Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 13.01.2023 r. do 26.01.2023 r. przeprowadził kontrolęPaństwowej Szkole Muzycznej I stopnia im. Tadeusza Szeligowskiego w Szczecinie, przy al.Wojska Polskiego 115(zwanej dalej PSM),w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanym dalej SIO) wg stanu na dzień 30.09.2022 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 31 stycznia 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności oraz wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 lutego 2023 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PSM w ww. zakresie, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

• braku aktualnego upoważnienia dyrektora PSMdo dostępu do bazy danych SIO,
• niezłożeniu przez dyrektora PSM korekty zestawienia subwencyjnego wg stanu na 30.09.2022 r., pomimo dokonania korekt w SIO,
• wykazaniunieprawidłowych danych w SIO dotyczących nauczycieli,
• wykazaniu w 2. przypadkach nieprawidłowych danych w SIO dotyczących specjalizacji uczniów.

 W ramach PSM funkcjonowała:

- czteroletnia Szkoła Muzyczna I stopnia (4 oddziały),

- sześcioletnia Szkoła Muzyczna I stopnia (6 oddziałów).               

II.  Oceny cząstkowe                                     

1. Upoważnienia

Kontroli poddano udzielanie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 2597),zwanej dalej ustawą o SIO.

W PSM osobami upoważnionymi do wprowadzania i przetwarzania danych zawartych w SIO byli: dyrektor, kierownik gospodarczy, główna księgowa, specjalista ds. kadr i płac.

W przypadku dyrektora PSM stwierdzono, że upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO straciło ważność z dniem 31.08.2021 r.

W dniu 01.02.2023 r. został złożony wniosek o upoważnienie dla dyrektora PSM o dostęp do bazy danych SIO (nr wniosku 512773).   

W pozostałych przypadkach pracownicy posiadali aktualne upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO.

2. Uczniowie i oddziały

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WOś) – stanowisko ds. SIO wg stanu na dzień 30.09.2022 r., dotyczące roku szkolnego 2022/2023, tj.:

• Liczba uczniów i liczba oddziałów podstawowych wg specyfiki oddziałów w roku szkolnym 2022/2023 w dniu 30.09.2022 r.
• Liczba uczniów oddziałów podstawowych w roku szkolnym 2022/2023 w dniu 30.09.2022 r.
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – dane jednostkowe w roku szkolnym 2022/2023 w dniu 30.09.2022 r.  
• Zawody w oddziałach podstawowych - dane jednostkowe wg oddziałów w roku szkolnym 2022/2023 w dniu 30.09.2022 r.   
• Uczniowie z Ukrainy, dane o uczniach i oddziałach wg stanu na 30.09.2022 r.
• Liczba uczniów/wychowanków przeliczonych daną wagą - dane jednostkowe w roku szkolnym 2022/2023 w dniu 30.09.2022 r.  

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: księgi uczniów, wydruków z e-dziennika prowadzonego w Zintegrowanym SystemieElektronicznym MobiRegw roku szkolnym 2022/2023, arkusza organizacyjnego (aneks nr 2, kod obliczeńoLoI22k1-1V5X) oraz pozostałej dokumentacji.

Na dzień 30.09.2022 r. do PSM uczęszczało 429. uczniów w 10. oddziałach.

W trakcie kontroli, w dwóch przypadkach stwierdzono różnice pomiędzy danymi wynikającymi z e-dziennika na dzień 30.09.2022 r., a danymi wynikającymi z raportów z SIO przedłożonych przez placówkę do WOś na dzień 30.09.2022 r., dotyczących specjalizacji uczniów (instrumentów), tj. w klasie I (cykl 6-letni) zamiast 3. uczniów w specjalizacji fagot, winno być 2. oraz zamiast 4. uczniów w specjalizacji gitara, winno być 5.

Powyższe różnice nie wpłynęły na rozliczenie wysokości subwencji oświatowej.

Na podstawie art.  49 ustawy o SIO,przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznym i dokumentacją szkoły, placówki oświatowej lub innej jednostki wykonującej zadania z zakresu oświaty.

Za prawidłowość danych ujętych w SIO odpowiedzialność ponosił dyrektor PSM.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w odniesieniu do pozostałych danych wprowadzonych do SIO dotyczących liczby uczniów i oddziałów, zawartych w przekazanych raportach.

3. Nauczyciele

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez WOś – stanowisko ds. SIO wg stanu na dzień 30.09.2022 r., dotyczące roku szkolnego 2022/2023, tj.:

• Liczba umów nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego i etatów w roku szkolnym 2022/2023  w dniu 30.09.2022 r.
• Liczba aktywnych umów i liczba etatów w roku szkolnym 2023/2022 w dniu 30.09.2022 r.
• Liczba nieobecności nauczycieli wg przyczyn, z liczbą etatów w dniu 30.09.2022 r.
• Wykaz etatów nauczycieli objętych subwencją oświatową wg stanu na 30IX/10X 2022 r.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: arkusza organizacyjnego PSM na rok szkolny 2022/2023 (aneks nr 2, kod oLoI22k1-1V5X) oraz dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych poszczególnych nauczycieli.

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

1) wykazaniu w SIO nieprawidłowych danych dotyczących:

- liczby nauczycieli mianowanych: wykazano 19, winno 18, tj. 1. nauczyciel nieposiadający stopnia awansu, został wykazany jako mianowany; nauczyciel został również błędnie wykazany w arkuszu organizacyjnym,

- liczby umów o pracę na czas określony, zawartych na podstawie art. 10 ust. 9 ustawy z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela(Dz.U. z 2021 r. poz. 1762 ze zm.), zw. dalej KN, tj. wykazano 2. umowy, winno 1,

- liczby umów o pracę na czas określony: wykazano 13, winno 12, tj. 1. pracownik zatrudniony na czas nieokreślony na etacie 0,56, został wykazany jako zatrudniony na czas określony, w związku z powyższym zaniżono również ilość umów na czas nieokreślony oraz liczbę etatów o 0,56,

2) niezłożeniu przez dyrektora PSM korekty zestawienia subwencyjnego wg stanu na 30.09.2022r., pomimo zmiany danych w SIO dotyczących nauczycieli, tj. zmniejszono etaty subwencyjne nauczycieli mianowanych o 0,33 oraz zwiększono etaty subwencyjne nauczycieli bez stopnia awansu o 0,33.

Na podstawie art. 49 ustawy o SIO,przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznym i dokumentacją szkoły, placówki oświatowej lub innej jednostki wykonującej zadania z zakresu oświaty.

Za prawidłowość danych ujętych w arkuszu organizacyjnym oraz w SIO odpowiedzialność ponosił dyrektor PSM.

Akta osobowe nauczycieli zawierały niezbędną dokumentację, w tym umowy z pracownikami, informacje o stopniach awansu zawodowego (akty nadania) oraz informacje dotyczące przyczyn nieobecności pracowników. Ponadto w aktach znajdowały się informacje, tzw. „Przydział godzin na rok szkolny 2022/2023”, zawierające sumę godzin dydaktycznych w roku szkolnym, tygodniowy wymiar zajęć oraz liczbę godzin ponadwymiarowych.

Kontrolą nie objęto prawidłowości naliczenia uśrednionego pensum, gdyż w placówce nie występowały etaty łączone.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zaleciłDyrektorowi PSM:

1. Wykazywać w SIO prawidłowe dane dotyczące specjalizacji uczniów oraz dane dotyczące nauczycieli, zgodnie ze stanem faktycznym oraz posiadaną dokumentacją.
2. Dokonać aktualizacji upoważnienia dodostępu do bazy danych SIO.
3. Dokonać korekty zestawienia subwencyjnego wg stanu na 30.09.2022 r.