Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 6 sierpnia 2024 r. do 20 września 2024 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 9 im. kmdra ppor.J. Grudzińskiego w Szczecinie przy ul. Księżnej Dąbrówki 10 (zw. dalej SP9),w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2023 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 1października 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 listopada 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia działalnośćSP9w ww. zakresie.

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP9, stwierdzono szereg nieprawidłowości polegających przede wszystkim na:

• wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. w 2 przypadkach kwot dochodów niezgodnych z ewidencją księgową w wys. ogółem 1 469,76 zł oraz kwot dochodów z tytułu płatnika składek ZUS i PIT-4 niezgodnych z dokumentacją źródłową,
• wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28S za 2023 r. w 34 przypadkach kwot wydatków niezgodnych z ewidencją księgową na kwotę ogółem 76 429,07 zł oraz zobowiązań na kwotę 99,00 zł,
• dokonaniu wydatków powodujących przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki na dzień 31.12.2023 r.: ze środków budżetowych w 13 przypadkach na kwotę ogółem 28 805,44 zł oraz ze środków budżetowych na wydzielonym rachunku dochodów jednostki (zw. wrd)w 1. przypadku na kwotę 515,74 zł,
• wykazaniu w sprawozdaniu Rb-34S za 2023 r. kwot niezgodnych z ewidencją księgową dotyczących: w 5 przypadkach dochodów w wys. ogółem 134 665,40 zł, w 3 przypadkach wydatków w wys. ogółem 678,12 zł, należności w wys. ogółem 961,89 zł orazzobowiązań w wys. ogółem 2 263,66 zł,
• ewidencjonowaniu od 1.09.2023 r. do 31.12.2023 r. na koncie wrd dochodów z tytułu odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu,
• wykazaniu kwot należności w sprawozdaniu Rb-N za 2023 r. niezgodnych z ewidencją księgową w wys. 31,40 zł,
• niewykazaniu w sprawozdaniu Rb-Z za 2023 r. należności wymagalnych na dzień 31.12.2023 r. w kwocie 2 350,76 zł,
• nieprzeprowadzeniu inwentaryzacji zgodnie z terminem wynikającym z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)orazz przepisami instrukcji inwentaryzacyjnej,
• niewydaniu zarządzenia przez dyrektora SP9 dotyczącego inwentaryzacji rocznej,
• nierozliczeniu różnić inwentaryzacyjnych stwierdzonych podczas spisu z natury przeprowadzonego na dzień 31.12.2023 r. magazynu żywnościowego oraz gospodarczego,
• stwierdzeniu różnicy w wys. 1 753,98 zł, pomiędzy stanem środków na wrd wynikającym z wyciągu bankowego, a saldem wynikającym z zestawienia obrotów i sald na koncie 132,  
• nieuzgodnieniu na dzień 31.12.2023 r. salda zbiorów bibliotecznych z wartością wynikającą z ksiąg inwentarzowych,
• braku potwierdzenia przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
• braku na większości faktur zakupu oraz sprzedaży, naniesionych numerów ewidencyjnych, zapisów dekretacyjnych oraz braku potwierdzenia dokonania kontroli formalno-rachunkowej, a na fakturach zakupu brak zatwierdzenia środków do wypłaty przez główną księgową,
• braku na większości wyciągów bankowych naniesionych zapisów dekretacyjnych oraz potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej, formalno-prawnej i rachunkowej, braku naniesionych numerów ewidencyjnych i zapisów dekretacyjnych,
• braku na poleceniach księgowania numerów ewidencyjnych oraz braku podpisów osoby sporządzającej, sprawdzającej, zatwierdzającej oraz dokonującej zaksięgowania,
• braku opisów na ewidencji księgowej oraz na poleceniach księgowania dotyczących wykonanych operacji księgowych, pozwalających na powiązanie zapłaty z dokumentem źródłowym lub kontrahentem,
• zaewidencjonowaniu w 9 przypadkach faktur na błędnym paragrafie lub rozdziale klasyfikacji budżetowej, lub nie wskazaniu paragrafu lub rozdziału klasyfikacji budżetowej,
• dokonaniu płatności po terminie wskazanym na fakturze w 4 przypadkach - opóźnienia wynosiły od 4 do 8 dni,
• braku naniesionej daty wpływu w przypadku 25 faktur na 53 objętych kontrolą,
• zawyżeniu stawki za godzinę najmu na dwóch fakturach w kwocie 196,80 zł,
• wskazywaniu na fakturach z tytułu najmu terminów płatności nie wynikających z umowy,
• braku naliczania i ewidencjonowania odsetek w przypadku nieterminowych płatności z tytułu najmu w przypadku 2 faktur,
• wystawianiu faktur z tytułu najmu na niewłaściwego najemcę,
• nieaktualnych zapisach w umowie zawartej z najemcą, dotyczących obowiązywania stanu epidemii oraz braku danych adresowych i NIP najemcy,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535),
• braku w aktach osobowych pracownika pełniącego w 2023 r. obowiązki głównego księgowego, dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje,
• zatrudnieniu pracownika na stanowisko głównego księgowego na podstawie umowy-zlecenie,
• braku przedłożenia przez 3 pracowników pełniących w 2023 r. obowiązki głównego księgowego, zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego (zw. dalej KRK),
• braku zakresów obowiązków w przypadku 3 pracowników pełniących obowiązki głównego księgowego, związanych z rozliczeniem podatku VAT,
• przyznaniu pracownikowi dodatku specjalnego w kwocie 550,00 zł bez sprecyzowania tytułu z jakiego został przyznany,
• wypłaceniu 6. pracownikom w 2023 r. premii uznaniowych w wysokości ogółem 37 321,43 zł brutto, bez dokumentów uzasadniających przyznanie premii,
• nieterminowym przekazywania deklaracji VAT-7 oraz wpłat z tytułu podatku VAT,
• braku umieszczenia podstawy prawnej zwolnienia usługi od podatku VAT w przypadku faktur sprzedaży wystawianych w 2023 r. dla najemcy lokalu mieszkalnego,
• nadaniu fakturom numerów niezgodnych z obowiązującym schematem,
• braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na 5 umowach zawartych w 2023 r. przez SP9 z dostawcami,
• braku uaktualnienia zał. nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzoru pieczęci stosowanej na dokumentach księgowych.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości m.in. w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 Funkcję dyrektora SP9 w 2023 r. oraz w trakcie kontroli pełniła pani Dionela Lisowska.

Obowiązki głównego księgowego SP9 w 2023 r. pełniły następujące osoby:

- Justyna Antosik – od 01.01.2023 r. do 29.05.2023 r.,

- Barbara Idziak – od 26.06.2023 r. do 31.08.2023 r.,

- Katarzyna Kaszuba – od 25.09.2023 r. do 10.11.2023 r.,

- Katarzyna Jakubiak – 20.11.2023 r. do 31.12.2023 r.

W trakcie kontroli obowiązki głównej księgowej pełniła pani Jolanta Polińska.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w SP9 w 2023 r. wyniosły ogółem 7 416,01 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80101 § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) w kwocie 1 081,91 zł,
• rozdz. 80103 § 0660 - „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” w kwocie 6 334,10 zł.

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2024 poz. 1530 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-34S), dochody wyniosły ogółem 155 101,16 zł i zostały wykazane w rozdz. 80101 na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §0610 - „Wpływy z opłat egzaminacyjnych oraz opłat za wydawanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, certyfikatów i ich duplikatów”w kwocie 78,00 zł,
• §0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 65 917,42 zł,
• §0690 – „Wpływy z różnych opłat” w kwocie 110,50 zł,
• § 0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych” w kwocie 11 981,16 zł,
• §0830 – „Wpływy z usług” kwocie 77 014,08 zł.

W ramach kontroli dochodów uzyskanych w 2023 r. analizie poddano:

• umowy najmu zawarte przez SP9, obowiązujące w 2023 r.,
• dochody z tytułu najmu uzyskane od 2. najemców na kwotę ogółem 11 221,47 zł, stanowiące 93,66% dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych”.
• dochody z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego w wys.12 440,00 zł, stanowiące 18,87% dochodów zaewidencjonowanych na § 0670 (wg sprawozdania Rb-34S).
• dochody z tytułu płatnika na kwotę 1 081,91 zł, zaewidencjonowane na § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów”.

 1) W wyniku analizy zapisów umowy z dnia 1.01.2023 r. zawartej z najemcą sali gimnastycznej oraz wystawionych faktur z tego tytułu, stwierdzono:

• na dwóch wystawionych fakturach, zawyżono cenę za godzinę najmu, tj. wg zapisów umowy, stawka za godzinę najmu wynosiła 123,00 zł brutto, natomiast wg wystawionych faktur, stawka za godzinę najmu wyniosła 147,60 zł brutto. Ogółem wartość faktur zawyżono o kwotę 196,80 zł;
• na koncie najemcy zaksięgowano fakturę na kwotę 246,00 zł, która została wystawiona na innego najemcę;
• na koncie najemcy błędnie zaewidencjonowano fakturę na kwotę brutto 885,60 zł, zamiast netto 720,00 zł. W związku z powyższym na dzień 31.12.2023 r. saldo konta najemcy wykazywało kwotę 165,60 zł;
• w umowie z najemcą stwierdzono brak danych adresowych, nr NIP najemcy oraz nieaktualne zapisy wskazujące na obowiązywanie na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii izobowiązujące najemcę do przestrzegania szczególnych procedur bezpieczeństwa związanych ze stanem epidemii;
• termin płatności wskazany na fakturach nie był tożsamy z terminem płatności wskazanym w umowie;
• faktura dotycząca najmu sali gimnastycznej na kwotę 295,20 zł z dnia 30.09.2023 r., została zapłacona po terminie wskazanym na fakturze, tj. w dniu 27.11.2023 r., pomimo, że termin płatności wynosił 28 dni od otrzymania faktury. Najemcy nie naliczono odsetek od nieterminowej płatności.

Zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału.

Na podstawie art. 42 ust. 5 uofp, jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych, czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

2) W wyniku analizy zapisów umowy z dnia 11.04.2018 r. zawartej z najemcą lokalu mieszkalnego oraz wystawionych faktur z tego tytułu, stwierdzono:

• faktura za m-c luty 2023 r., nie została uregulowana w kwocie 461,91 zł do dnia 31.12.2023 r.,pomimo upływu terminu płatności.

Najemcy nie naliczono odsetek od nieterminowej płatności;

Powyższe było niezgodne z z art. 40 ust. 2 pkt 3 oraz art. 42 ust. 5 uofp.

• faktury z tytułu ww. umowy od czerwca 2023 r., były wystawiane na nieżyjącego najemcę, pomimo przedłożenia jednostce stosowanych dokumentów;
• terminy zapłaty wskazane na fakturach, nie były zgodne z umownym terminem zapłaty, tj. w § 5 ust. 1 umowy wskazano termin zapłaty do 25-go dnia danego miesiąca, natomiast na fakturach 14 lub 15 dni od otrzymania faktury.

3) Od 1.09.2023 r. zarówno dochody z tytułu wyżywienia w przedszkolu, jak i za pobyt dzieci w przedszkolu, wpłacane i ewidencjonowane były na wspólnym koncie na wrd;

Powyższe działanie było niezgodne z postanowieniami uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (zw. dalej uchwałą Nr XXIV/705/12), wydanej na podstawie art. 223 uofp, w brzmieniu obowiązującym w 2023 r. (ze zm.).

W uchwale nie wskazano opłat z tytułu pobytu dzieci w przedszkolu,jako źródła, z którego dochody mogą być gromadzone na wrd.

W § 2 ust. 1 pkt 1 i 6 uchwały Nr IX/258/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2019 r., zmieniającej uchwałę Nr XXIV/705/12, jako źródło dochodów wskazano natomiast opłaty z tytułu wyżywienia.

W związku z powyższym, jednostka nie może gromadzić dochodów z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu na wrd, gdyż opłaty z tego tytułu stanowią odrębne źródła dochodów.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił kierownik jednostki.

Wpływy z pozostałych dochodów objętych kontrolą, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2023 r. w wys. 367,20 zł z tytułu pobytu dzieci w przedszkolu powyżej 5 godzin dziennie.

W sprawozdaniu Rb-34S sporządzonym na dzień 31.12.2023 r., wykazane zostały należności netto w kwocie ogółem 9 034,49 zł, na które składały się należności z tytułu opłat za wyżywienie w kwocie ogółem 8 406,98 zł oraz należności z tytułu opłat za najem w kwocie 627,51 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności w kwocie 40 911,05 zł, w tym kwota w wys. 30 578,87 zł – niewykorzystane środki na wrd, jako należności niewymagalne oraz pozostałe należności w kwocie ogółem 10 332,18 zł.

Na podstawie przedłożonej ewidencji dotyczącej wrd (analityka do konta 202-WW), kwota należności wynosiła 9 996,38 zł, natomiast kwota należności wykazana w sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2023 r., wynosiła 9 034,49 zł. Różnica wynosiła 961,89 zł.

Na podstawie przedłożonej ewidencji, tj. analityki dla kont zespołu 202, stwierdzono różnicę w wysokości 31,40 zł, pomiędzykwotą pozostałych należności wynikającą z ewidencji w wys. 10 363,58 zł oraz kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-N za 2023 r. w wys. 10 332,18 zł.

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej

z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 652), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych, sprawozdanie jednostkowe Rb-N, sporządza się na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji analitycznej danej jednostki oraz innych dokumentów dotyczących tej jednostki. Wg § 10 ust. 4 ww. rozporządzenia, sprawozdanie sporządza się rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalnym.

Zgodnie z § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 454 ze zm.),zw. dalej rozporządzeniem w sprawozdawczości budżetowej, kierownicy jednostek, są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił kierownik jednostki.

Kwoty należności wykazane w sprawozdaniu finansowym Rb-27S za 2023r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w SP9 w wysokości 4 023 990,34 zł, zrealizowane zostały w 92,22%, tj. w kwocie 3 710 774,45 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 3 586 252,16zł.

W sprawozdaniu Rb-34S za 2023 r. wykazano wydatki w kwocie 124 522,29  zł oraz niewykorzystane środki na wrd w wys. 30 578,87 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 53 źródłowe dowody księgowe wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na kwotę ogółem 215 459,95 zł, co stanowiło 5,81% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 3 710 774,45 zł, w tym ze środków budżetowych kontrolą objęto wydatki na kwotę ogółem w wys. 205 113,33 zł oraz ze środków na wrd w wys. 10 346,62 zł.

Ponadto kontrolą objęto 5 umów zawartych z dostawcami towarów i usług.

W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących wydatków, stwierdzono:

1. Na przedłożonych wyciągach bankowych oraz 46 z 53 faktur zakupu objętych kontrolą, brak naniesionych numerów ewidencyjnych, pod którymi powyższe dokumenty zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych (zw. dalej numerami ewidencyjnymi).
2. Na wszystkich fakturach objętych kontrolą, brak potwierdzenia dokonania kontroli formalno-rachunkowej, a na większości brak zatwierdzenie środków do wypłaty przez główną księgową oraz daty zatwierdzenie środków do wypłaty przez dyrektora placówki.
3. Na 37 z 53 faktur zakupu objętych kontrolą, brak dekretacji - sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, do faktur nie były dołączane opcjonalnie wydruki dekretacyjne (generowane przez system finansowo-księgowy).
4. Na wyciągach bankowych brak naniesionych zapisów dekretacyjnych oraz potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej, formalno-prawnej i rachunkowej(z wyjątkiem m-cy od VI do VIII 2023 r.).
5. Na wygenerowanych poleceniach księgowania (zw. dalej PK) dotyczących 2023 r. brak numerów ewidencyjnych oraz brak podpisów osoby sporządzającej, sprawdzającej, zatwierdzającej oraz dokonującej zaksięgowania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,dowód księgowy powinien zawierać: stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wymóg dokonania kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, zatwierdzenia środków do wypłaty oraz dekretacji, wynikał również z zasad określonych w Procedurze obiegów dowodów finansowo-księgowych, stanowiących załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości SP9.

6. Część opisów operacji księgowych na analityce rachunków bankowych, w odniesieniu do wydatków, nie zawierała opisu dokumentu: wskazania nr faktury, bądź daty dokumentu, kontrahenta, tj. danych pozwalających na powiązanie zapłaty z dokumentem źródłowym lub kontrahentem.

Zgodnie z art. 24 ust. 1 uor, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Wg art. 24 ust. 4 pkt 1-2 uor, księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

- udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

- zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

7. W następujących przypadkach, faktury zaewidencjonowano na błędnym paragrafie lub rozdziale klasyfikacji budżetowej, lub nie wskazano paragrafu lub rozdziału klasyfikacji budżetowej:

- na 3 f-rach dotyczących zakupu podręczników i ćwiczeń, podano błędny rozdział klasyfikacji budżetowej: jest 80101, winno 80153,

- f-ra dotycząca dystrybucji energii elektrycznej na wartość 2 521,83 zł - brak rozdziału klasyfikacji budżetowej,

- f-ra dotycząca sporządzenia świadectwa energetycznego budynku na wartość brutto 1 968,00 zł: jest § 4210, winno § 4390,

- podatek od nieruchomości zaewidencjonowany na podstawie polecenia księgowania na wartość 110,00 zł: jest § 4210, winno § 4480,

- f-ra dotycząca odprowadzania ścieków na wartość 735,25 zł: jest § 4260, winno § 4300,

- f-ra dotycząca zakupu energii elektrycznej na wartość 2003,65 zł: jest na f-rze § 4260, zaewidencjonowano na § 4370,

- f-ra dotycząca dystrybucji energii elektrycznej na kwotę 2052,58 zł: jest § 80195/4370, winno § 80101/4260,

- 3 f-ry dotyczące wymiany odcinków kanalizacji na wartość ogółem 13 188,73 zł: jest § 4300, winno § 4270,

- f-ra dotycząca szkolenia nauczycieli na wartość 350,00 zł: jest § 4300, winno § 4700,

- f-ra dotycząca przeglądu systemu GAZEX na kwotę 6 986,40 zł, wg zapisów na f-rze zaewidencjonowano na § 80101/4300, f-ra korekta VAT za energię elektryczną na wartość 1 410,45 - nie odnaleziono i nie wskazano przez jednostkę miejsca zaewidencjonowania
w ewidencji księgowej.

Wydatki powinny byćzaewidencjonowane w zależności od ich rodzaju, zgodnie z treścią objaśnień do poszczególnych rozdziałów i paragrafów, zawartych w załączniku nr 2-4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawieszczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów), tj.:

- § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – § obejmuje zakup materiałów i wyposażenia związany z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostek,

- § 4260 „Zakup energii” – § obejmuje opłaty za dostawę energii elektrycznej, cieplnej i innej, gazu oraz wody,

- § 4270 „Zakup usług remontowych” – § obejmuje wydatki na zakup usług remontowych,

- § 4300 „Zakup usług pozostałych” - § obejmuje wydatki na zakup usług, m.in. z wyjątkiem usług wymienionych w §: 426 do 429, 432 do 440, 461 do 463 i 470),

- § 4370 „Zakup usług związanych z pomocą obywatelom Ukrainy” - § obejmuje wydatki na zakup usług ponoszone w związku z realizacją zadań, o których mowa w ustawiez dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa(Dz.U. z 2024 r. poz. 167 ze zm.),

- § 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii” - § obejmuje wydatki na usługi świadczone na rzecz jednostki przez przedsiębiorcę, z wyłączeniem ekspertyz, analiz, opinii i innych materiałów sporządzanych i opłacanych w ramach realizowanych przez jednostkę remontów i inwestycji,

- § 4480 „Podatek od nieruchomości”,

- § 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”.

8) W przypadku 4 faktur płatność nastąpiła po terminie wskazanym na fakturze. Opóźnienia wynosiły od 4 do 8 dni.

Pomimo, że dostawcy nie naliczyli odsetek od nieterminowych płatności, na podstawie art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

9) W przypadku 5 umów zawartych przez SP9 dotyczących dostawy towarów i usług w 2023 r., stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego.

W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

10) Na 25 fakturach z 53 objętych kontrolą, nie naniesiono daty wpływu.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił kierownik jednostki oraz główna księgowa.

 Faktury objęte kontrolą zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, a płatności dotyczące wydatków, poza wyjątkami wskazanymi powyżej, uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. Środki trwałe objęte kontrolą zostały zaewidencjonowane na koncie 011 lub 013 oraz w księgach inwentarzowych. Do wszystkich zakupionych środków trwałych sporządzono dokument OT. W odniesieniu do poniesionych przez jednostkę wydatków objętych kontrolą, stwierdzono stosowanie zasad udzielania zamówień publicznych zawartych w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.), zw. dalej Zarządzeniem nr 657/20.

 2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2023 r. jednostka wykazała zobowiązania niewymagalne na dzień 31.12.2023 r. w wys. 310 393,53 zł, na które składały się zobowiązania
z tytułu:

- wynagrodzeń za XII 2022 oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r. wraz
z narzutami w kwocie 308 042,74 zł (wypłacone w 2023 r.),

- 7 faktur dotyczących zakupu towarów i usług na kwotę 2 350,79 zł (nie uregulowane do dnia kontroli).

W sprawozdaniu Rb-34S sporządzonym na dn. 31.12.2023 r. wykazane zostały zobowiązania w kwocie 31 924,87 zł.

Na powyższą kwotę składały się zobowiązania w kwocie 30 873,67 złz tytułu nadwyżki środków finansowych zgromadzonych na WRD, zaliczonych na zobowiązanie wobec budżetu (jako zobowiązanie niewymagalne) oraz zobowiązania na kwotę ogółem 1 051,20 zł, z tytułu dostaw artykułów spożywczych.

W kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z), nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2023 r. nie były zgodne z saldem wykazanym na zestawieniu obrotów i sald za 2023 r. na kontach zespołu „2”. Różnica wynosiła 99,00 zł i wynikała z błędnego zaksięgowania na zobowiązaniach zapłaconej faktury.

Pozostałe zobowiązania z tytułu dostaw i usług, powinny zostać wykazane jako wymagalne, zarówno w sprawozdaniu Rb-28S, jak i w sprawozdaniu Rb-Z, gdyż ich termin zapłaty minął na dzień 31.12.2023 r.

W odniesieniu do zobowiązań dotyczących dostaw artykułów spożywczych, wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2023 r., w kwocie 1 051,20 zł, ustalono, że kwota zobowiązań na podstawie zestawienia obrotów i sald poszczególnych kontrahentów, na dzień 31.12.2023 r. w rozdz. 801 na § 4220 wynosiła 3 314,86 zł. Z powodu braku pełnego opisu na ewidencji analitycznej, nie przyporządkowano zobowiązań do określonych faktur, w związku z powyższym nie wyjaśniono, czy zobowiązania były wymagalne na dzień 31.12.2023 r. Różnica pomiędzy kwotą zobowiązań wykazaną w sprawozdaniu Rb-34S, a kwotą wynikającą z ewidencji księgowej, wynosiła 2 263,66 zł.

Powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 4 pkt 1-2 uor, gdyż zapisy w księgach rachunkowych nie pozwalały na identyfikację dowodów, a co za tym idzie, na prawidłowe sporządzenie sprawozdań finansowych.

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych, sprawozdanie jednostkowe Rb-Z, sporządza się na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji analitycznej danej jednostki oraz innych dokumentów dotyczących tej jednostki.

Wg § 10 ust. 4 ww. rozporządzenia, sprawozdanie sporządza się rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalnym.

Zgodnie z § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił kierownik jednostki.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 7 z 54 pracowników zatrudnionych w SP9 w 2023 r., tj. 12,96 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę 179 687,68 zł (7,41% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2 423 320,48 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 i 4790 według sprawozdania Rb-28S, wg ewidencji 2 425 381,79 zł) oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 14 221,63 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2022 r., do wypłaty w 2023 r. (9% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 157 999,41 zł zaewidencjonowanej na § 4040 i 4800, 4047, 4049, 4807, 4809 według sprawozdania Rb-28S i wg ewidencji).

Podczas kontroli akt osobowychoraz wynagrodzeń wybranych pracowników, stwierdzono:

1. Brak zaświadczenia z KRK o niekaralności, w przypadku 3 pracowników pełniących obowiązki głównego księgowego w 2023 r.

Zgodnie z art. 54 ust. 2 pkt 2 i 3 uofp głównym księgowym, może być osoba, która ma pełną zdolność do czynności prawnych, korzysta z pełni praw publicznych oraz nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe.

2. Brak w aktach osobowych pracownika pełniącego obowiązki głównego księgowego w okresie od 25.09.2023 r. do 10.11.2023 r. świadectw lub innej dokumentacji potwierdzającej wymagane wykształcenie oraz staż pracy.

Na podstawiez art. 54 ust. 2 pkt 5 uofp, głównym księgowym może być osoba, która spełnia jeden z poniższych warunków:

- ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

- ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

- jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

- posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

3. W okresie od 26.06.2023 r. do 30.06.2023 r., obowiązki głównej księgowej zostały powierzone na podstawie umowy-zlecenie nr 1/06/2023 z dnia 26.06.2023 r.

Przepisy art. 54 ust. 1 uofp stanowią, że głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w wyżej cytowanym przepisie. Pracownikiem jest natomiast osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.,zw. dalej k.p.). Z przepisów tych wynika, że umowa zlecenia, należąca do kategorii umów cywilnoprawnych, nie może być podstawą zatrudnienia głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych.

Wg wyjaśnień dyrektora SP9, umowę zawarto za zgodą Wydziału Oświaty UM, ze względu na krótki okres zatrudnienia oraz brak możliwości zatrudnienia głównego księgowego na podstawie umowy o pracę.

4. W aktach osobowych pracownika znajdowały się kopie świadectw pracy i świadectw dojrzałości niepotwierdzone za zgodność z oryginałem.

Na podstawie § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność
z przedłożonym dokumentem.

5. Pracownikowi przyznano dodatek specjalny w kwocie 550,00 zł - od 01.05.2023 r. do 31.08.2023 r., w którym nie sprecyzowano, z jakiego tytułu został przyznany.

Na podstawie z § 9 ust. 1 Regulaminu wynagradzania SP9 orazart. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych(Dz.U. z 2024 r. poz. 1135),dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.

Ponadto, zgodnie z obowiązującym orzecznictwem, wykaz zwiększonych obowiązków powinien być tak wyszczególniony w piśmie przyznającym dodatek specjalny, aby jasno z niego wynikało, że obowiązki te wykraczają poza określone w zakresie czynności, przypisane do danego stanowiska.

6. 4 pracownikom pełniącym obowiązki głównych księgowych, kierownikowi gospodarczemu i pracownikowi pełniącemu obowiązki konserwatora, regularnie w 2023 r. zostały wypłacane premie, w wysokości ogółem 37 321,43 zł brutto, które wg wyjaśnień dyrektora SP9, nie były premiami regulaminowymi.

W aktach osobowych pracowników, którym przyznano premie, nie stwierdzono odpisu zawiadomień lub dokumentów dotyczących przyznania premii uznaniowej.

Na podstawie art. 105 k.p. oraz § 3 pkt. 2 lit. lrozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych, należy przechowywać dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, w tym premii uznaniowej. Dokument powinien podawać uzasadnienie przyznania premii i jej wysokość.

Za powyższe odpowiadał kierownik jednostki.

Zanaliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac w 2023 r. odpowiadały:pani Justyna Antosik (główna księgowa) w okresie od 1.01.2023 r. do 29.05.2023 r.;pracownik zatrudniony na umowę zlecenie w okresie od 26.06.2023 r. do 31.08.2023 r.;główny specjalista w okresie 1.09.2023 r. do 31.12.2023 r.

Za prowadzenie w 2023 r. akt osobowych oraz ewidencję czasu pracy odpowiadało dwóch pracowników zatrudnionych na stanowisku głównego specjalisty.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C, D. W aktach osobowych znajdowały się potwierdzenia zapoznania się przez pracowników z treścią regulaminu pracy. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia, w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacone w 2023 r., naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2023 r. podatek dochodowy od osób fizycznych został naliczony i zapłacony w kwocie ogółem 175 653,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2023 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone i zapłacone zostały w kwocie ogółem 989 417,87 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2023 r. oraz prawidłowość ewidencjonowania dochodów z tytułu płatnika składek ZUS i PIT-4.

W 2023 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika, zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa(Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

W 2023 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497),zw. dalej ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r.w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,(Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005),z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

Na podstawie deklaracji rocznej o zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R za 2023 r. oraz deklaracji ZUS P DRA od I do XII 2023 r., stwierdzono, że wynagrodzenie z tytułu płatnika wyniosło ogółem 1 089,40 zł, natomiast na § 801-80101-0970 – „Wpływy z różnych dochodów”  zaewidencjonowano kwotę wynagrodzenia w wys. ogółem 1 081,91 zł, którą wykazano również w sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. w § 801-80101-0970.

Różnica pomiędzy kwotą wynagrodzenia płatnika wynikającą z deklaracji PIT-4R i P DRA za 2023 r. oraz kwotą zaewidencjonowaną i wykazaną w sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. wyniosła 7,49 zł. Natomiast na podstawie wyciągów bankowych, kwota odprowadzonych z tego tytułu dochodów wyniosła 1 209,99 zł.

Ze względu na brak szczegółowych opisów na ewidencji oraz ewidencjonowanie wynagrodzenia płatnika w różnych kwotach i okresach, nie ustalono, którego okresu i płatnika dotyczy różnica.

Ponadto stwierdzono różnicę wys. 120,59 zł, pomiędzy kwotą dochodów w 2023 r. wynikającą z przelewów z tytułu wynagrodzenia płatnika, która wyniosła 1 209,99 zł, a kwotą dochodów z tytułu wynagrodzenia płatnika, wykazaną w deklaracjach PIT-4R i ZUS P DRA, która została wykazana w wys. 1 089,40 zł.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2023 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2023 r., podpisane w dniu 1.02.2024 r., wykazujące dochody ogółem w wys. 7 416,01 zł, należności do zapłaty w wys. 367,20 zł oraz nadpłatę w wys. 116,80 zł.

Do sprawozdania przedłożono korektę nr 1, podpisaną w dniu 9.02.2024 r., wykazującą dochody ogółem w wys. 7 416,01 zł, należności do zapłaty w wys. 367,20 zł oraz nadpłatę w wys. 116,80 zł.

2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2023 r., podpisane w dniu 1.02.2024 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 3 578 752,12 zł oraz zobowiązania w wys. 323 714,68 zł.

Do sprawozdania przedłożono 3 korekty:

- korekta nr 1 podpisana w dniu 2.02.2024 r. - wykazująca wydatki w kwocie ogółem w wys. 3 578 752,12 zł oraz zobowiązania na kwotę 4 511 229,55 zł,

- korekta nr 2 - podpisana w dniu 2.02.2024 r. - wykazująca wydatki w kwocie ogółem w wys. 3 586 252,16 zł oraz zobowiązania w wys. 323 714,68 zł,

- korekta nr 3, podpisana w dniu 9.02.2024 r., wykazująca wydatki ogółem w wys. 3 586252,16 zł oraz zobowiązania w wys. 310 393,53 zł.

3. Sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, podpisane w dn. 1.02.2024 r., wykazujące dochody w kwocie 155 101,16 zł oraz wydatki w kwocie 124 522,29 zł i niewykorzystane środki w kwocie 30 578,87 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 8 860,87 zł oraz zobowiązania w wys. 1 600,80 zł.

Do sprawozdania przedłożono korektę nr 1, którą podpisano w dniu 7.02.2024 r. Korekta dotyczyła zmiany kwoty należności i zobowiązań - wykazano należności netto w wys. 9 034,49 zł oraz zobowiązania w wys. 31 924,87 zł.

4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r., podpisane w dniu 1.02.2024 r. W sprawozdaniu należności ogółem w kwocie 10 332,18 zł.

Do sprawozdania przedłożono korektę, która została podpisana w dniu 7.02.2024 r. Korekta dotyczyła zmiany kwoty należności – wykazano dodatkowo należności w kwocie 30 578,87 zł (niewykorzystane środki w roku budżetowym).

5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r., podpisane w dniu 1.02.2024 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.

6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2023 r., podpisane w dniu 1.02.2024 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 7 416,01 zł oraz środki otrzymane z Ministerstwa Finansów i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 3 586 252,16 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 7 687 zł i zmniejszył się o 1 763 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., który wynosił 9 450 zł.

Plan wydatków budżetowych na dn. 31.12.2023 r. wyniósł 3 831 890,34 zł i wzrósł o 1 155 923,34 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., który wynosił 2 675 967 zł.

Plan dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 192 100 zł i uległ zwiększeniu
o 142 100 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., który wynosił 50 000 zł.

W wyniku analizy przedłożonych sprawozdań oraz dokumentacji na podstawie, których sporządzono sprawozdania za 2023 r., stwierdzono:

1. Wykonanie dochodów budżetowych na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2023 r., nie było zgodne z wykonaniem dochodów wg analityki rachunków bankowych.

Różnice stwierdzono w dwóch paragrafach:

- §80101-0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” – wg sprawozdania 1 081,91 zł, wg ewidencji 1 084,70 zł (różnica 2,79 zł),

- §80103-0660 „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” - wg sprawozdania Rb-27S 6 334,10 zł, wg ewidencji 4 867,13 zł (różnica -1 466,97 zł).

2. Wykonanie dochodów ogółem wg sprawozdania Rb-27S, nie było zgodne z wykonaniem dochodów ogółem wg ewidencji księgowej, tj. wg sprawozdania kwota dochodów ogółem wyniosła 7 416,01 zł, natomiast wg ewidencji księgowej 5 951,83 zł (różnica – 1 464,18 zł).

Powyższe naruszało § 3 ust. 3 załącznika nr 37 – Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej (zw. dalej Instrukcją sporządzania sprawozdań budżetowych), zgodnie z którym, w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostek budżetowych,dochody wykonane wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego - subkonto dochodów powiększone o środki w drodze, które nie wpłynęły na rachunek bieżący - subkonto dochodów do końca okresu sprawozdawczego, stanowiące wpłaty z tytułu dochodów dokonanych w kasie jednostki, w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe (…).

3. Wykonanie wydatków budżetowych na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg sprawozdania Rb-28S za 2023 r., nie było zgodne z wykonaniem wydatków wg analityki rachunków bankowych.

Ponadto ustalono, że jednostka dokonała wydatków ze środków budżetowych, powodujących przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki na dzień 31.12.2023 r.

Różnice pomiędzy wykonaniem wydatków wg sprawozdania i ewidencji księgowej, stwierdzono na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• Rozdział 80101: § 4010 – różnica 10 000,00 zł, § 4110 – różnica 699,67 zł, § 4120 – różnica 676,86 zł, § 4210 – różnica 6 538,71 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 6 538,71 zł), § 4260 – różnica 2 519,24 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 2 519,24 zł), § 4270 – różnica 8 238,00 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 8 238,00 zł),§ 4280 - różnica 359,60 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 359,60 zł), § 4300 - różnica 4 074,51 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 4 074,51 zł), § 4360 - różnica 253,43 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 253,43 zł), § 4530 - różnica 169,57 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 169,57 zł), § 4700 - różnica 152,00 zł, § 4710 - różnica 27,39 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 27,39 zł), § 4790 - różnica 9 258,97 zł;
• Rozdział 80103: § 4010 - różnica 1 446,92 zł, § 4110 - różnica 4 251,67 zł, § 40120 - różnica 59,42 zł, § 4210 - różnica 4 301,56 zł, § 4790 różnica 7 226,61 zł;
• Rozdział 80107: § 4110 - różnica 465,12 zł, § 4790 - różnica 228,00 zł,
• Rozdział 80148: § 4210 - różnica 314,21 zł, § 4270 - różnica 53,18 zł, § 4300 - różnica 53,18 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 53,18 zł), § 4710 - różnica 7,99 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 7,99 zł);
• Rozdział 80150: § 4110 - różnica 499,65 zł, § 4120 - różnica 71,78 zł, § 4790 – różnica 737,64 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 737,64 zł);
• Rozdział 80195: § 4110 - różnica 130,66 zł, § 4120 - różnica 7,87 zł, § 4710 - różnica 10,27 zł, § 4750 - różnica 4 742,69 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 4 742,69 zł), § 4790 - różnica 269,21 zł, § 4850 - różnica 1 083,49 zł (przekroczenie planu finansowego o kwotę 1 083,49 zł);
• Rozdział 92695: § 4270 - różnica 7 500,00 zł.

4. Wykonanie wydatków ogółem wg sprawozdania Rb-28S za 2023 r., nie było zgodne z wykonaniem wydatków ogółem wg ewidencji księgowej, tj. wg sprawozdania Rb-28S kwota dochodów wyniosła 3 586 252,16 zł, natomiast wg ewidencji księgowej 3 588 193,97 zł. Różnica wynosiła 1 941,81 zł.

Powyższe było niezgodne z § 8 ust. 4 pkt 3 załącznika nr 37 – Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie
z którym, w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej, w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego; w sprawozdaniu miesięcznym za grudzień oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki, w tym wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego oraz wydatki zrealizowane wramach funduszu sołeckiego.

Zgodnie z art. 44 ust. 1 pkt 3 uofp, wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

5. Wykonanie dochodów na wrd na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg sprawozdania Rb-34S za 2023 r., nie było zgodne z wykonaniem dochodów wg analityki rachunków bankowych dla wszystkich paragrafów dochodów (wpływy na konto 132-WW). Różnice stwierdzono w następujących paragrafach:

- § 80101-0670 „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” - wg sprawozdania kwota dochodów wyn. 65 917,42 zł, wg ewidencji 0 zł,

Wg ewidencji księgowej, od I do VIII 2023 r. na § 80101-0670 księgowano dochody z tytułu żywienia, natomiast od IX do XII 2023 r. dochody z tytułu żywienia w przedszkolu na ww. § nie były ewidencjonowane.

W dniu 31.12.2023 r. dokonano trzech księgowań na podstawie poleceń księgowania (storno) w wys. ogółem 51 327,95 zł, na podstawie których wyksięgowano całość dochodów.

Ponadto w dniu 31.12.2023 r. na § 80101-830-WW na podstawie 13. poleceń księgowania, opisanych jako: wpłaty MOPR, COnD, żywienie szkoła, żywienie nauczyciele, żywienie obsługa, zaewidenjonowano dochody na kwotę ogółem 143 045,50 zł oraz dokonano storna dochodów na kwotę ogółem 94 825,77 zł. Do poleceń księgowania nie przyporządkowano dokumentów potwierdzających prawidłowość dokonanych księgowań.

- § 80101-0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych” - wg sprawozdania kwota dochodów wyn. 11 981,16 zł, wg ewidencji 10 674,46 zł, różnica 1 306,70 zł;

- § 80101-0830 „Wpływy z usług” - wg sprawozdania kwota dochodów wyn. 77 014,08 zł, wg ewidencji 142 931,50 zł, różnica 65 917,42 zł.

Różnica na powyższym paragrafie w wys. 65 917,42 zł jest tożsama z wysokością kwoty dochodów niewykazaną w ewidencji księgowej w § 80101-0670 „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego”;

- § 80101-0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” - wg sprawozdania kwota dochodów wyn. 0 zł, wg ewidencji 56,89 zł, różnica 56,89 zł;

- § 80101-0660 „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” - wg sprawozdania kwota dochodów wyn. 0 zł, wg ewidencji 1 466,97 zł.

Zgodnie z treścią załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów,dochody z tytułu opłat za wyżywienie dzieci w przedszkolu należy zaklasyfikować do § 067 „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego”. W paragrafie tym klasyfikowane są opłaty wnoszone za korzystanie z wyżywienia w przedszkolach publicznych oraz publicznych innych formach wychowania przedszkolnego, do których ustalania stosuje się odpowiednio art. 106ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (D.U. z 2024 r. poz. 737 ze zm.).

6. Wykonanie dochodów ogółem wg sprawozdania Rb-34S za 2023 r., nie było zgodne z wykonaniem dochodów ogółem wg ewidencji księgowej, tj. wg sprawozdania Rb-34S kwota dochodów wyniosła 155 101,6 zł, natomiast wg ewidencji księgowej 155 318,32 zł. Różnica wynosiła 217,16 zł.

7. Wykonanie wydatków na wrd na poszczególnych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej wg sprawozdania Rb-34S za 2023 r., nie było zgodne z wykonaniem wydatków wg analityki rachunków bankowych na wrd.

Różnice stwierdzono w następujących paragrafach:

• §4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” - wg sprawozdania kwota wydatków wyn. 2 500,00 zł, wg ewidencji 2 471,64 zł, różnica -28,36 zł,
• § 4260 „Zakup energii” - wg sprawozdania kwota wydatków wyn. 134,02 zł, wg ewidencji 0 zł,
• § 4530 „Podatek od towarów i usług” - w sprawozdaniu nie wykazano wydatków, wg ewidencji 515,74 zł.

Wprzypadku §80101-4530 nastąpiło przekroczenie planu finansowego: w §4530 nie zaplanowano wydatków (nie dokonano również zmian w planie finansowym wydatków), natomiast kwota wydatków wg ewidencji na §4530 wyniosła 515,74 zł.

Powyższe naruszało art. 44 ust. 1 pkt 3 uofp, zgodnie z którym, wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

8. Wykonanie wydatków ogółem wg sprawozdania Rb-34S za 2023 r., nie było zgodne z wykonaniem wydatków ogółem wg ewidencji księgowej, tj. wg sprawozdania kwota wydatków wyniosła 124 522,29 zł, natomiast wg ewidencji księgowej 124 875,65 zł. Różnica wynosiła 353,36 zł.

Wg wyjaśnień dyrektora SP9, nieprawidłowości wynikały zszeregu zaniedbań powstałych w trakcie całego roku, które były spowodowane zmianami na stanowisku głównego księgowego.

Zgodnie z § 9 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił kierownik jednostki.

Sprawozdania zostały podpisane przez dyrektora jednostki oraz główną księgową. Były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono realizację przez jednostkę postanowień art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w SP9 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2023 r.

Ostatni spis z natury majątku trwałego SP9 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2019 r. zgodnie z Zarządzeniem nr 03/10/19 Dyrektora SP9 z dnia 2.10.2019 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Ostatnia inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (skontrum) została przeprowadzona w 2021 r. na podstawie Zarządzenia nr 4a/SP/2021 Dyrektora SP9 z dnia 8.11.2021 r.

W trakcie kontroli stwierdzono:

1. Nieprzeprowadzenie w 2023 r. przez jednostkę inwentaryzacji, zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, pomimo, że ostatni spis z natury środków trwałych miał miejsce w 2019 r.

Na podstawie powyższego przepisu, termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

Wg wyjaśnień dyrektora SP9, brak przeprowadzenia inwentaryzacji w ustawowym terminie, spowodowany był dużą rotacją w 2023 r. pracowników na stanowisku głównego księgowego.

Na podstawie art. 4 ust. 5 uor,kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

2. Niewydanie zarządzenia przez dyrektora SP9 w sprawie inwentaryzacji rocznej na dzień 31.12.2023 r. oraz powołania komisji inwentaryzacyjnej.

Zgodnie z pkt. 1 rozdziału 4 Instrukcji inwetaryzacyjnej, stanowiącej zał. nr 4 do Polityki rachunkowości SP9, inwentaryzację w jednostce przeprowadza powołana przez kierownika jednostki na wniosek głównego księgowego Komisja Inwentaryzacyjna.

3. Wartość spisu z natury magazynu gospodarczego oraz żywnościowego przeprowadzonego na dzień 31.12.2023 r. nie była zgodna ze stanami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald konta 310 na dzień 31.12.2023 r., tj. wg spisu z natury stan magazynu żywnościowego wykazywał niedobory na kwotę 1 294,74 zł, natomiast stan magazynu gospodarczego nadwyżkę w wys. 96,60 zł, w stosunku do wartości wynikających z ksiąg rachunkowych.

Powyższych różnic, ustalonych w drodze inwentaryzacji, nie rozliczono zgodnie z pkt. 1 i 2 rozdziału 6 Instrukcji inwentaryzacyjnej SP9. Na podstawie cytowanego zapisu, rozliczenie różnic należało ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji.

Zgodnie z pkt 4 i 5a rozdziału 6 Instrukcji inwetaryzacyjnej, nie wyodrębniono również niedoborów zawinionych i niezawinionych, w związku z powyższym nie obciążono osób odpowiedzialnych materialnie.

Z rozliczenia różnić nie sporządzono protokołu.

Na podstawie pkt 8 rozdziału 6 Instrukcji inwentaryzacyjnej, wyniki weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych powinny zostać ujęte w protokole Komisji Inwentaryzacyjnej, w którym sformułowane są również wnioski, co do sposobu rozliczenia.

4. Nie przedłożono dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Obowiązek, terminy i częstotliwość inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, wynikają z art. 26 ust. 3 uor oraz zostały przedstawione w Tabeli nr 2 Instrukcji inwetaryzacyjnej SP9.

5. W wyniku porównania wartości zbiorów bibliotecznych na dzień 31.12.2023 r., wynikających z ksiąg inwentarzowych i ksiąg rachunkowych, stwierdzono różnicę w wys. 16 016,10 zł, będącą wynikiem niezaewidencjonowania przez główną księgową w latach 2021-2022 r. na koncie 014 zakupu podręczników szkolnych.

6. W wyniku porównania sald aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2023 r., stwierdzono różnicę w wys. 1 753,98 zł, pomiędzy stanem środków na wrd wynikającym z wyciągu bankowego, a saldem wynikających z zestawienia obrotów i sald na koncie 132. Różnicy nie wyjaśniono.

Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji był kierownik jednostki.

Wg wyjaśnień dyrektora SP9 oraz przedłożonego zarządzenie nr 1a/SP/2024 dyrektora SP9 z dnia 16.08.2024 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w SP9, kolejny spis z natury zostanie przeprowadzony w terminie od 01.10.2024 r. do 31.12.2024 r.

Wartość inwetaryzacyjna środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na dzień 31.12.2023 r. była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2023 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na pozostałych rachunkach bankowych były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2023 r. w SP9 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),

- Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),

- Instrukcja kasowa (zał. nr 5),

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania.

Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2023 r. w jednostce, wykazała brak uregulowań w Procedurze obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiących załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości SP9, dotyczących wzoru pieczęci stosowanych w jednostce, związanych  z dokonywaniem dekretacji dowodów źródłowych oraz potwierdzeniem wykonania kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzającym środki do wypłaty.

Zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2023 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 17 faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

Jednostka w 2023 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Kontrola dokumentacji związanej z rozliczeniem podatku VAT wykazała:

1. Deklaracje VAT-7 za 2023 r. zostały przekazane do UM Szczecin z kilkudniowym opóźnieniem, tj.: za IX – w dniu 15.10.2023 r., za XI – w dniu 13.12.2023 r., za XII – w dniu 17.01.2023 r.

Wg § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin ze zm. (zw. dalej Zarządzeniem Nr 136/21), wyznaczony zgodnie z § 4 ust. 2 pracownik jednostki oświatowej, zobowiązany jest do wprowadzania, zatwierdzania i wygenerowania jednostkowych ewidencji sprzedaży i zakupów, jednostkowych deklaracji VAT oraz plików JPK poprzez aplikację udostępnioną przez Gminę w nieprzekraczalnym terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, również w sytuacji, gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała żadnych zakupów oraz nie wykazała żadnej sprzedaży z zastrzeżeniem ust. 2 i 3;

2. Kwoty naliczonego podatku VAT podlegające wpłacie, nie były przekazywane terminowo na konto Gminy, w następujących miesiącach, tj.: za I 2023 r. – w dniu 13.02.2023 r., za III 2023 r. – w dniu 11.04.2023 r., za VI 2023 r. –  w dniu 11.07.2023 r., za IX 2023 r. – w dniu 13.02.2024 r., za X 2023 r. – w dniu 17.11.2023 r., za XII 2023 r. – w dniu 19.01.2024 r.

Zgodnie § 6 ust. 8 załącznika do zarządzenia Nr 355/18 Prezydenta Miasta z dnia 7 sierpnia 2018 r., zmieniającego Zarządzenie Nr 439/16 w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowych VAT, kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartośćkwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT.

3. Faktury sprzedaży wystawione w 2023 r. przez jednostkę nie były ponumerowane wg wymaganego schematu: symbol jednostki/rok/F/…/ nr kolejny faktury, tj.wszystkie faktury sprzedaży zawierały oznaczenie „W” (przypisane fakturom wewnętrznym), zamiast „F”.

Powyższe było niezgodnie z zapisami § 275 załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 136/21.

4. Brak na fakturach sprzedaży potwierdzenia sprawdzenia ichpod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Przedłożone kontrolującemu procedury obowiązujące w SP9 nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli.

5. Brak na fakturach sprzedaży zapisów dekretacyjnych lub dołączonych wydruków dekretacyjnych (opcjonalnie).

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, dowód księgowy powinien zawierać: stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

6. Faktury nie zawierały wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego (numerów ewidencyjnych), pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych.

Powyższe utrudniałoidentyfikację dowodów i sposób ich zapisania w księgach rachunkowych.

7. W przypadku faktur sprzedaży wystawianych w 2023 r. dla najemcy lokalu mieszkalnego, w których stosowano stawkę zwolnioną, nie zacytowano podstawy prawnej zwolnienia usługi od podatku VAT.

Zgodnie z § 307, załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

- przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku;

- przepis dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.), który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług;

- inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

8. W przypadku 3. pracowników pełniących w 2023 r. obowiązki głównej księgowej, stwierdzono brak uwzględnienia w zakresie obowiązków czynności związanych z rozliczeniem podatku VAT. Zgodnie z §4 ust. 4, załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do wpisania w zakres obowiązków pracowników wymienionych w ust. 2 i 3, czynności wynikających z ww. zarządzenia oraz uaktualnienia zakresów obowiązków pracowników w ciągu 7 dni od powierzenia zadań/ obowiązków.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2023 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość zakupu i sprzedaży wykazana w rejestrach VAT była zgodna z wartością zakupu i sprzedaży wykazaną w deklaracjach VAT-7. Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

Pracownicy pełniący obowiązki głównego księgowego posiadali pełnomocnictwa do podpisywania jednostkowych deklaracji VAT-7 w SP9, nadane przez dyrektora jednostki.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor SP9 wywiązywał się z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2023 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość wydatkowania środków w ramach realizacji programu „Laboratoria przyszłości”, realizowanego na podstawie uchwały Nr 129 Rady Ministrów z dnia 29 września 2021 r. w sprawie wsparcia na realizację inwestycyjnych zadań jednostek samorządu terytorialnego polegających na rozwijaniu szkolnej infrastruktury „Laboratoria przyszłości”.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ustalono, że w 2023 r. w jednostce została przeprowadzona kontrola przez Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Szczecinie, o wynikach której poinformowano WKiAW UM.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

W ramach kontroli realizacji przez jednostkę programu „Laboratoria przyszłości”, stwierdzono, że zakup sprzętu udokumentowano 3. fakturami od jednego dostawcy, na wartość ogółem 60.000,00 zł. Płatności dokonano terminowo.Zamówienie zrealizowano zgodnie z zasadami Zarządzenia nr 657/20. Z dostawcą sprzętu popisano umowę na ww. kwotę. Na podstawie oględzin stwierdzono, żewyposażenie oraz środki trwałe zakupione w ramach programu, znajdowały się w budynku szkoły, w sali nr 205.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP9:

1. Wykazywać w sprawozdaniach finansowych: Rb-27S, Rb-28S, Rb-N oraz Rb-Z kwoty wydatków zgodne z ewidencją księgową.
2. Dokonywać wydatków ze środków budżetowych w ramach kwot ustalonych w planie finansowym jednostki.
3. Przeprowadzać w placówce inwentaryzację zgodnie z zasadami i terminami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.
4. Ewidencjonować dochody w sprawozdaniach Rb-34S i Rb-27S zgodnie z zapisami uchwały nr XXIV/705/12.
5. Regulować płatności w terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań.
6. Każdorazowo naliczać i prawidłowo ewidencjonować odsetki za opóźnienia w regulowaniu płatności na rzecz jednostki.
7. Zatrudniać głównego księgowego na podstawie umowy o pracę.
8. Przekazywać terminowo deklaracje VAT-7 oraz wpłaty z tytułu podatku VAT.
9. Ewidencjonować wydatki na prawidłowych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz na podstawie posiadanych dokumentów źródłowych.
10. Dokonywać na fakturach sprzedaży i zakupu, wyciągach bankowych oraz innych dokumentach źródłowych, wskazań dekretacyjnych oraz odpowiednio potwierdzeń sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zatwierdzenia do wypłaty oraz nanosić numery ewidencyjne i daty wpływu.
11. Dokonywać opisu w ewidencji księgowej oraz na poleceniach księgowania w sposób pozwalający na powiązanie zapłaty z dokumentem źródłowym.
12. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności w odniesieniu do wymogu przekładnia przez pracowników zaświadczeń z KRK oraz prawidłowego udokumentowania przyznanych premii uznaniowych.
13. Przyznawać dodatki specjalne zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych oraz Regulaminem wynagradzania SP9.
14. Przeprowadzać inwentaryzację roczną na podstawie zarządzenia dyrektora SP9.
15. Sporządzać umowy najmu na podstawie aktualnych wzorów oraz wystawiać faktury sprzedaży zgodnie z warunkami określonych w umowie.
16. Nadawać fakturom sprzedaży numer zgodny z obowiązującym schematem oraz w przypadku stosowania stawki zwolnionej, wskazywać na fakturach sprzedaży podstawę zwolnienia z tytułu podatku VAT.
17. Dokonywać potwierdzenia umów wydatkowych zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.
18. Uaktualnić załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych.