Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2023 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 21 sierpnia 2023 r. do 4 października 2023 r., przeprowadził kontrolę w Technikum Ekonomicznym im. rotmistrza Witolda Pileckiego w Szczecinie przy ul. Gen. Józefa Sowińskiego 1 (zw. dalej TE), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2022 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 października 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 października 2023 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w TE w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości
 i uchybienia polegające przede wszystkim  na:

• zaewidencjonowaniu dochodów w wys. ogółem 7 177,85 zł na niewłaściwym paragrafie klasyfikacji budżetowej,
• przeprowadzeniu inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych niezgodnie z terminem wynikającym z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Dz.U. z 2023 poz. 120 ze zm.) oraz przepisami instrukcji inwentaryzacyjnej,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.), oraz braku sporządzenia przez pracownika pełniącego obowiązki kasjera oświadczenia o odpowiedzialności materialnej,
• zawarciu 2. umów najmu obowiązujących w 2022 r. z pominięciemprocedury przetargowej,
• wskazaniu w 11. umowach najmu błędnej podstawy prawnej zawarcia umów,
• braku uaktualnienia zał. nr 3 do Polityki rachunkowości w wersji elektronicznej w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych,
• nieprzekazaniu rocznej informacji z realizacji uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecina z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, ze szczególnym uwzględnieniem zmian wprowadzonych uchwałą nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r., zmieniającą uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zw. dalej uchwałą Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych oraz kontrolach zewnętrznych do WKiAW UM Szczecin.

Funkcję dyrektora TE w 2022 r. sprawował pan Andrzej Kobylec (zw. dalej dyrektorem TE).

Obowiązki głównego księgowego w 2022 r. w TE pełniła pani Adriana Ostrowska.

 II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w TE w 2022 r. wyniosły ogółem 1 275,85 zł i zostały wykazane w paragrafie klasyfikacji budżetowej w rozdz. 80115 §0970 – „Wpływy z różnych dochodów – dochody z tytułu wykonywania zadań płatnika” w kwocie 1275,85 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2023 poz. 1270 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 177 879,67 zł i zostały wykazane w rozdz. 80115 w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §0610 – „Wpływy z opłat egzaminacyjnych oraz opłat za wydawanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, certyfikatów i ich duplikatów” w kwocie 1 035,00 zł,
• §0690 – „Wpływy z różnych opłat” w kwocie 432,00 zł,
• §0750 – „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych” w kwocie 106 736,30 zł,
• §0830 – „Wpływy z usług” (kształcenie uczniów w zakresie teoretycznych przedmiotów zawodowych) w kwocie 64 040,00 zł,
• §0920 – „Wpływy z pozostałych odsetek” w kwocie 145,56 zł,
• § 0960 – „Wpływy z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej”w kwocie
  4 168,29 zł,
• § 0970 – „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 1 322,52 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2022 r. analizie poddano:

• umowy najmu zawarte przez TE, obowiązujące w 2022 r.,
• dochody z tytułu najmu pomieszczeń uzyskane od 3. najemców na kwotę ogółem 31 618,95 zł, zaewidencjonowane na § 0750,
• wpływy z usług na kwotę ogółem 55 440,00 zł, zaewidencjonowane na § 0830 – „Wpływy z usług”.

 W przypadku dwóch najemców, oddanie w najem hali sportowej na okres powyżej miesiąca na działalność komercyjną, nastąpiło bez uprzedniego przeprowadzenia przetargu. Umowę z pierwszym najemcą zawarto 12.07.2022 r. (poprzednia umowa została zawarta na okres od 2.06.2022 r. do 23.06.2022 r.). Jednocześnie najemca, przed zakończeniem trwania umowy nie zgłosił chęci przedłużenia umowy i prowadzenia działalności w niezmienionej formie. W przypadku drugiego najemcy nie przeprowadzono przetargu na najem hali i w dniu 3.10.2022 r. zawarto
z nim umowę najmu.

W związku z powyższym, umowy należało zawszeć na podstawie § 4 ust. 1 uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin, tj. w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Ponadto w 11. umowach najmu, jako podstawę prawną wskazano błędnie § 4 ust. 3 pkt 2 uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin, pomimo zawarcia umów na czas dłuższy niż miesiąc lub nie sprecyzowano punktu w ust. 3 (dotyczy 14. umów).

Dochody w wys. ogółem 7 177,85 zł, uzyskane przez TE z tytułu dostawy i dystrybucji energii elektrycznej, refakturowanej dla najemcy sklepiku szkolnego, udokumentowane 24. fakturami, zostały błędnie zakwalifikowane i zaksięgowane na § 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze”. Należy zaznaczyć, że z tytułu dochodów uzyskanych z tytułu czynszu najmu sklepiku, TE wystawiło 12 odrębnych faktur zaksięgowanych na § 0750.

Stosownie do zapisów zawartych w załączniku nr 3 Klasyfikacja paragrafów dochodów, przychodów i środków do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych(Dz.U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.),wpływy z tytułu refakturowania kosztów energii na rzecz najemcy, należałoby ujmować w § 083 "Wpływy z usług".

Ponadto placówka nie wywiązała się z obowiązku złożenia Prezydentowi Miasta Szczecin informacji za 2022 r. z realizacji uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06, czym naruszono § 11 uchwały.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił Pan, jako kierownik jednostki.

Wpływy dochodów objętych kontrolą zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2022 r. jednostka nie wykazała należności na dzień 31.12.2022 r.

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2022 r., wykazane zostały należności w kwocie ogółem 833,22 zł, na które składały się należności z tytułu odsetek w kwocie ogółem 68,82 zł oraz rozrachunki z tytułu VAT w kwocie ogółem 764,40 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności wymagalne w kwocie ogółem 1 294,68 zł z tytułu wynajmu hali sportowej oraz w kwocie ogółem 764,40 złdotyczące rozrachunków z tytułu VAT.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Główny księgowy wystosował na przestrzeni lat 2019-2022 wezwania do zapłaty należności wymagalnych wykazanych w sprawozdaniu Rb-N.

Kwoty należności wykazane w sprawozdaniach finansowych Rb-27S, RB-34S oraz Rb-N za 2022 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w TE w wysokości 6 872 645,40 zł, zrealizowane zostały w 99,5%, tj. w kwocie 6 837 990,65 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 6 660 110,98 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2022 r. wykazano wydatki w wys. 177879,67 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 50 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na kwotę 361 385,94 zł, co stanowiło 5,29% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 6 837 990,65 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 263 994,68 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 97 391,26 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Faktury objęte kontrolą, zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W przypadku zakupu majątku, środki trwałe ewidencjonowano w księgach inwentarzowych oraz sporządzano dokumenty OT ze wskazaniem numeru inwentarzowego.

Umowy wydatkowe poddane kontroli, zawierały kontrasygnatę głównego księgowego.

Nie stwierdzono również niezgodności udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi wzałączniku nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.).

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2022 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2022 r. w wys. 525 938,90 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 50 236,50 zł,
• §4800 - dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli w kwocie 275 306,77 zł,
• §4790 - dodatkowe wynagrodzenie osobowe nauczycieli (ZUS i podatek) w kwocie 67 292,73 zł,
• §4110 – składki ZUS w kwocie 55 667,99 zł,
• §4120 – składki ZUS w kwocie 5 755,82 zł,
• §4710 – składka na PPK w kwocie 401,18 zł,
• §4260 – energia elektryczna i cieplna w kwocie ogółem 71 122,91 zł,
• §4280 – badania profilaktyczne w kwocie 155,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2022 r., wykazano następujące zobowiązania w wys. ogółem 883,46 zł:

• §4260 – energia elektryczna i cieplna w kwocie ogółem 364,19 zł,
• §4300 – czynsz za urządzenie do wody w kwocie 135,02 zł,
• §4210 – woda dla pracowników w kwocie 384,25 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2022 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2022 r.), nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,RB-34S iRb-Z za 2022 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 86. pracowników zatrudnionych w TE w 2022 r., tj. 5,81% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontroli poddano wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 382 31,99 zł, tj. 8,31% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych w wys. 4 595 767,48 zł, zaewidencjonowanej na następujących następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej wg sprawozdania Rb-28S:

• § 401…, § 4750, § 479… - wynagrodzenia na kwotę 363 831,29 zł, stanowiące 8,48% wynagrodzeń osobowych w wys. 4 291 571,23 zł,
• § 404…i § 480… – dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 18 200,70 zł, stanowiące 5,98% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej wys. 304 196,25 zł.

Podczas kontroli akt osobowych w zakresie zgodności z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, stwierdzono:

• brakw aktach osobowych w przypadku 2. pracownikówinformacji o przyznaniu dodatku specjalnego w miesiącach VIII 2022 r. oraz w X 2022 r. z tytułu rozliczeń projektu unijnego,
• brak w aktach osobowych nauczyciela informacji o przyznanym dodatku za wychowawstwo w okresie od 1.09.2022 r. do 31.12.2022 r.;

Powyższe było niezgodne z § 3 pkt 2 f tiret pierwsze rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wg którego w części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3i art. 29¹ § 2ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465), (zw. dalej k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3²i art. 29¹ § 4k.p.).

• brak oświadczenia pracownika o odpowiedzialności materialnej z tytułu pełnienia funkcji kasjera (oświadczenie zostało sporządzone w trakcie kontroli, tj. w dniu 26.09.2023 r.);

Wg § 3 pkt 2 j rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124i art. 125k.p.).

• brak w aktach osobowych w przypadku 2. pracowników wydzielonej części C i D oraz w przypadku jednego pracownika brak wydzielonej części D.

Powyższe było niezgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wg którego akta osobowe pracownika składają się z 4 części, tj. części A, B, C i D (wg stanu prawnego na dzień 31.12.2022 r.).

Wynagrodzenia pracowników objętych kontrolą naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2022 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 287 448,00 zł (zapłacony w kwocie 286 160,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2022 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1 743 456,33 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w 2022 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

W 2022 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).

Według deklaracji PIT-4R za 2022 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu wyniosło1288,00 zł.

W 2022 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.). Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005),z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

Wg deklaracji ZUS P DRA za 2022 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu naliczone zostało w kwocie łącznej 42,85 zł.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2022 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 1275,85 zł. Różnica w wysokości 55,00 zł dotyczyła wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku od świadczeń z ZFŚS.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2022 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S za 2022 r., wykazujące dochody w wys. 1 275,85 zł. W sprawozdaniu nie wykazano należności.
2. Sprawozdanie roczne Rb-28S za 2022 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem 6 660 110,98 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania na kwotę w wys. 525 938,90 zł.
3. Sprawozdanie RB-34S za 2022 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 177 879,67 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 833,22 zł oraz zobowiązania w wys. 883,46 zł.
4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N za 2022 r. - w sprawozdaniu wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 1 294,68 zł oraz pozostałe należności w kwocie 764,40 zł.
5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z za 2022 r. - w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.
6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2022 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 1 275,85  zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 6 660 110,98 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 1200,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2022 r. Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 6 661 995,40 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2022 r. o 1 384 015,60 zł, który wynosił 5 277 939,80 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2022 r. wyniósł 210 650,00 zł i uległ zwiększeniu o 20 000,00 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2022 r., który wynosił 190 650,00 zł

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2022 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w TE Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2022 r.

Ostatni spis z natury majątku TE na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2022 r. na podstawie zarządzenie dyrektora TE z 14.10.2022 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Wcześniejszy spis z natury majątku TE został przeprowadzony w 2018 r. na podstawie Zarządzenia nr 12 dyrektora TE z dnia 25.09.2018 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Na podstawie przedłożonej dokumentacji stwierdzono, że inwentaryzacja w 2022 r. została przeprowadzona na dn. 31.12.2022 r. następującymi metodami:

• w drodze spisu natury następujących składników majątku:środków trwałych, pozostałych środków trwałych i gotówki w kasie oraz czeków gotówkowych,
• w drodze uzyskania potwierdzenia sald z kontrahentami,
• w drodze potwierdzenia sald aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych,
• w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentamii weryfikacji wartości składników.

Na podstawie przedłożonej dokumentacji stwierdzono, że ostatnia inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych została przeprowadzona w 2022 r., tj. z rocznym opóźnieniem, gdyż wcześniejsza inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych została przeprowadzona w 2017 r. Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 uor oraz pkt. 8 instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki, zbiory biblioteczne, jako inne środki trwałe inwentaryzuje się raz w ciągu 4 lat. W związku z powyższym należy stwierdzić, że wymagany termin przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych, nie został zachowany.

Jako przyczynę opóźnienia wskazano okres pandemii, duże absencje pracowników oraz brak możliwości bezpiecznego przeprowadzenia inwentaryzacji.

Analiza prawidłowości sporządzenia spisu z natury składników majątkowych wykazała, że w przypadku jednego arkusza spisowego niewłaściwe naniesiono poprawki,poprzez użycie korektora.

Błędy w arkuszach spisowych, będących drukami ścisłego zarachowania, w momencie ich wypełnienia, można poprawić wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach art. 25 ust. 1 uor, tj. przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu, liczby), tak aby pozostały one czytelne. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę dokonującą spisu z natury i opatrzone datą.

W odniesieniu do prawidłowości prowadzenia Ksiąg druków ścisłego zarachowania (czeków) stwierdzono, że księgi nie były prowadzone zgodnie z instrukcją dotyczącą wypełniania księgi, w odniesieniu do ewidencji anulowanych czeków, a ponadtoposzczególne strony ksiąg nie były ponumerowane.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 3 883 626,75złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z protokołu inwentaryzacji kasy, ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2022 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

Ilość czeków wynikająca z protokołu inwentaryzacji na dzień 31.12.2022 r. była zgodna ze stanem wynikającym z ewidencji.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano obowiązującą w 2022 r. w TE Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

• Wykaz aktów prawnych, skrótów i definicji będących podstawą opracowania i wprowadzenia polityki rachunkowości (zał. nr 1),
• Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości określone w art. 10 ust. 1 pkt 1-4 uor (zał. nr 2),
• Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych (zał. nr 3),
• Instrukcja inwentaryzacyjna (zał. nr 4),
• Instrukcja kasowa (zał. nr 5),
• Mapowanie stanowisk do ról biznesowych (zał. nr 6).

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2022 r. w jednostce wykazała, że wzory pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych w jednostce, wprowadzone Zarządzeniem 3/2021 z dnia 16.04.2021 r. do Polityki rachunkowości, nie zostały wprowadzone (utrwalone) w formie elektronicznej załącznika nr 3 do Polityki rachunkowości w TE, opracowanej w ramach Standardów Polityki Rachunkowości 158 Jednostek Organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin.

Zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2022 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży VAT oraz 176 faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

Jednostka w 2022 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2022 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązał się Pan z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2022 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez Pana w dniu 24.08.2023 r., stwierdzono, że w 2022 r. w TE została przeprowadzono kontrola zewnętrzna przez Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Szczecinie w dniu 15.12.2022 r.Ustalono, żeinformacje o przeprowadzeniu kontrolioraz dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych w 2022 r. przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo.

Autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi TE:

1. Ewidencjonować dochody na prawidłowych paragrafach klasyfikacji budżetowej.
2. Przeprowadzać w placówce inwentaryzacje zgodnie z terminami i zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.
3. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności w zakresie umieszczania w aktach osobowych potwierdzenia poinformowania pracownika o zmianie warunków zatrudnienia.
4. Zawierać umowy najmu z podaniem prawidłowej podstawy prawnej oraz stosować procedury przetargowe zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.
5. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji ww. uchwały.
6. Prawidłowo prowadzić księgę druków ścisłego zarachowania oraz nanosić poprawki na arkuszach spisowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
7. Uaktualnić zał. nr 3 do Polityki rachunkowości w wersji elektronicznej w zakresie wzorów pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych.