Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 8 listopada 2021 r. do 17 grudnia 2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 35 w Szczecinie przy ul. Stefana Jaracza 5a (zw. dalej PP35 lub przedszkolem)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2020 r. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 23 grudnia 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 stycznia 2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP35 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej,w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r., stwierdzono nieprawidłowościi uchybienia polegające przede wszystkim na:

- braku naliczania i ewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności,

- wypłacie pracownikowi dodatku funkcyjnego i specjalnego niezgodnie z obowiązującymi przepisami,

- wypłacaniu pracownikowi dodatku specjalnego z tytułu prowadzenia kasy pomimo określenia ww. czynności w zakresie obowiązków,

- wypłacie wynagrodzenia pracownikowi w wysokości wyższej niż określona na umowie o pracę,

- niekorzystaniu z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek,

- niewykazywaniu w sprawozdaniu Rb-27S za 2020 r. kwoty dochodów z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych w prawidłowej wysokości jako wynagrodzenia płatnika,

- braku na 33. fakturach zakupu podpisów głównej księgowej i dyrektora placówki potwierdzających, że wydatek został zakwalifikowany do wypłaty oraz oraz braku określenia daty wpływu na wszystkich fakturach zakupu,

- braku na 2. fakturach dotyczących zakupu środków trwałych, zapisu o przyjęciu na stan majątku, niesporządzania dowodów „OT” – przyjęcie środka trwałego do użytkowania oraz braku oznaczania środków trwałych numerami inwentaryzacyjnymi,

- braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na umowach zawartych przez PP35 z dostawcami,

- w przypadku wyboru dostawców artykułów spożywczych sporządzeniu notatki służbowej niezgodnie z § 11 ust. 4 pkt 2 ówcześnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin - zw. dalej zarządzeniem nr 303/16 oraz nieprzedłożeniu pełnej dokumentacji dotyczącej porównania ofert cenowych,

- braku nadawania arkuszom spisu z natury indywidualnych numerów oraz braku ich rozliczenia zgodnie z instrukcjami wewnętrznymi jednostki oraz procedurami dotyczącymi druków ścisłego zarachowania,

-braku umieszczenia na fakturach sprzedaży oraz wyciągach bankowych potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej ,

- prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, tj. Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369),

- braku przedłożenia przez pracownika informacji z Krajowego Rejestru Karnego (zw. dalej KRK) oraz oświadczeń o odpowiedzialności materialnej osób pełniących funkcję kasjera o treści zgodnej z Instrukcją kasową,

- braku uregulowań w zasadach rachunkowości dotyczących wzorów pieczęci dekretacyjnych stosowanych w jednostce, zapisów dotyczących sposobu nadawania numerów ewidencyjnych dokumentom źródłowym orazbraku ustalenia wysokości pogotowia kasowego w Instrukcji kasowej,

-braku wprowadzenia zarządzeniem dyrektora jednostki Instrukcji inwentaryzacyjnej.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych oraz kontrolach zewnętrznych do WKiAW UM Szczecin.

 Funkcję dyrektora PP35 w 2020 r. sprawowała pani Edyta Barańska (zw. dalej dyrektorem PP35).

Obowiązki głównego księgowego w 2020 r. w PP35 pełniły następujące osoby:

• Pani Dagmara Lis: od 1.01.2020 r. do 10.01.2020 r.,
• Pani Łucja Słowikowska - od 21.01.2020 r. do 18.10.2021 r. (zwana dalej główną księgową).

II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w PP35 w 2020 r. wyniosły ogółem 20 905,00 zł i zostały wykazane na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 80104 § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w wys. 20 788,00 zł,
• 80104 § 0970 - wpływy z różnych dochodów w wys. 117,00 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 poz. 305 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 57 890,26 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 80104 §0670 - wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu w kwocie
  57 280,48 zł,
• 80104 § 0830 - wpływy z usług w kwocie 607,59 zł,
• 80104 §0920 - wpływy z pozostałych odsetek w kwocie 2,19 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2020 r. analizie poddano:

• wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w PP35 zaewidencjonowane na § 0670 w kwocie ogółem 8 151,00 zł,
• wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika) zaewidencjonowane na §0920 w kwocie 117,00 zł.

Analiza płatności za wyżywienie dzieci w październiku 2020 r., wykazała, że w przypadku nieterminowych płatności od ww. zaległości nie naliczano odsetek.

Zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, odsetki od nieterminowych płatności nalicza sięi ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału.

Na podstawie art. 42 ust. 5 uofp, jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

W odniesieniu do wyciągów bankowych (zwanych dalej WB), dokumentujących zarówno dochody, jak i wydatki jednostki w 2020 r., stwierdzono, że wskazania dekretacyjne na WB nie były naniesione przy zastosowaniu pieczęci dekretacyjnej, nie dołączano również wydruku komputerowego z programu księgowego ze wskazaniem dekretacyjnym. Powyższe było niezgodne z zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki. WB nie posiadały również potwierdzenia sprawdzenia pod kątem formalnym i rachunkowym oraz nie były opatrzone pieczęcią osoby upoważnionej (na większości WB widniała parafa głównej księgowej).

Zgodnie z § 9 Instrukcji obiegu, kontroli dokumentów finansowo-księgowych w PP35, wyciągi bankowe z rachunku podstawowego i specjalnego – przekazywane w formie wydruków komputerowych, powinny być sprawdzane pod względem formalnym i rachunkowym oraz opatrzone pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej.

Za powyższe ponosił odpowiedzialność główny księgowy PP35.

Wpływy z pozostałych dochodów, w tym z tytułu opłat za wyżywienie w przedszkolu, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2020 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2020 r. w wys. 2 524,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie ogółem 11 935,83 zł, w tym należności niewymagalne w wys. 9 735,83 zł oraz należności wymagalne w wys. 2 200,00 zł.

Należności niewymagalne dotyczyły odpłatności z następujących tytułów:

- pobyt dzieci w przedszkolu w wys.  2 524,00 zł,

- wyżywienie dzieci w przedszkolu w wys. 7 104,50 zł,

- posiłki pracowników PP35 w wys. 79,21 zł,

- zwrot podatku VAT w wys. 28,12 zł.

Należności wymagalne w kwocie 2 200,00 zł, dotyczyły niezapłaconej faktury VAT z dnia 8.01.2018 r., dotyczącej rozliczenia mediów (z terminem płatności 15.01.2018 r.). Kontrolującemu przedłożono wezwania do zapłaty z 2018 r. i 2019 r. oraz informację z dnia 28.01.2021 r. o ogłoszeniu upadłości likwidacyjnej dłużnika.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Należności w kwocie 9 411,83 zł zostały również wykazane w sprawozdaniu RB-34S na dzień 31.12.2020 r.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-N i RB-34 za 2020 r. były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w PP35 w wysokości 997 697,00 zł, zrealizowane zostały w 95,09%, tj. w kwocie 948 675,02 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 890 784,76 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2020 r. wykazano wydatki na kwotę 57 890,26 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 46. źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 55 671,77 zł, co stanowiło 5,87% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 948 675,02 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 53 869,97 zł oraz ze środków z wrd w wys. 1 801,80 zł.

W przypadku wszystkich faktur zakupu objętych kontrolą, tj. 44. dokumentów, stwierdzono brak umieszczenia daty wpływu, co ma istotne znaczenie dla określenia okresu sprawozdawczego. Zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości, wprowadzonymi zarządzeniem nr 01/01/2019 dyrektora PP35 w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości z dn. 2.01.2019 r. (zw. dalej zasadami rachunkowości), w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, których termin wpływu nie przekroczył terminu złożenia  sprawozdań rocznych danego okresu sprawozdawczego. W przypadku miesięcznego okresu sprawozdawczego dokumenty dotyczące danego okresu ujmuje się w okresach do 5 dnia następnego miesiąca. W odniesieniu do podatku VAT, określenie okresu sprawozdawczego ma wpływ na możliwość odliczenia zawartego w fakturze podatku VAT przez nabywcę. Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685),zw. dalej ustawą o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W odniesieniu do 33. faktur zakupu, stwierdzono brak podpisów głównej księgowej i dyrektora placówki, potwierdzających, że wydatek został zakwalifikowany do wypłaty.

W przypadku wydatków dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami, stwierdzono, że nie zostały zaksięgowane na podstawie dowodu "PK” - polecenia księgowania, lecz na podstawie wyciągu bankowego oraz deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi DOP-3, w związku z powyższym nie można stwierdzić, czy wydatek został sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty przez osoby uprawnione, zgodnie z zasadami polityki rachunkowości jednostki oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Dz.U. z 2021 poz. 217).

Na 2. fakturach dotyczących zakupu 3. środków trwałych,nie wskazano nr inwentarza lub/i informacji, że majątek wprowadzono na stan inwentarza, co oznacza, że dowody źródłowe nie zawierały powiązania księgi głównej z księgą pomocniczą-inwentarzową,pomimo że środki trwałe zostały zewidencjonowane na koncie 013 i wprowadzone do księgi inwentarzowej.W przypadku zakupu powyższych środków trwałych nie sporządzano również dokumentów „OT” – przyjęcie środka trwałego do użytkowania.

Za powyższe odpowiedzialność ponosi główny księgowy.

Kontrolą objęto również zgodność udzielania zamówień z zasadami zawartymi w ówcześnie obowiązującym zarządzeniu nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 303/16). Stwierdzono, że
w przypadku wyboru dostawców artykułów spożywczych w 2020 r., przedłożona notatka służbowa nie została sporządzona zgodnie z § 11 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 303/16 oraz nie przedłożono pełnej dokumentacji dotyczącej porównania ofert cenowych.

Ponadto kontroli poddano 5. umów zawartych przez PP35 dotyczących świadczenia usług w 2020 r. We wszystkich umowach stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego. W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Za powyższe ponosi odpowiedzialność dyrektor PP35.

Pozostałe faktury objęte kontrolą, zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W pozostałych przypadkach, nie stwierdzono również niezgodności udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi w ówcześnie obowiązującym zarządzeniu nr 303/16.

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2020 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2020 r. w wys. 61 677,87 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania budżetowe wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §4210 – środki czystości w wys. 150,95 zł,
• § 4260 – usługi dystrybucji energii wys. 1 812,75 zł,
• § 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w wys. 50 179,81 zł,
• § 4110 - składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego (zw. dalej DWR) w wys.
  8 580,79 zł,
• § 4120 - składki FP od DWR w wys. 953,57 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2020 r., wykazano zobowiązania w wys. 3 005,07 zł z tytułu zakupu artykułów spożywczych oraz w wys. 78,50 zł z tytułu nadpłaty za wyżywienie w przedszkolu.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. nie wykazano zobowiązań.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-Z oraz Rb-34S były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 22. pracowników zatrudnionych w PP35
w 2020 r., tj. 22,73% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 120 915,68 zł, tj. 18,37% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 658 086,89 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

- § 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników: 615 152,10 zł, z tego kontrolą objęto wynagrodzenia na kwotę 111 898,41 zł, stanowiące 18,19% wynagrodzeń osobowych,

- § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne: 42 934,79 zł, z tego kontrolą objęto kwotę 9 017,27 zł, stanowiącą 21,00% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Podczas kontroli akt osobowych w zakresie zgodności z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, stwierdzono:

- w przypadku akt osobowych 5. pracowników w części B umieszczono dokumenty związanej
z przyjęciem do pracy oraz w przypadku 2. pracowników nie umieszczono informacji o zapoznaniu się z regulaminem pracy. Zgodnie z §3 pkt 1 i 2 rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej, części A akt osobowych pracownika umieszcza się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, natomiast w części B, powinny znajdować się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

- w przypadku akt osobowych 4. pracowników brak wyodrębnionej części D,zgodnie z §3 pkt 4rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej;

- w przypadku akt osobowych 2. pracowników brakpotwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, zgodnie z §3 pkt 2 lit. e tiret pierwsze ww. rozporządzenia;

- w przypadku akt osobowych 2. pracowników brak spisu dokumentów oraz w przypadku 5. pracowników brak numeracji poszczególnych dokumentów. Zgodniez §4 pkt 1rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów;

- w przypadku pracownika pełniącego obowiązki nauczyciela nie stwierdzono w aktach osobowych informacji z KRK o braku figurowania w kartotece karnej. Wymóg niekaralności, a co za tym idzie przedłożenia informacji z KRK w przypadku osoby zatrudnionej na stanowisku nauczyciela, wynika z zapisów art. 10 ust. 8a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (Dz.U.z 2021 r. poz. 1762);

- w przypadku pracowników pełniących w 2020 r. funkcję kasjera, pracownicy nie przedłożyli oświadczeń o odpowiedzialności materialnej osób pełniących funkcję kasjera o treści zgodnej z wymaganą w Instrukcji kasowej obowiązującej w jednostce. W przypadku oświadczeń o odpowiedzialności materialnej związanej z pełnieniem funkcji intendenta, treść przedłożonych oświadczeń przez pracowników była bardzo ogólna – nie wyszczególniono mienia oraz nie sprecyzowano odpowiedzialności materialnej związanej z prowadzeniem magazynów żywnościowego i chemicznego. Oświadczenie przez pracownika o przyjęciu mienia z obowiązkiem wyliczenia, bez wyszczególnienia powierzonego mienia, nie będzie związane z zaistnieniem po jego stronie odpowiedzialności odszkodowawczej określonej w art. 124 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320),zw. dalej k.p. i następnych przepisach tego kodeksu.

Analiza prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzona na podstawie akt osobowych wykazała:

- w przypadku pracownika pełniącego od I do VI 2020 r. obowiązki intendenta i kasjera, od II do V 2020 r. wypłacano dodatek w wys. 176,00 zł brutto, określony na umowie o pracę jako funkcyjny, natomiast w VI 2020 r. wg karty zarobkowej, dodatek w tej samej wysokości, został określony jako specjalny. Nie przedłożono dokumentu lub wyjaśnień podstawy wypłacania dodatku funkcyjnego, który zgodnie z zał. nr 3 Regulaminu wynagradzania jednostki, przysługuje wyłącznie na stanowisku głównej księgowej. W odniesieniu do dodatku specjalnego wypłaconego w VI 2020 r., wg wyjaśnień dyrektora PP35, dodatek został przyznany na podstawie § 11 pkt. 1 Regulaminu wynagradzania w PP35, ztytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, tj. przeszkolenia nowego pracownika na stanowisko intendenta oraz uporządkowania i przekazania wszystkich dokumentów związanych z przekazywanym stanowiskiem.

Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1282 ze zm.),zw. dalej ustawą o pracownikach samorządowych,pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny. Należy jednak podkreślić, że zgodnie z zakresem obowiązków pracownika, do jego stałych obowiązków należało prowadzenie i przechowanie dokumentacji finansowo-księgowej, a co za tym idzie prowadzenie jej i przechowywanie w ustalonym porządku, a przekazanie dokumentacji w związku z rezygnacją z pracy, nie wypełnia ustawowych przesłanek przyznania dodatku specjalnego. W odniesieniu do zadań związanych z przeszkoleniem nowego pracownika, okres przeszkolenia pracownika, nie pokrywał się z jego zatrudnieniem. Ze względu na to, iż dodatek specjalny nie ma charakteru obligatoryjnego dla pracowników samorządowych, powinien być przyznany na piśmie;

- pracownikom pełniącym obowiązki intendenta i kasjera w 2020 r., przyznano dodatek kasjerski, pomimo określenie czynności związanych z prowadzeniem kasy w zakresie obowiązków, tj. pracownikowi zatrudnionemu w okresie od I do VI w wys. 250,00 zł brutto, pracownikowi zatrudnionemu w VII i VIII w wys. 400,00 zł oraz w okresie od IX do XII 2020 r. w wys. 375,00 zł brutto.

W przypadku, gdy prowadzenie kasy jest obowiązkiem ujętym w zakresie czynności pracownika, jest to obowiązek wykonywany w ramach etatu i wynagrodzenia zasadniczego - dlatego nie ma żadnych podstaw, by przyznawać dodatek za wykonywanie tych czynności, zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych;

- na umowie o pracę z dnia 31.08.2020 r. zawartej z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku głównej księgowej, zostało określone wynagrodzenie w wys. 1 900,00 zł, natomiast wg kart zarobkowych i list płac, w okresie od IX do XII 2020 r. wynagrodzenie zostało wypłacone w wys. 1 960,00 zł. Wg wyjaśnień dyrektora PP35 wysokość wynagrodzenia na umowie o pracę została błędnie określona.

Zgodnie z art. 94 pkt. 5 k.p. do obowiązków pracodawcy należy terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia.

Osobą odpowiedzialną w 2020 r. za prowadzenie akt osobowych pracowników był dyrektor PP35. Osobami odpowiedzialnymi za ewidencję czasu pracy były osobowy pełniące funkcję intendenta oraz dyrektor PP35.

Osobą odpowiedzialną w 2020 r. za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac była główna księgowa PP35.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został
w kwocie ogółem 40 032,00 zł (zapłacony w kwocie 39 911,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 233 749,01 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2020 r.

W 2020 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm).Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu wyniosło121,00 zł, natomiast kwota odprowadzona do budżetu Gminy Miasto Szczecin w 2020 r. z tytułu wynagrodzenia płatnika wyniosła 117,00 zł. Różnica w wysokości 4 zł dotyczyła wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku od świadczeń z ZFŚS.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2020 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” została wykazana kwota w wysokości 117,00 zł.

Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej,jednostka samorządu terytorialnego sporządzająca sprawozdanie jednostkowe powinna wykazaćw okresie sprawozdawczymdochody otrzymane z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, w tym z tytułu wynagrodzenia płatnika, tj. w wys. 121,00 zł.

W 2020 r. jednostka nie korzystała z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.),zw. dalej ustawą o systemie ubezpieczeń. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 1998r. Nr 153, poz. 1005),z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie deklaracji ZUS P DRA i PIT4R oraz ustalanie kwot w nich wykazanych w 2020 r. była główna księgowa, pani Łucja Słowikowska.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 updof oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, wykazujące dochody w wys. 20.905,00 zł.
2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 890.784,76 zł.
3. Sprawozdanie RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, wykazujące dochody i wydatki w kwocie 57.890,26 zł.
4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r., wykazujące należności wymagalne w kwocie 2.200,00 zł oraz pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 9.735,83 zł.
5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancjiwg stanu na koniec IV kwartału 2020 r., nie wykazujące zobowiązań.
6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2020 r., wykazujące dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 20.905,00 zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 890.784,76 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 26 100,00 zł i uległ zmniejszeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r., który wyniósł 40 180,00 zł. Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 899 297,00 i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r., który wynosił 719 464,00,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 98 400,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo. Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP35 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

Ostatni spis z natury majątku PP35 na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2019 r. na podstawie zarządzenia nr 01/11/2019 p.o. z 29.11.2019 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej pełnej co 4 lata, wydanego przez panią Katarzynę Jaroszek p.o. dyrektora PP35. Inwentaryzację roczną składników majątkowych PP35 wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 20/12/20 z 1.12.2020 r. dyrektora PP35 w sprawie inwentaryzacji (zw. dalej zarządzeniem nr 20/12/20).

Zgodnie z ww. zarządzenieminwentaryzacja obejmowała metodą spisu z natury magazyn spożywczy, chemiczny oraz kasę. Środki trwałe i wyposażenie zinwentaryzowano metodą weryfikacja sald.

Na podstawie ww. zarządzenia powołano komisję inwentaryzacyjną.

W toku kontroli ustalono, że spis z natury na dzień 31.12.2020 r. magazynu żywnościowego został sporządzony na 4. arkuszach spisu z natury, które zostały oznaczone numerami, tj.: 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, natomiast spis z natury magazynu chemicznego został sporządzony na 2. arkuszach o numerach 20/1 i 20/2. Wg informacji zawartej w zarządzeniu nr 20/12/20, przewodniczącemu wydano arkusze spisowe o nr 20, tj. nie sprecyzowano ilości i nr wydanych arkuszy spisowych.

Arkusze spisu z natury jako druki ścisłego zarachowania muszą posiadać indywidualne, niepowtarzalne numery. Zgodnie z § 15 pkt 2 Instrukcji obiegu, kontroli dokumentów finansowo-księgowych obowiązującej w jednostce, arkusze spisu z natury winny być ponumerowane i ujęte w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Druki te wydaje intendent za pokwitowaniem odbioru przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w dwóch egzemplarzach.

Nie przedłożono również spisu arkuszy inwetaryzacyjnych oraz rozliczenia z pobranych arkuszy, które jako druki ścisłego zarachowania podlegają ewidencji oraz kontroli ilościowej.

Ponadto ustalono, że poszczególnym składnikom majątku, zakupionym w 2020 r. oraz wyszczególnionym w księgach inwentarzowych, nie nadawano numerów inwentarzowych. Brak oznaczeń poszczególnych składnikach majątku uniemożliwiał ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych. Zgodnie z § 10 pkt. 5f Instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki, numer inwentarzowy jest obowiązkowym elementem w arkuszu spisu z natury.

Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ksiąg inwentarzowych w 2020 r. była pani Łucja Słowikowska, główna księgowa oraz osoby pełniące funkcję intendenta w jednostce.

W przypadku rocznej inwentaryzacji magazynu żywnościowego oraz chemicznego na dzień 31.12.2020 r., pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta, odpowiedzialny materialnie za prowadzenie magazynów był w składzie obu komisji inwetaryzacyjnych.

Wartość inwetaryzacyjna majątku trwałego na dzień rozliczenia inwentaryzacji wynosiła ogółem 580 275,81złi była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w 2020 r. zasady rachunkowości.

Ponadto kontrolą objęto następujące instrukcje i regulaminy:

• Instrukcja obiegu, kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
• Instrukcja inwentaryzacyjna,
• Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
• Regulamin kontroli zarządczej,
• Regulamin pracy,
• Regulamin wynagradzania.

Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2020 r. w jednostce wykazała:

• brak wzorów pieczęci dekretacyjnych stosowanych w jednostce, a także brak zapisów dotyczących sposobu nadawania numerów ewidencyjnych dokumentom źródłowym w zasadach rachunkowości,
• brak ustalenia wysokości pogotowia kasowego w Instrukcji kasowej,
• brak wprowadzenia zarządzeniem dyrektora jednostki Instrukcji inwentaryzacyjnej,
• brak aktualnych publikatorów podstaw prawnych w Instrukcji inwetaryzacyjnej,  Regulaminu pracy oraz Regulaminie wynagradzania.Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację byłdyrektor PP35.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15 z 2009 r., poz. 84),procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2020 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 21. faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową, w tym 1. fakturę korygującą sprzedaży. Jednostka w 2020 r. korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

W toku kontroli 21. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży w miesiącach od stycznia do grudnia 2020 r., stwierdzono, że faktury sprzedaży VAT nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a procedury obowiązujące w PP35 nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli. Ponadtofaktury wewnętrzne sprzedaży dotyczące obiadów pracowników, zawierały w rubryce „Ilość J. m.”  zapis: „m-c” (miesiąc) zamiast „ilość” wydanych obiadów.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie deklaracji VAT-7, prowadzenie rejestrów VAT, przekazywanie środków finansowych na zapłatę podatku VAT oraz wystawianie faktur sprzedaży w 2020 r. była główna księgowa, pani Łucja Słowikowska.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2020 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor przedszkola wywiązywał się z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora PP35 w dniu 09.11.2021 r., stwierdzono, że w 2020 r. w PP35 nie przeprowadzono kontroli zewnętrznych.

Ustalono, że informacje za 2020 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP35:

1. Każdorazowo naliczać i prawidłowo ewidencjonować odsetki za opóźnienie w regulowaniu płatności na rzecz jednostki.
2. Przyznawać pracownikom dodatki funkcyjne i specjalne zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Skorygować wynagrodzenie pracownika pełniącego obowiązki kasjera o dodatek funkcyjny, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakresem obowiązków pracownika.
4. Wypłacać wynagrodzenie pracownikom w wysokości określonej na umowie o pracę.
5. Korzystać z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania jego zadań.
6. Wykazywać w sprawozdaniu Rb-27S za 2020 r. kwoty dochodów z tytułu wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych w prawidłowej wysokości.
7. Wskazywać na fakturach zakupu powiązanie z księgą inwentarzową,  sporządzać dokumenty OT oraz dokonać oznaczenia środków trwałych numerami inwentarzowymi.
8. Dokonywać potwierdzenia umów zawieranych przez jednostkę kontrasygnatą głównego księgowego.
9. Prowadzić ewidencję i kontrolę arkuszy spisu z natury zgodnie z instrukcjami wewnętrznymi jednostki oraz procedurami dotyczącymi druków ścisłego zarachowania.
10. Wskazywać na fakturach zakupu datę wpływu dokumentu oraz dokonywać na fakturach potwierdzeń środków do wypłaty przez główną księgową i dyrektora placówki.
11. Prowadzić akta osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przestrzegać obowiązków związanych z przedkładaniem przez pracowników wymaganych oświadczeń  o odpowiedzialności materialnej oraz informacji z KRK.
12. Dokonywać na fakturach sprzedaży oraz wyciągach bankowych, potwierdzeń sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
13. Wprowadzać procedury obowiązujące w jednostce zarządzeniem dyrektora PP35.