Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 10 października 2024 r. do 6 listopada 2024 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 50 przy ul. Franciszka Gila 13, 15 w Szczecinie przy (zw. dalej PP50),zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2023 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 15listopada 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 listopada 2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP50, w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości
i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• zapłacie 13 faktur po terminie wynikającym z wystawionych faktur,
• ewidencjonowaniu odsetek od nieterminowych płatności za wyżywienie na błędnym paragrafie klasyfikacji budżetowej,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności w odniesieniu do braku zamieszczania w aktach osobowych informacji o zmianie warunków zatrudnienia, przyznanych nagrodach i dodatkach oraz informacji o zapoznaniu się z przez pracowników z regulaminem pracy,
• przyznaniu pracownikowi dodatku specjalnego z tytułu prowadzenia kasy niezgodnie z Regulaminem wynagradzania PP50 oraz braku w aktach osobowych kasjera, umowy o odpowiedzialności materialnej za mienie, zgodnej ze wzorem zawartym w Instrukcji kasowej PP50,
• przekazaniu do właściwego urzędu skarbowego deklaracji rocznej PIT-4R za 2023 r. po wymaganym terminie,
• przekazaniu do Gminy Miasto Szczecin z opóźnieniem deklaracji VAT-7 za mc-e III, VI i VIII 2023 r. oraz kwot należnego podatku VAT za m-ce: II, III, VI i VIII 2023 r.,
• braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na 17 umowach zawartych w 2023 r. przez PP50 z dostawcami,
• nieprawidłowym udokumentowaniu spisu z natury magazynu żywnościowego,
• braku na fakturach zakupu i sprzedaży oraz wyciągach bankowych dotyczących wrd, naniesionych numerów ewidencyjnych, braku dołączonych wydruków dekretacyjnych do wyciągów bankowych dotyczących wrd oraz braku na 12 fakturach zakupu dat wpływu,
• niepodpisaniu faktur wewnętrznych sprzedaży na dowód sprawdzenia ich pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,
• nieuaktualnieniu zał. nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych,
• przekazaniu ze znacznym opóźnieniem do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacji o kontroli zewnętrznej.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego oraz wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

Funkcję dyrektora PP50 w 2023 r. oraz w trakcie kontroli pełniła pani Urszula Marcinkiewicz.

Obowiązki głównego księgowego w 2023 r. oraz w trakcie kontroli pełniła pani Julia Olesiuk.

 II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w PP50 w 2023 r. wyniosły ogółem 144 887,32 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 80104 § 0660 - „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego” w kwocie 143 546,44 zł,
• rozdz. 80104 § 0920 - „Wpływy z pozostałych odsetek” w kwocie 250,02 zł,
• rozdz. 80104 §0970 - „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) w kwocie 1 090,86 zł.

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2024 poz. 1530 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-34S), dochody wyniosły ogółem 616 673,74 zł i zostały wykazane w rozdz. 80104 w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §0670 – „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego” w kwocie 564 489,51 zł,
• §0830 – „Wpływy z usług” (obiady pracownicze) w kwocie 4 151,92 zł,
• §0950 – „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów” w kwocie ogółem 24 032,31 zł,
• § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów” (z tytułu porozumienia zawartego z Powiatowym Urzędem Pracy, zw. dalej PUP) w kwocie 24 000,00 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2023 r. analizie poddano:

• dochody z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego w wys.28209,34 zł, stanowiące 5% dochodów zaewidencjonowanych na § 0670.
• dochody z tytułu otrzymanego przez PP50 odszkodowania w wys. 24 032,31 zł – 100% dochodów uzyskanych w § 0950 – „Wpływy z różnych dochodów”.
• dochody z tytułu zawartego porozumienia nr 1073/2023 zawartego z PUP w wys. 24 000,00 zł – 100% dochodów uzyskanych w § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów”.

W przypadku nieterminowych płatności z tytułu wyżywienia dzieci, odsetki były ewidencjonowane razem z dochodami z tytułu wyżywienia na § 801-80104-0670-WW „Wpływy  z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego”.

Zgodnie z załącznikiem nr 3 Klasyfikacja paragrafów dochodów, przychodów i środków do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych(Dz.U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.), odsetki należy ewidencjonować w § 092 „Wpływy z pozostałych odsetek”.

Pozostałe wpływy z tytułu dochodów objętych kontrolą, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

Kwoty dochodów wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S oraz Rb-34S za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2023 r. w wys. 18 732,75 zł oraz nadpłaty w wys. 179,50 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S sporządzonym na dzień 31.12.2023 r., wykazane zostały należności  w kwocie ogółem 43 395,28 zł, na które składały się należności z tytułu opłat za wyżywienie dzieci w kwocie ogółem 43 203,39 zł oraz należności z tytułu opłat za wyżywienie nauczycieli w kwocie 191,89 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności wymagalne z tytułu opłat za pobyt i wyżywienie w kwocie 6 704,59 zł oraz pozostałe należności niewymagalne w kwocie ogółem 55 423,44 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, Rb-34S oraz Rb-N za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w PP50 w wysokości 5 518 409,57 zł, zrealizowane zostały w 99,79%, tj. w kwocie 5 506 842,82 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 4 890 169,08 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S za 2023 r. wykazano wydatki w kwocie 616 673,74 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 52 źródłowe dowody księgowe wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na kwotę ogółem 312 408,71 zł, co stanowiło 5,67% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 5 506 842,82 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 248 175,67 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 64 233,04 zł. Ponadto kontrolą objęto 17 umów zawartych z dostawcami towarów i usług.

W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1. Faktury zakupu objęte kontrolą oraz wyciągi bankowe dotyczące wrd, nie zawierały naniesionego numeru ewidencyjnego, tj. numeru, pod których zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych.

2. Wyciągi bankowe dotyczące wrd nie zawierały dołączonych wydruków dekretacyjnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor,dowód księgowy powinien zawierać: stwierdzenie sprawdzenia
i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. 12 faktur nie zawierało daty wpływu do jednostki.

4. 13 faktur zostało zapłaconych po terminie wynikającym z wystawionych faktur. Opóźnienia wynosiły od 2 do 30 dni.

Dostawcy nie naliczyli odsetek z powodu nieterminowych płatności.

5. Na dwóch fakturach wystawionych w 2023 r. przez ZWiK Sp. z o. o., Szczecin, zostały wyszczególnione odsetki z tytułu nieterminowej płatności w wysokości ogółem 6,53 zł, które zostały zapłacone w dniu 20.03.2024 r. ze środków prywatnych przez główną księgową.

Na podstawie art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

6. W przypadku 17 umów objętych kontrolą, dotyczących dostawy towarów i usług w 2023 r., stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego.

W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor PP50.

 Faktury objęte kontrolą zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej
i rachunkowej, zatwierdzenie środków do wypłaty oraz podpisy głównego księgowego i kierownika jednostki. Pozostałe płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W przypadku zamówień objętych kontrolą stwierdzono zgodność udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania  w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

 2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2023 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2023 r. w wys. 357 187,48 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• § 4040,§ 4800 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w łącznej w kwocie 250 245,31 zł,
• §4010, §4790 - wynagrodzenie osobowe pracowników w kwocie 15 856,29 zł,
• §4110, §4120, §4710 - składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy, wpłaty na PPK w kwocie ogółem  72 994,32 zł,
• §4260, §4300 - zakup energii elektrycznej, cieplnej oraz pozostałych usług w łącznej kwocie 18 091,56 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2023 r., wykazano zobowiązania w wys. ogółem 5 703,60 zł, w tym z tytułu rozrachunków z dostawcami kwocie 5 133,76 zł oraz wyżywienia dzieci w przedszkolu w kwocie 569,84 zł (nadpłaty).         

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2023 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,Rb-34S iRb-Z za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5 z 74 pracowników zatrudnionych w PP50 w 2023 r., tj. 6,8% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 236 239,45 zł, tj. 7,28% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3 246 455,16 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 4010, 4740, 4750, 4790 oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 18 111,10 zł, tj. 9,05% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 200 168,93 zł, zaewidencjonowanej na § 4040 i § 4800.

Podczas kontroli akt osobowychpracowników, stwierdzono:

1. Brak w aktach osobowych:

- w przypadku 5 pracowników informacji o zmianie wynagrodzenia zasadniczego,

- w przypadku 2 pracowników, informacji o przyznaniu i zmianie wysokości dodatku specjalnego oraz w przypadku nauczyciela, informacji o przyznaniu dodatku za wychowawstwo i dodatku dla opiekuna stażu,

- w przypadku jednego pracownika, brak uaktualnienia zakresu obowiązków, pomimo zawarcia nowej umowy i zmiany wymiaru zatrudnienia,

- w przypadku 5 pracowników, informacji/odpisu zawiadomienia o przyznanych nagrodach,

- w przypadku 2 pracowników, informacji o zapoznaniu się przez pracownika z regulaminem pracy.

Powyższe było niezgodne z § 3 pkt 2 f tiret pierwsze rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wg którego w części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia.

Na podstawie art. 29 § 3 ust. 1 lit. h ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.),zw. dalej k.p., pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych.

Zgodnie z art. 105 k.p. oraz § 3 pkt. 2 lit. lrozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych, należy przechowywać dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia.

Zgodnie § 3 pkt. 2 lit. e tiret pierwsze rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych, należy przechowywać potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 k.p.).

2. Przyznanie pracownikowi wykonującemu obowiązki intendenta dodatku specjalnego z tytułu prowadzenia kasy, pomimo, że z zakresu jego obowiązków wynikały zadania związane z prowadzeniem, rozliczeniem i przechowywaniem gotówki w kasie.

Na podstawie § 11 ust. 1 Regulaminu wynagradzania PP50 orazart. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych(Dz.U. z 2024 r. poz. 1135),dodatek specjalny może zostać przyznany pracownikowi w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.

Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem, wykaz zwiększonych obowiązków powinien być tak wyszczególniony w piśmie przyznającym dodatek specjalny, aby jasno z niego wynikało, że obowiązki te wykraczają poza określone w zakresie czynności, przypisane do danego stanowiska.

3. Brak w aktach osobowych pracownika pełniącego funkcję kasjera umowy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia, sporządzonej zgodnie ze wzorem zawartym w pkt. 6 Instrukcji kasowej jednostki, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości PP50.

Na podstawie punktu 3.1. ppkt 1 i 3 Instrukcji kasowej, kasjer zawiera z kierownikiem jednostki umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz składa oświadczenie o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzne Załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.  w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych(Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84),zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor PP50.

Za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac w 2023 r. odpowiedzialny byłgłówny księgowy pani Julia Olesiuk.

Za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy w 2023 r. odpowiedzialny był wicedyrektor PP50 pani Aleksandra Walczak-Chałubińska

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C, D. W aktach osobowych pozostałych pracowników znajdowały się potwierdzenia zapoznania się przez z treścią regulaminu pracy oraz potwierdzenia zostały dołączone do regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.

W przypadku wynagrodzeń pozostałych pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją, decyzjami dyrektora i obowiązującymi  w tym zakresie przepisami.Dyspozycje wypłat poszczególnych składników wynagrodzenia, w tym dodatków i nagród, dokonywane były na podstawie zbiorczych list sporządzanych przez dyrektora PP50.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji rocznej PIT-4R za 2023 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 160 319,00 zł (zapłacony w kwocie 159 344,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2023 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w wys. 1 248 017,54 i zapłacone w kwocie ogółem 1 247 894,69 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracją roczną PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2023 r.

Deklaracja roczna PIT-4R o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2023 r. przekazana została do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Szczecinie w dniu 29.07.2024 r.

Zgodnie z art. 38 ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.), zw. dalej updof, deklaracja PIT-4R za 2023 r. powinna zostać przekazana do urzędu skarbowego do dnia 31 stycznia 2024 r.

Wg wyjaśnień dyrektora PP50, deklaracja pomyłkowo nie została wysłana w ustawowym terminie, pomimo prawidłowego wygenerowania w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor PP50.

W 2023 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

W 2023 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.).

 Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa(Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005), z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokościświadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 1 090,86 zł, zgodna z ewidencją księgową.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2023 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 updof oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2023 r., wykazujące dochody w wys. 144 887,32 zł. W sprawozdaniu wykazano należności w wys. 18 732,75 zł oraz nadpłatę w wys. 179,50 zł.

2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2023 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 4 890 169,08 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania w wys. 298 810,20 zł. Korekta nr 1 do sprawozdania Rb-28S wykazująca wydatki w kwocie ogółem w wys. 4 890 169,08 zł oraz zobowiązania w wys. 357 187,48 zł.

3. Sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2023 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 616 673,74 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 43 395,28 zł oraz zobowiązania w wys. 5 703,60 zł.

4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. W sprawozdaniu wykazano należności wymagalne w kwocie 6 704,59 zł oraz pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 55 423,44 zł.

5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.

6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2023 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 144 887,32  zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i  wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 4 890 169,08 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 172 079,00 zł i uległ zmniejszeniu o 17 565,00 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2023 r., który wynosił 189 644,00 zł. Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 4 899 330,57 zł i wzrósł o 1 491 209,57 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2023 r., który wynosił 3 408 121,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 619 079,00 zł i uległ zwiększeniu o 70 934,00 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., który wynosił 548 145,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP50 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2023 r.

Ostatni spis z natury majątku PP50 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2020 r., zgodnie z Zarządzeniem nr 10/2020 Dyrektora PP50 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych PP50 wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 r., przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury: gotówka w kasie oraz magazyn żywnościowy,

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych,

- w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, a także porównanie danych ewidencyjnych z aktualnym stanem rzeczywistym oraz ustalenie i wyjaśnienie różnic, i ujęcie ich w protokole, a także weryfikację i uzgodnienie stanów ewidencyjnych kont analitycznych i syntetycznych.

Przedłożone spisy z natury dotyczące magazynu żywnościowego zarówno dotyczące siedziby przedszkola, jaki filii, zostały wygenerowane w formie wydruków z programu magazynowego Progman Stołówka, a stan poszczególnych towarów wynikał z danych zawartych w programie magazynowym (ilość towarów nie została wpisana odręcznie).

W związku z powyższym, jednostka nieprawidłowo dokonała inwentaryzacji na koniec 2023 r., tj. nieudokumentowała rzeczywistego przeliczenia poszczególnych towarów znajdujących się w magazynie na koniec roku i porównania ich stanów ze stanami magazynowymi wynikających z dokumentacji (programu). 

Powyższe było niezgodne z Instrukcją inwetaryzacyjną jednostki oraz art. 27 ust. 1 i 2 uor, zgodnie, z którym przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ponadto, inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury,wg definicji zawartej w pkt 8 lit. f stanowiskaKomitetu Standardów Rachunkowościw sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, stanowiącyzałącznik do uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowościz dnia 26 kwietnia 2016 r. ogłoszonej w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. (Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55), polega naustaleniu przez pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu zapasów na określony dzień, ich wycenie, porównaniu z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor PP50.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 15 266 861,83złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość artykułów spożywczych na podstawie spisu z natury na dzień 31.12.2023 r. wynosiła 6 211,72 zł i była zgodna z saldem konta 310.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2023 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2023 r. w PP50 Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

- Wykaz aktów prawnych, skrótów i definicji będących podstawą opracowania i wprowadzenia polityki rachunkowości - zał. nr 1

- Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości - zał. nr 2,

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych - zał. nr 3,

- Instrukcja inwentaryzacyjna - zał. nr 4,

- Instrukcja kasowa - zał. nr 5,

- Mapowanie stanowisk do ról biznesowych - zał. nr 6.

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania.

Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2023 r. w jednostce, wykazała brak uregulowań w Procedurze obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiących załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości PP50 dotyczących wzorów pieczęci stosowanych w jednostce, związanych z potwierdzeniem wykonania kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzającym środki do wypłaty.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor PP50.

Zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2023 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 12 faktur sprzedaży wewnętrznych wraz z dokumentacją źródłową.

Kontrola dokumentacji związanej z rozliczeniem podatku VAT wykazała:

1. Deklaracje VAT-7 za następujące miesiące zostały przekazane do UM Szczecin z opóźnieniem, tj.:

-  za III 2023 r., tj. w dniu 11.04.2023 r. – 1 dzień po terminie,

- za VI 2023 r., tj. w dniu 19.07.2023 r. – 9 dni po terminie,

- za VIII 2023 r., tj. w dniu 12.09.2023 r. – 1 dzień po terminie.

Wg § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem Nr 136/21),wyznaczony zgodnie z § 4 ust. 2 pracownik jednostki oświatowej, zobowiązany jest do wprowadzania, zatwierdzania i wygenerowania jednostkowych ewidencji sprzedaży i zakupów, jednostkowych deklaracji VAT oraz plików JPK poprzez aplikację udostępnioną przez Gminę w nieprzekraczalnym terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, również w sytuacji, gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała żadnych zakupów oraz nie wykazała żadnej sprzedaży z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Kwoty należnego podatku VAT podlegającego wpłacie w następujących miesiącach zostały przekazane na konto Gminy z opóźnieniem, tj.:

- za II 2023 r. – wpłata 15.03.2023 r. – 5 dni po terminie,

- za III 2023 r. - wpłata 11.04.2023 r. – 1 dzień po terminie,

- za VI 2023 r. - wpłata 19.07.2023 r. – 9 dni po terminie,

- za VIII 2023 r. – wpłata 15.09.2023 r. – 4 dni po terminie, wpłata w wys. 4,57 zł, wg deklaracji VAT-7 za VIII 2023 r. kwota podatku należnego do wpłaty wyniosła 4,97 zł.

Zgodnie § 6 ust. 8 załącznika do zarządzenia Nr 355/18 Prezydenta Miasta z dnia 7 sierpnia 2018 r., zmieniającego Zarządzenie Nr 439/16 w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowych VAT, kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartośćkwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT.

3. Faktury wewnętrzne sprzedaży nie zawierały podpisania ich na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz wskazania numeru ewidencyjnego, pod którym zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych.

Przedłożone kontrolującemu procedury obowiązujące w PP50 nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor PP50.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2023 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT sprzedaży i zakupu. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach VAT była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

 8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązywał się z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2023 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora PP50 w dniu 18.10.2024 r., stwierdzono, że w jednostce została przeprowadzona kontrola w dniu 12.04.2023 r. przezKuratorium Oświaty w Szczecinie.

Informacja o przeprowadzonej kontroli została przekazane do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego (zw. dalej WKiAW), ze znacznym opóźnieniem, tj. w dniu 12.10.2024 r.

Powyższe było niezgodne z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, zw. dalej Zarządzeniem Nr 78/16.

Wg § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16, kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW -  o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2023 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP50:

1. Regulować płatności w terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań.
2. W przypadku naliczania odsetek za opóźnienia w regulowaniu płatności na rzecz jednostki, ewidencjonować odsetki na prawidłowym paragrafie klasyfikacji budżetowej.
3. Przekazywać terminowo deklaracje VAT-7, wpłaty z tytułu podatku VAT oraz deklarację roczną o zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R.
4. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności w odniesieniu do wymogu zamieszczania w aktach osobowych wymaganej dokumentacji.
5. Przyznawać dodatki specjalne zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych i Regulaminem wynagradzania PP50 oraz sporządzać umowy o odpowiedzialności materialnej, zgodnie ze wzorem zamieszczonym w Instrukcji kasowej jednostki.
6. Dokonywać potwierdzenia umów wydatkowych zawieranych przez jednostkę, kontrasygnatą głównego księgowego.
7. Dokonywać spisu z natury stanów magazynowych na podstawie rzeczywistego przeliczenia ilości towarów.
8. Dokonywać dekretacji dowodów księgowych lub dołączać wydruki dekretacyjne do dokumentacji księgowej, dokonywać na fakturach sprzedaży potwierdzeń sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz nanosić numery ewidencyjne i daty wpływu.
9. Uaktualnić załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych.
10. Przekazywać terminowo do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacje o kontrolach zewnętrznych.