Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 13.05.2021 r. do 17.06.2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 72 w Szczecinie przy ul. Felczaka 14 (zw. dalej PP 72), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 17 czerwca 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 lipca 2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 72 w Szczecinie (zw. dalej PP 72) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• naliczeniu i wypłacie składników wynagrodzenia bez uwzględnienia odliczenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań, w tym wobec Urzędu Skarbowego,
• wystawianiu faktur za wynajem niezgodnie z zapisami zawartych umów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 72 w 2020 r. wyniosło łącznie 103.526,53 zł, co stanowiło 66,14 % planowanej kwoty w wysokości 156.537 zł. Na dochody budżetowe składały się wpływy z: opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 102.881,00 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 645,53 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2020 r. łącznie 237.967,06 zł, co stanowiło 49,27 % planowanej kwoty w wysokości 483.000 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 227.883,50 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 2.855,93 zł), usług (§ 083 – 615,61 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 29,13 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 6.582,89 zł).

Kontroli poddano zrealizowane w październiku 2020 r. wpłaty należności za pobyt i wyżywienie dzieci w PP 72 za wrzesień 2020 r. Skontrolowano dochody na kwotę ogółem 8.384,50 zł, tj. 2,54 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z ww. usług.

Kontrolą objęto również faktury VAT na łączną kwotę 2.612,21 zł, wystawione w 2020 r. za wynajem oraz 4 umowy najmu (z 8) obowiązujące w PP 72 w 2020 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencji w księgach rachunkowych.

W celu przeciwdziałania opóźnieniom w płatnościach, dyrektor nie stosował uprawnienia określonego w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 424), zw. dalej ustawą o transakcjach handlowych, bowiem nie naliczono odsetek ustawowych z tytułu nieterminowego regulowania płatności w transakcjach handlowych oraz równowartości 40 euro przysługującej tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Kontrola wykazała, że w 3. przypadkach (na 14 objętych kontrolą faktur sprzedaży) główny księgowy nie naliczył najemcom (będących przedsiębiorcami) odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (opóźnienia w płatnościach wynosiły od 14 do 31 dni). Naruszało to postanowienia art. 4 pkt 3 ustawy o transakcjach handlowych, wg których  wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych w okresie objętym kontrolą wynosiła 11,5% w stosunku rocznym (po dniu 01.07.2020 r. 10,1 %). Zgodnie zaś z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 - zw. dalej uofp), według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Na obowiązek naliczania odsetek wskazano ponadto w § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342 - zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości), według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Stwierdzono, że we wszystkich 14. skontrolowanych przypadkach faktury za wynajem wystawione zostały przez głównego księgowego w sposób niespójny z postanowieniami § 2 ust. 3 zawartych z kontrahentami umów, wg których Najemca zapłaci czynsz najmu z góry do dnia 3-go każdego miesiąca za miesiąc, za który należna jest płatność, na podstawie faktury wystawionej przez Wynajmującego. Ustalono natomiast, że faktury wystawiane były z dołu (dopiero po zrealizowaniu godzin najmu, określonych zapisami umów), a dodatkowo wskazano na nich 14-dniowy termin płatności.

W toku kontroli ustalono, że w ewidencji analitycznej opłat za pobyt i wyżywienie w przedszkolu, prowadzonej przez głównego księgowego w systemie komputerowym, nie wskazywano numeru dowodu księgowego, w którym wpłata ta została ujęta. Było to niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm. - zw. dalej uor), według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

We wszystkich przypadkach wpłaty należności z tytułu wyżywienia i pobytu dzieci w PP 72 zostały prawidłowo zaewidencjonowane, natomiast kwoty naliczonych należności z tytułu wynajmu składników majątkowych były zgodne z zapisami zawartych umów.

 1.2 Należności

 W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 32.917,10 zł i stanowiły pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2020 r. wykazano należności w kwocie 24.956,60 zł, a w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2020 r. należności w kwocie 7,960,50 zł.  

W związku z powyższym należności ogółem PP 72 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 2.158,00 zł, wyniosły na dzień 31.12.2020 r. – 35.075,10 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

 Zaplanowane wydatki PP 72 w wysokości 3.732.148 zł zrealizowane zostały w 93,43 %, tj. w kwocie 3.487.105,82 zł (środki budżetowe na kwotę 3.249.138,76 zł, środki wydzielonego rachunku dochodów na kwotę 237.967,06 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 53. źródłowe dowody księgowe na łączną kwotę 182.417,41 zł, co stanowiło 5,23 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 156.611.29 zł i ze środków wrd w kwocie 25.806,12 zł),
• 42 wyciągi bankowe oraz dokumentację dot. 13. zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

W 4. przypadkach na 53. skontrolowane – płatność uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki – 15,61 zł, średnio 6 dni po terminie). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ujawniono ponadto uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia przez głównego księgowego wydatków PP 72 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że w 4. przypadkach (na 53. skontrolowane) wydatki dotyczące opłaty abonamentowej i odprowadzania ścieków na łączną kwotę 8.046,01 zł ujęte zostały w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur i wyciągów bankowych wykazała, że wszystkie dowody księgowe nie zawierały stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) - na powyższych dowodach księgowych wskazywano jedynie miesiąc, w którym dowód należało ująć w księgach rachunkowych. Dodatkowo zapisy księgowe dot. wszystkich skontrolowanych faktur i wyciągów bankowych nie zawierały opisu operacji. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 72 był główny księgowy.

Pozostałe zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

  W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od dnia 01.01.2020 r. do dnia 31.12.2020 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 201.766,60 zł, uregulowane
w I kwartale 2021 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 168.970,38 zł,
• składek ZUS na kwotę 32.796,22 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonym na dzień 31.12.2020 r. nie wykazano zobowiązań, a w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, według stanu na dzień 31.12.2020 r. wykazano zobowiązania w kwocie 2.499,98 zł. W związku z powyższym zobowiązania ogółem wynikające z bilansu PP 72, wyniosły na dzień 31.12.2020 r. – 211.940,83 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi
w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

 Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 54. pracowników PP 72 zatrudnionych w 2020 r. (wg stanu na dzień 01.09.2020 r.), tj. 9,26 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 271.113,18 zł, tj. 12,42 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 2.182.462,55 zł, zaewidencjonowanych w 2020 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 19.727,62zł, tj. 12,90 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 152.942,74 zł.

Stwierdzono przypadek, w którym naliczono i wypłacono wynagrodzenie nie uwzględniając odliczenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim (3 dni). W związku
z powyższym wypłacono nienależne wynagrodzenie w łącznej kwocie 395,08 zł. Było to niezgodne z postanowieniami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie i wypłatę wynagrodzeń pracowników PP 72 w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Wg deklaracji PIT-4R za 2020 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 171.843 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 783.323,40 zł.

Ustalono, że podatek dochodowy od osób fizycznych za luty 2020 r. w wysokości 1015 zł został przekazany przez głównego księgowego do Urzędu Skarbowego dopiero w dniu 20.01.2021 r. tj. 306 dni po terminie. Powyższe naruszało postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy
z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r. regulowane były w określonych przepisami terminach. PP 72 skorzystało również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego i prawidłowego wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 645,53 zł.

   5. Sprawozdawczość  

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 103.526,53 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 3.249.138,76 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2020 r. na kwotę 237.967,06 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2020 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę 32.917,10 zł.

Łączna kwota zaplanowanych dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniosła 156.537 zł i zmalała w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r. o 83.963 zł (dokonano 1. zmiany planu).

Kwota zaplanowanych wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniosła łącznie 3.249.148 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r. o 859.457 zł (dokonano 14. zmian planu).

Kwota zaplanowanych dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2020 r. wyniosła 483.000 zł i nie zmieniła się w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2020 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmiany planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

 6 Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę przepisu art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2020 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych,
w tym m.in.: sprawozdania z przebiegu spisu z natury w magazynie, protokół dotyczący spisu z natury przeprowadzonego w kasach, potwierdzenia sald na rachunkach bankowych PP 72 oraz protokół weryfikacji sald aktywów i pasywów.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

 Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2018. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady (politykę) rachunkowości w PP 72, wprowadzoną zarządzeniem nr 3A/2020 dyrektora z 01.01.20 r.
2. Zasady obiegu i kontroli dokumentów księgowych (zarządzenie nr 40 dyrektora z 19.11.2010 r.).
3. Instrukcję kasową (zarządzenie nr 33/2010 dyrektora z 01.10.10 r.)
4. Instrukcję inwentaryzacyjną (zarządzenie nr 31/2010 dyrektora z 01.10.10 r.).
5. Instrukcję magazynową (zarządzenie nr 32/2010 dyrektora z 01.10.10 r.).

Stwierdzono, że dokumentacja PP 72 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w kontrolowanym okresie nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz opisu systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego ani określenia aktualnej wersji stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. Za opracowanie projektów przepisów wewnętrznych, wydawanych przez dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości odpowiedzialny był główny księgowy.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 72 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

Zarządzeniem nr 16/2021 dyrektora z dnia 30.04.2021 r. wprowadzona została polityka rachunkowości, zawierająca wszystkie elementy wymagane zapisami art. 10 uor.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

      Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2020 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym:12 deklaracji VAT-7 i JPK_V7 wraz z załączonymi rejestrami oraz 38 faktur.

W toku kontroli ww. faktur, stwierdzono następujące uchybienia:

- we wszystkich 38. przypadkach faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- w 20. przypadkach faktury VAT, a dodatkowo w 8. przypadkach faktury wewnętrzne dot. opłat za pobyt i wyżywienie w przedszkolu nie zawierały prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikałz § 306 pkt 8 i 9 (dot. faktur VAT) oraz § 325 pkt 10 i 11 (dot. faktur wewnętrznych) załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), aktualnie § 265 pkt 8 i 9 oraz § 286 pkt 8 i 9 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin.

     Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

We wszystkich przypadkach podatek od towarów i usług oraz deklaracje za 2020 r. z załączonymi do nich rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązano się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2020 r. dyrektor pełnił rolę administratora systemu bankowości elektronicznej, a dodatkowo mógł dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą oraz zmieniać własne uprawnienia. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie powinna mieć możliwości zmiany własnych uprawnień i uczestniczenia czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.  

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 15.06.2021 r., w 2020 r. przeprowadzona została w jednostce 1 kontrola. Informacja dotycząca ww. kontroli nie została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia
1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Informacje za 2020 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

W toku kontroli w systemie bankowości elektronicznej nadano rolę administratora osobie, która nie może zmieniać własnych uprawnień i nie uczestniczy w transakcjach płatniczych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 72:

1. Wystawianie faktur za wynajem zgodnie z zapisami zawartych umów dot. czasu ich wystawienia i terminu płatności.
2. Korzystanie z uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych.
3. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, PP 72 korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienia w transakcjach handlowych.
4. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki oraz prawidłowe ewidencjonowanie wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.
5. Dokonywanie zapisów księgowych i kontroli dowodów zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem: stwierdzenia sprawdzenia i podpisu osoby odpowiedzialnej, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz numeru dowodu księgowego i opisu operacji.
6. Dokonywanie prawidłowego odliczenia składników wynagrodzenia za okres zwolnienia lekarskiego pracownika.
7. Sporządzanie dokumentacji dot. centralizacji podatku od towarów i usług zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin.
8. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.