzp oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415 ze zm.), dotyczących zdolności technicznych i zawodowych, w tym w szczególności wykazu robót (co najmniej dwóch), w zakres których wchodziło położenie nawierzchni metakrylowej o powierzchni min. 800 m² oraz dysponowaniem co najmniej 1 osobą skierowaną do realizacji zamówienia na stanowisku kierownika budowy posiadająca odpowiednie uprawnienia bez ograniczeń i co najmniej 10 letnie doświadczenie zawodowe,
• terminy określone w przepisach pzp w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą – zostały dochowane,
• oferta została sprawdzona pod względem opatrzenia jej zweryfikowanym podpisem elektronicznym,
• otwarcie ofert nastąpiło niezwłocznie po upływie terminu składania ofert oraz nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert, co było zgodne z art. 222 ust. 1 pzp,
• zamawiający udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zgodnie z art. 222 ust. 4 pzp,
• zamawiający dokonał oceny oferty zgodnie z kryteriami przewidzianymi w SWZ.

 3. Umowa w sprawie zamówienia publicznego

W wyniku dokonania przez zamawiającego wyboru najkorzystniejszej oferty, w dniu 10.09.2025 r. zawarto umowę o roboty budowlane, której przedmiotem była modernizacja trybuny na obiekcie sportowym Miejskiego Stadionu Lekkoatletycznego w Szczecinie. Termin wykonania całości przedmiotu umowy ustalono pierwotnie na 65 dni od dnia zawarcia umowy.Wartość umowy oraz pozostałe warunki w niej określone były zgodne z postanowieniami SWZ oraz złożoną ofertą. W treści umowy zawarto postanowienia określające w szczególności warunki zapłaty wynagrodzenia i łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony, co było zgodne z postanowieniami art. 436 pzp.

Kontrola wykazała, że wykonawca nie posiadał ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej obejmującej cały okres realizacji zamówienia objętego umową o roboty budowlane, natomiast zamawiający nie dochował należytej staranności w zakresie zweryfikowania czy wykonawca przedłożył kontynuację polisy OC.

Zgodnie z zawartą umową o roboty budowlane, wykonawca zobowiązany był przedłożyć, najpóźniej w dniu podpisania umowy, polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej spełniającą ściśle określone warunki, wskazane w umowie. Ponadto wykonawca zobowiązany był do utrzymania ww. ubezpieczenia przez cały okres realizacji umowy. Natomiast w przypadku wygaśnięcia umowy ubezpieczenia w trakcie realizacji umowy, co faktycznie miało miejsce, umowa nakładała na wykonawcę obowiązek przedłożenia zamawiającemu polisy na kolejny okres, nie później niż 7 dni przed wygaśnięciem okresu ubezpieczenia.

Przy zawarciu umowy wykonawca przedłożył polisę ubezpieczenia OC obejmującą okres od 12.10.2024 r. do 11.10.2025 r. Umowę o roboty budowlane zawarto w dniu 10.09.2025 r. pierwotnie na okres 65 dni, a następnie aneksem nr 1 z dnia 14.11.2025 r. przedłużono termin wykonania przedmiotu umowy do dnia 15.12.2025 r. Z powyższego wynika, że przedłożona przez wykonawcę na etapie podpisania umowy polisa ubezpieczenia, nie obejmowała całego okresu realizacji umowy o roboty budowlane, zatem na podstawie postanowień umownych, wykonawca powinien był przedłożyć nową polisę najpóźniej do dnia 03.10.2025 r.

Wykonawca nie przedłożył zamawiającemu polisy na kolejny okres w umownym terminie. Jednocześnie w dokumentach przedłożonych do kontroli nie było żadnych monitów ze strony MOSRiR skierowanych do wykonawcy w tym zakresie. Ponadto nowa polisa przedłożona przez wykonawcę obejmowała okres dopiero od dnia 16.10.2025 r. do 15.10.2026 r., tym samym po stronie wykonawcy nastąpiła luka w ciągłości ubezpieczenia. Dla zachowania ciągłości utrzymania ubezpieczenia, co stanowiło jeden z warunków umownych, wykonawca powinien był przedłożyć polisę obowiązującą od dnia 12.10.2025 r.

W ocenie kontroli brak zachowania ciągłości ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przez cały okres realizacji zamówienia publicznego przez wykonawcę, mógł nieść za sobą ryzyko niezaspokojenia ewentualnych roszczeń w przypadku wystąpienia szkody przy realizacji zamówienia. Kontrola wykazała, że po stronie zamawiającego nie dochowano należytej staranności w zakresie dopilnowania czy wykonawca posiadał polisę OC na każdym etapie realizacji zamówienia.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Weryfikować spełnianie przez wykonawców warunków związanych z posiadaniem i przedkładaniem polis ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej na każdym etapie realizacji zamówienia.
2. Zwracać wykonawcom wadium w terminie określonym w pzp.