Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2026 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od kwietnia do maja 2026 r. przeprowadził w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie (zw. dalej ZBiLK lub jednostką) kontrolę dotyczącą realizacji wniosków o najem lokali mieszkalnych do remontu przez przyszłego najemcę.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08.07.2026 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

• w 1 przypadku na 13 poddanych kontroli przyjęto i uznano za kompletny wniosek o najem lokalu mieszkalnego po uprzednim przeprowadzeniu prac remontowych, pomimo braku podpisu żony wnioskodawcy na wniosku,
• w 5 przypadkach poddanych kontroli nie została zachowana ciągłość ubezpieczenia OC w przypadku umów remontowych,
• w 1 przypadku kontynuacja polisy przedłożona przez remontującego nie obejmowała całego okresu wykonywania prac remontowych,
• nie skorzystano z uprawnienia do natychmiastowego rozwiązania umowy udostępnienia lokalu, pomimo zaistnienia przewidzianych w umowie okoliczności i braku kontaktu z osobą wykonującą remont w lokalu.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zadań związanych z realizacją wniosków o najem lokali mieszkalnych do remontu przez przyszłego najemcę, w szczególności:

• w ramach naboru dopuszczano wnioski osób, które spełniały warunki określone uchwałą w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (Uchwała nr XII/443/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. ze zm.),
• w sposób właściwy przydzielono punkty za spełnianie kryteriów oceny punktowej określonych w załączniku do ww. uchwały,
• skierowanie do zawarcia umowy udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych kierowane było do osoby, która uzyskała najwyższą liczbę punktów w prowadzonym naborze.

 II. Oceny cząstkowe

Przedmiotem działalności ZBiLK podlegającym kontroli było zarządzanie zasobami nieruchomości stanowiącymi własność Gminy Miasto Szczecin, polegające m.in. na prowadzeniu nadzoru nad realizacją zawartych umów o przeprowadzenie prac remontowych w przypadku lokali mieszkalnych oddawanych za remont. Do zadań Działu Gospodarowania Lokalami Mieszkalnymi ZBiLK (zw. dalej DGLM) należało wystawianie ofert lokali mieszkalnych przeznaczonych do remontu na koszt najemcy oraz weryfikacja złożonych wniosków. Natomiast do zadań Działu Inwestycji ZBiLK należało sprawowanie nadzoru inwestorskiego w zakresie zadań inwestycyjnych, opiniowanie spraw związanych z adaptacjami pomieszczeń, lokalami za remont, remontami w lokalach, przygotowanie umów na wykonanie prac w tych pomieszczeniach i nadzorowanie robót do odbioru włącznie.

Do kontroli przyjęto łącznie 13 naborów wniosków o najem lokali mieszkalnych po uprzednim przeprowadzeniu remontuprzeprowadzonych w okresie od 01.07.2024 r. do 30.06.2025 r.

W toku kontroli dokonano również analizy dalszego etapu realizacji wniosków o najem lokali mieszkalnych do remontu przez przyszłego najemcę, obejmującego łącznie 10 umów udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych.

 1. Nieprawidłowości dotyczące gospodarowania lokalami mieszkalnymi

W 1 przypadku przyjęto i uznano za kompletny wniosek o najem lokalu mieszkalnego po uprzednim przeprowadzeniu prac remontowych, pomimo braku podpisu żony wnioskodawcy na wniosku.

Zgodnie z § 26 ust. 1 uchwały nr XII/443/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej uchwałą ws. zasad wynajmowania lokali, osoba zainteresowana najmem lokalu do przeprowadzenia prac remontowych składa wyłącznie jeden kompletny wniosek. Natomiast zgodnie z § 24 ust. 3 ww. uchwały wnioski niekompletne pozostawia się bez rozpoznania.

W przypadku jednego lokalu do remontu wnioskodawca otrzymał skierowanie do zawarcia umowy udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych, pomimo że złożony przez niego wniosek nie był kompletny. Zgodnie bowiem ze wzorem wniosku o najem lokalu mieszkalnego po uprzednim przeprowadzeniu prac remontowych, wniosek ten powinien był zostać podpisany przez wszystkich pełnoletnich członków gospodarstwa domowego wnioskodawcy. Przedmiotowy wniosek został złożony za pośrednictwem strony internetowej i podpisany elektronicznie podpisem zaufanym wyłącznie przez wnioskodawcę. W ramach złożonych w toku kontroli wyjaśnień wskazał Pan, że dedykowana strona internetowa funkcjonowała w sposób mogący prowadzić do niejednoznacznej interpretacji poszczególnych etapów obsługi systemu przez użytkowników.

Jednocześnie w podobnym przypadku, gdzie wniosek o najem lokalu mieszkalnego po uprzednim przeprowadzeniu prac remontowych także został złożony za pośrednictwem strony internetowej i nie został podpisany przez wszystkich pełnoletnich członków gospodarstwa domowego, pozostawiono go bez rozpoznania. Wówczas wnioskodawcę poinformowano, że wniosek nie został rozpatrzony z uwagi na fakt, że wniosek złożony za pośrednictwem strony internetowej nie został podpisany za pomocą profilu zaufanego przez partnera wnioskodawczyni, natomiast rozpatrzeniu podlegają tylko wnioski kompletne.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie kontroli w sposób nieuzasadniony dopuszczono wniosek, o którym mowa powyżej do naboru na najem lokalu mieszkalnego po uprzednim przeprowadzeniu prac remontowych. W konsekwencji powyższego wnioskodawca ten otrzymał skierowanie i następnie zawarto z nim umowę udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych.

Kontrola wykazała, że w powyższym zakresie nie zastosowano jednolitej praktyki w przypadku weryfikacji wniosków przez ZBiLK.

2. Nieprawidłowości dotyczące nadzoru nad przeprowadzeniem remontu w lokalach

W 5 przypadkach poddanych kontroli przyszły najemca nie zachował ciągłości ubezpieczenia OC z rozszerzeniem zakresu ubezpieczenia o szkody powstałe w wyniku prowadzenia prac remontowych w udostępnionym lokalu, a w 1 przypadku kontynuacja polisy przedłożona przez remontującego nie obejmowała całego okresu wykonywania prac remontowych, co było niezgodne z postanowieniami zawartej umowy udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych.

Zgodnie z zarządzeniem Dyrektora ZBiLK w sprawie wprowadzenia procedury zawierania umów udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych (Zarządzenie Dyrektora ZBiLK nr 34/2023 z dnia 26 kwietnia 2023 r., zmienione zarządzeniem Dyrektora ZBiLK nr 103/2023 z dnia 26 września 2023 r.), umowę sporządza się po otrzymaniu od wnioskodawcy uprawnionego do zawarcia umowy wymaganych dokumentów, w tym kopii polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym na sumę minimum 100.000 zł z rozszerzeniem zakresu ubezpieczenia o szkody powstałe w lokalu, wraz z potwierdzeniem opłacenia tej polisy.

W zawieranych umowach udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych zawierano postanowienia wskazujące, że do dnia przekazania lokalu przyjmujący zobowiązany jest ubezpieczyć się i dostarczyć do ZBiLK polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym na określoną sumę gwarancyjną, z rozszerzeniem zakresu ubezpieczenia o szkody powstałe w lokalu, z którego przyjmujący korzysta na podstawie zawartej umowy, w tym również o szkody powstałe w wyniku prowadzenia prac remontowo-budowlanych oraz potwierdzenie zapłaty składki za ubezpieczenie. Ponadto umowa zawierała postanowienia, że przyjmujący zobowiązany jest kontynuować ubezpieczenie przez cały okres trwania umowy na warunkach nie mniej korzystnych oraz po każdorazowym przedłużeniu ubezpieczenia przekazywać do ZBiLK polisę i potwierdzenie jej opłacenia. Zgodnie z zapisami umownymi, w razie niewykonania przez przyjmującego zobowiązań dotyczących przedłożenia polisy lub jej kontynuacji, ZBiLK jako udostępniający miał prawo zawarcia umowy ubezpieczenia zamiast przyjmującego, w tym do pokrycia kosztów z tytułu składki za ubezpieczenie z kwoty zabezpieczenia w formie kaucji. W żadnym z ww. przypadków ZBiLK nie skorzystał z przysługującego mu uprawnienia.

Istota ubezpieczenia OC w życiu prywatnym polega na tym, że za szkody wyrządzone nieumyślnie przez ubezpieczonego obowiązek wypłaty odszkodowania przejmuje towarzystwo ubezpieczeniowe, z którym zawarto umowę ubezpieczenia. Powyższe chroni zarówno osobę ubezpieczoną (tutaj przyjmującego), jak i osobę trzecią (tutaj ZBiLK), której wyrządzona została szkoda.

Nieposiadanie aktualnej polisy ubezpieczenia przez osobę, z którą zawarto umowę udostępnienia lokalu w momencie wyrządzenia szkody w tym lokalu, realnie pozbawia ZBiLK możliwości zaspokojenia swoich ewentualnych roszczeń bezpośrednio od ubezpieczyciela. Nawet biorąc pod uwagę fakt, że przyjmujący ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone podczas remontu, nie sposób uznać, że w każdym wypadku będzie możliwe wyegzekwowanie od niego zaspokojenia wszelkich roszczeń z tytułu odszkodowania.

Wobec powyższego w ocenie kontroli ZBiLK jako udostępniający nie wykorzystał wszelkich dostępnych środków przewidzianych umową, stanowiących właściwe zabezpieczenie wykonania zawartej umowy.

Dopuszczanie przez jednostkę do niewywiązywania się przez przyjmującego z postanowień umownych w zakresie przedłożenia kontynuacji polisy ubezpieczenia OC doprowadziło do tego, że ta forma zabezpieczenia umowy udostępnienia mogła okazać się bezskuteczna, w przypadku zaistnienia faktycznej szkody. Niezależnie bowiem od tego, że przyjmujący w każdej sytuacji ponosi pełną odpowiedzialności za wyrządzone szkody w udostępnionym lokalu, ubezpieczenie OC stanowi dodatkowe zabezpieczenie i ochronę dla gminy na wypadek zaistnienia jakiejkolwiek szkody.

Wobec powyższego, w interesie gminy, w imieniu której działał ZBiLK, było skuteczne egzekwowanie wniesienia wszystkich zabezpieczeń przewidzianych w zawartej umowie, w tym także w zakresie zachowania ciągłości i przedłożenia polisy ubezpieczenia OC w ustalonych terminach. Jeśli bowiem w okresie bez aktywnej polisy (nawet jednodniowym) nastąpiłoby zdarzenie powodujące szkodę, odpowiedzialność za jej naprawienie spoczywałaby wyłącznie na sprawcy, nie zaś na ubezpieczycielu.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w jednym przypadku ZBiLK nie skorzystał z uprawnienia do natychmiastowego rozwiązania umowy udostępnienia lokalu, przewidzianego w umowie udostępnienia, pomimo zaistnienia przewidzianych okoliczności.

Umowa udostępnienia lokalu w celu przeprowadzenia prac remontowych przewidywała, że udostępniający (ZBiLK) jest uprawniony do natychmiastowego rozwiązania umowy w przypadku, gdy przyjmujący nie wykona obowiązków przedłożenia do ZBiLK kontynuacji polisy ubezpieczenia OC obejmującej okres wykonywania prac remontowych oraz po upływie terminu zakończenia robót określonego w umowie, bez dokonania zgłoszenia ich zakończenia.

W omawianym przypadku okres obowiązywania pierwotnie wykupionej polisy upłynął w dniu 16.01.2026 r. Osoba, której udostępniono lokal nie przedłożyła kontynuacji ubezpieczenia po tym terminie. Od tego czasu ZBiLK nie podjął czynności w celu wyegzekwowania obowiązku przedłożenia kontynuacji polisy i nie skorzystał w uprawnienia do zawarcia umowy ubezpieczenia na koszt przyjmującego, pomimo że od września 2025 r. nie było żadnego kontaktu z przyjmującym.

Ponadto na podstawie zawartej umowy udostępnienia lokalu, termin zakończenia prac remontowych upłynął w dniu 07.03.2026 r. Do tego czasu przyjmujący nie zgłosił zakończenia prac remontowych celem dokonania przez ZBiLK technicznego odbioru robót. Dopiero pismem z dnia 17.04.2026 r. (już po rozpoczęciu kontroli), ZBiLK wezwał do zgłoszenia odbioru prac remontowych zakreślając dodatkowy termin do dnia 30.04.2026 r. Pomimo bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu i braku odpowiedzi ze strony przyjmującego, ZBiLK w dalszym ciągu nie skorzystał z przysługujących mu na mocy zawartej umowy udostępniania lokalu uprawnień w zakresie rozwiązania umowy, lecz skierował kolejne pismo, wyznaczając kolejny termin na zgłoszenie odbioru prac remontowych do dnia 31.05.2026 r. W konsekwencji powyższego, osobie wykonującej remont, która nie wywiązywała się ze zobowiązań umownych, faktycznie wydłużono termin do zgłoszenia zakończenia robót o ponad 2,5 miesiąca.

Powyższe działanie zostało podjęte z pominięciem uprawnień przysługujących ZBiLK na mocy postanowień zawartej umowy udostępnienia i bez uwzględnienia uzasadnionego interesu gminy.

W pozostałych obszarach nie stwierdzono nieprawidłowości.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Rozpoznawać w naborze wniosków o najem lokalu mieszkalnego po uprzednim przeprowadzeniu prac remontowych wnioski kompletne, spełniające wymogi określone w uchwale ws. zasad wynajmowania lokali.
2. Stosować jednolite kryteria oceny i weryfikacji dla wszystkich wniosków o najem lokalu mieszkalnego po uprzednim przeprowadzeniu prac remontowych.
3. Egzekwować od osób przeprowadzających prace remontowe w udostępnionych lokalach wnoszenie zabezpieczenia umowy w postaci polisy ubezpieczenia OC w zakreślonym terminie.
4. Korzystać z uprawnień przewidzianych umową w zakresie natychmiastowego rozwiązania umowy w przypadku zaistnienia przewidzianych okoliczności, w celu ochrony interesu gminy.