Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 23 stycznia 2025 r. do 09 kwietnia 2025 r. przeprowadził kontrolę w niepublicznej placówce oświatowej pod nazwą Szkoła Policealna „PROEDU” (zw. dalej SP „PROEDU” lub szkołą) z siedzibą przy pl. Lotników 7, 70-414 w Szczecinie, w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej w 2024 r. z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w końcowym protokole kontroli przekazanym w dniu 12 czerwca 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 czerwca 2025 r.

 I. Udzielenie dotacji w 2024 r.

W dniu 31.08.2023 r. został złożony przez panią Ewę Mońka – organ prowadzący SP „PROEDU” wniosek o udzielenie dotacji na 2024 r.

Wysokość dotacji naliczonej i przekazanej w 2024 r. przez Gminę Miasto Szczecin wg miesięcznych informacji o aktualnej liczbie uczniów, składanych przez organ prowadzący do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin, wyniosła ogółem 3 385 914,75 zł,

Liczba uczniów w ujęciu rocznym, na których jednostka otrzymała dotację w 2024 r., wynikająca z ww. miesięcznych informacji wyniosła 7704, natomiast liczba uczniów po egzaminach potwierdzających kwalifikacje w zawodzie wyniosła 149 oraz liczba słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych, którzy zdali egzamin zawodowy, w zakresie danej kwalifikacji, wyniosła 27.

Wg danych zawartych w Rocznym rozliczeniu dotacji otrzymanej w 2024 r. sporządzonym przez organ prowadzący, szkoła rozliczyła dotację otrzymaną w wysokości 3 385 914,75 zł i przeznaczyła ją na:

• wynagrodzenia osób fizycznych zatrudnionych w szkole – 1 516 057,14 zł,
• wynagrodzenia osób fizycznych prowadzących szkołę pełniących funkcję dyrektora szkoły albo prowadzących zajęcia w innej formie – 171 429,84 zł,
• pozostałe wydatki bieżące – 1 456 827,77 zł,
• zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – 241 600,00 zł.

 II. Rozliczenie dotacji

1. W zakresie prawidłowości zgłoszonej liczby uczniów w miesięcznych informacjach o aktualnej liczbie uczniów  

Na podstawie dziennika zajęć prowadzonego dla II semestru na kierunku Technik usług pocztowych i finansowych w roku szkolnym 2023/2024, stwierdzono, że organ prowadzący uwzględnił w miesięcznych informacjach o aktualnej liczbie uczniów 5 słuchaczy w miesiącu II 2024 r. oraz 3 uczniów w miesiącach od III do VIII 2024 r., wobec których nie został spełniony warunek wynikający z art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 27 października 2017 r.o finansowaniu zadań oświatowych(Dz.U. z 2025 r. poz. 439),zw. dalej uofzo, tj. uczestnictwo uczniów w obowiązujących zajęciach edukacyjnych potwierdza się na tych zajęciach ich własnoręcznymi, czytelnymi podpisami na listach obecności.

Zawarta norma ustawowa w ww. przepisie ma charakter bezwzględnie obowiązujący, wobec powyższego brak jej spełnienia, tj. brak potwierdzenia uczestnictwa w zajęciach własnoręcznymi, czytelnymi podpisami na listach obecności, skutkuje obowiązkiem zwrotu dotacji.

Zgodnie z art. 26 ust. 2 uofzo, niepubliczne szkoły, w których nie jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, otrzymują na każdego ucznia uczestniczącego w co najmniej 50% obowiązkowych zajęć edukacyjnych w danym miesiącu, z których uczeń nie został zwolniony na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 44zbustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2024 r. poz. 750 ze zm.),dotację z budżetu jednostki samorządu terytorialnego będącej dla tych szkół organem rejestrującym, w wysokości równej kwocie przewidzianej na takiego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego.

Na podstawie powyższego, stwierdzono pobranie dotacji nienależnie w kwocie 1 825,74 zł, tj. 23 x 79,38 zł - stawka dotacji dla uczniów w szkołach dla dorosłych (waga P20).

Zgodnie z brzmieniem art. 26 ust. 2 – 4 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych dotacja w kwocie 1 825,74 zł, stanowi kwotę dotacji pobraną nienależnie, tj. bez podstawy prawnej.

 2. W zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji na podstawie art. 35 ust. 1-3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Szkoła rozliczyła z dotacji w 2024 r. wydatki na łączną kwotę 3 385 914,75 zł, z czego do rozliczenia dotacji przyjęta została kwota w wys. 3 143 534,28 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że organ rozliczył w 2024 r. ze środków dotacji oświatowej, niezgodnie z art. 35 ust. 1-3 uofzo,następujące wydatki w kwocie ogółem 242 380,47 zł:

1. F-rę nr 55/2024 r. z dnia 30.12.2024 r. na kwotę 615,00 zł, dotyczącą ekspertyzy technicznej, ujętej, wg wyjaśnień organu prowadzącego, omyłkowo w Rocznym rozliczeniu dotacji;
2. Wydatki w kwocie ogółem 8 732,00 zł z tytułu następujących ubezpieczeń:
   • polisa z dnia 25.01.2024 r. na kwotę 291,00 zł, dotycząca ubezpieczenia maszyn, urządzeń, wyposażenia i nakładów inwestycyjnych,
   • polisa z dnia 13.02.2024 r. na kwotę 621,00 zł, dotycząca ubezpieczenia OC od wypadków w pracy oraz OC najemcy dotyczące nieruchomości i ruchomości,
   • polisa z dnia 29.11.2024 r. na kwotę 5 753,00 zł, dotycząca ubezpieczenia sprzętu w następujących lokalizacjach w Szczecinie: pl. Lotników 7, ul. Kopernika 16, ul. Kolumba 86,
   • nota obciążeniowa z dnia 08.07.2024 r. na kwotę 1 199,00 zł do faktury 60628255, dotycząca gwarancji telewizora,
   • nota obciążeniowa z dnia 28.11.2024 r. na kwotę 319,00 zł do f-ry nr 60630902, dotycząca gwarancji sytemu do prasowania,
   • nota obciążeniowa z dnia 28.11.2024 r. na kwotę 549,00 zł do f-ry 60630903, dotycząca gwarancji do robota odkurzającego.

Ubezpieczenie danego przedmiotu, budynkulub ochrona OC jest umową między ubezpieczonym a firmą ubezpieczeniową, w której ubezpieczyciel zobowiązuje się do spełnienia określonego świadczenia – zazwyczaj wypłaty odszkodowania – w wypadku wystąpienia przewidzianego w umowie zdarzenia,które może nastąpić w przyszłości,natomiast ubezpieczający zobowiązuje się do zapłaty składki w określonej wysokości. Nie jest to więc wydatek bieżący,związanyz realizacją zadań w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznejna podstawie art. 35 ust. 1 i ust. 2 uofzo,a koszty ryzyka zdarzenia powinny być ponoszone przez organ, a nie finansowane ze środków publicznych.

Ponadto z treści umowy najmu lokalu użytkowego, w którym znajduje się siedziba szkoły, wynika, że ubezpieczenie przedmiotu najmu wymaga cesji wierzytelności praw wynikających z tej umowy na wynajmującego. Powyższe stanowi argument za tym, że zawieranie umów ubezpieczenia realizuje w takim wypadku, obowiązki jednostki wynikające z zawartych umów, a nie związane z prowadzoną działalnością oświatową i procesem kształcenia;

3. Wydatek w kwocie 3 356,06 zł z tytułu usług księgowo-podatkowych, związanych z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz rozliczeniami podatkowymi, dotyczącymi działalności gospodarczej organu prowadzącego;

4. W Rocznym rozliczeniu dotacji uwzględniono wydatki, które nie zostały poniesione w roku 2024, na który została udzielona dotacja, tj.:

• kwota w wys. 151,45 zł ogółem, z tytułu braku zapłaty za faktury: nr ZBiLK/24/F/R-LU/006943 z dnia 9.09.2024 r. oraz nr ZBiLK/24/F/R-LU/007845 z dnia 4.11.2024 r., dotyczących najmu budynku przy pl. Lotników 7 w Szczecinie;
• kwota w wys. 12 515,40 zł ogółem, dotycząca wydatków niezapłaconych w 2024 r., udokumentowanych następujący fakturami: nr Q00701761224 z dnia 31.12.2024 r. na kwotę 2 961,00 zł, nr Q00701751224 z dnia 31.12.2024 r. na kwotę 2 961,00 zł – dotycząca zakupu dwóch smartwatchy Samsung oraz nr Q00701741224 z dnia 31.12.2024 r. na kwotę 6 593,40 zł, dotycząca zakupu telefonu komórkowego Apple iphone;
• kwota w wys. 572,90 zł z tytułu niedopłaty do faktury nr 24040120 z dnia 15.04.2024 r. dotyczącej serwisu ksero;

Zgodnie z art. 35 ust. 3 uofzo, dotacja może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z realizacją zadań określonych w ust. 1, poniesionych w roku budżetowym, na który dotacja została udzielona, niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania.

5. W zakresie wynagrodzeń osobowych oraz bezosobowych, organ rozliczył w 2024 r. ze środków dotacji oświatowej, niezgodnie z art. 35 ust. 1-3 uofzo,następujące wydatki łącznej kwocie 216 437,66 zł:

a) Wydatek dotyczący wypłaconych w 2024 r. premii uznaniowych i nagród z tytułu umów o pracę w wys. 78 803,83 zł netto (117 095,57 zł brutto).

Premie i nagrody zostały wypłacone na podstawie imiennych zawiadomień (informacji) sporządzonych przez panią Ewę Mońka, pełniącą funkcję dyrektora w SP „PROEDU” (w niektórych przypadkach nie przedłożono zawiadomień lub zawiadomienia zawierały inną kwotę niż została wypłacona), tj.:

• premia dla pracownika administracyjnego: w m-cu I 2024 r. w kwocie 3 300,90 zł brutto oraz w m-cu VI 2024 r. w kwocie 2 904,85 zł brutto (nie stwierdzono zawiadomienia o przyznaniu premii),
• nagrody dla 2 pracowników administracyjnych: w m-cu XI 2024 r. w kwocie 6 000,00 zł netto każda (ogółem 17 604,82 zł brutto) oraz w m-cu XII 2024 r. na kwotę ogółem 3 903,29 zł brutto (zawiadomienie na kwotę 1000,00 zł netto każda),
• nagroda specjalna dla personelu sprzątającego w m-cu XII 2024 r. w kwocie 1 218,75 zł brutto (zawiadomienie na kwotę 500,00 zł netto),
• premia dla nauczyciela przyznana w m-cu VI 2024 r. w kwocie 3 080,57 zł brutto (brak zawiadomienia o przyznaniu premii) oraz nagrody dla 18 nauczycieli przyznane w XII 2024 r. w kwotach od 1 000,00 zł netto do 5 000,00 zł netto każda, na kwotę ogółem 58 000,00 zł netto (85 082,39 zł brutto) - w jednym przypadku stwierdzono brak zawiadomienia o przyznaniu nagrody na kwotę 5 000,00 zł netto.

Treść przedłożonych zawiadomień dotyczących nagród i premii wskazywała, że miały charakter nagród przyznawanych na podstawie art. 105 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), zw. dalej k.p., a wypłacane premie miały charakter premii uznaniowych, a nie regulaminowych, wypłacanych systematycznie, w stosunku, do których pracownikowi przysługuje roszczenie.

Zapisy obowiązującego w placówce „Regulaminu pracy Centrum Edukacyjnego „Proedu” oraz umów o pracę, również nie przewidywały premii regulaminowych i nie zawierały jednoznacznych zasad premiowania nauczycieli i kadry kierowniczej, na co wskazuje sam organ prowadzący. O charakterze świadczenia czy jest ono premią czy nagrodą, decyduje również to, czy odpowiednie akty prawne, przewidują z góry skonkretyzowane i zobiektywizowane (podlegające weryfikacji), przesłanki nabycia prawa do świadczenia lub przesłanki prowadzące do jego pozbawienia albo obniżenia, których organ prowadzący w tym przypadku nie określił.

Nagrody, czy też premie uznaniowe, co do zasady, nie są uzależnione od dopełnienia przez pracownika konkretnego warunku. W związku z powyższym, nie służyły realizacji celów dotacji, ale miały charakter motywujący, przez to beneficjentem dotacji, z której pokryto premie i nagrody stał się nauczyciel, a nie słuchacz i powinny być finansowane ze środków własnych organu prowadzącego. Wobec powyższego, wypłata nagród i premii uznaniowych, nie była związania z realizacją zadań placówki oświatowej w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej, określonych wart. 35 ust. 1 uofzo.

W konsekwencji należy uznać, że doszło do wykorzystania dotacji oświatowej niezgodnie z jej przeznaczeniem, co potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnegoz dnia 27 czerwca 2024 r., sygn. I GSK 1771/20 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 23 listopada 2023 r., sygn. akt. I GSK 1540/22.

Powyższe naruszało również art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.), zw. dalej uofp, zgodnie z którym, wydatki publiczne powinny być dokonywane, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

Suma przyznanych w grudniu 2024 r. premii byłaco najmniej 10-cio krotnie wyższa od premii przyznawanych w pozostałych miesiącach. Powyższe utwierdza w przekonaniu, że przyznane premie były tak naprawdę wypłacane na potrzebę skonsumowania udzielonej dotacji w pełnej wysokości.

Wydatek rozliczony z dotacji na podstawie art. 35 ust. 1 pkt 1 uofzo, jako wydatek sfinansowany ze środków publicznych, powinien być udokumentowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, a kwota zobowiązania – wydatku, powinna wynikać z m.in. z dokumentacji organizacyjnej, finansowej szkoły lub dokumentacji przebiegu nauczania.

Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem, ciężar dowodu w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji spoczywa na stronie, która jest beneficjentem pomocy. Jego rzeczą jest właściwe udokumentowanie wydatków poprzez przedłożenie dowodów je potwierdzających, bowiem rozliczenie dotacji nie dokonuje się na podstawie wyłącznie oświadczeń składanych przez beneficjenta.

b) Wydatek dotyczący premii i nagrody z tytułu umowy-zlecenie nr 04/09/2024 z dnia 02.09.2024 r. związany z prowadzeniem kursu rachunkowości w wys. ogółem 14 742,86 zł brutto, wypłacony zleceniobiorcy w XI 2024 r. w wys. 7 000,00 zł netto, na podstawie rachunku nr 2/10/2024 z 15.11.2024 r. (ustalono na podstawie treści przelewu) oraz w XI 2024 r. w wys. 5 000 netto, na podstawie rachunku 1/12/2024 r. z 27.12.2024 r. (przedłożono informację o przyznaniu nagrody o treści tożsamej z zawiadomieniami o przyznaniu nagród dyrektora dla pozostałych nauczycieli).

W przypadku umowy zlecenia nie mają zastosowania przepisy k.p., a osobie wykonującej zlecenie przysługują tylko roszczenia, które bezpośrednio wynikają z treści umowy. Zgodnie z art. 734 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny(Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.),przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie, zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Ponadto w umowie zawartej przez organ, precyzyjnie wskazano stawki za godzinę, a rozliczenie ww. umowy zlecenia następowało na podstawie ewidencji godzin.

c) Zobowiązania wobec ZUS w wys. 48 446,63 zł oraz z tytułu podatku dochodowego w wys. 14 500,00 zł, z tytułu nienależnie wypłaconych premii uznaniowych i nagród od wynagrodzeń osobowych i bezosobowych.

d) Wynagrodzenia na kwotę 62 687,20 zł netto, z tytułu umów-zleceń ujętych dwukrotne na listach płac w Rocznym rozliczeniu dotacji, w następujących miesiącach, tj.:

- I – 5 526,00 zł, II – 6 205,00, III – 5 265,00 zł, IV – 5 128,00 zł, V – 4 861,00 zł, 4 529,50 zł, IX – 4 320,00 zł, X – 14 552,70 zł, XI – 2 160,00 zł, XII – 10 140,00 zł.

Dotacja pobrana przez Szkołę Policealną „PROEDU” w 2024 r. wyniosła 3 385 914,75 zł, natomiast kwota wydatków nieuwzględniona do rozliczenia dotacji na podstawie art. 35 ust. 1 uofzo, wyniosła ogółem 242 380,47 zł.

Według art. 252 ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 5, ust. 6 pkt 1 i 2 uofp, dotacje wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrane nienależnie podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności, o których mowa w pkt 1 lub pkt 2. Zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego podlega ta część dotacji, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, nienależnie udzielona lub pobrana w nadmiernej wysokości.Odsetki od dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nalicza się począwszy od dnia przekazania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub następującego po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 w odniesieniu do dotacji pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości.

 III. Uwagi i zalecenia pokontrolne

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 10 ust. 1 Załącznika nr 1 do uchwały nr IX/257/19, Prezydent Miasta Szczecin zalecił, organowi prowadzącemu niepubliczną placówkę oświatową pod nazwą Szkoła Policealna „PROEDU”:

1. Zwrot na rachunek bieżący budżetu miasta (nr 57 1020 4795 0000 9702 0277 8470 - Dochody niemajątkowe) dotacji pobranej nienależnie w kwocie ogółem 1 825,74zł wraz z odsetkami naliczanymi wg art. 252 ust. 6 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.
2. Zwrot na rachunek bieżący budżetu miasta (nr 57 1020 4795 0000 9702 0277 8470 - Dochody niemajątkowe) dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie ogółem 242 380,47 zł wraz z odsetkami naliczonymi wg art. 252 ust. 6 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
3. Potwierdzanie uczestnictwa słuchaczy w obowiązkowych zajęciach własnoręcznymi, czytelnymi podpisami na listach obecności oraz na tej podstawie przedkładanie do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin informacji o aktualnej liczbie uczniów.
4. Wykorzystywanie dotacji na dofinansowanie realizacji zadań placówki w zakresie określonym w art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.
5. Dokonywanie wydatków z tytułu wynagrodzeń na podstawie danych wynikających  z dokumentacji pracowniczej.