Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 16 września 2025 r. do 14 października 2025 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 59 im. Bolesława Krzywoustego przy ul. Dąbskiej 105 w Szczecinie przy (zw. dalej SP59),zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2024 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 17października 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 grudnia 2025 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP59 w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości
i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nierzetelnym sporządzeniu i udokumentowaniu spisów z natury środków trwałych oraz magazynu artykułów żywnościowych,
• nieprawidłowym naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
• przyznawaniu pracownikom dodatków specjalnych bez sprecyzowania dodatkowego zakresu obowiązków lub zadań,
• braku zapisów dekretacyjnych do konta 014 na fakturach zakupu podręczników oraz nieprawidłowym prowadzeniu ewidencji analitycznej do konta „Zbiory biblioteczne”,
• braku umieszczenia na fakturach sprzedaży potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w SP59 w 2024 r. wyniosły ogółem 8 466,48 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80101 § 0940 - „Wpływy z rozliczeń/zwrotów lat ubiegłych” w kwocie 560,00 zł,
• rozdz. 80101 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika)” w kwocie 1 615,98 zł,
• rozdz. 80103 § 0660 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” w kwocie 356,00 zł,
• rozdz. 80195 § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 5 934,50 zł (przekazanie dochodów do UM z tytułu otrzymanej Nagrody Kuratora).

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz.1483), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-34S), dochody wyniosły ogółem 854 300,31 zł i zostały wykazane w rozdz. 80101 na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

- § 0610 – „Wpływy z opłat egzaminacyjnych oraz opłat za wydawanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, certyfikatów i ich duplikatów” w kwocie 26,00 zł,

- § 0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 45 940,00 zł,

- § 0690 – „Wpływy z różnych opłat” (legitymacje, duplikaty legitymacji i świadectw) w kwocie 398,25 zł,

- § 0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze” w kwocie 176 337,36 zł,

- § 0830 – „Wpływy z usług” w kwocie 259 756,62 zł (w tym: obiady uczniowskie – 226 257,00 zł, obiady pracownicze – 12 524,00 zł, obiady MOPR, COnD – 4 304,52 zł, pozostałe – 16 671,10).

- § 0920 – „Wpływy z pozostałych odsetek" w kwocie 76,00 zł,

- § 0960 – „Wpływy z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej” w kwocie 25 171,98 zł,

- § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów - półkolonie, wycieczki” w kwocie 346 594,10 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2024 r. analizie poddano:

• umowy najmu zawarte przez SP59, obowiązujące w trakcie 2024 r.,
• dochody z tytułu najmu pomieszczeń uzyskane od 2. najemców na kwotę ogółem 58 019,30 zł, stanowiące 32,9% dochodów zaewidencjonowanych na § 0750,
• dochody z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego w wys.4 667,00 zł, stanowiące 10,16 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0670,
• wpływy z usług – dochody z tytułu opłat za wyżywienie w szkole (obiady uczniowskie) w wys. 8 588,00 zł, stanowiące 3,31% dochodów zaewidencjonowanych na § 0830,
• wpływy z różnych dochodów - półkolonie w wys. 18 067,00 zł, stanowiące 5,21 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0970.

Nie stwierdzononieprawidłowości lub uchybień.

Wpływy z tytułu dochodów objętych kontrolą, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2024 r. w wys. 49,00 zł, z tytułu pobytu w przedszkolu.

W sprawozdaniu Rb-34S wykazano należności netto w kwocie 20 634,60 zł, na które składały się należności z tytułu: opłat za wyżywienie w szkole i przedszkolu w wys. 4 448,00 zł, opłat za najem w wys. 16 059,19 zł oraz z tytułu odsetek i opłaty egzekucyjnej w wys. 127,41 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności wymagalne w kwocie ogółem w wys. 296,00 zł oraz pozostałe należności w kwocie 21 728,16 zł.

Nie stwierdzononieprawidłowości lub uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, Rb-34S oraz Rb-N za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w SP59 w wysokości 11 754 288,35 zł, zostały zrealizowane w 99,08%, tj. w kwocie 11 646 343,63 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 10 792 043,32 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S za 2024 r. wykazano wydatki w kwocie 854 300,31 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 58 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na kwotę ogółem 713 282,31 zł, co stanowiło 6,12% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 11 646 43,63 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 572 355,35 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 140 926,96 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Stwierdzono zgodność udzielania zamówień publicznych, których wartość była niższa niż 130 000 zł netto, z zasadami zawartymi w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.), tj. dokonywano analizy rynku, poprzez skierowanie zapytań do minimum dwóch potencjalnych wykonawców oraz sporządzano notatki służbowe w przypadku zamówień powyżej kwoty 6 000 zł.

Faktury objęte kontrolą zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenie do wypłaty, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. Środki trwałe objęte kontrolą zostały zaewidencjonowane na koncie 011 lub 013 oraz w księgach inwentarzowych.

Wszystkie umowyz dostawcami towarów i usług objęte kontrolą zawierały kontrasygnatę głównego księgowego.

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2024 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2024 r. w wys. 703 175,71 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej, z tytułu:

- § 4040, § 4790, § 4800 - dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz wynagrodzenia osobowego nauczycieli w kwocie 548 942,32 zł,

- § 4110, § 4120, § 4710 - składek na ubezpieczenie społeczne oraz FP i Fundusz Solidarności od DWR oraz wpłat na PPK w kwocie 114 551,84 zł,

- § 4260, § 4270, § 4300, § 4360 – pozostałych zakupów w kwocie 39 681,55 zł, w tym opłat za ciepło w wys. 34 925,10 zł oraz pozostałych usług w kwocie ogółem 4 756,45 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2024 r., wykazano zobowiązania w kwocie ogółem 7 757,11 zł, na którą składały się zobowiązania z tytułu podatku VAT w wys. 3 422,27 zł oraz zakupu artykułów spożywczych i pozostałych usług w wys. 4 334,84 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2024 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,Rb-34S iRb-Z za 2024 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 111. pracowników zatrudnionych w SP59 w 2024 r., tj. 4,5% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę 299 414,30 zł, tj. 4,07% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 7 361 401,49 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 401(…), 4740, 4750, 479(…) oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 28 735,91 zł, tj. 7,42/% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 387 193,83 zł, zaewidencjonowanej na § 404(…) i 480(…).

Kontrola akt osobowychoraz wypłaconych wynagrodzeń wybranych pracownikówwykazała:

1. W przypadku jednego pracownika pełniącego obowiązki dozorcy, nie stwierdzono dokumentu potwierdzającego wymagane na ww. stanowisku wykształcenie.

Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawiedokumentacji pracowniczej, w części A akt osobowych przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

2.  W przypadku pracownika pełniącego funkcję kasjera, umowa o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, nie była przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Zgodnie z § 3 pkt 2 lit. j rozporządzenia w sprawiedokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych przechowuje dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

3. Na podstawie list płac oraz informacji zawartych w aktach osobowych 4 pracowników, stwierdzono że zostały im wypłacone dodatki specjalne z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków, tj. w m-cach V i XI dla 3 pracowników oraz w m-cu IV 2024 r. dla jednego pracownika, w kwocie ogółem 5 106,00 zł. Informacje o przyznaniu dodatków nie zawierały sprecyzowanego zakresu dodatkowych zadań lub obowiązków. W związku z powyższym, nie można jednoznacznie ustalić, czy wystąpiły przesłanki, by przyznać ww. świadczenie.

Wg wyjaśnień dyrektora SP59, dodatki zostały przyznane za dodatkoweczynności związane z realizacją i obsługą zadania pt. „Pomoc uchodźcom z Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym”.

Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1135),pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny, w związku z powyższym, zakres tych obowiązków lub zadań musi być określony.

Za powyższe odpowiadał kierownik jednostki.

4. W przypadku 3 pracowników stwierdzono, że do wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2023 r., wypłaconego w 2024 r. uwzględniono wypłacone w m-cu VIII 2023 r. jednorazowo wypłacone dodatki z funduszu pomocy Ukrainie, przyznane w wys. 1300,00 zł ogółem.

Przy ustaleniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego, do podstawy 13-tki nie uwzględnia się jednorazowych lub okazjonalnych wypłat za spełnienie określonego zadania, w tym przypadku jednorazowych dodatków specjalnych.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz.U. z 2025 r. poz. 560)wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (…).

Na podstawie § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop(Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 ze zm.), wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

W związku z powyższym, dodatkowe wynagrodzenie za 2023 r., wypłacone w 2024 r. zostało zawyżone ogółem o kwotę 110,49 zł, tj.:

- w przypadku 1. pracownika o 42,50 zł,

- w przypadku 2. pracownika o 34,00 zł,

- w przypadku 3. pracownika o 33,99 zł.

Za prowadzenie akt osobowych pracowników, ewidencji czasu pracy oraz naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac w SP59, odpowiadał w 2024 r. pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac.

W przypadku 2 pracowników: pełniącego funkcję kasjera oraz głównego księgowego, stwierdzono brak w aktach osobowychzaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego, wymaganych przepisami na ww. stanowiskach, które zostały przedłożone w trakcie kontroli.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C, D i/lub E. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach. W przypadku pozostałych pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2024 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 531 818,00 zł (zapłacony w kwocie 533 445,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2024 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 2 848 714,53 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

W 2024 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

W 2024 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUSo kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.).

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa(Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005), z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń  z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2024 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 1 615,98 zł.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2024 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2024 r., wykazujące dochody w wys. 8 466,48 zł. W sprawozdaniu wykazano należności w kwocie ogółem 49,00 zł.
2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2024 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 10 792 043,32 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania w wys. 703 175,71 zł.
3. Sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2024 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 854 300,31 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 20 634,60 zł, odsetki od należności niezapłaconych w terminie w wys. 111,41 zł oraz zobowiązania w wys. 7 757,11 zł.
4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r. W sprawozdaniu wykazano należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 296,00 zł oraz pozostałe należności wys. 21 728,16 zł.
5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2024 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.
6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2024 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 8 466,48  zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 10 792 043,32 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 9 135,00 zł i uległ zwiększeniu o 5 635,00 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r., który wyniósł 3 500,00 zł.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 10 821 508,35 zł i wzrósł o 406 246,35 zł, w porównaniu z planem na dzień 01.01.2024 r., który wynosił 10 415 262,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2024 r. wyniósł 932 780,00 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 1.01.2024 r., który wynosił 988 000,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach finansowych były zgodne z kwotami wykazanymi na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg ksiąg rachunkowych.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2024 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie  z obowiązującą w SP59 Instrukcją inwentaryzacyjną oraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2024 r.

Ostatni spis z natury majątku SP59 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2024 r. na podstawie Zarządzenia nr 19/2023/2024 Dyrektora SP59 z dnia 17.06.2024 r. w sprawie planu inwentaryzacji (zw. dalej Zarządzeniem nr 19/2023/2024). Załącznikiem nr 1 do zarządzenia był harmonogram inwentaryzacji SP59, na podstawie którego określono następujące terminy wykonania inwentaryzacji:

1. w drodze spisu z natury od 03.07.2024 r. do 12.07.2024 r.,
2. w drodze uzyskania potwierdzenia sald od 1.10.2024 r. do 31.12.2024 r.,
3. w drodze weryfikacji - porównania danych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami od 01.10.2024 r. do 31.12.2024 r.

Przedostatni spis z natury środków trwałych na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2020 r. na podstawie Zarządzenia nr 42a/2019/2020 Dyrektora SP59 z dnia 30.06.2020 r. w sprawie harmonogramu inwentaryzacji SP59.

Ostatnia inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (skontrum) została przeprowadzona w 2023 r.

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji w 2024 r. przez SP59 stwierdzono:

1) Spis z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia, został udokumentowany przez jednostkę arkuszami spisu z natury, które były wydrukami z programu Inwentarz VULCAN (wydruki na dzień 03.07.2024 r.). Wydruk zawierał wypełnione wszystkie wiersze i kolumny arkuszy, a w szczególności ilość poszczególnych składników majątku, natomiast strony arkuszy były kolejno ponumerowane od nr 1 do 347,i stanowiły jeden wydruk z programu.

Wg wyjaśnień przewodniczącej komisji inwetaryzacyjnej oraz dyrektora SP59, składniki majątku w danym pomieszczeniu zostały przeliczone i porównane ze stanem wynikającym z programu inwentarzowego, a fakt ten, zespól spisowy potwierdzał na wydruku z programu znakiem „V” lub „0” (w przypadku braku składnika).

Należy zaznaczyć, że wydruk z systemu inwentarzowego opiera się na danych z ewidencji, które nie odzwierciedlają rzeczywistości, a fizyczny spis pozwala na wychwycenie i skorygowanie niezgodności pomiędzy stanem ewidencyjnym, a rzeczywistym.

Sam wydruk z systemu informatycznego nie stanowi, więc dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie spisu z natury.

Powyższy sposób przeprowadzenia spisów z natury, był niezgodny z wytycznymi zawartymi w stanowiskuKomitetu Standardów Rachunkowości (Załącznik do uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowościz dnia 26 kwietnia 2016 r. ogłoszonej w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. (Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55), zw. dalej stanowiskiem KSR.

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury,wg definicji zawartej w pkt 8 lit. f, stanowiskaKSR, polega na ustaleniu przez pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu zapasów na określony dzień, ich wycenie, porównaniu z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Zgodnie z pkt. 44 lit. c stanowiska KSR, jako jeden z warunków prawidłowego przebiegu spisu z natury, wyszczególniono niedostępność dla zespołów spisowych, danych o stanie ilościowym towarów objętych spisem z natury. Ponadto, zgodnie pkt. 47 stanowiska KSR, zadaniem zespołu spisowego jest m.in. pomiar stanu ilościowego poszczególnych składników majątku, zapisania w arkuszu spisowym danych identyfikujących poszczególne spisane składniki majątku oraz wyniki pomiaru, co w tym przypadku nie miało miejsca.

2) Spis z natury artykułów żywnościowych na dzień 31.12.2024 r. został udokumentowany przez jednostkę wydrukiem z programu magazynowego Progman Stołówka, tj. wszystkie wiersze i kolumny arkuszy, a w szczególności stwierdzona ilość towarów w magazynie, były danymi wynikającymi ze stanów magazynowych, a nie rzeczywistych.

W wyniku tak sporządzonego spisu z natury, komisja nie stwierdziła różnic inwetaryzacyjnych.

Wg wyjaśnień przewodniczącej komisji inwetaryzacyjnej, inwentaryzacja została przeprowadzona metodą przeliczenia towarów, a arkusz spisu z natury został sporządzony ręcznie, jednak po zweryfikowaniu danych w programie magazynowym i ustaleniu braku różnić inwetaryzacyjnych, oryginalny dokument został zniszczony.

Powyższy sposób udokumentowania i przeprowadzenia inwentaryzacji, w obu przypadkach, zarówno składników majątku jednostki, jak i artykułów żywnościowych, jest nieprawidłowy, gdyż wydruki z programów ewidencyjnych, nie stanowią potwierdzenia rzeczywistego stanu majątku oraz nie wykażą ewentualnych faktycznych różnic inwetaryzacyjnych, które mogą wystąpić, w szczególności w odniesieniu do artykułów spożywczych.

3) Spisem z natury, udokumentowanym wydrukami z programu inwentarzowego z dnia 03.07.2024 r.,objęto również wartości niematerialne i prawne w kwocie ogółem 39 467,46 zł.

Powyższe były niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, na podstawie którego wartości niematerialne i prawne, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, na dzień bilansowy, tj. na dzień 31.12.2024 r.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor SP59.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 42 249 913,69złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2024 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2024 r. w SP59 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Wykaz aktów prawnych (zał. nr 1),

- Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości (zał. nr 2),

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy oraz Regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych SP59.

W zakresie prawidłowości ewidencjonowania dochodów i wydatków, kontrola wykazała:

1) Wszystkie faktury sprzedaży wystawione przez SP59 nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Powyższe było niezgodne z zasadami Obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiących zał. nr 3 do Polityki rachunkowości jednostki oraz z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

2) W odniesieniu do zakupów podręczników objętych kontrolą w 2024 r., udokumentowanych 5 fakturami na kwotę 55 989,27 zł, stwierdzono brak naniesionego dekretu do konta 014 „Zbiory biblioteczne”. Ponadto analityka do konta 014 była prowadzona bez uszczegółowieniaoperacji,tj. przez wyszczególnienia wszystkich faktur i kwot na podstawie, których dokonano zakupu podręczników w 2024 r., tj. na koncie zostały zaewidencjonowane podręczniki wyłącznie na kwotę 3 317,49 zł.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 uor, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

Wg zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych dla kont bilansowych, zawartych w pkt. 5.1.2.1 lit. c załącznika nr 2 do Polityki rachunkowości SP59, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 014 powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych zbiorów bibliotecznych, z dalszym podziałem określonym w odrębnych przepisach.

Ponadto stwierdzono, że zmiany do polityki rachunkowości dotyczące wzoru pieczęci zatwierdzającej środki do wypłaty oraz potwierdzającej sprawdzenie dowodu pod względem formalnym oraz merytorycznym i rachunkowym, stosowanej na dokumentach księgowych, zostały wprowadzone w Polityce rachunkowości SP59 tylko w wersji papierowej.

Wzoru pieczęci nie wprowadzono do Procedury obiegu dokumentów finansowo-księgowych do Polityki rachunkowości jednostki w wersji elektronicznej, w systemie GDZ (Generatora Dokumentów Zarządczych dla Polityk Rachunkowości w Jednostkach Oświatowych).

Polityka rachunkowości zawierała informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontrolą objęto dokumentację prowadzoną w 2024 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży.

Jednostka w 2024 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2024 r. były sporządzane i przekazywane terminowo, w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Należny podatek VAT został odprowadzany terminowo.

Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor SP59 wywiązywał się z obowiązku przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Na podstawie przedłożonej dokumentacji, ustalono, że w 2024 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w SP59 4 kontrole. Jednostka niezwłocznie poinformowała WKiAW o wynikach kontroli, zgodnie z § 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej, dokonywano każdorazowo dwuosobowo przez osoby upoważnione.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Zał. Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP59:

1. Rzetelnie przeprowadzać oraz dokumentować przeprowadzanie inwentaryzacji metodą spisu z natury.
2. Prowadzić ewidencję analityczną do konta 014 oraz dokonywać dekretacji faktur dotyczących zakupu podręczników i innych zbiorów bibliotecznych.
3. Naliczać dodatkowe wynagrodzenie roczne zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Przyznawać pracownikom dodatki specjalne zgodnie zart. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz Regulaminem wynagradzania SP59, z każdorazowym wskazaniem uzasadnienia ich przyznania.
5. Dokonywać na fakturach sprzedaży potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.

Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisami obowiązującym na danym stanowis