Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 11 marca do 6 czerwca 2025 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 3 w Szczecinie, przy ul. Potulickiej 62 (zw. dalej PP3), w zakresie prawidłowości naliczeń i wypłat składników wynagrodzeń pracownikom administracji i obsługi w latach 2022 - 2025.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 czerwca 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 lipca 2025 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP3 w zakresie prawidłowości naliczeń i wypłat składników wynagrodzeń pracownikom administracji i obsługi w latach 2022 - 2025, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• naliczeniu w badanym okresie wynagrodzeń brutto w łącznej kwocie wyższej o 117.010,03 zł, na co złożyły się m.in.:
  • błędy w ustawieniach systemu płacowego poprzez: ujęcie premii uznaniowej jako stałego składnika wynagrodzenia, co wpłynęło na zawyżone wartości naliczeń:
  • dodatkowych wynagrodzeń rocznych – o 42.839,49 zł (25 przypadków),
  • wynagrodzeń za urlop – o 34.722,42 zł (23 przypadki),
  • wynagrodzeń za czas choroby/opieki – o 13.028,67 zł (22 przypadki),
  • nagród jubileuszowych – o 9.363 zł (2 przypadki),
  • brak wywiązywania się intendenta z obowiązków dot. obsługi kadrowej w PP3, skutkujący błędami w prawidłowym ustalaniu: prawa do dodatku stażowego oraz dat nabycia tego prawa przez pracownika, co wpłynęło na naliczenie dodatków brutto w łącznej kwocie wyższej o 15.989,80 zł (5 przypadków),
  • nienaliczeniu w badanym okresie wynagrodzeń brutto w łącznej kwocie 34.522,64 zł, czego przyczyną był brak ww. właściwej obsługi kadrowej, co rzutowało m.in. na:
  • naliczenie dodatków stażowych brutto w łącznej kwocie niższej o 27.512,16 zł (12 przypadków),
  • naliczenie nagród jubileuszowych brutto w łącznej kwocie niższej o 5.224,95 zł (3 przypadki),
  • ujmowaniu w podstawie wynagrodzenia chorobowego/zasiłku składników wynagrodzeń (dodatku stażowego, nagród, premii, wynagrodzenia za urlop), które nie były obniżane za czas choroby, co prowadziło do podwójnego ich naliczania i wypłacania pracownikom za czas choroby wynagrodzeń wyższych, niż za czas przepracowany,
  • wprowadzaniu do list płac składnika pn. „url.wypoczynk.”, który liczony był jako średnia stałych składników wynagrodzenia z 3 miesięcy, zawierał więc ww. premie uznaniowe, co również prowadziło do naliczania i wypłacania pracownikom wyższych wynagrodzeń za czas urlopu,
  • naliczaniu wynagrodzeń za czas przepracowany w miesiącu, w którym pracownik był nieobecny z powodu choroby lub sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, niezgodnie z § 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927), czyli przez przyjmowanie faktycznej liczby dni w miesiącu,
  • braku właściwej komunikacji między pracownikiem odpowiedzialnym za obsługę kadrową a głównym księgowym, co skutkowało nawet 2 –miesięcznym opóźnieniem w rozliczaniu zwolnień lekarskich lub wynagrodzeń za czas urlopu,
  • braku wiedzy na temat kwot ewentualnych „oszczędności” z tytułu zwolnień lekarskich, które dyrektor mógłby przeznaczać na premie dla pracowników,
  • prowadzeniu teczek akt osobowych niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji,
  • brakach w aktach osobowych dokumentów zmieniających wysokość wynagrodzenia zasadniczego (16 przypadków) oraz przyznających dodatki: kasjerski i za sprzątanie (3 przypadki),
  • stosowaniu w dokumentach kadrowych stanowisk niewystępujących w regulaminach wynagradzania (obowiązujących od: 1.01.2022 r. (ze zmianami od 1.07.2023 r. i od 1.07.2024 r.) oraz od 1.01.2025 r.),
  • nienadaniu roli administratora (AB) w systemie bankowości elektronicznej,
  • błędach w prowadzeniu ksiąg rachunkowych – w ewidencji kosztów, przychodów i rozrachunków.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki z tytułu składek ZUS,
• prowadzenia dokumentacji płacowej pod kątem kontroli i akceptacji.

II. Oceny cząstkowe

1. Wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi

Stan zatrudnienia w okresie od 1.01.2022 r. do 28.02.2025 r. w PP3 kształtował się następująco:

- na dzień 1.01.2022 r. zatrudnionych było 26. pracowników obsługi i jedna administracji (główny księgowy),

- na dzień 31.12.2022 r. zatrudnionych było 24. pracowników obsługi i jedna administracji (odeszło 4 pracowników oraz zostało zatrudnionych 2),

- na dzień 31.12.2023 r. zatrudnionych było 23. pracowników obsługi i jedna administracji (odeszło 2 pracowników oraz został zatrudniony 1),

- na dzień 31.12.2024 r. zatrudnionych było 25 pracowników obsługi i jedna administracji (odszedł 1 pracownik a zostało zatrudnionych 3),

- na dzień 28.02.2025 r. stan zatrudnienia wynosił 25 pracowników obsługi i jedna administracji.

Kontrolą objęto wynagrodzenia w okresie od 1.01.2022 r. do 28.02.2025 r. na łączną kwotę 4.773.031,84 zł brutto.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz dokumentacji płacowej zbiorczej – wykazy pracowników, którym przyznane zostały premie, nagrody i którym udzielono urlop.

W badanym okresie wynagrodzenia chorobowe/zasiłki wyniosły łącznie 158.669,55 zł.

Kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych poddano zwolnienia lekarskie wszystkich pracowników administracji i obsługi w badanym okresie. Do kontroli przedłożone zostały: dokumenty ZUS ZLA, wydruki generowane przez program płacowy, z tabelami wskazującymi miesięczne i roczne kwoty wynagrodzeń uwzględniane w podstawie zasiłku chorobowego (Dane do druku ZUS-Z3), kartoteki zasiłkowe i kartoteki wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi.

Kontroli poddano również prawidłowość naliczenia:

• dodatków stażowych,
• dodatkowego wynagrodzenia rocznego za lata: 2021 r. (wypłata w 2022 r.), 2022 r., 2023 r. oraz 2024 r. (wypłata odpowiednio w 2025 r.),
• nagród jubileuszowych, do których pracownicy nabyli prawo w okresie od 1.01.2022 r. do 28.02.2025 r.

oraz zasadność przyznawania pracownikom administracji i obsługi premii uznaniowych, których wysokość w poszczególnych latach kształtowała się następująco:

- 90.282,07 zł w 2022 r.,

- 142.403,50 zł w 2023 r.,

- 140.717,95 zł w 2024 r.,

- 6.241,78 zł w okresie I-II 2025 r.

Kontrola nie obejmowała prawidłowości naliczania i wypłaty świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jednak z uwagi na analizowanie kartotek rocznych obejmujących wszystkie naliczenia i wypłaty każdego pracownika administracji i obsługi, kontroler zwrócił uwagę na kwestie podatkowe związane z wypłatą świadczeń socjalnych.

Główny księgowy w PP3 zatrudniony był na dwóch etatach, jako pracownik administracji i jako nauczyciel. Wynagrodzenie nauczyciela (i jego akta osobowe) zostały przeanalizowane pod kątem prawidłowości naliczonych składników, nie zostały jednak ujęte w sumie skontrolowanych wynagrodzeń z uwagi na fakt, że przedmiotem kontroli były wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi.

W trakcie kontroli prawidłowości naliczeń wynagrodzeń stwierdzono, że m.in. w wyniku niżej wskazanych błędów w ustawieniach systemu płacowego, w badanym okresie, główny księgowy naliczył wynagrodzenia brutto w łącznej kwocie wyższej o 117.010,03 zł. Jednocześnie głównie w wyniku błędów pracownika prowadzącego kadry w PP3 i braku nadzoru nad ustalaniem wysokości stażu pracy, kwota wynagrodzeń brutto została zaniżona o 34.522,64 zł.

Ustalono, że główny księgowy, w ustawieniach systemu płacowego, do składników stałych wynagrodzenia przyjmował: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny, dodatek specjalny oraz premie uznaniowe.

Premia uznaniowa to rodzaj dodatkowego wynagrodzenia przyznawanego pracownikom wg uznania pracodawcy. W przeciwieństwie do premii regulaminowej, której zasady przyznawania są z góry ustalone, premia uznaniowa zależy od decyzji przełożonego, czyli pracownik nie może wystąpić z roszczeniem o wypłatę tego świadczenia. W PP3 premie, co do zasady (20 pracowników), były wypłacane w pełnej wysokości, niezależnie od pobytu pracownika na zwolnieniu lekarskim. 3 przypadki, kiedy premia uwzględniana była w podstawie wynagrodzenia chorobowego, zostały opisane w dalszej części wystąpienia. Ustalając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, a także wynagrodzenia chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku, co wynikało z art. 41 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2025 r. poz. 501). Mimo braku ustalenia w regulaminie wynagradzania zasad wypłaty premii za czas nieobecności, co mogłoby sugerować, że premia powinna być pomniejszana za okresy niezdolności do pracy, do takiego pomniejszenia faktycznie nie doszło. Jeżeli więc, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku - w PP3 dotyczyło to 20 pracowników.

Z uwagi na brak konsekwencji w ujmowaniu premii w podstawie wynagrodzenia chorobowego/zasiłku oraz na fakt, że premie były wypłacane w pełnej wysokości, w toku kontroli dokonano przeliczenia wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką, dostosowując je do obowiązujących przepisów prawa i ww. interpretacji ZUS.

W podstawie wynagrodzenia chorobowego/zasiłku ujmowane były również nagrody, wypłacane w pełnej wysokości za czas niezdolności do pracy. Niepomniejszanie wysokości nagród przesądza o tym, że nie powinny być one uwzględniane w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych (doprowadza to bowiem do podwójnej wypłaty nagrody, raz w kwocie samej nagrody, a drugi raz w świadczeniu chorobowym).

Główny księgowy ponadto, podczas tworzenia list płac, wpisywał absencje urlopowe pracowników. W ten sposób na listach płac dodawany był składnik wynagrodzenia pn. „url.wypoczynk.”. Składnik ten wyliczany był przez system płacowy uwzględniając w podstawie stałe składniki wynagrodzenia z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wykorzystywany był urlop, czyli j.w.: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny, dodatek specjalny oraz premie uznaniowe. W efekcie, pracownik premiowany, za czas urlopu, otrzymywał wynagrodzenie wyższe, niż za czas nominalnie przepracowany. Ponadto otrzymując premię w pełnej wysokości (nieobniżanej za czas urlopu), otrzymywał ją dwukrotnie, raz w kwocie premii a drugi raz w składniku „url.wypoczynk.”. Wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym przebywał on na urlopie (poza nauczycielami, ale ich wynagrodzenia nie były przedmiotem kontroli), nie powinno odbiegać od poziomu wynagrodzenia za miesiąc, w którym świadczył pracę, co jest zgodne z art. 152 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), wg którego pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (urlop jest uprawnieniem pracownika, które ma charakter odpłatny).

Takie ustawienie w systemie płacowym rzutowało na:

- wysokość wynagrodzeń brutto – w przypadku gdy pracownik przebywał na urlopie a w poprzednich miesiącach dyrektor przyznał mu premię uznaniową,

- wysokość wynagrodzeń oraz zasiłków chorobowych – w podstawie były ujmowane premie uznaniowe oraz składnik „url.wypoczynk.” zawierający w sobie część premii i dodatku stażowego, czyli składników, które nie powinny się znaleźć w podstawie wynagrodzenia za czas choroby. Składnik ten ponadto był wyższy od wynagrodzenia za czas przepracowany, zawyżał więc wartość podstawy wynagrodzenia chorobowego / zasiłku i wpływał na wyższą kwotę tzw. „dniówki”,

- wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego – w podstawie były ujmowane premie uznaniowe oraz składnik „url.wypoczynk.”,

- wysokość nagród jubileuszowych – w podstawie były ujmowane premie uznaniowe.

Ustalono ponadto, że główny księgowy naliczając wynagrodzenie za czas przepracowany w miesiącu, w którym pracownik był nieobecny z powodu choroby lub sprawowanie opieki nad chorym członkiem rodziny, przyjmował faktyczną liczbę dni w miesiącu, co było niezgodne z wcześniej powołanym § 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r., wg którego w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenieokreślone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzeniadzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzeniaodejmuje się od wynagrodzeniaprzysługującego za cały miesiąc. Przepis stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Powyższe ustalenia systemowe przełożyły się na naliczenie wynagrodzeń brutto (w podziale na pracowników, gdzie występują naliczenia zarówno na plus, jak i na minus) w łącznej kwocie wyższej o 109.649,68 zł, z czego 96.963,55 zł (88%) dotyczyło niżej wymienionych 7 pracowników i kształtowało się następująco:

1. w przypadku pracownika nr 2 (pomoc nauczyciela), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto wyższe o 34.587,20 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 16.247,55 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzenia za urlop – o 14.856,68 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 3.482,97 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie wynagrodzenia chorobowego: premii, nagród, dodatku specjalnego i wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii). Premia, nagrody jak i dodatek specjalny, na listach płac nie były pomniejszane za czas choroby i naliczane w pełnej wysokości. Dodatek specjalny za wykonywanie dodatkowych zadań przyznawany był pracownikowi okresowo, ze wskazaniem czasu jego obowiązywania oraz kwoty. Tym samym, jako przyznany czasowo, stały składnik wynagrodzenia, ujęty w podstawie wynagrodzenia chorobowego powinien być, w ocenie kontroli, każdorazowo obniżany za czas choroby,

2. w przypadku głównego księgowego, w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto wyższe o 21.661,39 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- wynagrodzenia za urlop – o 12.829,68 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 7.769,42 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- dodatku funkcyjnego – o 660 zł, z uwagi na jego dwukrotne naliczenie w miesiącu przejścia na emeryturę (VIII 2023 r.),

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 402,29 zł, z uwagi na uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia chorobowego wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii), nagród, jak i dodatku funkcyjnego, które na listach płac nie były pomniejszane za czas choroby i naliczane w pełnej wysokości. Skoro dodatek funkcyjny, jako stały składnik wynagrodzenia, został uwzględniony w podstawie wynagrodzenia chorobowego, powinien być obniżony za czas choroby. Do naliczenia wynagrodzenia za czas przepracowany w miesiącu marcu 2022 r. i styczniu 2025 r. przyjęta została ponadto faktyczna liczba dni w miesiącu, czyli 31 zamiast stałej liczby 30, wynikającej z ww. § 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia z dnia 29 maja 1996 r.,

3. w przypadku pracownika nr 20 (pomoc nauczyciela), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto wyższe o 16.991,30 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatku stażowego – o 14.760,17 zł, z tytułu naliczonego dodatku w wys. 20%, co nie miało potwierdzenia w przedłożonych świadectwach pracy. Dodatek powinien wynieść 5% od stycznia 2022 r. i rosnąć o 1 pkt % od każdego września,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 2.011,39 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzenia za urlop – o 192,34 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 27,40 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie wynagrodzenia chorobowego: nagród i wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii),

4. w przypadku pracownika nr 11 (kucharz i woźna), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto wyższe o 12.150,75 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- nagrody jubileuszowej – o 7.566 zł, poprzez przyjęcie do naliczenia premii uznaniowej w wys. 100%, co zawyżyło jej podstawę a następnie zostało przemnożone razy 200%. W ocenie kontroli, nagroda jubileuszowa powinna wynieść 9.079,20 zł zamiast 16.645,20 zł,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 4.929,63 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

5. w przypadku pracownika nr 3 (pomoc nauczyciela/woźna), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto wyższe o 5.151,52 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 3.887,24 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie wynagrodzenia chorobowego: wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii) i nagród oraz przyjęcia do naliczenia wynagrodzenia za czas przepracowany w miesiącu marcu 2023 r. i lutym 2025 r. faktycznej liczby dni w miesiącu, czyli 31 i 28, zamiast stałej liczby 30,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 880,85 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- dodatku stażowego – o 208,28 zł, z tytułu naliczonego wzrostu dodatku stażowego (od VIII zamiast od XII w 2022 r. i od XI zamiast od XII w latach 2023-2024),

- premii uznaniowej – o 120 zł, tytułem naliczenia w XII 2022 r. premii w wys. 20 zł zamiast 20%, co zostało wyrównane w I 2023 r. w kwocie 637,40 zł (ale niepomniejszone o już wypłacone 20 zł) oraz naliczenia w I 2023 r. premii w wys. 837,80 zł, niezgodnie z wykazem podpisanym przez dyrektora, wg którego pracownik miał przyznaną premię w wys. 20% wynagrodzenia zasadniczego, czyli powinien mieć naliczoną kwotę 737,60 zł,

6. w przypadku pracownika nr 6 (pomoc nauczyciela), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto wyższe o 3.414,50 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 2.861,72 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 584,97 zł, z uwagi na uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia chorobowego wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii), premii (dot. zwolnień od marca 2023 r., wcześniej premie nie były uwzględniane) i nagród. Premie i nagrody, na listach płac nie były pomniejszane za czas choroby i naliczane w pełnej wysokości,

- wynagrodzenia za urlop – o 247,83 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- dodatku stażowego – o minus 280,02 zł, naliczany był dodatek w wys. 17% od września 2024 r., zamiast od marca,

7. w przypadku pracownika nr 15 (woźna), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto wyższe o 3.006,90 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- nagrody jubileuszowej – o 1.797 zł, tytułem nienaliczenia jej w terminie oraz przyjęcia do naliczenia premii uznaniowej w wys. 551 zł, niewynikającej z żadnego dokumentu. Wg świadectw pracy zgromadzonych w aktach osobowych ustalono, że nagroda powinna zostać przyznana w X 2022 r., została jednak przyznana i naliczona dopiero w I 2023 r., kiedy przysługiwało pracownikowi zupełnie inne wynagrodzenie, co zawyżyło podstawę nagrody a następnie zostało przemnożone razy 300%. W ocenie kontroli, nagroda jubileuszowa powinna wynieść 11.430 zł zamiast 13.227 zł,

- wynagrodzenia za urlop – o 649,99 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 344,07 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 215,83 zł, z uwagi na uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia chorobowego wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii) oraz premii, które na listach płac nie były pomniejszane za czas choroby i naliczane w pełnej wysokości.

W przypadku pozostałych 12 pracowników (nr: 8-10, 13, 16, 19, 22, 23, 26-28 i 30), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto łącznie wyższe o 12.686,13 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 5.535,92 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzenia za urlop – o 3.629,79 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 2.524,55 zł, z uwagi na uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia chorobowego wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii) i nagród. Nagrody, na listach płac nie były pomniejszane za czas choroby i naliczane w pełnej wysokości. W przypadku pracownika nr 19 (pomoc nauczyciela) ponadto, do naliczenia podstawy chorobowego w I 2022 r. przyjęte zostało wynagrodzenie za okres X 2020 – IX 2021 a nie I 2021 – XII 2021, czyli 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzające czas choroby. W przypadku pracownika nr 22 (starszy intendent), w podstawie wynagrodzenia chorobowego w V i we IX 2022 r. uwzględniony został dodatek kasjerski, nie został on jednak obniżony za czas choroby. W przypadku pracownika nr 23 (konserwator), w I 2022 r., naliczone zostało mu wynagrodzenie zasadnicze w wys. 77,90 zł, mimo że pracownik cały miesiąc był na zwolnieniu lekarskim. Zasiłek chorobowy za II 2022 r. został naliczony za 22 dni, podczas gdy zwolnienie lekarskie zostało wystawione na okres 01-23.02.2022 r. Od 23.02.2022 r. z kolei pracownik przebywał na urlopie. Główny księgowy nie zwrócił uwagi na niezgodność dni wynikających z dokumentu ZUS ZLA z naliczeniem zasiłku chorobowego. W II i III 2022 r. ponadto został naliczony zasiłek chorobowy, mimo że od 23 lutego pracownik przebywał na urlopie i powinien mieć naliczone wynagrodzenie zasadnicze (w II pracownik nie miał naliczonego wynagrodzenia za czas przepracowany tu: urlop, w III miał naliczone częściowo),

- dodatku stażowego – o 878,11 zł, m.in. z tytułu naliczonego dodatku stażowego pracownikowi nr 30 (konserwator), który przedłożył pracodawcy jedynie wydruk z CEiDG, potwierdzający prowadzenie przez niego działalności gospodarczej, która w ocenie kontroli pozostaje bez wpływu na staż pracy (błędnie naliczono 862,42 zł). Pozostała różnica dot. błędnie ustalonego miesiąca wzrostu dodatku stażowego u 3 pracowników: nr 9 (pomoc kuchenna) - wzrost w V zamiast w VI, nr 13 (woźna) - wzrost w III zamiast w IV, nr 19 (pomoc nauczyciela) – w 2022 r. naliczane 8% od IX, zamiast od X, w 2024 r. i do II 2025 r. naliczane 9%, zamiast 10% od X 2024 r.,

- premii – o 150 zł, z tytułu naliczenia w I 2023 r. pracownikowi nr 22 (starszy intendent), premii przyznanej za XII 2022 r. Główny księgowy na liście styczniowej naliczył 40% premii za XII 2022 r., po czym wraz ze wzrostem kwoty wynagrodzenia zasadniczego od I 2023 r., wyrównał pracownikowi grudniową premię odnosząc ją do wynagrodzenia styczniowego,

- nagrody jubileuszowej – o minus 32,25 zł, z tytułu ujęcia dodatku stażowego w wys. 19% oraz błędnie ustalonego miesiąca nabycia prawa do nagrody, została ona bowiem przyznana w III 2024 r. a wg dokumentów w aktach osobowych, pracownik nabył do niej prawo w IV 2024 r.

Wskazane na wstępie ustalenia systemowe przełożyły się również na naliczenie wynagrodzeń brutto (w podziale na pracowników, gdzie występują naliczenia zarówno na plus, jak i na minus) w łącznej kwocie niższej o 27.162,28 zł, z czego 22.496,99 zł (83%) dotyczyło niżej wymienionych 4 pracowników i kształtowało się następująco:

1. w przypadku pracownika nr 7 (woźna), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto niższe o 11.544,41 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatku stażowego – o minus 12.174,61 zł, z tytułu nienaliczania dodatku stażowego, który powinien być naliczany od momentu zatrudnienia pracownika i wynosić 8% w II 2022 r. Dodatek zaczął być naliczany dopiero od II 2025 r., od razu w wys. 11%,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o minus 640,81 zł, z uwagi na brak w podstawie ww. dodatku stażowego,

- wynagrodzenia za urlop – o 1.179,62 zł,

2. w przypadku pracownika nr 25 (woźna), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto niższe o 4.075,43 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- nagrody jubileuszowej – o minus 5.160 zł, z tytułu ujęcia składników wynagrodzenia odpowiadających połowie etatu (pracownik zatrudniony był w wymiarze ½ etatu do końca sierpnia 2024 r.). Prawo do nagrody pracownik nabył we wrześniu 2024 r. będąc zatrudnionym na pełen etat,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 1.029,46 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 209,31 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie wynagrodzenia chorobowego: wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii), premii i nagród oraz przyjęcia do naliczenia wynagrodzenia za czas przepracowany w miesiącu maju 2023 r. i lutym 2025 r. faktycznej liczby dni w miesiącu, czyli 31 i 28, zamiast stałej liczby 30,

3. w przypadku pracownika nr 4 (woźna), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto niższe o 3.704,23 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatku stażowego – o minus 4.324,61 zł – pracownikowi przysługiwał w 2022 r. dodatek w wys. 6% od I i 7% od V, naliczany był w wys. 5% od VIII, w 2023 r. 6% od X (zamiast 8% od V), w 2024 r. 6% przez cały rok (zamiast 9% od V) i w I 2025 r. 6% (zamiast 9%),

- wynagrodzenia za urlop – o 312,92 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o 219,92 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej,

4. w przypadku pracownika nr 24 (pomoc nauczyciela), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto niższe o 3.172,92 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatku stażowego – o minus 3.012,64 zł – pracownikowi przysługiwał dodatek w wys. 5% począwszy od VIII 2023 r. a naliczony został dopiero w II 2025 r. w wys. 6%,

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego – o minus 200,77 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej i brak ww. dodatku stażowego.

W przypadku pozostałych 8 pracowników (nr: 5, 12, 14, 17, 18, 21, 29 i 32), w badanym okresie, naliczone zostało wynagrodzenie brutto łącznie niższe o 4.665,29 zł, na co w głównej mierze wpłynęły błędy w naliczeniu:

- dodatku stażowego – o minus 7.577,04 zł – m.in. z tytułu błędnie ustalonej wysokości dodatku u 6 pracowników:

- nr 18 (woźna) - dopiero od II 2025 r. zaczął być naliczany dodatek i od razu w wys. 6%, podczas gdy wg dokumentów w aktach osobowych, pracownik nabył prawo do 5% dodatku za wysługę już od I 2024 r. (naliczono mniej o 2.137,32 zł),

- nr 5 (pomoc nauczyciela) - od X 2022 r. naliczany był dodatek w wys. 13%, zamiast 14%, następnie przez cały 2024 r. do I 2025 r. naliczany był dodatek w wys. 14%, a od II 2025 r. w wys. 16% (naliczono mniej o 1.479,80 zł),

- nr 14 (woźna) - od XI 2022 r. naliczany był dodatek w wys. 17%, zamiast od X w wys. 18%, następnie od IX 2024 r. do II 2025 r. naliczany był dodatek w wys. 19% (naliczono mniej o 1.455,57 zł),

- nr 17 (woźna) - od X 2022 r. naliczany był dodatek w wys. 11%, zamiast 12% (naliczono mniej o 1.380,75 zł),

- nr 29 (woźna) - od X 2023 r., przez cały 2024 r. i do I 2025 r. naliczany był dodatek w wys. 7%, w II 2025 r. nie został naliczony w ogóle, podczas gdy powinien on wynieść 6% w 2023 r., 7% w 2024 r. i 8% od I 2025 r. (naliczono mniej o 270,56 zł),

- nr 32 (pomoc kuchenna) - wzrost dodatku z 12% na 13% nastąpił w II 2025 r., zamiast w I 2025 r. (naliczono mniej o 46,63 zł).

Pozostała różnica dot. nieustalenia prawa do dodatku i jego nienaliczania u pracownika nr 21 (konserwator) – pracownik od I 2022 r. powinien otrzymywać dodatek w wys. 6% (naliczono mniej o 806,40 zł),

- nagrody jubileuszowej – o minus 32,70 zł, z tytułu ujęcia dodatku stażowego w wys. 19% (co zostało wskazane wyżej – pracownik nr 14 mimo wypłaty nagrody jubileuszowej, nadal miał naliczany dodatek stażowy w wys. 19%) oraz błędnie ustalonego miesiąca nabycia prawa do nagrody, została ona bowiem przyznana w XII 2024 r. a wg dokumentów w aktach osobowych, pracownik nabył do niej prawo w X 2024 r.,

- wynagrodzeń za czas nieobecności spowodowanej chorobą/opieką – o 1.389,38 zł, z uwagi na uwzględnienie w podstawie wynagrodzenia chorobowego wynagrodzenia za urlop (zawierającego część dodatku stażowego i premii), premii i nagród. Premie i nagrody, na listach płac nie były pomniejszane za czas choroby i naliczane w pełnej wysokości. W przypadku pracownika nr 18 (woźna), za dzień choroby 31.10.2022 r. nie zostało naliczone wynagrodzenie zasadnicze. W programie płacowym ten dzień został wciągnięty do dni nieobecności (choroby) w listopadzie. W październiku jednak pracownik miał wyższy wymiar etatu i za ten dzień pracownik dostał wynagrodzenie tak, jakby był obecny w pracy (lista październikowa uwzględnia tylko 5 dni nieobecności). Różnica w wys. 107,80 zł powinna zostać pracownikowi potrącona. W przypadku tego samego pracownika, wynagrodzenie zasadnicze łącznie za IV i V 2023 r. zostało naliczone w kwocie wyższej o 124,42 zł a zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne w kwocie wyższej o 149,33 zł. Dla części zwolnienia bowiem, przypadającego na okres 01-21.04.2023 r., naliczony został zasiłek za 22 dni, zamiast za 21. Świadczenie rehabilitacyjne przypadające na okres 22.04. – 24.05.2023 r. naliczone zostało za 33 dni, zamiast za 32.

- dodatkowego wynagrodzenia rocznego i wynagrodzenia za urlop – łącznie o 1.526,64 zł, z uwagi na uwzględnianie w podstawie premii uznaniowej.

W toku kontroli dokumentacji płacowej stwierdzono ponadto, że:

1. głównemu księgowemu w badanym okresie przyznany został dodatek funkcyjny w wys. 660 zł, czyli w wysokości niezgodnej z regulaminami wynagradzania, wg których od I 2022 r., głównemu księgowemu przysługiwał dodatek w wysokości od 880 zł do 1.540 zł, a od I 2025 r. w wys. od 670 zł do 1.540 zł,

2. w dokumentacji płacowej nie było pism, w których dyrektor przyznał premie uznaniowe:

- głównemu księgowemu w VII 2022 r. w wys. 80%,

- w VIII 2022 r. pracownikom: nr 2 (pomoc nauczyciela - 30%), nr 4 (woźna - 15%), nr 9 (pomoc kuchenna - 24%), nr 10 (pomoc kuchenna - 24%), nr 11 (100% - woźna i 24% - kucharz), nr 13 (woźna - 15%), nr 27 (woźna - 15%),

- pracownikowi nr 11, w VIII 2023 r., w wys. 20% (kucharz) i 100% (woźna),

3. jedynie w przypadku pracowników nr: 3 (woźna - w VI 2024 r.), 9 (pomoc kuchenna - w VIII 2023 r.), 15 (woźna - w XI 2022 r.), 26 (woźna - we IX 2024 r.), 27 (woźna - w I i V 2022 r. oraz w VIII i XII 2023 r.), 28 (pomoc kuchenna - w VIII 2023 r.), główny księgowy prawidłowo obniżył kwotę premii uznaniowej w związku z naliczaniem składnika „url.wypoczynk.” W pozostałych przypadkach kwota premii była naliczana w pełnej wysokości, czyli naliczana podwójnie,

4. w przypadku pracownika nr 10 (pomoc kuchenna), nagroda jubileuszowa za 40 lat pracy została naliczona w III 2022 r., a wg świadectw pracy zgromadzonych w aktach osobowych nagroda powinna zostać przyznana w IV 2022 r.,

5. w przypadku pracownika nr 26 (woźna), nagroda jubileuszowa za 30 lat pracy została naliczona w X 2024 r., a wg świadectw pracy zgromadzonych w aktach osobowych pracownik nabył prawo do nagrody w dniu 10.12.2024 r.,

6. w przypadku pracownika nr 8 (konserwator), główny księgowy błędnie naliczył wysokość wynagrodzenia za czas przepracowany w V 2023 r. Był to ostatni, niepełny miesiąc pracy pracownika (złożył wypowiedzenie z dniem 15 maja), w tym miesiącu przebywał na urlopie (3 dni) oraz na zwolnieniu lekarskim (5 dni), był więc w pracy jedynie 4 dni: 2, 4, 5 i 15 maja. Za 4 dni pracy główny księgowy naliczył pracownikowi wynagrodzenie w wys. 532,26 zł. W ocenie kontroli, wynagrodzenie za czas przepracowany powinno wynieść 128,67 zł

Analiza procesu przyznawania premii uznaniowych, pod kątem ich zasadności i wysokości wykazała, że ani dyrektor, ani główny księgowy nie badali kwot oszczędności w funduszu płac, spowodowanych nadmierną absencją chorobową pracowników. Dyrektor przyznawał więc premie bez wiedzy o wysokości kwot oszczędności ze zwolnień lekarskich pracowników, w udostępnionej dokumentacji nie było bowiem żadnej informacji potwierdzającej przeprowadzenie takich wyliczeń.

Proces naliczania wynagrodzeń również był wadliwy, raz z uwagi na błędne ustawienia systemu płacowego, a ponadto z uwagi na brak prawidłowej komunikacji między pracownikiem prowadzącym kadry a głównym księgowym. Wynagrodzenia za czas urlopu nie były naliczane na bieżąco, tj. w miesiącu nieobecności. Naliczane były miesiąc lub 2 miesiące później. To samo dotyczyło zwolnień lekarskich. Przy dużej częstotliwości zmian w wymiarach etatu (w wielu przypadkach co miesiąc u jednego pracownika), brak bieżącego rozliczania nieobecności rzutował na prawidłowość naliczeń (np. każdorazowo ustalana na nowo podstawa wynagrodzenia chorobowego).

Analiza kartotek wynagrodzeń rocznych wszystkich pracowników administracji i obsługi wykazała, że pracownikowi nr 28 (pomoc kuchenna), w 2024 r. naliczony został podatek od świadczeń socjalnych w wys. 96 zł. Pracownik otrzymał świadczenia w łącznej wys. 1.200 zł, czyli opodatkowaniu podlegała jedynie kwota 200 zł, w związku z czym podatek powinien wynieść 24 zł. W przypadku pracownika nr 18 (woźna), w 2023 r. nie został naliczony podatek od świadczeń socjalnych powyżej 2.000 zł, a w 2024 r. od świadczeń socjalnych powyżej 1.000 zł. Jako uzasadnienie dyrektor wskazał zwolnienie z podatku na podstawie art. 21 ust 1 p. 152-154 Rodzina 4+, co było, w ocenie kontroli, błędną interpretacją. Art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.), wskazuje wysokość przychodów zwolnionych z podatku w podziale na tytuły (np. rodzaje umów). Żaden tytuł nie odnosi się do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zostały one bowiem wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 67 ww. ustawy, wg którego wolne od podatku dochodowego są: wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł (w 2023 r. – 2000 zł).

W ocenie kontroli, ww. zwolnienia podatkowe należy traktować rozłącznie.

Osobą odpowiedzialną w PP3 za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy.

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiadał jednak kierownik tej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm),zwanej dalej uofp.

Kierownik jednostki – zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), ponosi również odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie.

W trakcie kontroli główny księgowy potrącił sobie nadpłacony w 2023 r. dodatek funkcyjny w wys. 660 zł.

Listy płac sporządzane były przez głównego księgowego, sprawdzane były pod względem merytorycznym przez dyrektora, pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego oraz zatwierdzane do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora.

Główny księgowy spełniał wymogi w zakresie ujętym w art. 54 ust. 2 uofp.

Według zestawień wykonanych wydatków za lata 2022-2024 oraz 2 miesiące 2025 r., wygenerowanych z programu księgowego w podziale na poszczególne rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej, w układzie „Plan” – „Wykonanie”, kwoty wykonane nie przekraczały kwot planowanych.

Według zestawień obrotów i sald za lata 2022-2024, salda wykazane na koncie 231 stanowiły zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego (§ 4040 i § 4800). Konto 240 nie wykazywało sald w § 4010 i § 4790. Według zestawień obrotów i sald za 2 miesiące 2025 r., konta 231 i 240 nie wykazały sald.

Dyrektor przyznał pracownikom administracji i obsługi nagrody w następujących wysokościach:

- w 2022 r. w łącznej kwocie 10.737 zł,

- w 2023 r. w łącznej kwocie 12.600 zł,

- w 2024 r. w łącznej kwocie 20.909,60 zł.

W dokumentacji płacowej były listy przyznanych nagród dyrektora, z wykazem pracowników, którym przyznano nagrody, listy były podpisane przez dyrektora.

W okresie objętym kontrolą, dyrektor przyznał pracownikom administracji i obsługi premie uznaniowe w łącznej wysokości 379.645,29 zł, przy czym 34% tej kwoty, tj. 128.294,60 zł, przyznał pracownikowi nr 2. Pracownik ten zatrudniony był na pełnym etacie na stanowisku pomocy nauczyciela, miał też nałożone dodatkowe obowiązki związane z rozliczeniami VAT oraz naliczaniem i egzekwowaniem odpłatności od rodziców za pobyt i wyżywienie w przedszkolu. Dodatkowe obowiązki pracownik realizował po godzinach pracy jako pomoc nauczyciela. Dyrektor podjął decyzję o przyznaniu pracownikowi najpierw dodatku specjalnego (do VIII 2022 r.), a następnie premii uznaniowej w wys. do 100% wynagrodzenia zasadniczego (po uzgodnieniu z Wydziałem Oświaty – wg wyjaśnień dyrektora). Zarówno dodatek specjalny, jak i premia uznaniowa przyznane były zgodnie z § 9 ust. 2, § 11 ust. 1 i 2 oraz § 16 regulaminu wynagradzania obowiązującego od 1.01.2022 r.

W dokumentacji płacowej były listy przyznanych premii (% lub kwotowo) z wykazem pracowników, którym przyznano premie, listy były podpisane przez dyrektora.

W trakcie kontroli został przedłożony dokument podpisany przez dyrektora, przyznający:

- w VIII 2022 r. premię uznaniową pracownikom nr: 2, 4, 9, 10, 11 (kucharz), 13 i 27.

- w VIII 2023 r. premię uznaniową pracownikowi nr 11.

2. Dokumentacja pracownicza

Kontroli poddano akta osobowe wszystkich pracowników administracji i obsługi, zatrudnionych w PP3 w badanym okresie, tj. od I 2022 r. do II 2025 r.

Kontroli poddane zostały również akta osobowe głównego księgowego, który w PP3 zatrudniony był także jako nauczyciel.

Analizie poddano:

- kompletność dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych,

- zgodność ww. dokumentacji z kwotami naliczeń na listach płac,

- zgodność prowadzenia dokumentacji pracowniczej z obowiązującymi przepisami.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczejustalono, że:

1. dokumenty w aktach osobowych pracowników nie były ułożone chronologicznie, pomimo że taki obowiązek wynikał z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji,
2. dokumenty w aktach osobowych pracowników były pogrupowane w osobnych, foliowych „koszulkach” - zmiany wynagrodzeń lub dodatki specjalne, i były ponumerowane jako grupa (koszulka) a nie każdy dokument osobno, co również było niezgodne z ww. § 4 ust. 1 i ust.2 ww. rozporządzenia,
3. świadectwa pracy wystawione w związku z ustaniem zatrudnienia, nie były przechowywane w części C akt osobowych, co było niezgodne z § 3 pkt 3 ww. rozporządzenia,
4. w aktach osobowych głównego księgowego znajdowały się dokumenty dot. nauczyciela, mimo że prowadzone były dwie teczki odrębnie dla każdego stanowiska,
5. w aktach osobowych nauczyciela znajdowały się dokumenty dot. głównego księgowego, intendenta i byłego głównego księgowego,
6. w aktach osobowych niżej wymienionych pracowników stwierdzono braki w dokumentacji.

Nie było dokumentów zmieniających wys. płacy zasadniczej:

• od VII 2023 r. do kwoty 3.600 zł (pracownik nr 5 – woźna),
• od II 2023 r. do kwoty 3.817 zł (pracownik nr 6 – pomoc nauczyciela),
• od VII 2023 r. do kwoty 3.600 zł (pracownik nr 9 – pomoc kuchenna),
• od VII 2023 r. do kwoty 3.600 zł (pracownik nr 10 – pomoc kuchenna),
• od X 2022 r. do kwoty 3.175 zł (pracownik nr 15 – woźna),
• od IX 2023 r. do kwoty 3.732 zł (pracownik nr 18 – woźna),
• od I 2023 do kwoty 3,046 zł (pracownik nr 22 – starszy intendent),
• od VII 2023 r. do kwoty 2.700 zł (pracownik nr 23 – konserwator),
• od IX 2023 r. do kwoty 2.735 zł (pracownik nr 24 – pomoc nauczyciela),
• od VII 2023 r. do kwoty 3.600 zł (pracownik nr 28 – pomoc kuchenna).

Nie było umów o pracę, ani innych dokumentów, z których wynikałby wymiar etatu i wysokość płacy zasadniczej, zawartych na okres:

• od 1.09.2022 r. do 31.08.2023 r. (pracownik nr 15 – woźna),
• od 1.09.2022 r. do 31.08.2023 r. (pracownik nr 19 – pomoc nauczyciela),
• od 1.09.2022 r. do 31.08.2023 r. (pracownik nr 20 – pomoc nauczyciela),
• od 1.09.2020 r. do 31.08.2022 r. (pracownik nr 21 – konserwator),
• od 1.09.2022 r. do 31.08.2024 r. (pracownik nr 25 – woźna),
• od 1.09.2023 r. do 31.08.2024 r. (pracownik nr 27 – woźna).

Nie było dokumentów przyznających naliczane dodatki:

• kasjerski w wys. 407,75 zł (pracownik nr 16 – starszy intendent),
• za sprzątanie w wys. 150 zł (pracownik nr 21 – konserwator),
• kasjerski w wys. 276 zł (pracownik nr 22 – starszy intendent).

Nie było dokumentu przedstawiającego pracownikowi nr 11 (woźna) zakres obowiązków, ani pisemnego potwierdzenia przyjęcie go do wiadomości,

7. w aktach osobowych pracownika nr 11 znajdowały się 3 umowy o pracę na stanowisku woźnej oddziałowej. Pierwsza umowa obowiązująca od 1.09.2017 r. została zawarta na czas nieokreślony i w dokumentacji nie było informacji o rozwiązaniu tej umowy. Mimo to zawarte zostały kolejne: od 1.09.2019 r. (na czas określony bez wskazania czasu trwania umowy) i od 2.01.2024 r. ponownie na czas nieokreślony,

8. w przypadku pracowników, do końca 2024 r. zatrudnionych na stanowisku woźna oddziałowa (nr: 3, 4, 6, 7, 11, 13, 14, 17, 25, 26, 27, 29), w dokumentach wystawionych i obowiązujących od 1.01.2025 r. nadal wskazywane było ww. stanowisko, niewystępujące w nowym regulaminie wynagradzania. Od 1.01.2025 r. nastąpiła zmiana i nazwa stanowiska brzmi: woźna,

9. w przypadku pracownika nr 22 (starszy intendent) z kolei, w dokumentach wystawionych w latach 2022-2024 wskazywane było stanowisko intendent, którego nie było w tabelach, stanowiących zał. nr 2 do ówcześnie obowiązującego regulaminu wynagradzania. Wykaz stanowisk w PP3 obejmował stanowisko starszego intendenta,

10. w przypadku ww. pracownika, w 2025 r. został mu przyznany dodatek kasjerski, którego nie przewidywał regulamin wynagradzania obowiązujący od 1.01.2025 r.. Przewidywał jednak w § 11 przyznanie dodatku specjalnego oraz ustalał warunki jego przyznawania,

11. w aktach osobowych pracownika nr 2 (pomoc nauczyciela) było niepodpisane przez dyrektora porozumienie zmieniające treść umowy o pracę w zakresie wysokości wynagrodzenia zasadniczego.

Wg dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych nauczyciela, kwota 100 zł tytułem opiekuna stażu przyznana była na czas określony od 1.09.2009 r. do 31.05.2011 r., dodatek za wychowawstwo w wys. 300 zł przyznany został od 1.09.2019 r., natomiast motywacyjny w wys. 490,80 zł przyznany został dopiero od 1.01.2024 r. Nie było dokumentów przyznających dodatek tytułem opiekuna stażu, obejmujących badany okres mimo, że od I 2022 r. do II 2025 r. na listach płac był naliczany w kwocie 100 zł. Nie było również dokumentów przyznających dodatek motywacyjny, obejmujących okresy półroczne od 1.10.2021 r. do 28.02.2025 r. mimo, że był naliczany na listach płac w wys. 10%, tj. 284,10 zł do IV 2022 r., 313,40 zł od V do VIII 2012 r., 342,50 zł od IX do XII 2022 r. 369 zł od I do XII 2023 r., 490,80 zł od I 2024 r. do II 2025 r.

Kwestie przyznawania dodatków regulowała uchwała nr XLIII/1226/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 5.07.2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw (ze zmianami), wg której:

- dodatek motywacyjny przyznaje się na czas określony, nie krótszy niż 4 miesiące i nie dłuższy niż jeden rok - § 7 ust.2 ww. uchwały,

- nauczycielowi, któremu powierzono stanowisko dyrektora lub wicedyrektora szkoły, wychowawstwo klasy, opiekuna stażu przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości określonej w tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do regulaminu. Nauczycielom, którym powierzono inne stanowiska kierownicze w szkole lub którzy sprawują funkcje w szkołach dodatek przyznaje dyrektor szkoły w granicach określonych w załączniku nr 1 w ramach przyznanego na dany rok budżetu - § 11 i 12 ww. uchwały.

Wg załącznika nr 1, określono stałą wysokość dodatku tytułem opiekuna stażu w kwocie 100 zł.

Osobą odpowiedzialna w PP3 za prowadzenie akt osobowych i sprawy kadrowe był intendent.

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W trakcie kontroli akta osobowe:

• pracownika nr 6 zostały uzupełnione o brakujący dokument zmieniający wysokość płacy zasadniczej,
• pracowników nr: 15, 19, 20, 21, 25, 27, zostały uzupełnione o brakujące umowy o pracę (w przypadku pracowników nr: 15, 21 były one niepodpisane przez pracownika),
• pracowników nr: 16, 21, zostały uzupełnione o brakujące dokumenty przyznające naliczane dodatki,
• pracownika nr 11 zostały uzupełnione o kartę stanowiska pracy woźnej oddziałowej, podpisaną przez pracownika. Dokument nie zawierał daty jego podpisania.
• nauczyciela zostały uzupełnione o dokumentację dot. przyznania: dodatku za pełnienie funkcji opiekuna stażu w okresie: 1.09.2021 r. – 31.05.2022 r., 1.09.2022 r. – 31.05.2024 r., 1.09.2024 r. – 31.05.2026 r. oraz dodatku motywacyjnego w okresach półrocznych od 1.10.2021 r. do 28.02.2025 r.

3. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor zrealizował wytyczne Skarbnika Miasta Szczecin z dnia 10.05.2017 r. dot. nadania roli administratora w systemie bankowości elektronicznej.

Analizie poddano również terminowość wpłat składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy. W tym celu główny księgowy, za pośrednictwem platformy PUE ZUS, wygenerował rozliczenie wpłat przekazanych do ZUS w roku 2022, 2023 i 2024. Raport wykazał brak zadłużenia i brak naliczonych odsetek. Na dzień 31.12.2024 r. na koncie ZUS widniała nadpłata w wys. 143.093,64 zł (należność za XII 2024 r. rozliczona deklaracją w I 2025 r.).

Kontroladeklaracji JPK_V7 za okres I 2022 r. – II 2025 r. wraz z rejestrami sprzedaży i zakupu wykazała, że podatek należny wynosił:

• w 2022 r. - 194,72 zł miesięcznie (1 opodatkowana faktura sprzedaży), suma obrotów 2.336,64 zł,
• w 2023 r. - 194,72 zł miesięcznie (1 opodatkowana faktura sprzedaży), suma obrotów 2.336,64 zł,
• w 2024 r. – 194,72 zł za I – II i 204,14 zł od III do XII (1 opodatkowana faktura sprzedaży), suma obrotów 2.430,84 zł,

w I-II 2025 r. – 204,14 zł miesięcznie (1 opodatkowana faktura sprzedaży), suma obrotów 408,28 zł.

W toku kontroli dokumentacji dot. uprawnień nadanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że nie nadano roli administratora osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej (AB), czego obowiązek wynikał z ww. pisma Skarbnika Miasta Szczecin. Wg bankowej karty uprawnień do rachunków, do użytkowania systemu bankowości elektronicznej iPKO biznes, uprawnione były 4 osoby, a dyspozycje mogły być składane jedynie dwuosobowo (2 osoby w dowolnym połączeniu).

Kontrola ewidencji rozliczeń z tytułu podatku VAT wykazała, że główny księgowy nie stosował konta 280 – Rozrachunki z JST, czyli prowadził ewidencję podatku niezgodne ze schematem księgowania wskazanym przy opisie konta 280 - Rozrachunki z JST, ujętym w punkcie 5.1.2. części obligatoryjnej polityki rachunkowości z 2021 r., który wyraźnie określał zasady ewidencji podatku VAT należnego i naliczonego z użyciem m.in. kont 225 i 280.

Osobą odpowiedzialna w PP3 za prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Składki ZUS, w latach 2022-2024, regulowane były w terminach wynikających z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.).

W jednostce, w 2024 r. została przeprowadzona kontrola w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług, przeprowadzona przez Biuro Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń Gminy Miasto Szczecin. Czynnościami objęty został okres 1.09.2022 r. – 28 02 2023 r. Wydano 6 zaleceń, w tym rozważenie stosowania odliczeń podatku od zakupów.

W badanym okresie jednostka nie stosowała odliczeń.

Prawidłowość prowadzenia rozliczeń z tytułu podatku VAT nie były przedmiotem kontroli Z/1/25.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP3:

1. Skorygować ustawienia programu płacowego w celu prawidłowego naliczania wynagrodzeń za czas przepracowany i nieprzepracowany.
2. Zweryfikować składniki wynagrodzeń ujmowane w podstawie naliczania wynagrodzeń chorobowych/zasiłków.
3. Prawidłowo naliczać wynagrodzenie za czas urlopu.
4. Naliczać wynagrodzenia za czas przepracowany zgodnie z właściwym rozporządzeniem (uwzględniając stałą liczbę 30 dni w miesiącu).
5. Zweryfikować prawidłowość naliczania dodatków stażowych i podjąć działania w zakresie uregulowania stwierdzonych nieprawidłowości.
6. Zweryfikować poprawność naliczania nagród jubileuszowych i podjąć działania w zakresie uregulowania stwierdzonych nieprawidłowości.
7. Zatrudnić lub przeszkolić pracownika odpowiedzialnego za obsługę kadrową w kierunku prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, bieżącego ustalania dat i informowania głównego księgowego odnośnie nabytych praw do nagród jubileuszowych, wysokości dodatków stażowych, przyznanych urlopów oraz pobytu pracownika na zwolnieniu lekarskim.
8. Prowadzić teczki akt osobowych zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji.
9. Uzupełnić akta osobowe o brakujące dokumenty.
10. Zweryfikować angaże pracowników pod kątem zgodności stanowisk z regulaminem wynagradzania.
11. Nadać rolę administratora (AB) w systemie bankowości elektronicznej osobie niezwiązanej z podpisywaniem zleceń płatniczych.
12. Ewidencjonować VAT należny na właściwych kontach analitycznych konta 225 i 280.