Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 21 listopada 2023 r. do 8 grudnia 2023 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 4  przy ul. ks. Kusocińskiego 3 w Szczecinie (zw. dalej przedszkolem), w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanym dalej SIO) wg stanu na dzień 30.09.2023 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 grudnia 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 grudnia 2023 r.

I.  Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Nr 4 im. Armii Krajowej w Szczecinie, przy ul.Kusocińskiego 3, zwanej dalej ZS4, w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanym dalej SIO) wg stanu na dzień 30.09.2023 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na wykazaniu w SIO w przypadku jednego ucznia nieprawidłowych danych dotyczących liczby uczniów korzystających z dodatkowej bezpłatnej nauki języka polskiego oraz nieprawidłowych danych dotyczących liczby umów i liczby etatów nauczycieli zatrudnionych na czas określony

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO,
• prawidłowości wprowadzania danych dotyczących liczby uczniów w poszczególnych klasach i liczby oddziałów.

W ramach ZS4, mieszczących się w Szczecinie przy ul. Kusocińskiego 3, funkcjonowały następujące jednostki:

- Branżowa Szkoła I stopnia nr 3

- Technikum Energetyczno-Transportowe,

- Internat.

 II.  Oceny cząstkowe

1. Upoważnienia

Kontroli poddano udzielenie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowejzwanej dalej ustawą o SIO.

W ZS4 osobami upoważnionymi do wprowadzania i przetwarzania danych zawartych w SIO byli: dyrektor, specjalista ds. sekretariatu oraz specjalista ds. kadr.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie nieupoważnionego dostępu do danych zawartych w SIO.

 2. Uczniowie i oddziały

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO wg stanu na dzień 30.09.2023 r., dotyczące roku szkolnego 2023/2024, tj.:

• Liczba uczniów i liczba oddziałów po klasach,
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – dane jednostkowe,
• Wybrane dane dziedzinowe uczniów,
• Liczba uczniów oddziałów podstawowych,
• Uczniowie ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi,
• Uczniowie z Ukrainy, dane o uczniach i oddziałach,
• Korzystający z Internatów i burs w roku szkolnym.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: ksiąg uczniów prowadzących oddzielnie dla technikum, branżowej szkoły I stopnia oraz internatu, zestawień sporządzonych przez kierownika internatu, danych z e-dziennika prowadzonego w systemie Librus w roku szkolnym 2023/2024 oraz przedłożonych orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego oraz indywidualnego nauczania.

W trakcie kontroli stwierdzono różnicę dotyczącą liczby uczniów korzystających z dodatkowej bezpłatnej nauki języka polskiego wg stanu na dzień 30.09.2023 r., tj. w kl. IA technikum wykazano w SIO jednego ucznia, który rozpoczął naukę języka polskiego w dniu 2.10.2023 r., w związku z powyższym nie powinien być wykazany w SIO na dzień 30.09.2023 r.

Na podstawie art. 49 ustawy o SIO,przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznym i dokumentacją szkoły, placówki oświatowej lub innej jednostki wykonującej zadania z zakresu oświaty.

Za prawidłowość danych ujętych w arkuszu organizacyjnym oraz w SIO odpowiedzialność ponosił dyrektor ZS.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w odniesieniu do pozostałych danych wprowadzonych do SIO dotyczących: liczby uczniów i oddziałów, zawodów, uczniów pochodzących z Ukrainy, posiadających orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego oraz korzystających z internatu.

 3. Nauczyciele

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty

– stanowisko ds. SIO wg stanu na dzień 30.09.2023 r., dotyczące roku szkolnego 2023/2024, tj.:

• Liczba nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego,
• Liczba aktywnych umów i liczba etatów wg form zatrudnienia,
• Liczba umów nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego i etatów,
• Liczba nieobecności nauczycieli wg przyczyn, z liczbą etatów.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: arkusza organizacyjnego ZS4 na rok szkolny 2023/2024 (aneks nr 2) oraz akt osobowych poszczególnych nauczycieli.

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające na wykazaniu w SIO nieprawidłowych danych dotyczących liczby etatów nauczycieli zatrudnionych na czas określony, zawartych na podstawie ustawy z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela  (zw. dalej KN), tj. wykazano 6,45 etatów (7 umów), winno 5,7 etatu (6 umów), gdyż w przypadku jednego nauczyciela błędnie zakwalifikowano umowę na czas nieokreślony jako umowę na czas określony.

W przypadku dwóch nauczycieli stwierdzono błędnie wykazany w arkuszu organizacyjnym stopień awansu, jednak w SIO stopnie awansu zostały wykazane prawidłowo (w kolejnym aneksie do arkusza organizacyjnego dane zostały sprostowane).

W przypadku umów o pracę na czas określony i niekreślony aktualne pensum zostało określone w umowie. Kontrola prawidłowości naliczenia uśrednionego pensum oraz wymiaru etatu u poszczególnych nauczycieli, potwierdziła zastosowanie metody uśrednionego pensum z dopełnieniem do pełnego etatu zgodnie z zapisami art. 42 ust. 5c KN. W przypadku nauczycieli, którzy mieli etaty łączone z różnych pensum, informacje dotyczące realizowanych godzin oraz liczby godzin ponadwymiarowych, wyszczególnione zostały w arkuszu organizacyjnym.

W aktach osobowych, nie zamieszczano informacji o tygodniowej liczbie godzin ponadwymiarowych w roku szkolnym 2023/2024, w związku z powyższym, w przypadku części nauczycieli, nie można było zweryfikować wszystkich danych znajdujących się w arkuszu organizacyjnym oraz SIO.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroliPrezydent Miasta Szczecin zaleciłDyrektorowi ZS4 wykazywać w SIO prawidłowe dane dotyczące liczby uczniówkorzystających z dodatkowej bezpłatnej nauki języka polskiegooraz prawidłowe dane dotyczące liczby umów i liczby etatów nauczycieli, zgodnie ze stanem faktycznym oraz posiadaną dokumentacją.