Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 25 stycznia 2021 r. do 12 lutego 2021 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 51 w Szczecinie, ul. Jodłowa 21, zwanej dalej SP, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 lutego 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 marca 2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2020 r. w SP nr 51 ustalono, że dyrektor wydawał decyzje aprobujące wypłatę świadczeń mimo, że:

• oświadczenia o dochodach, będące integralną częścią złożonych wniosków,zawierały błędy matematyczne w postaci nieprawidłowego wykazania dochodu za 3 miesiące poprzedzające datę złożenia wniosku, bądź nieprawidłowego przeliczenia dochodu miesięcznego na osobę. Dotyczyło to 28. przypadków na 262 złożone wnioski o pomoc finansową w okresie zimowym, 14. przypadków na 270 złożonych wniosków odofinansowanie wypoczynkuindywidualnego oraz jednego przypadku na 41 złożonych wniosków o zapomogę finansową i skutkowało zaniżeniem kwoty wypłaconych świadczeń łącznie o 2.150 zł,
• osoby uprawnione przedłożyły stosowną dokumentację w terminach niezgodnych z zapisami obowiązującego regulaminu ZFŚS, wprowadzonego zarządzeniem Nr 19/2018 Dyrektora z dnia 9.04.2018. Dotyczyło to łącznie 4 przypadków,
• w 2. przypadkach wnioski zostały rozpatrzone ponad 3 miesiące od daty ich złożenia podczas, gdy regulaminowy termin zakładał rozpatrzenie ich w ciągu 30 dni.

Stwierdzono ponadto:

• brak dokumentu regulującego kompetencje i organizację pracy zespołu do obsługi ZFŚS,
• błędy w załącznikach do regulaminu ZFŚS,
• brak podjętych działań windykacyjnych w celu odzyskania wymagalnych należności tytułem spłat rat 2. pożyczek mieszkaniowych w łącznej wys. 1.426,31 zł,
• błędy  i braki w sposobie prowadzenia dokumentacji księgowej dot. ZFŚS.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie naliczania i terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłacanych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Stan środków funduszu socjalnego w 2020 r. wyniósł 562.201,03 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2020 r. – 6.674,94 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 7.473,09 zł,

- odpisy na fundusz w 2020 r. – 547.326,00 zł,

- zwroty nieodebranych świadczeń – 700 zł,

- odsetki bankowe – 27 zł.

Wypłaty z funduszu w 2020 r. wyniosły łącznie 550.700,33 zł, na co złożyły się m.in.:

- pomoc finansowa w okresie zimowym – 152.699,00 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 140.900,33 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników netto – 119.450,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego emerytów – 88.650,00 zł,

- zapomogi losowe – 10.400,00 zł,

- paczki dla dzieci - ekwiwalent – 6.000,00 zł,

- zapomogi finansowe – 2.450,00 zł,

- świadczenia z 2019 r. – 1.500,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 350,00 zł,

- zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2020 r. – 28.301,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2020 r. wyniosło 11.500,70 zł.

Kontroli poddano:

• 262 wnioski o pomoc finansową w okresie zimowym,
• 270 wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 158 dotyczyło pracowników a 112 emerytów i rencistów, byłych pracowników SP nr 51 i Gim nr 27),
• 44 wnioski o paczki dla dzieci - ekwiwalent,
• 21 wniosków o zapomogę finansową,
• 20 wniosków o zapomogę losową,
• 2 wnioski o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
• 59. wyciągów bankowych konta ZFŚS z 2020 r. - wszystkie,
• 12 raportów kasowych,
• 9 protokołów o udzielenie dofinansowania (w tym 2 z roku 2019),
• ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 101, 135, 234, 240 i 851.

Analiza obowiązującego regulaminu ZFŚSoraz organizacji pracy zespołu do obsługi ZFŚSwykazała, że:

• powołany zespół do obsługi ZFŚSnieweryfikował wszystkich przedkładanych wniosków pod względem poprawności wyliczeń rachunkowych (matematycznych) przyjmując, iż kwota stanowiąca przeliczenie średniego miesięcznego dochodu na 1 osobę w rodzinie wykazana we wniosku była zgodna z prawdą. Weryfikacji poddawane były wybrane wnioski dot. kwotowo najwyższych świadczeń, jedynie w sytuacji, gdy zespół miał wątpliwości, co do wiarygodności przedstawianych danych. Skutki braku właściwej weryfikacji zostały przedstawione w dalszej części wystąpienia,
• nie został opracowany regulamin pracy ww. zespołu do obsługi ZFŚS, nie zostały w związku z tym określone kompetencje zespołu oraz zasady wskazujące np. częstotliwość posiedzeń, bądź obowiązek weryfikowania wniosków (ich korekty lub odrzucenia) ze względu na błędy. W ocenie kontroli, mimo braku powszechnie obowiązujących przepisów nakazujących wprowadzenie wewnętrznych regulacji określających zasady powoływania, skład czy kompetencje komisji socjalnej, w świetle niżej stwierdzonych nieprawidłowości (ich ilości i istotności), należałoby rozważyć opracowanie właściwego regulaminu,
• załącznik nr 10 do ww. regulaminu stanowił wzór wniosku o czasowe zawieszenie spłaty pożyczki mieszkaniowej bądź rozłożenie spłaty pozostałej do spłacenia części pożyczki na większą liczbę rat mimo, że regulamin nie przewidywał w ogóle takich przypadków. W § 19 ust. 10 ww. regulaminu wskazano jedynie, że niespłacona pożyczka podlega natychmiastowej spłacie wraz z odsetkami w przypadku: porzucenia pracy przez pracownika, rozwiązania przez pracownika stosunku pracy, rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy w trybie art. 52 kodeksu pracy,
• wzór wniosku o przyznanie paczki świątecznej dla dzieci lub jej ekwiwalentu pieniężnego, stanowiący załącznik nr 3 do ww. regulaminu, w części dot. oświadczenia o dochodach, przewidywał jedynie możliwość wpisania dochodu rodziny za 3 miesiące wraz z przeliczeniem na osobę, nie przewidywał natomiast wskazania liczby osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego, w związku z czym podane kwoty nie podlegały żadnej weryfikacji. 

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej pomocy finansowej w okresie zimowym stwierdzono, że na 262 złożone wnioski:

• w 28. przypadkach, dochód wykazywanyw oświadczeniach, będących częścią wniosków o pomoc finansową w okresie zimowym, zawierał błędy matematyczne w postaci nieprawidłowego wykazania dochodu za 3 miesiące poprzedzające datę złożenia wniosku, bądź nieprawidłowego przeliczenia dochodu miesięcznego na osobę. Przy czym w 13. przypadkach pozostało to bez wpływu na wysokość świadczenia,  a w 15. przypadkach, jeśli przyjąć, że 3 m-czny dochód gospodarstwa domowego wskazany został prawidłowo, świadczenie zostało zaniżone łącznie o 1.500 zł,
• w przypadku 2. wnioskodawców będących małżeństwem, mimo że w oświadczeniu o dochodach wykazali siebie nawzajem, wskazali jednak różne wartości dochodu przypadającego na osobę.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej świadczeń o dofinansowanie wypoczynkuindywidualnegostwierdzono, że na 270 złożonych wniosków:

• w 14. przypadkach, dochód wykazywanyw oświadczeniach, będących częścią wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego, zawierał błędy matematyczne w postaci nieprawidłowego wykazania dochodu za 3 miesiące poprzedzające datę złożenia wniosku, bądź nieprawidłowego przeliczenia dochodu miesięcznego na osobę. Przy czym w 8. przypadkach pozostało to bez wpływu na wysokość świadczenia, a w 6. przypadkach, jeśli przyjąć, że 3 m-czny dochód gospodarstwa domowego wskazany został prawidłowo, świadczenie zostało zaniżone łącznie o 650 zł,
• w 3. przypadkach (na 158 wniosków złożonych wyłącznie przez pracowników), wnioski zostały złożone po terminie wskazanym w § 21 ust. 1 pkt 1 obowiązującego regulaminu ZFŚS, tj. po 15 maja (zespół na postawie ww. paragrafu odrzucił zaledwie jeden wniosek),
• w jednym przypadku wniosek emerytki o dofinansowanie wypoczynkuindywidualnegorozpatrzony został ponad 3 miesiące od daty jego złożenia, co było niezgodne z § 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 obowiązującego regulaminu ZFŚS, wg którego wniosek powinien zostać rozpatrzony jak dla osób korzystających z wypoczynku w innym terminie, czyli w ciągu 30 dni od daty wpłynięcia.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej zapomóg losowych i finansowych stwierdzono, że na 41 złożonych wniosków:

• w jednym przypadku wniosek o zapomogę losową rozpatrzony został ponad 3 miesiące od daty jego złożenia, co było niezgodne z § 21 ust. 2 obowiązującego regulaminu ZFŚS, wg którego wniosek powinien zostać rozpatrzony w ciągu 30 dni od daty wpłynięcia,
• w jednym przypadku emerytce została przyznana zapomoga losowa mimo, że nie dołączyła ona do wniosku zaświadczenia lekarskiego o stanie zdrowia, a jedynie faktury za media i leki przyjmowane w związku z leczeniem istniejących chorób, co było niezgodne z § 18 ust. 1 obowiązującego regulaminu ZFŚS, wg którego o zapomogę losową mogą ubiegać się osoby dotknięte wypadkami losowymi, powodującymi pogorszenie sytuacji życiowej, finansowej lub rodzinnej, w tym długotrwałą lub przewlekłą chorobą, potwierdzoną zaświadczeniem lekarskim,
• w jednym przypadku dochód wykazany w oświadczeniu, będącym częścią wniosku, zawierał błąd matematyczny w postaci nieprawidłowego wykazania dochodu za 3 miesiące poprzedzające datę złożenia wniosku.

W toku kontroli 44. wniosków dot. paczek świątecznych dla dzieci lub ekwiwalentu pieniężnego stwierdzono, że w jednym przypadku przyznano świadczenie, mimo że wniosek złożony został po terminie wskazanym w § 21 ust. 1 pkt 2 obowiązującego regulaminu zfśs, tj. po 15 listopada.

W przypadku nieterminowego rozpatrywania wniosków dyrektor powoływał się na czasowe ograniczenie pracy szkoły przez MEN w związku z Covid-19. W toku kontroli nie został jednak udostępniony żaden dokument usprawiedliwiający nieprzestrzeganie zapisów regulaminu z powodu sytuacji epidemicznej (zarządzenie, protokół z pracy zespołu, ogłoszenie na stronie internetowej szkoły skierowane do potencjalnych wnioskodawców).

W toku kontroli zapisów księgowych na koncie 234-ZZ, dotyczących spłacanych pożyczek mieszkaniowych stwierdzono, że:

• w przypadku pożyczkobiorcy (konto 234-ZZ-HHH-01) potrącona została jedynie rata styczniowa w wys. 27 zł i do końca 2020 r., mimo salda do zapłaty w wys. 126,31 zł nie dokonywano kolejnych potrąceń. Powyższe było zaniedbaniem ówcześnie pracującego specjalisty ds. budżetu,
• w przypadku pożyczkobiorcy (konto 234-ZZ-ZZZ-01), w 2020 r. nie została dokonana zaległa spłata pożyczki w wys. 1.300 zł. Dyrektor nie podjął skutecznych działań windykacyjnych, by odzyskać należne funduszowi środki, lub w innej formie rozwiązać powyższą sytuację.

Ustalono ponadto, że:

1. Przedłożone do kontroli wyciągi bankowe, raporty kasowe i listy płac nie zawierały wskazań dekretacyjnych oraz potwierdzenia przeprowadzenia ich kontroli, co było niezgodne z § 6 ust. 2 i § 14 obowiązującej w SP 51 Instrukcji sporządzania obiegu i kontroli dokumentów, stanowiącej załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora Nr 118/2016 z dnia 30.12.2016 r., wg którego właściwa dekretacja polega na: nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod jakimi zostaną one zaewidencjonowane, umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych ma być dokument zaksięgowany, określeniu daty pod jaką ma być zaksięgowany, podpisaniu przez głównego księgowego lub inną osobę upoważnioną do dekretacji. Za równoważny powyższemu uważa się wydruk z programu komputerowego, określający zakwalifikowanie danego zdarzenia gospodarczego na konta księgowe z określeniem daty operacji, daty dokumentu, daty zaksięgowania. Wyciągi bankowe powinny być sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym przez pracownika księgowości oraz zatwierdzone przez głównego księgowego i dyrektora. Raporty kasowe powinny być zatwierdzone przez głównego księgowego. Wg § 2 ust. 1 pkt 2 ww. instrukcji, za prawidłowy uważa się dowód księgowy sprawdzony pod względem formalno – rachunkowym oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione.
2. Na koncie 851wykazane został BO po stronie Wn w wys. 800 zł. Było to niezgodne z opisem do konta 851, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342 ze zm.), wg którego konto służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na koncie 851 dopuszczalne jest wyłącznie saldo po stronie Ma i wyraża ono stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS. Za kierowanie działem księgowości SP 51 i nadzór nad wykonywaniem zadań przez podległych pracowników działu księgowości odpowiedzialny był główny księgowy.

Konto 135 na dzień 31.12.2020 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Ewidencja spłat rat pożyczek mieszkaniowych prowadzona była na koncie 234-ZZ imiennie na każdego pożyczkobiorcę.

W trakcie kontroli wszystkie dowody księgowe (wyciągi bankowe, raporty kasowe i listy płac) zostały uzupełnione o wydruk wskazań dekretacyjnych oraz numer dokumentu zgodny z numerem w ewidencji księgowej. Wyciągi księgowe i raporty kasowe zostały ponadto podpisane przez głównego księgowego.

W trakcie kontroli dokonano korekty BO konta 851 (księgi rachunkowe 2020 r. w trakcie kontroli były jeszcze otwarte).

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Przyznanie dofinansowania lub innej pomocy socjalnej było poprzedzone postanowieniami dyrektora i przedstawicieli związków zawodowych, spisanymi w formie protokołów.

2. Wydatki i zobowiązania

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2020 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 28.301,00 zł, w całości odprowadzony na rachunek urzędu skarbowego.

Kontroli poddano 26 list płac przyznanych świadczeń z ZFŚS.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie naliczania i odprowadzania podatku dochodowego od świadczeń socjalnych w 2020 r.

Świadczenia do kwoty 3.000 zł, wypłacane emerytom oraz dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (…) dla dzieci i młodzieży do lat 18 niezależnie od ich wysokości, były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 i 78 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), zwanej dalej updof.

  Zapomogi losowe w wysokości 11.400 zł były zwolnione z naliczenia podatku dochodowego.

  Świadczenia socjalne powyżej kwoty 2.000 zł wypłacane pracownikom w 2020 r. były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 updof.

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP:

1. Weryfikowanie wniosków pod względem zawartych w nich błędów matematycznych lub braków formalnych.
2. Uregulowanie kompetencji i organizacji pracy zespołu do obsługi ZFŚS.
3. Przestrzeganie zapisów regulaminowych w zakresie udzielania zapomóg.
4. Bezwzględne respektowanie terminów wynikających z regulaminu, ze szczególnym uwzględnieniem wymaganych terminów na składanie wniosków, jak i czasu przewidzianego  dla zespołu do obsługi ZFŚS na ich rozpatrzenie.
5. Weryfikację i korektę wzorów wniosków stanowiących załączniki do regulaminu ZFŚS.
6. Podjęcie skutecznych działań w celu rozwiązania sprawy niespłacanych pożyczek mieszkaniowych.