Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie kwiecień – maj 2024 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 18 przy ul. Komuny Paryskiej 20 w Szczecinie (zw. SP nr 18 lub jednostką) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.07.2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w SP nr 18 w zakresie gospodarowania mieniem wykazała szereg nieprawidłowości polegających w szczególności na:

−   przeprowadzaniu inwentaryzacji z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r., poz. 120) (zw. dalej uor), w tym m.in.:

• nieinwentaryzowaniu składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych do używania SP nr 18 (kserokopiarki z których jednostka korzystała na podstawie umowy dzierżawy),
• nieinwentaryzowaniu w latach 2020-2022 przekazanego jednostce w trwały zarząd gruntu,
• nieinwentaryzowaniu w latach 2021-2022 należności metodą potwierdzenia sald,

−   dokonaniu zakupu urządzeń AGD w ramach programu Laboratoria Przyszłości zgody wbrew wytycznym realizatora programu;

• nieoznaczeniu części składników majątku SP nr w sposób umożliwiający ich identyfikacje (np. numerami inwentarzowymi), księgowaniu licencji na użytkowanie programów komputerowych na koncie środki trwałe (011) zamiast na koncie wartości niematerialne i prawne (020),
• nieprzekazywaniu Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (zmieniona uchwałami: nr XII/344/07 z dnia 30 lipca 2007 r., nr XXX/749/08 z dnia 18 grudnia 2008 r., nr XLI/1025/09 z dnia 23 listopada 2009 r., nr XIX/530/12 z dnia 4 czerwca 2012 r., nr VIII/128/15 z dnia 26 maja 2015 r.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06 ze zm.).

II. Oceny cząstkowe

1. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień: 31.12.2021 r., 31.12.2022 r.,31.12.2023 r.

SP nr 18 na dzień zakończenia kontroli była zarządcą nieruchomości zlokalizowanej przy ul. Komuny Paryskiej 20 w Szczecinie.

Zarządzeniem nr 04/2021 z dnia 05.10.2021 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji majątku szkoły w formie spisu z natury (zw. dalej zarządzeniem nr 04/2021) Dyrektor SP nr 18 zarządził przeprowadzenie pełnej okresowej inwentaryzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w okresie od 16.11.2021 r. do 31.12.2021 r.

Kontroli poddano dokumentację dot. przedmiotowej inwentaryzacji, w tym: 80 arkuszy spisu z natury, zbiorcze zestawienie arkuszy spisu z natury, spisany w dniu 01.06.2020 r. protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji.

Kontrolą objęto ponadto protokoły z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald kont zespołów 0, 1, 2, 3 za lata 2021, 2022, 2023.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej na podstawie zarządzenia nr 04/2021 ustalono, że ww. inwentaryzacją nie objęto żadnego ze składników wyposażenia dzierżawionego od firmy zewnętrznej (kserokopiarek). Powyższe naruszyło art. 26 ust. 2 uor wg którego inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

Kontrola wykazała ponadto, że jednostka w latach 2021 – 2022 nie przeprowadzała inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia salda. Powyższy obowiązek wynikał z art. 26 ust 1 pkt 2 uor, wg którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację  należności, w tym udzielonych pożyczek, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

W SP nr 18 wynajmowano powierzchnie użytkowe m.in. podmiotom zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. spółkom prawa handlowego). Główny księgowy jednostki wskazał, że w ww. okresie saldo należności z tytułu najmu było zerowe oraz, że: „zerowe potwierdzenia sald nie były dostarczane wynajmującym”. WKiAW wskazuje, że brak jest uregulowań umożliwiających rezygnację z potwierdzania sald zerowych. Potwierdzanie sald zerowych poza spełnieniem wynikającego z uor obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji, stanowi zarazem sprawdzenie prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych.

Ustalono również, że przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej nie przeprowadził w obecności głównego księgowego jednostki szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej, w tym członków zespołów spisowych. Powyższy obowiązek wynikał z obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej, w której w pkt 4 ppkt 3 lit. c wskazano wprost, że do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy przeprowadzenie w obecności głównego księgowego szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej, w tym członków zespołów spisowych.

Stwierdzono także, że zakupiona w 2021 r. licencja na 5 letni dostęp do portalu wirtualnych lekcji za kwotę 8.899,00 zł brutto została zaksięgowana na środki trwałe (011) zamiast na koncie wartości niematerialne i prawne (020). Według art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a uor wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, a według pkt 5.1.2 lit. d załącznika nr 2 do obowiązującej w jednostce polityki rachunkowości, do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych służy konto 020 "Wartości niematerialne i prawne".

Ustalono również, że co najmniej od 2020 r. do końca 2022 r. jednostka nie inwentaryzowała gruntów, których była zarządcą.

Powyższe naruszyło zasadę wynikającą z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, według którego jednostki są zobowiązane do inwentaryzacji gruntów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników corocznie, wg stanu na dzień bilansowy.

Jak wynikało z przedłożonej do kontroli dokumentacji decyzją Prezydenta Miasta Szczecin nr WMiRSPN-V.6844.50.2018.MN z dnia 04.06.2018 r. został ustanowiony na czas nieoznaczony trwały zarząd na rzecz SP nr 18 nieruchomością położoną w Szczecinie przy ul. Komuny Paryskiej 20, oznaczoną w ewidencji gruntów i budynków numerem działki 6/27 o powierzchni 16.373 m² z obrębu ewidencyjnego nr 3097 (nad odrą 97), księga wieczysta nr SZ1S/00152359/3, stanowiącą własność Gminy Miasto Szczecin. Według przedłożonej do kontroli dokumentacji przedmiotowy grunt został przyjęty do ewidencji księgowej jednostki i zinwentaryzowany dopiero w roku 2023.

W toku kontroli potwierdzono, że w latach 2021 – 2023 jednostka przeprowadzała obowiązkowe inwentaryzacje rozrachunków i rozliczeń, środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych.

Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 ze zm., czym naruszono § 11 tejże uchwały, według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

2. Zakup wyposażenia w ramach programu Laboratoria przyszłości

W ramach programu Laboratoria Przyszłości SP nr 18 otrzymała wsparcie finansowe na zakup wyposażenia technicznego. W latach 2021 – 2022 w ramach programu dokonano trzech zakupów wyposażenia za łączną kwotę 168.300,00 zł brutto (w tym w roku 2021 na kwotę 86.427,72 zł netto tj. 99.706,25 zł brutto, w roku: 2022 na kwotę 54.471,00 zł netto tj. 67.000,00 zł brutto oraz 1.295,73 zł netto tj. 1.593,75 zł brutto.

SP nr 18 w 2022 dokonała zakupu 2 robotów kuchennych Thermomix TM6 za łączną kwotę brutto 12.598,00 zł, pomimo tego, że ówczesne Ministerstwo Edukacji i Nauki jako realizator programu pn. Laboratoria Przyszłości uznało wydatki poniesione na zakup tych urządzeń jako niekwalifikowane wskazując jednoznacznie, że nie jest możliwy ich zakup w ramach programu (stanowisko realizatora zostało wyrażone w Pkt 22 odpowiedzi do formularza kontaktowego z dnia 23.11.2021 r. zamieszczonej na stronie: https://www.gov.pl/web/laboratoria/formularz-23112021?fbclid=IwAR3Uf2K8x3z_ vyx7IZZvQAhOu2JIno5g4SNDfbIVQ4323siUdJdsJ0i3NbI).

W toku kontroli wykazano ponadto, że całe wyposażenie zakupione w ramach realizacji programu Laboratoria Przyszłości (w tym m.in.. drukarki 3D 3 szt., kamery GOPRO 9 z akcesoriami 2 szt., aparaty fotograficzne 2 szt., komputery przenośne 3 szt., okulary VR, skaner 3D, urządzenia Thermomix 2 szt., dron edukacyjny) zostało zaksięgowane jako jeden środek trwały. W księdze inwentarzowej ww. wyposażenie zaewidencjonowane zostało jako całość w pozycji pn. Laboratoria Przyszłości bez wskazania poszczególnych składników wyposażenia pod jednym numerem inwentarzowym. Jednocześnie żaden z zakupionych w ramach realizacji programu składników wyposażenia nie posiadał oznaczeń umożliwiających jego identyfikację (np. numerów inwentarzowych, kodów kreskowych itp.). Zaewidencjonowanie pod jedną pozycją oraz brak oznaczeń na poszczególnych składnikach majątku uniemożliwia ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księdze inwentarzowej, a co za tym idzie brak jest możliwości ustalenia stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce.

3. Książka obiektu budowlanego.

Jednostka do dnia zakończenia kontroli posiadała w trwałym zarządzie  budynek szkoły zlokalizowany przy ul. Komuny Paryskiej 20 w Szczecinie. Dane techniczne charakteryzujące obiekt: powierzchnia zabudowy: łącznie 2.645 m², powierzchnia użytkowa: 5.143 m², kubatura: 28.673 m³.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Dla ww. obiektu budowlanego od początku roku 2024 prowadzono Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego (zw. dalej CKOB). Do CKOB wprowadzono m.in. protokoły z następujących obowiązkowych kontroli: półroczny przegląd stanu technicznego budynku wykonany w listopadzie 2023 r. oraz w maju 2024 r., przegląd kominiarski wykonany w listopadzie 2023 r., przegląd instalacji elektrycznej wykonany w lutym 2024 r.

III. Uwagii zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Inwentaryzacje przeprowadzać zgodnie z przepisami uor (w tym art. 26 ust. 1 i 2).
2. Dokonywać zakupów wyposażenia tylko zgodnie z wytycznymi realizatorów programów, z których dany zakup jest finansowany.
3. Wartości niematerialne i prawne księgować zgodnie z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości..
4. Oznaczyćwszystkie składniki majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych.
5. PrzedkładaćPrezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.