Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2021 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 11 sierpnia 2021 r. do 10 września 2021 r. przeprowadził kontrolę w IX Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Bohaterów Monte Cassino przy placu Mariackim 1 w Szczecinie (zw. dalej IXLO) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2020 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 15 września 2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 października 2021 r.          

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w IXLO w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2020 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności zapisu księgowego na koncie analitycznym dla dochodów budżetowych zaewidencjonowanych w Rozdziale 80120 §0870,z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2020 r.,
• błędnym zaewidencjonowaniu 5. faktur dotyczących dystrybucji energii elektrycznej w księgach rachunkowych w § 4300 klasyfikacji budżetowej, 
• braku uzgodnienia salda konta 014 „Zbiory biblioteczne” z księgami inwentarzowymi,
• nieprawidłowej ewidencji arkuszy spisów z natury oraz braku pobrania oświadczeń wstępnych i końcowych od osób materialnie odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji,
• braku imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania, podpisywania i sprawdzenia dokumentów oraz dysponowania gotówką, zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty i pobierania zaliczek,
• braku umieszczenia na fakturach sprzedaży potwierdzeń kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej,
• braku instrukcji obiegu dokumentów oraz wykazu stanowisk pracy uczestniczących w obiegu dowodów księgowych,
• wyszczególnianiu i opodatkowaniu podatkiem VAT podatku od nieruchomości na fakturach sprzedaży dotyczących najmu,
• braku na 8. fakturach dotyczących zakupu środków trwałych zapisu o przyjęciu na stan majątku lub/i wskazania nadania nr inwentarzowego,
• prowadzeniu akt osobowychniezgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (dotyczy 3. pracowników),
• brakuzastosowania ciągłości numeracji na fakturach sprzedaży,
• braku aktualizacji zasad Polityki rachunkowości, Procedur kontroli wewnętrznej oraz pozostałych regulaminów obowiązujących w jednostce,
• braku wprowadzenia zarządzeniami dyrektora IXLO Instrukcji kasowej, Instrukcja inwetaryzacyjnej, Regulaminu pracy oraz Regulaminu wynagradzania.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o przeprowadzonych w jednostce kontrolach oraz transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w IXLO w 2020 r. wyniosły ogółem 8.498,29 zł.

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody w 2020 r. wyniosły ogółem 24.644,98 zł.

W ramach dochodów za 2020 r. kontroli poddano:

1. Umowy najmu zawarte przez IXLO, obowiązujące w trakcie 2020 r.
2. Dochody z tytułu najmu pomieszczenia z przeznaczeniem na prowadzenie bufetu szkolnego na kwotę ogółem 5.547,48 zł, stanowiące 31,34% dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych.
3. Dochody z tytułu sprzedaży energii elektrycznej dla Szczecińskiej Energetyki Cieplnej Sp. z o.o (zw. dalej SEC) na kwotę ogółem 1.500,44 zł, stanowiące 8,48% dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych.
4. Dochody ze sprzedaży złomu w wys. 2.784,72 zł.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Objęte kontrolą wpłaty z tytułu najmu oraz wpływy z pozostałych dochodów zostały wniesione w prawidłowych wysokościach oraz prawidłowo zaewidencjonowane.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r., wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw i usług w kwocie 4.322,69 zł, w tym z tytułu korekty rozliczeń za energię elektryczną w kwocie 3.364,03 zł oraz z tytułu wynajmu dwóch lokali mieszkalnych w kwocie 958,66 zł. W tej samej kwocie wykazano należności netto w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2020 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Wszystkie płatności wraz z odsetkami dotyczące powyższych zaległości zostały uregulowane w 2020 r. Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych były zgodne z ewidencją księgową.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki IXLO w wysokości 6.319.517,00 zł zrealizowane zostały w 99,6 %, tj. w kwocie 6.293.909,69 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 133 źródłowe dowody księgowe wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 322.844,59 zł, w tym jedno polecenie wyjazdu służbowego wraz z raportem kasowych potwierdzającym płatność, co stanowiło 5,13% wydatków jednostki ogółem. Kontrolą objęto wydatki sfinansowane ze środków budżetowych na kwotę ogółem 310.103,91 zł oraz ze środków z wrd w wys. 12.740,68 zł.

W przypadku 5. faktur dotyczących dystrybucji energii elektrycznej, dowody potwierdzające wydatki ujęto w księgach rachunkowych w § 4300. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.),opis § 4260 „Zakup energii” w brzmieniu: „Paragraf ten obejmuje opłaty za dostawę energii elektrycznej, cieplnej i innej, gazu oraz wody”, wskazuje na konieczność ujęcia opłat związanych z zakupem energii elektrycznej w ww. § 4260.

Dokonując rozdzielenia operacji gospodarczej polegającej na zakupie energii i opłat bezpośrednio z nią związanych, m.in. opłaty dystrybucyjnej, nie jest możliwe spełnienie zasady przewagi treści nad formą określonej w art. 4 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r.o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217), zw. dalej uor, zgodnie z którą zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Dekretacja dowodów księgowych odbywała się poprzez wskazanie działu, rozdziału i paragrafu na pieczęci służącej jednocześnie do złożenia podpisów potwierdzających przeprowadzenie kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej i zatwierdzenia do zapłaty, zamieszczanej na dowodach źródłowych - wzór pieczęci nie został wskazany w polityce jednostki. Pozostałe wskazania dekretacyjne, w większości przypadków, znajdowały się na wspólnym dla kilku dowodów źródłowych, wydruku generowanym z programu finansowo-księgowego. Powyższa praktyka, uniemożliwiała dołączanie wydruku dekretacyjnego do każdego dokumentu źródłowego.

Na dokumentach źródłowych (fakturach) oraz wyciągach bankowych umieszczano skrót numeru, bez wskazania grupy dowodu i miesiąca, pod którym dowód został wprowadzony do ewidencji księgowej.

Zgodnie z przepisem art. 24 ust. 4 pkt 1uor, księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

W przypadku 8. faktur dotyczących zakupu majątku (pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia), dowody źródłowe nie zawierały wskazania nadanego numeru inwentarzowego lub/i zapisu o przyjęciu na stan inwentarza, tj. nie zawierały powiązania księgi głównej z księgą pomocniczą - inwentarzową Zakupy środków trwałych zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz do księgi inwentarzowej.

Za prowadzenie ksiąg inwentarzowych w 2020 r. odpowiadał kierownik gospodarczy.

Faktury zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W przypadku wydatków objętych kontrolą, kontrolującemu przedłożono komplet dokumentacji (wraz z zawartymi umowami), wymaganej na podstawie § 11 ust. 4 pkt 1-2 Załącznika nr 1 ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2020 r., w łącznej kwocie 492.329,84 zł. Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń (dodatkowe wynagrodzenie roczne) w kwocie 350.531,28 zł,
• zobowiązania publiczno-prawne (składki ZUS, NFZ oraz podatek dochodowy PIT-4) w kwocie 124.000,03 zł,
• zobowiązania z tytułu opłat za energię elektryczną, cieplną, dostarczenie wody oraz odbiór ścieków w kwocie 17.798,53 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. oraz wsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2020 r., nie wykazano zobowiązań.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne
z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 92. pracowników zatrudnionych w IXLO w 2020 r., tj. 4,35% ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 245.879,37 zł, tj. 5,47% kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej ogółem 4.491.634,00 zł, zaewidencjonowanych w 2020 r. na § 4010 wg sprawozdania Rb-28S. Ponadto kontrolą objęto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 15.716,53 zł, tj. 5,48% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia wynoszącej 286.760,74 zł, zaewidencjonowanej na
§4040 wg sprawozdania Rb-28S.

Podczas kontroli akt osobowych 3. pracowników zatrudnionych w IXLO, stwierdzono, że  w części A akt osobowych przechowywane były skierowania na badania lekarskie, zaświadczenia i orzeczenia lekarskiedotyczące okresowych badań lekarskich, wykonywanych podczas zatrudnienia w IXLO oraz dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji, uzyskane w trakcie zatrudnienia w placówce.Ww. dokumenty powinny być umieszczone w części B akt osobowych, na podstawie przepisu § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym, w części B akt osobowych pracownika, umieszcza się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym, zgodnie z § 3 pkt 2 lit. k ww. rozporządzenia,dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika, natomiast zgodnie z § 3 pkt 2 lit. r- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty.

W przypadku wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac. Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został
w kwocie ogółem 348.990,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2020 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.839.314,62 zł.

Kontroli dokonano w zakresie zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowości tych wpłat w okresie 12 miesięcy, tj. od stycznia do grudnia 2020 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2020 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r.  o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).

W 2020 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

oraz art. 3 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., wynagrodzenie z ww. tytułu wyniosło 1.047,00 zł, natomiast wg deklaracji ZUS P DRA za 2020 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu naliczone zostało w kwocie łącznej 32,57 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 8.498,29 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 6.269.264,71 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa  w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305), na dzień 31.12.2020 r. na kwotę ogółem 24.644,98 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2020 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2020 r. na kwotę 9,48 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 1.600,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 6.285.517,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r. o 1.643.720,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2020 r. wyniósł 34.000,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2020 r.

Na podstawie sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2020 r., stwierdzono, że dochody otrzymane w IXLO zaewidencjonowane w rozdziale 80120 § 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”, wyniosły ogółem 2.784,72 zł. Natomiast wg ewidencji analitycznej rachunków bankowych (wg dokumentów) dla dochodów budżetowych w Rozdziale 80120 w §0870 nie wykazano obrotów.

Powyższe wynikało z zaewidencjonowania dochodów w wys. 2.784,72 zł na koncie 130-BB-1 Rachunek bieżący jednostki, bez pełnej szczegółowości, tj. bez wyszczególnienia paragrafu. Zgodnie z opisem do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342), ewidencja szczegółowa do konta 130 powinna być prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. W przypadku dochodów nieujętych w planie finansowym dochody takie ewidencjonuje się według podziałek klasyfikacji budżetowej.

W pozostałych przypadkach sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty UM Szczecin.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2020 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w IXLO Instrukcją inwentaryzacyjną oraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2020 r.

W toku kontroli stwierdzono różnicę w wys. 3.068,14 zł pomiędzy wartością księgozbioru wynikającą z ksiąg inwentarzowych na koniec 2020 r., a wartością wynikającą z ewidencji księgowej. Stan księgozbioru na dzień 31.12.2020 r. według ewidencji księgowej wynosił 198.449,59 zł, natomiast wg ksiąg inwentarzowych 201.517,73 zł.Powstała różnica była wynikiem braku uzgodnienia zapisów na kontach ksiąg pomocniczych - inwentarzowych z zapisami kont księgi głównej na koncie 014 „Zbiory biblioteczne”, stosownie do art. 16 ust. 1 uor.

W odniesieniu do inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej drogą spisu z natury, stwierdzono brak ewidencji arkuszy spisu z natury, które jako druki ścisłego zarachowania objęte są szczególnymi zasadami kontroli. Arkusze spisu z natury były wydawane członkom zespołów spisowych bez pokwitowania. Liczba przedłożonych arkuszy nie była zgodna z rozliczeniem wynikającym z protokołu z inwentaryzacji.

Ponadto od osób materialnie odpowiedzialnych nie pobrano oświadczeń wstępnych  i końcowych, wymaganych na podstawie zapisów Instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki,potwierdzających, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentarzowych składników zostały ujęte w ewidencji oraz wszystkie składniki zostały spisane, a po zakończeniu spisu, ww. osoby nie wnoszą zastrzeżeń do spisu i do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił dyrektor IXLO.

Pełny spis z natury majątku jednostki przeprowadzony został na dzień 31.12.2020 r. na podstawie Zarządzenia nr 21 z dnia 01.10.2020 r. dyrektora IXLO, z wyjątkiem inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych, która miała miejsce w 2018 r. Pozostała wartość majątku wykazana  w księgach inwentarzowych, prowadzonych dla poszczególnych składników majątku trwałego, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2020 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w IXLO Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami stanowiącymi integralną część zasad rachunkowości:

- zał. nr 1 – Wykaz grup dokumentów stosowanych do ewidencji operacji gospodarczych,

- zał. nr 2 – Wykaz programów finansowych,

- zał. nr 3 – Zasady i system ochrony danych i ich zbiorów,

- zał. nr 4 – Zakładowy Plan Kont księgi głównej,

- zał. nr 5 – Klasyfikacja dochodów i wydatków,

- zał. nr 6 – Zasady postępowania w zakresie podatku od towarów i usług VAT.

Kontroli poddano również pozostałe procedury obowiązujące w jednostce tj. Instrukcję kasową, Instrukcję inwetaryzacyjną, Regulamin pracy, Regulamin wynagradzania (w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze Zatrudnienie i wynagrodzenia), Regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych orazProcedury kontroli wewnętrznej.

Kontrola zapisów obowiązujących w jednostce procedur dotyczących polityki rachunkowości wykazała:

• brak aktualnego w 2020 r. imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, finansowej oraz formalno-rachunkowej,
• brak uaktualnienia zapisów dotyczących wartości pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających jednorazowej amortyzacji,
• brak uaktualnienia wykazu oznaczeń grup dowodów księgowych oraz sposobu numeracji dowodów księgowych,
• brak formalnego uregulowania stosowanego w jednostce wzoru pieczęci dekretacyjnej,
• brak uaktualnienia zapisów dotyczących konta magazynowego „310”  oraz konta „201”,

W odniesieniu do zapisów Instrukcji kasowej:

• brak aktualnego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką, zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty oraz pobierania zaliczek,
• brak opracowania pisemnych zasad ochrony gotówki oraz druków ścisłego zarachowania,
• brak udokumentowania protokołami przeprowadzenia w 2020 r. okresowych kontroli kasy, zgodnie z zasadami określonymi w § 48 Instrukcji kasowej,
• brak formalnego ustalenia wysokości pogotowia kasowego zgodnie z zapisami § 3 w Instrukcji kasowej,

Instrukcja kasowa, Instrukcja inwetaryzacyjna oraz Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania nie zostały wprowadzone zarządzeniami dyrektora IXLO.

Ponadto, w odniesieniu do pozostałych procedur stwierdzono:

1. brak instrukcji obiegu dokumentów oraz wykazu stanowisk pracy uczestniczących w obiegu dowodów księgowych,
2. brak dostosowania Procedur kontroli wewnętrznej do aktualnej struktury organizacyjnej oraz obowiązujących w jednostce przepisów prawa,
3. brak aktualnego Regulaminu zamówień publicznych,
4. brak uaktualnienia podstaw prawnych w odniesieniu do Polityki rachunkowości, Regulaminu pracy oraz Regulaminu wynagradzania.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego  w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84),procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor IXLO.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych w IXLO procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2020 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży, 2. korekty deklaracji VAT-7 wraz rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 84. faktury sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową (w tym dwie faktury nie podlegające ewidencji).

W toku kontroli ww. faktur sprzedaży, stwierdzono:

- faktury sprzedaży nie zawierały potwierdzenia kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym osób upoważnionych, a procedury obowiązujące w IXLO, w szczególności polityka rachunkowości nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli;

- na 7. fakturach sprzedaży VAT wystawionych dla najemcy bufetu szkolnego, w odrębnej pozycji wyszczególniono podatek od nieruchomości, który został opodatkowany stawką 23%. Podatek od nieruchomości nie stanowi dostawy towarów ani świadczenia usług w rozumieniu art. 7 i art. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 106), zw. dalej ustawą o podatku VAT). Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o podatku VAT, koszty podatku od nieruchomości nie mogą stanowić samodzielnego świadczenia, lecz są elementem podstawowej czynności, jaką jest dzierżawa nieruchomości, zatem co do zasady nie powinny być wykazywane na fakturze w odrębnej pozycji. Powyższe stanowisko wyrażone zostało m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 czerwca 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.225.2021.2.ALN);

- na części faktur sprzedaży brak było wskazania numeru ewidencji księgowej, pod których dowód został wprowadzony do ksiąg rachunkowych oraz do rejestru sprzedaży lub zastosowano skrót numeru, którego zapis nie został uregulowany w polityce rachunkowości;

- część faktur sprzedaży posiadała wskazania dekretacyjne na wspólnym dokumencie (wydruku z programu finansowo-księgowego),

- na fakturach sprzedaży nie wyszczególniano okresu, którego dotyczy najem,

- w dwóch przypadkach nie zastosowano ciągłości numeracji dowodów źródłowych, tj. pominięto nr 9 i 10 faktur sprzedaży oraz w dwóch przypadkach wystawiono faktury o tych samych numerach, tj. nr 20 i 49. Faktury zostały prawidłowo zaewidencjonowane. Zgodnie z zapisami § 315 zał. nr 2 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 439/16), faktury sprzedaży winny być ponumerowane chronologicznie;

- na fakturach wewnętrznych nie umieszczono wyrazów „faktura wewnętrzna”, zgodnie z zapisami § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 439/16.

Za sporządzanie delegacji VAT-7 i rejestrów sprzedaży oraz wystawianie faktur VAT, odpowiedzialna była główna księgowa.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2020 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy kierownik jednostki wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2020 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Na podstawie oględzin książki kontroli kontrolujący stwierdził, że w 2020 r. w IXLO nie zostały przeprowadzone kontrole zewnętrzne.

Ustalono, że informacje za 2020 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi IXLO:

1. Prawidłowe ewidencjonowanie dochodów w księgach rachunkowych poprzez wskazywanie paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz sporządzanie sprawozdania rocznego Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na podstawie danych księgowości analitycznej rachunku bieżącego.
2. Ewidencjonowanie wydatków na prawidłowych paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz majątku jednostki w księgach rachunkowych wraz ze wskazaniem powiązania z księgą inwentarzową.
3. Prawidłowe ewidencjonowanie arkuszy spisów z natury oraz dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości orazInstrukcji inwetaryzacyjnej.
4. Wystawianie faktur sprzedaży z uwzględnieniem zapisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów  i usług Gminy Miasto Szczecin, i polityce rachunkowości jednostki.
5. Sporządzenie imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania, podpisywania i sprawdzenia dokumentów oraz dysponowania gotówką, zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty i pobierania zaliczek.
6. Prowadzenie akt osobowychzgodnie z zapisamirozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
7. Stosowanie właściwej formy prawnej wprowadzania zmian do aktów wewnętrznych jednostki.
8. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania.