Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 05.02.2020 r. do 04.03.2020 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 79 w Szczecinie przy ul. Krzemiennej 42A (zw. dalej PP 79), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 09 marca 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 sierpnia 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 79 w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• wypłacie nauczycielom dodatku za wysługę lat bez uwzględnienia potrącenia z tytułu zwolnienia lekarskiego,
• niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie,
• braku podpisów dotyczących kontroli wystawionych faktur VAT i faktur wewnętrznych,
• braku kontrasygnaty głównego księgowego na umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych,
• nieprzestrzeganiu zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących kontroli dokumentów księgowych i zatwierdzania ich do zapłaty.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 79 w 2019 r. wyniosło łącznie 26.643,50 zł, co stanowiło 39,06 % planowanej kwoty w wysokości 68.220zł. Dochody budżetowe pochodziły z: wpływów z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 26.447,50 zł) oraz wpływów z różnych dochodów (§ 097 – 196 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2019 r. łącznie 106.308,20 zł, co stanowiło 95,34 % planowanej kwoty w wysokości 111.500 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 102.855 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 3.400 zł) oraz pozostałych odsetek (§ 092 – 53,20 zł).

Kontroli poddano przypisy należności oraz wpłaty za pobyt i wyżywienie dzieci w PP 79, zrealizowane w październiku 2019 r. na kwotę ogółem 3.235,50 zł, tj. 2,50 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z ww. usług. Kontrolą objęto również 4 umowy najmu z 8. obowiązujących w 2019 r. w PP 79 oraz dotyczące ich rozrachunki z najemcami pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 2.100 zł, tj. 61,76 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.    

Stwierdzono, że w 4. na 19 przypadków faktury sprzedaży dotyczące wynajmu pomieszczeń najemcom (będących przedsiębiorcami), zostały zapłacone po terminie wynikającym z faktur. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 8 do 13 dni. Od ww. opłat z tytułu najmu pomieszczeń zapłaconych po terminie nie zostały naliczone odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (według brzmienia art. 4 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych – Dz. U. z 2019 r. poz. 118, zw. dalej ustawą o transakcjach handlowych wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych w okresie objętym kontrolą wynosiła 9,5% w stosunku rocznym w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym oraz 11,5% w stosunku rocznym - w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym). Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), zwana dalej uofp, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planówkont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, w zw. z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Kontrola wykazała ponadto, że w celu przeciwdziałania opóźnieniom w płatnościach, dyrektor nie stosował także innego uprawnienia określonego w ustawie o transakcjach handlowych, które pozostawało w jego dyspozycji, tj. określonych w art. 10 ust. 1 ww. ustawy, według których wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

Prowadzenie dokumentacji księgowej oraz ksiąg rachunkowych należało do obowiązków głównego księgowego.

We wszystkich przypadkach kwoty należności z tytułu wyżywienia i pobytu dzieci w PP 79 zostały naliczone zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi, natomiast kwoty naliczonych należności z tytułu wynajmu składników majątkowych były zgodne z zapisami umów.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie10.615,50 zł, w tym: należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wysokości 344,50 zł i pozostałe należności z ww.  tytułu w wysokości 10.271 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. wykazano należności netto w kwocie8.438,50 zł, a w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2019 r. należności w łącznej kwocie 2.177 zł.  

Należności ogółem PP 79 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowychw kwocie łącznej 14.903 zł, wyniosły na dzień 31.12.2019 r. – 25.518,50 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 79 w wysokości 1.346.271 zł zrealizowane zostały w 98,80 %, tj. w kwocie 1.330.099,20 zł (środki budżetowe na kwotę 1.223.791 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 106.308,20 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 30. źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 100.242,39 zł, co stanowiło 7,54 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 93.690,21 zł i ze środków wrd w kwocie 6.552,18 zł),
• 23 wyciągi bankowe, 1. umowę, oraz dokumentację dot. 3 zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

Ustalono, że skontrolowana umowa skutkująca powstaniem zobowiązań pieniężnych nie była zaparafowana przez głównego księgowego. Było to niezgodne z zapisami art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą 30. dowodów zakupu i 23. wyciągów bankowych wykazała że:

- w 5. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, co było niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm. - zw. dalej uor) w zw. z art. 24 ust. 2 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, a ponadto księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

- w 8. przypadkach dowód zakupu nie został podpisany przez głównego księgowego na dowód dokonania kontroli formalno-rachunkowej, a w 1. przypadku również przez dyrektora na dowód dokonania kontroli merytorycznej; stało to w sprzeczności z zapisami części II ust. 9 i 10 obowiązującej w PP 79 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, z których wynikały takie obowiązki;

- w 17. przypadkach dowód zakupu nie zawierał zatwierdzenia do wypłaty, mimo że zgodnie z częścią II ust. 11 ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych kontrola następna dokumentu głównego księgowego polega na zatwierdzeniu dowodu księgowego do zapłaty i księgowania; dokument zatwierdza również dyrektor.

Zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

 W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od 01.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie67.913,12 zł, uregulowane w I kwartale 2020 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 55.917,87 zł,
• składek ZUS na kwotę 10.180,94 zł,
• pozostałych zobowiązań w wysokości 1.814,31 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. nie wykazano zobowiązań. W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r. wykazano zobowiązania w kwocie4.980,59 zł.Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu PP 79, wyniosły na dzień 31.12.2019 r. – 90.447,99 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 21. pracowników PP 79 zatrudnionych w 2019 r. (wg stanu na dzień 31.12.2019 r.), tj. 23,81 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 181.481,11 zł, tj. 22,87 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 793.390 zł, zaewidencjonowanych w 2019 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 12.381,94 zł, tj. 24,75 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 50.037 zł.

Ustalono, że w 5. przypadkach nie dokonano nauczycielom zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego. Skutkowało to wypłatą nienależnego wynagrodzenia z ww. tytułu w łącznej kwocie 1.421,76 zł. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Dodatkowo w dniu 18.10.2019 r. wypłacona została pracownikowi nagroda jubileuszowa w wysokości 4.643,12 zł (WB nr 104), do której prawo nabył dopiero w dniu 10.11.2019 r. Przyczyną powyższego było uwzględnienie w stażu pracy pracownika okresu przebywania na urlopie bezpłatnym. Stanowiło to naruszenie zapisów § 8 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936), według którego nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2019 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 70.799 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 292.928,98 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

We wszystkich przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. regulowane były w określonych przepisami terminach. PP 79 skorzystało również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 196 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 26.643,50 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 1.223.791 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 106.308,20 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2019 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2019 r. – 10.615,50 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł68.220 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem dzień 01.01.2019 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 1.234.771 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 341.580 zł (dokonano 15. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 111.500 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem dzień 01.01.2019 r. (dokonano 1. zmiany planu w zakresie przesunięcia środków finansowych pomiędzy paragrafami dochodów).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmiany planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2019 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 35. arkuszy spisu z natury składników majątkowych jednostki, sprawozdanie i protokół Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie przeprowadzonej inwentaryzacji oraz potwierdzenia sald na rachunkach bankowych PP 79.

Ustalono, że w dokumentacji PP 79 nie było stosownego oświadczenia składanego przed inwentaryzacją przez osobę materialnie odpowiedzialną za składniki majątku (kasa, magazyn).

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2019. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce, stanowiące załączniki do zarządzenia nr 1/2018 dyrektora z dnia 02.01.2018 r.:

1. Zasady polityki prowadzenia rachunkowości oraz gospodarki finansowej.
2. Zakładowy plan kont.
3. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
4. Instrukcja kasowa.
5. Zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
6. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.
7. Procedura kontroli finansowej i audytu wewnętrznego.
8. Procedura kontroli finansowej.
9. Procedura udzielania zamówień publicznych.
10. Procedura dot. przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.
11. System ochrony i przechowywania danych.
12. Procedura w zakresie działania składnicy akt.

Stwierdzono, że dokumentacja PP 79 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała określenia aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. W dokumentacji PP 79 nie opisano ponadto stosowanych rozwiązań w zakresie dekretacji dowodów księgowych.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 79 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

     Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2019 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12 deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży oraz 73 faktury VAT i faktury wewnętrzne.

W toku kontroli ww. faktur dotyczących sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

- wszystkie faktury VAT i faktury wewnętrzne nie były podpisane na dowód sprawdzenia, co stanowiło naruszenie zapisów  art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania; za kontrolę dowodów księgowych odpowiadał dyrektor i główny księgowy;

- we wszystkich fakturach dotyczących pobytu i wyżywienia nie wskazano podstawy prawnej zwolnienia od podatku od towarów i usług, co było niezgodne z § 307 ust. 1 załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), zw. dalej zarządzeniem w sprawie podatku od towarów i usług, który wskazywał na taki obowiązek,

- w fakturach wewnętrznych za pobyt i wyżywienie nie wskazywano prawidłowych: miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto.

Ustalono, że w 1. przypadku podatek od towarów i usług za październik 2019 r. w kwocie 74,80 zł został odprowadzony na rachunek bankowy Urzędu Miasta Szczecin po terminie (opóźnienie 4 dni), określonym w § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie podatku od towarów i usług, tj. w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

     W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2019 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez PP 79 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że PP 79 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

We wszystkich przypadkach deklaracje VAT-7 za 2019 r. z załączonymi do nich rejestrami sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2019 r. osoba pełniąca rolę administratora systemu bankowości elektronicznej mogła zmieniać własne uprawnienia i uczestniczyła czynnie w podpisywaniu zleceń płatniczych. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.

Ustalono, że informacje za 2019 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

W toku kontroli rolę administratora systemu bankowości elektronicznej nadano osobie nieuczestniczącej w procesie podpisywania zleceń płatniczych.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 05.02.2020 r., w 2019 r. nie przeprowadzono w jednostce żadnej kontroli.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 79:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z przepisami uor, tj. ze wskazaniem prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej oraz na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty dowodów księgowych. 
2. Każdorazowe przekazywanie do podpisu głównego księgowego umów skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych.
3. Dokonywanie potrącenia wynagrodzenia z tytułu dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego nauczycieli.
4. Przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem prawidłowości ustalonego stażu pracy.
5. Korzystanie z uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych.
6. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, PP 79 korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
7. Naliczanie i ewidencja odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości.
8. Korzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
9. Pobieranie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń.
10. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
11. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług oraz terminowe przekazywanie kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym na rachunek bankowy Urzędu Miasta Szczecin.
12. Dokonanie zmiany w systemie bankowości elektronicznej dotyczącej możliwości zmiany własnych uprawnień przez osobę pełniącą rolę administratora.