Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18 marca do 24 kwietnia 2024 r. przeprowadził kontrolę w Teatrze Współczesnym w Szczecinie, przy Wałach Chrobrego 3 (zw. dalej Teatrem), w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowej ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 26 kwietnia 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 maja 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Teatrze Współczesnym w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowej ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin ustalono m.in., że:

• w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2023 r. wykazane zostało przekroczenie planu kosztów o 7.093 zł (niezgodność z ewidencją księgową),
• nie dochodzono należnego wynagrodzenia tytułem terminowego regulowania podatku dochodowego w wys. 309 zł za I kwartał 2024 r.,
• w przypadku 2. umów cywilnoprawnych stwierdzono zaniżenie wypłaconego wynagrodzenia łącznie o 175 zł brutto,
• w przypadku 5. umów o pracę, zawartych w styczniu i lutym 2024 r., wskazane wynagrodzenie było niższe od wynagrodzenia minimalnego, obowiązującego od 01.01.2024 r.,
• w 2 przypadkach, w marcu 2024 r. wyrównano wynagrodzenie za luty, przyjmując do naliczeń premię w wys. 90%, zamiast przyznanej w wys. 80%, co skutkowało naliczeniem wyrównania w kwocie wyższej łącznie o 86 zł,
• w jednym przypadku, w marcu 2024 r., błędnie naliczono wyrównanie podwyżki za styczeń i luty, zawyżając jej naliczenie łącznie o 141,92 zł,
• wystąpiła niezgodność między wartością należności z tyt. dostaw i usług wskazaną wkwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N na dzień 31.12.2023 r. (36.900 zł) a kwotą wskazaną w bilansie (37.510 zł),
• na kontach rozrachunkowych ewidencji księgowej występowały błędne księgowania rzutujące na prawidłowy obraz stanu należności i zobowiązań (zawyżenie kwoty należności o 4.175,20 zł i zawyżenie kwoty zobowiązań o 2.559,50 zł),
• Dyrektor nie zaktualizował: regulaminu organizacyjnego, regulaminu wynagradzania oraz polityki rachunkowości - obowiązujących w Teatrze, pomimo wystąpienia okoliczności mających wpływ na konieczność wprowadzenia takich zmian.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności kwot naliczonego podatku dochodowego z wysokością przelewów na rachunek Urzędu Skarbowego,
• zgodności kwot naliczonych składek ZUS z miesięcznymi deklaracjami ZUS P DRA i wysokością przelewów na rachunek ZUS,
• terminowego regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS,
• identyfikacji należności i zobowiązań,
• kompletności dokumentacji dot. umów zleceń.

Po kontroli P/14/19, przeprowadzonej przez WKiAW w Teatrze Współczesnym, w zakresie gospodarki finansowej w 2018 r., ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin, Prezydent Miasta Szczecin wydał m.in. zalecenia nr 9 i 10, które dotyczyły: przygotowania i wystąpienia do Organizatora o zaopiniowanie aktualnego regulaminu organizacyjnego oraz przeglądu procedur obowiązujących w Teatrze w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia, usunięcia zapisów niewłaściwych i ujednolicenia zapisów wspólnych. Zalecenia nie zostały zrealizowane a nieprawidłowości z tym związane stwierdzono ponownie w wyniku kontroli Z/2/24 i opisano w części II rozdział 1.1. i 5 niniejszego wystąpienia.

II. Oceny cząstkowe

1. Zatrudnienie i wynagrodzenia

1.1 Fundusz osobowy

W Teatrze na dzień 31.12.2023 r. zatrudnionych było 106 pracowników na 93,25 etatach (bez uwzględnienia 2 wakatów na stanowiskach aktorów - łącznie 1,75 etatu). W I kwartale 2024 r. odeszło 3 pracowników, którzy zwolnili 3 etaty oraz zostało zatrudnionych 6 pracowników na 6 etatów.

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 106. pracowników Teatru w okresie od stycznia do marca 2024 r. (100%): umowy o pracę wraz z aneksami do umów, zakresy obowiązków, dokumentację dot. przyznawania dodatków do wynagrodzeń, nagród i premii, wysługi lat, stanowiącą podstawę naliczania i ewidencji na listach płac.

Analizie poddano:

- prawidłowość naliczenia planowanej podwyżki wynagrodzeń od III 2024 r. (z wyrównaniem od I 2024 r.),

- porównano ww. dane do naliczeń planowanej podwyżki z dokumentacją znajdującą się w aktach osobowych,

- sprawdzono prawidłowość naliczania wynagrodzeń za I-III 2024 r., w tym wysługi oraz innych dodatków (zgodność z regulaminem wynagradzania i dokumentacją w aktach osobowych),

- sprawdzono prawidłowość naliczenia wyrównania podwyżek za miesiące styczeń i luty 2024 r.

Kontrolą objęto wynagrodzenia w okresie od stycznia do marca 2024 r. na kwotę 1.763.611 zł brutto, wraz z honorariami pracowników Teatru w wys. 216.900 zł.

W trakcie kontroli dokumentacji kadrowo – płacowej, w tym dokumentacji stanowiącej podstawę naliczenia planowanych i wypłaconych podwyżek oraz wypłaconych wynagrodzeń w I kwartale 2024 r. ustalono, że:

1. w przypadku 5 osób zatrudnionych w styczniu i lutym 2024 r., na umowach o pracę wskazane zostało wynagrodzenie niższe od obowiązującego od 1.01.2024 r. najniższego wynagrodzenia, tj. kwoty 4.242 zł, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 ze zm.) oraz § 1  rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1893), wg których wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokościminimalnego wynagrodzeniaustalonego w trybie art. 2 i art. 4, które od dnia 1 stycznia 2024 r. ustalone zostało w wysokości 4242 zł.Należy dodać, że naliczenie wynagrodzeń w tych miesiącach obejmowało wprawdzie dodatek wyrównujący do kwoty minimalnej, pozostawało jednak w sprzeczności z zapisami umownymi,
2. w przypadku dwóch pracowników Biura Obsługi Widza, kwoty wyrównania wynagrodzenia za styczeń i luty 2024 r. wyniosły tyle samo, tj. odpowiednio: 1.080 zł brutto i 861 zł brutto, uwzględniając w naliczeniu w obu miesiącach premię w wys. 90%. Wg dokumentacji, pracownikom w styczniu Dyrektor przyznał premię w wys. 90%, natomiast w lutym w wys. 80%. Tytułem zróżnicowanej wysokości premii, pracownikom za miesiąc luty naliczono kwoty wyższe odpowiednio o: 45 zł i 41 zł,
3. w przypadku specjalisty ds. księgowości, w marcu naliczona została wysługa w wys. 738,40 zł, podczas gdy powinna ona wynieść 744,40 zł,
4. w przypadku aktorki, naliczone zostało wyrównanie podwyżki za styczeń w wys. 344,50 zł i za luty w wys. 307 zł, podczas gdy powinno wynieść 251,38 zł za styczeń i 258,20 zł za luty.

Obsługę kadrowo - płacową instytucji prowadził specjalista ds. płac, kadr i księgowości.

W Teatrze obowiązywał regulamin wynagradzania pracowników wprowadzony w życie przez ówczesnego dyrektora z dniem stycznia 2003 r. Ostatnia tabela zakładowa kategorii zaszeregowania i stawek wynagrodzenia zasadniczego została zaktualizowana na dzień 1 stycznia 2012 r.

Zmiany do ww. regulaminu wprowadzane były zamiennie protokołami dodatkowymi (zgodnie z zapisami art. 4 ust. 2 regulaminu), aneksami lub aneksami do aneksów. Wg kontrolujących, nie ma znaczenia prawnego, jaką nazwę nosi dokument zmieniający wyrażający zgodną wolę stron, jednak stosowana powinna być jednolita nazwa, ze wskazaniem na nazwę przywołaną w treści regulaminu.

Kolejna niekonsekwencja polegała na zwiększaniu kwoty dodatku dla kierowcy – zaopatrzeniowca kolejnymi aneksami do regulaminu, przy czym ostatni aneks sporządzony został w dniu 23.03.2011 r. (na kwotę 250 zł). Pozostałe zmiany, tj. na kwotę 300 zł (przyznany z dniem 1.06.2017 r.) i 340 zł (przyznany z dniem 1.01.2018 r.), zostały wprowadzone z pominięciem formy aneksu a jedynie jako stosowny dokument ujęty w aktach osobowych pracownika.

Pozostałe dokumenty dotyczące: wysokości wynagrodzenia aktualnego w badanym okresie, zajmowanego stanowiska, przyznanych dodatków, naliczonej kwoty podwyżki były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W odniesieniu do ww. nieprawidłowości, w trakcie kontroli stwierdzono:

- wyrównaniespecjaliście ds. księgowościwysługi w kwocie 6 zł,

- zwrot przez aktorkę kwoty 141,92 zł tytułem błędnie naliczonego wyrównania podwyżki.

Główny księgowy spełniał wymogi w zakresie ujętym w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.), zwanej dalej uofp.

1.2 Fundusz bezosobowy

W I kwartale 2024 r. w Teatrze zrealizowanych zostało 51 umów cywilnoprawnych na łączną kwotę 243 369,45 zł brutto,w tym:

• 5 umów własnych - zawartych z pracownikami Teatru na łączną kwotę 3.640 zł,
• 46 umów obcych, dotyczących:

- obsługi technicznej spektakli, m.in. kasy, szatni, kuchni, bufetu, obsługi fryzjerskiej, charakteryzacji – 13 umów na kwotę 56 219,45 zł brutto,

- artystycznego wykonania roli (doangażowani aktorzy) – 19 umów na kwotę 58 260,00 zł brutto,

- m.in. wyreżyserowania spektakli, napisania scenariuszy, opracowania choreografii - 14 umów na kwotę 125 250,00 zł brutto.

Kontrolą objęto wszystkie ww. umowy wraz z zawartymi do umów aneksami, pod kątem realizacji zawartych w nich zapisów dotyczących głównie przedmiotu umowy i wynagrodzenia, terminowości zapłaty wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zamówienia, tj.: rachunki, raporty inspicjenta z odbytych prób i przedstawień, wykazy zrealizowanych godzin z tytułu umów zleceń oraz listy płac.

W przypadku aktorki zaniżono stawkę za próbę wznowieniową do spektaklu łącznie o 75 zł brutto. Wg aneksu nr 1 do umowy o dzieło, stawka za próbę wznowieniową powinna wynosić 150 zł brutto, a wg raportu inspicjenta z odbytych prób i przedstawień rozliczono stawkę 125 zł za 3 próby.

W przypadku aktora zaniżono zapłatę za spektakle łącznie o 100 zł brutto. Wg raportów inspicjenta z odbytych prób i przedstawień odbyło się 6 spektakli na łączną kwotę 2.200 zł. W ocenie kontroli, zgodnie z ww. raportem odbył się 1 spektakl na kwotę 550 zł i 5 spektakli na kwotę 350 zł, zapłata więc powinna wynieść 2.300,00 zł brutto.

W pozostałych przypadkach stwierdzono zgodność zapisów zawartych w umowach oraz wystawionych na ich podstawie rachunkach i listach płac.

W przypadku umów własnych, zakres prac zleconych nie pokrywał się z zakresem obowiązków wynikającym z umów o pracę.

W przypadku list płac dot. honorariów aktorskich załączana była tabela - raport z odbytych spektakli w podziale na aktorów oraz spektakle i próby do spektakli. Wszystkie załączniki były podpisane przez dyrektora naczelnego.

W odniesieniu do ww. nieprawidłowości, w trakcie kontroli stwierdzono:

- korektę listy płac nr 30058 z dnia 19.04.2024 r. o kwotę 75 zł brutto,

- korektę listy płac nr 30052 z dnia 16.04.2024 r. o kwotę 100 zł brutto.

2. Podatek dochodowy i składki ZUS

W okresie styczeń – marzec 2024 r., tytułem podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych, naliczony został podatek od wynagrodzeń w kwocie ogółem 102.998zł

Według deklaracji ZUS P DRA za miesiące styczeń – marzec 2024 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 714.283,45 zł.

Kontroli poddano terminowość regulowania ww. danin publiczno-prawnych oraz zgodność naliczeń z listami płac.

Teatr nie korzystał z przysługującej prawem możliwości naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń, a tym samym pomniejszania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego. Możliwość taka wynikała z art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Tym samym już w I kwartale 2024 r. nie uzyskano na rzecz przychodów instytucji kwoty 309 zł. Powyższe było niezgodne z art. 42 ust. 5 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Osobą odpowiedzialną w instytucji za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Analiza naliczonych kwot podatku i składek ZUS oraz kwot przelanych na właściwe rachunki Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie wykazała nieprawidłowości.

Podatek dochodowy od osób fizycznych regulowany był w terminach wynikających z postanowień art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.), zwanej dalej updof, wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego.

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące I kwartału 2024 r. regulowane były w terminach wynikających z postanowień art. 47 ust. 1ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.).

3. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2023 r., sporządzone w dniu
20.02.2024 r., wg którego m.in.:

• przychody ogółem wyniosły 12.537.422 zł (w tym dotacja podmiotowa z budżetu Miasta 8.567.720 zł),
• koszty ogółem wyniosły 12.766.312 zł (w tym wynagrodzenia i składki ZUS od wynagrodzeń 9.376.168 zł).

 Strata netto wyniosła 235.805 zł.

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2023 r., wg którego m.in.:

• przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 11.818.658,22 zł (wzrost o 1.398.905,11 zł w porównaniu z 31.12.2022 r.),
• koszty działalności operacyjnej wyniosły 12.774.117,81 zł (wzrost o 1.938.786,86 zł w porównaniu z 31.12.2022 r., w tym wzrost wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych, w tym emerytalnych, o 1.117.91,57 zł (14%).

 Strata netto wyniosła 309.849,73 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2023 r. – część B aktywów, wg którego stwierdzono wzrost należności krótkoterminowych o 84.712,04 zł w porównaniu z 31.12.2022 r.

- Bilans na dzień 31.12.2023 r. – część B pasywów, wg którego stwierdzono wzrost zobowiązań krótkoterminowych o 122.765,74 zł w porównaniu z 31.12.2022 r.

Badaniem objęto ponadto sprawozdania na dzień 31.12.2023 r.:

• kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z),
• kwartalne o stanie należności (Rb-N),
• Zatrudnienie i wynagrodzenie (część sprawozdania z wykonania planu finansowego).

Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 12.537.422 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 3.120.561 zł.

Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 12.765.025 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 2.804.910 zł.

W toku analizy prawidłowości sporządzenia sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2023 r., (przekazanego do Wydziału Kultury w dniu 20.02.2024 r.) stwierdzono przekroczenie planu kosztów o 7.093 zł, będące wynikiem następujących różnic między sprawozdaniem (w tym częścią opisową) a ewidencją księgową na dzień sporządzania sprawozdania (wartości zaokrąglone do pełnych złotych):

- koszty materiałów plastycznych, krawieckich i do garderób, wg ewidencji księgowej były niższe o 834 zł,

- koszty drobnego wyposażenia TW, bufetu i kuchni, wg ewidencji księgowej były niższe o 1.029 zł,

- koszty pozostałe (znaczki, bilety, woda), wg ewidencji księgowej były niższe o 820 zł,

 - pozostałe świadczenia (szkolenia, badania, PPK, ekwiwalenty), wg ewidencji księgowej były wyższe o 6.000 zł,

- koszty usług informatycznych, wg ewidencji księgowej były wyższe o 1.287 zł,

- koszty pozostałych usług (usługi ksero) w łącznej wys. 2.491 zł nie zostały ujęte w sprawozdaniu (konta 429-06-01 i 429-06-03 ewidencji księgowej).

Stwierdzono również błąd obliczeniowy w arkuszu służącym do sporządzenia sprawozdania, w którym błędnie wskazano dynamikę wykonania na dzień 31.12.2023 r., odnosząc ją do planu na dzień 1.01.2023 r., zamiast do planu na dzień 31.12.2023 r.

Sprawozdania finansowe za 2023 r. poddane były badaniu przez biegłego rewidenta. Na dzień zakończenia kontroli, sprawozdanie nie zostało jeszcze zatwierdzone Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin na podstawie § 8 ust. 4 Statutu.

W związku z przekroczeniem planu kosztów, Dyrektor nie wystąpił do Wydziału Kultury o korektę planu finansowego. Plan kosztów na dzień 31.12.2023 r. oraz sprawozdanie z wykonania planu finansowego zostały skorygowane dopiero w dniu 16.04.2024 r. W obu dokumentach wysokość kosztów została skorygowana i ustalona w wys. 12.772.119 zł.

4. Należności i zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 16.01.2024 r., na dzień 31.12.2023 r. wykazano należności w wysokości łącznie 69.272,61 zł, w tym: gotówkę i depozyty łącznie w wys. 32.372,61 zł oraz pozostałe należności w kwocie 36.900,00 zł - w całości z tytułu dostaw towarów i usług.

Wg bilansu sporządzonego w dniu 29.03.2024 r., należności krótkoterminowe wyniosły 433.473,92 zł, w tym: należności z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 m-cy37.510 zł, z tytułupodatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 120.336,47 zł i inne w wys. 275.627,45 zł (w tym 253.080,25 zł tytułem pożyczek z ZFŚS).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 16.01.2024 r., na dzień 31.12.2023 r. wykazano zobowiązania wymagalne w wys. 1.722zł (faktura nr 8/11/2023 z terminem zapłaty 23.11.2023 r.).

Wg bilansu sporządzonego w dniu 29.03.2024 r., zobowiązania krótkoterminowe instytucji wyniosły 1.393.009,44 zł, w tym zobowiązania: z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy 99.599,19 zł, z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 382.135,02 zł, z tytułu wynagrodzeń 79.581,28 zł, inne 116.160,17 zł oraz fundusze specjalne (ZFŚS) w wys. 715.533,78 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli stwierdzono różnicę między wartością należności z tyt. dostaw i usług wskazaną w Rb-N (36.900 zł) a kwotą wskazaną w bilansie (37.510 zł). W trakcie trwania kontroli główny księgowy nie sporządził korekty sprawozdania Rb-N.

Analiza zobowiązań ujętych w bilansie wykazała, że kwoty:

- 1.638,44 zł tytułem biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (saldo kont 649),

- 192,15 tytułem odpisów aktualizujących wartość zapasów (saldo konta 340),

- 55,16 zł tytułem salda na karcie płatniczej Teatru Małego (saldo konta 130-30-5),

zostały błędnie ujęte w bilansie w pozycji B.III.3i. „zobowiązania krótkoterminowe”. W ocenie kontroli: saldo Ma konta 649 należało ująć w bilansie w pasywach w poz. B.IV.2. „Inne rozliczenia międzyokresowe”, saldo konta 130-30-5 należało ująć w bilansie w pasywach w poz. B.III.3a. „Zobowiązania wobec pozostałych jednostek – kredyty i pożyczki”. Odpisy aktualizujące zapasy powinny z kolei zostać ujęte w księgach rachunkowych jako pozostałe koszty operacyjne. Utworzony odpis aktualizujący koryguje w bilansie wartość bilansową zapasów – aktywa poz. B.I. „Zapasy”. Łączna wartość błędów stanowiła 1.885,75 zł, czyli 0,0005% sumy bilansowej, pozostawała więc bez wpływu na ocenę sytuacji finansowo – majątkowej Teatru.

Kontrola terminów uregulowania należności i zobowiązań wykazanych na dzień 31.12.2023 r. ujawniła błędy w księgowaniach, które główny księgowy zobowiązał się wyjaśnić i skorygować. Dotyczyło to:

- należności w łącznej kwocie 4.175,20 zł (175,20 zł - konto PZU w trakcie uzgodnienia i 4.000 zł - błąd księgowy),

- zobowiązań w łącznej kwocie 2.559,50 zł (1.394,81 zł – Orange i 1.164,69 zł PGNiG). W obu przypadkach Teatr nie zalegał z płatnościami.

W instytucji zidentyfikowano wszystkie należności i zobowiązania.

Teatr nie posiadał należności wymagalnych.

Pozostałe należności i zobowiązania bilansowe (za wyjątkiem kaucji i pożyczek z ZFŚS) rozliczone zostały w styczniu i lutym 2024 r. Zobowiązanie wymagalne w wys. 1.722zł zostało uregulowane w dniu 15.01.2024 r.

Osobą odpowiedzialną za właściwą identyfikację należności i zobowiązań był główny księgowy.

5. Dokumentacja finansowo – księgowa i organizacyjna

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w Teatrze politykę rachunkowości (Zarządzenie Nr 10/2020 Dyrektora Teatru z dnia 1 czerwca 2020 r.), procedury dotyczące organizacji i pracy instytucji.

W toku analizy obowiązującej polityki rachunkowości stwierdzono niespójność między planem kont, stanowiącym załącznik nr 1 do polityki a załącznikiem nr 3, który stanowił opis zasad funkcjonowania kont (zasady typowych księgowań). Różnice były następujące:

• opis obejmował zasady funkcjonowania kont: 030 – długoterminowe aktywa finansowe, 132 – rachunki w walutach obcych, 138 – kredyty bankowe, 139 – kredyty bankowe w walutach obcych, 149 – pozostałe inwestycje krótkoterminowe, 204 – rozrachunki zagraniczne z odbiorcami i dostawcami z tytułu dostaw i usług, 205 – zaliczki od dostawców i odbiorców, 290 – należności warunkowe, 291 – zobowiązania warunkowe, 292 – weksle gwarancyjne, 312 – materiały na składzie, 391 – zapasy obce, 790 – obroty wewnętrzne, 791 – koszty obrotów wewnętrznych, których nie było w planie kont,
• w załączniku nr 3 nie został uwzględniony opis zasad funkcjonowania kont pozabilansowych: 096 – wartości niematerialne i prawne i 097 – środki trwałe w likwidacji, a także kont: 207 – nal. zob. z tyt. dostaw (zasądzone), 230 – rozliczenie z pracownikami, 237 – nal. od prac. z tyt.nied. i szkód, 331 – materiały – art. spożywcze, 340 – odpisy aktualiz. wartość zapas., 393 – opakowania i sprzęt – obce, 400 – koszty według rodzajów, 702 – dotacje związane z dział. kulturalną, które to konta zostały wskazane w planie kont.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.

Kontrola wykazała, że Regulamin organizacyjny obowiązujący od dnia 01.07.2006 r., (pozytywnie zaopiniowany przez Organizatora), zawierał nieaktualne zapisy w zakresie:

• częstotliwości badania rocznego sprawozdania finansowego - wg § 31 ust. 4 regulaminu, roczne sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu nie rzadziej niż trzy razy na pięć lat (pierwsze badanie w 2008 r. za 2007 rok), co było niespójne z § 8 ust. 5 statutu, wg którego roczne sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta przed jego zatwierdzeniem,
• formy działania Teatru – wg § 3 regulaminu, Teatr działa w formie komunalnej instytucji kultury - zastosowany synonim był niezgodny z § 2 ust. 1 statutu, wg którego Teatr jest samorządową instytucją kultury oraz instytucją artystyczną,
• aktu normatywnego wskazanego w § 1 regulaminu dla podstawy prawnej działania instytucji.

W § 41 regulaminu, „Zmiany regulaminu organizacyjnego mają formę aneksów, wprowadzonych w trybie Zarządzenia dyrektora naczelnego, po zasięgnięciu działających w Teatrze organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców”. W powyższym zapisie pominięty został Organizator, co stało w sprzeczności z zapisami § 7 ust. 4 statutu, wg którego organizację wewnętrzną Teatru określa regulamin organizacyjny nadany przez dyrektora naczelnego, po zasięgnięciu opinii m.in. Organizatora.

Regulamin organizacyjny zawierał ponadto:

• w § 32 ust. 3 zapis, wg którego „szczegółowy zakres obowiązków kierownika pionu promocji i marketingu określa umowa o pracę”,
• w § 33 ust. 3 zapis, wg którego „szczegółowy zakres obowiązków kierownika pionu Teatru Małego określa umowa o pracę”,
• w § 40 zapis o treści „Szczegółowy zakres praw i obowiązków (…) określa Regulamin pracy i umowy o pracę na poszczególnych stanowiskach”.

W rzeczywistości zakresy obowiązków ww. kierowników ustalone zostały w „Zakresie czynności i obowiązków służbowych” pracowników, a nie w umowie o pracę, podobnie jak w przypadku pozostałych pracowników.

Stwierdzono również:

• brak chronologii w numeracji paragrafów ujętych w regulaminie, pominięto w nim bowiem § 6 i § 7 (wersja zamieszczona na stronie internetowej BIP Teatru zachowywała chronologię, jednak zapisy przyporządkowane do poszczególnych paragrafów były niezgodne z porządkiem ustalonym w wersji regulamin, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 10/2006 z dnia 26 czerwca 2006 r.),
•  schemat organizacyjny nie uwzględniał stanowiska zastępcy głównego księgowego.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był Dyrektor instytucji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Polityka rachunkowości Teatru wypełniała pozostałe zapisy art. 10 uor.

W trakcie kontroli Dyrektor przedłożył skan wiadomości e-mail z dnia 12.07.2019 r., przekazujący Organizatorowi (właściwy z-ca Prezydenta Miasta), za pośrednictwem Wydziału Kultury, projekt zarządzenia dyrektora naczelnego odnośnie zmian zapisu § 3 ust. 1 i § 29 ust. 4 regulaminu organizacyjnego. Projekt nie został zatwierdzony i nie wszedł w życie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi Teatru:

1. Wskazywać na umowach o pracę wynagrodzenie nie niższe, niż wynikające z aktualnie obowiązujących przepisów dot. wysokości minimalnego wynagrodzenia.
2. Skorygować wyrównanie wynagrodzenia za miesiąc luty 2024 r. 2. pracownikom BOW w zakresie nadpłaconej premii.
3. Korzystać z prawa do naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego.
4. Skorygować sprawozdanie Rb-N za IV kwartał 2023 r. pod kątem zgodności wykazanych kwot należności z bilansem.
5. Wyjaśnić i skorygować zapisy w ewidencji księgowej odnośnie należności w kwocie 4.075,20 zł i zobowiązań w kwocie 2.559,50 zł.
6. Zaktualizować politykę rachunkowości pod kątem godności z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor.
7. Aktualizację regulaminu organizacyjnego i wystąpienie do Organizatora o zaopiniowanie.
8. Przegląd procedur dotyczących pracy i wynagradzania pracowników Teatru w celu ich zaktualizowania.