Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 24 listopada 2020 r. do 22 grudnia 2020 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 65 w Szczecinie, ul. Młodzieży Polskiej 9, zwanej dalej SP, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 30 grudnia2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 lutego 2021 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• nierzetelnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez liczne błędy w ewidencji kosztów, przychodów i rozrachunków,
• nieujmowaniu w ewidencji księgowej faktur wystawianych na Gminę Miasto Szczecin dot. sprzedaży zwolnionej,
• niewskazywaniu na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT podstawy prawnej tego zwolnienia,
• niewykorzystaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
• błędnej ewidencji korekty podatku naliczonego od nabycia środków trwałych,
  • niekażdorazowym przekazywaniu projektów umów do akceptacji radcy prawnego UM (5 umów i 2 aneksy),
  • zawarciu aneksu ponad miesiąc po terminie, na jaki została zawarta umowa,
  • nieprecyzyjnych zapisach w umowie odnośnie terminu płatności (2 umowy),
  • ujmowaniu odsetek od nieterminowych należności w § 0750,
  • braku potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej faktur sprzedażowych, faktur wydatkowych - korygujących,
  • błędnej identyfikacji należności,
  • niezgodności stanu księgi środków trwałych z ewidencją księgową,
  • sporządzaniu budżetowych raportów kasowychz częstotliwością niezgodną z zapisami instrukcji kasowej,
  • nieprzekazaniu do WKiAW informacji o 3. kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SP, czego wymóg wynikał z § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań finansowych z ewidencją księgową,
• dekretowania dowodów księgowych,
• kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• ewidencji wpłat tytułem najmu,
• zgodności rozliczeń za najem z zawartymi umowami,
• prowadzenia dokumentacji kadrowej stanowiącej podstawę naliczania wynagrodzeń,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, za czas choroby, nagród jubileuszowych oraz dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• kompletności dokumentacji dot. inwentaryzacji rocznej,
• dokumentowania przeprowadzonych analiz rynku oraz sporządzania notatek służbowych z udzielenia zamówień do kwoty 30.000 euro,
• zgodności częstotliwości sporządzania raportów kasowychwrd z zapisami instrukcji kasowej,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w SP w 2019 r. wyniosły ogółem 27.840,51 zł i zaewidencjonowane były w § 0970 rozdziałów 80101 i 85395- Wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego i wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS – łącznie 1.209,11 zł) oraz w rozdziale 80103w § 0660 - Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w wys. 26.631,40 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody SP w 2019 r. wyniosły ogółem 417.328,18 zł.

Kontrolą objęto:

1. 39 umów najmu i 2 aneksy, obowiązujące w 2019 r.
2. 57 dowodów księgowych wystawionych w IV kwartale 2019 r. tytułem najmu.

W toku kontroli ustalono, że:

• 2. umowy najmu oraz 2. aneksy do umów najmunie zostały zaakceptowane przez radcę prawnego UM, co było niezgodne z wytycznymi przekazanymi dyrektorom, głównym księgowym i kierownikom administracyjnym jednostek oświatowych pismem z dnia 23.02.2009 r., podpisanym przez Dyrektora Wydziału Oświaty,
• do umowy nr 19/2018 zawartej w dniu 1.10.2018 r. i obowiązującej do dnia 31.03.2019 r., aneks został podpisany w dniu 8.05.2019 r., czyli ponad miesiąc po terminie na jaki została zawarta umowa. W międzyczasie wynajmujący nie korzystał z przedmiotu najmu, nie były naliczane żadne opłaty oraz wystawiane faktury. W przedmiotowym przypadku, ze względu na całokształt okoliczności, w tym: wyżej wymienione, a także późniejszą zmianę przedmiotu najmu (do wynajmu hali sportowej dodany został wynajem małej sali gimnastycznej) i wysokości czynszu (do kwoty 110 zł brutto za godzinę wynajmu hali sportowej dodany został czynsz najmu małej sali w kwocie 35 zł brutto za godzinę), uznać należałoby, że po upływie czasu trwania pierwotnej umowy najmu, dyrektor powinien był zawrzeć nową umowę, a nie aneks,
• w dwóch, następujących po sobie, umowach zawartych z tym samym kontrahentem na wynajem sali lekcyjnej w celu prowadzenia zajęć nauki języków obcych, zawarty został nieprecyzyjny zapis odnośnie określenia terminu płatności w brzmieniu: „czynsz płatny jest z góry do 15-go dnia każdego m-ca, po m-cu, w którym odbyły się zajęcia”. Czynsz regulowany był przez kontrahenta każdorazowo „z góry”. Zastosowanie powyższego zapisu w umowie utrudniało właściwą jego interpretację i niosło ryzyko błędnej identyfikacji kwoty potencjalnych należności oraz odsetek od nieterminowych płatności,
• odsetki od niezapłaconych w terminie faktur sprzedażowych (najem) zostały wykazane w sprawozdaniu R-34S w § 0750 – dochody  z najmu i dzierżawy podczas, gdy do ewidencji odsetek służy § 0920,
  • wszystkie faktury sprzedażowe nie zawierały podpisu potwierdzającego sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, co było niezgodne z pkt 3 działu pn. Kontrola i weryfikacja dowodów księgowych Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, stanowiącej część II załącznika nr 4 do obowiązującej Polityki rachunkowości, wg którego upoważniony pracownik sporządzający dokument lub otrzymujący go z zewnątrz podejmuje, stosownie do swoich kompetencji, czynności sprawdzające, tj. sprawdza, czy dokument jest poprawny pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Jeśli wynik kontroli jest pozytywny, potwierdza fakt przeprowadzonej kontroli adnotacją „sprawdzono pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym” (data i podpis) – w stosunku do dokumentów sporządzonych w szkole oraz wpływających bezpośrednio z zewnątrz od dostawców towarów i usług.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur i ewidencję dochodów był główny księgowy.

W SP zarządzeniem dyrektora z dnia 17.01.2018 r. ustalone zostały stawki czynszu za godzinę najmu pomieszczeń szkolnych.

Wpłaty tytułem czynszu za wynajem w IV kwartale 2019 r. zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rozliczeń za najem, który rozliczany był zgodnie z zawartymi umowami.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostały należnościw łącznej wys. 15.666,53 zł, w tym 1.728,50 zł - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego i 13.938,03 zł – wpływy z tytułu kar.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 14.041,10 zł (w tym należności z tytułu wyżywienia w przedszkolu – 8.788 zł, z tytułu wynajmu – 5.246,78 zł i odsetki od należności za najem – 6,32 zł).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2019 r. wykazano następujące należności: 14.153,53 zł - należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, 15.547,78 zł - pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług (niewymagalne) oraz 250 zł - depozyty terminowe (kaucja).

Należności wymagalne stanowiły kary umowne od kontrahenta w wys. 13.938,03 zł oraz zaległość z tytułu wnoszenia opłat za pobyt i wyżywienie w przedszkolu – łącznie 215,50 zł.

Odsetki od nieterminowych płatności naliczane były i ewidencjonowane na koniec każdego kwartału.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Na koncie 200-30-801-80101-0750-00013 na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostało saldo Ma w wys. 2,16 zł wskazujące na zaksięgowaną nadpłatę tytułem czynszu za wynajem. Nadpłata została wykazana przez głównego księgowego jako należność ze znakiem ujemnym.

Powyższe było niezgodne z opisem do planu kont, znajdującym się w załączniku nr 2 do obowiązującej w SP polityki rachunkowości, wg którego saldo Ma konta 200 i 201 oznacza stan zobowiązań.

Odsetki od nieterminowych płatności naliczane były i ewidencjonowane na koniec każdego kwartału.

W toku kontroli stwierdzono, że w kontrolowanych przypadkach główny księgowy zaniechał skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych (do dnia 31 grudnia 2019 r. zwaną ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 118), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa była w art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych. Według ówcześnie obowiązującego brzmienia art. 10 ust. 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro, stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej z opóźnionych płatności poddanych kontroli najemcy (będący przedsiębiorcami) nie zostali obciążeni ww. rekompensatą. Wskazać należy także, że prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Zaznaczyć należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym także z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu) - np. wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej sygn. C-199/19, RL sp. z o.o. przeciwko J.M.

Ustalono ponadto, że odsetki od nieterminowych płatności były naliczane we wszystkich przypadkach w tej samej wysokości tj. 7% (odsetki ustawowe za opóźnienie) – niezależnie czy dotyczyły transakcji handlowych w rozumieniu ww. ustawy czy nie, a według ówcześnie obowiązującego brzmienia art. 4 pkt 3 ww. ustawy za opóźnienie w transakcjach handlowych, wysokość odsetek w okresie objętym kontrolą wynosiła 9,5% w skali roku.

Osobą odpowiedzialną za właściwą identyfikację należności był główny księgowy.

Wszystkie należności, z wyjątkiem kar umownych naliczonych w wys. 13.938,03 zł (sprawa w sądzie) i kaucji w wys. 250 zł, zostały uregulowane w 2020 r.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach, z wyjątkiem nadpłaty w wys. 2,16 zł, były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach rozrachunkowych zespołu 2.

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe SP w wysokości 6.563.545,50 zł zrealizowane zostały w 100%. SP w 2019 r. uzyskała dochody jak i poniosła wydatki z wrd w wysokości 417.328,18 zł, co stanowiło 83,5% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 43 dowody księgowe na łączną kwotę 381.706,28 zł, co stanowiło 5,8% wydatków budżetowych ogółem,
• 23 dowody księgowe na łączną kwotę 93.135,54 zł, co stanowiło 22,3% wydatków wrd ogółem,
• 9 umów stanowiących podstawę do wystawienia 11. dowodów księgowych,
• 22. notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

• faktury korygujące (3 przypadki) dot. zwrotów podręczników lub ćwiczeń w ramach programu „Lekki Plecak” nie były poddane kontroli merytorycznej przez dyrektora i formalno – rachunkowej przez głównego księgowego, co było niezgodne z ww. pkt 3 działu pn. Kontrola i weryfikacja dowodów księgowych Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, stanowiącej część II załącznika nr 4 do obowiązującej Polityki rachunkowości,
• raporty kasowe obrotu gotówkowego środków budżetowych sporządzane były z częstotliwością 2 raportów w miesiącu: za pierwszą i drugą połowę miesiąca, co było niezgodne z pkt 13 obowiązującej Instrukcji kasowej, wg którego raport kasowy kasjer sporządza na zakończenie każdego miesiąca,
• w 3. przypadkach umowy wydatkowe na łączną kwotę 37.273 zł nie były uzgodnione pod względem formalno - prawnym z radcą prawnym UM,co było niezgodne z wytycznymi wskazanymi w ww. piśmie z dnia 23.02.2009 r., podpisanym przez Dyrektora Wydziału Oświaty,
• w jednym przypadku faktura nie posiadała potwierdzenia dokonania przez dyrektora, ani osobę upoważnioną, kontroli pod względem merytorycznym oraz zatwierdzenia do zapłaty,co było niezgodne z ww. pkt 3 działu pn. Kontrola i weryfikacja dowodów księgowych Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, stanowiącej część II załącznika nr 4 do obowiązującej Polityki rachunkowości oraz z pkt 5 działu pn. Podział uprawnień w zakresie kontroli, weryfikacji, akceptacji i dekretowania dokumentów ww. instrukcji, wg którego akceptacji i zatwierdzenia dowodów do realizacji dokonuje dyrektor szkoły lub osoba przez niego upoważniona.

Osobą odpowiedzialną w SP za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Poza wyżej wskazanymi przypadkami, faktury wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym przez dyrektora, pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego i były zatwierdzone do zapłaty przez ww. osoby. W przypadku faktur sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty przez osoby zastępujące dyrektora lub głównego księgowego, w aktach osobowych tych pracowników były stosowne upoważnienia.

Wszystkie zakupy na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe. Notatki zawierały prawidłowy kurs euro, obowiązujący w 2019 r. oraz szacunkową wartość zamówienia wyrażoną w złotych i euro, zgodnie z zapisami ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

W 2019 r. zakupiono podręczniki i ćwiczenia w ramach realizacji programu „Lekki Plecak”, zakup został zrealizowany z wyłączeniem procedury dokonania wyboru Wykonawcy na podstawie analizy rynku. Każdorazowo sporządzone zostały notatki służbowe zawierające wszystkie ww. elementy wraz zuzasadnieniem odstąpienia od przeprowadzenia analizy rynku na podstawie § 11 ust. 4 pkt 4 lit. d Załącznika nr 1 do ww. zarządzenia.

Wszystkie dowody księgowe wydatków budżetowych i z wrd były zadekretowane poprzez uzupełnienie pieczęci na dowodzie oraz poprzez wydruk z programu księgowego.

Wyciągi bankowe posiadały wskazanie miesiąca ujęcia w księgach oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz zawierały potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej.

Raporty kasowe obrotu gotówkowego środków wrd sporządzane były raz w miesiącu (na koniec), zgodnie z punktem 13 obowiązującej Instrukcji kasowej, wg którego raport kasowy kasjer sporządza na zakończenie każdego miesiąca.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 435.321,03 zł, uregulowane w 2020 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2019 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 1.451,38 zł tytułem podatku VAT za grudzień 2019 r., uregulowane w 2020 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2019 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kwota 2,16 zł tytułem nadpłaconego czynszu za wynajem (nieprawidłowość opisana w punkcie 1.2. niniejszego wystąpienia), nie została wykazana jako zobowiązanie w sprawozdaniu Rb-34S.

Kwoty zobowiązań, z wyjątkiem ww. nadpłaty, zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach SP za 2019 r. Były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach rozrachunkowych zespołu 2.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5. ze 101. pracowników zatrudnionych w 2019 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 234.285,94 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 218.876,31 zł (5,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 4.311.663,97 zł zaewidencjonowanej na § 4010 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 15.409,63 zł (5,2 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 297.360,47 zł zaewidencjonowanej na § 4040 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania wynagrodzenia chorobowego (3. pracowników), nagród jubileuszowych (2. pracowników) oraz  wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne – 1 pracownik.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.).

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych, nagród jubileuszowych oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne nie wykazała nieprawidłowości.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2019 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 386.329zł, uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.676.728,06 zł i również w całości zostały uregulowane.

Według deklaracji VAT-7 za 2019 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 20.415,94 zł, dla podatku należnego w kwocie ogółem 21.526,76 zł i podatku naliczonego w kwocie ogółem 1.110,82 zł.

Kontroli poddano 236 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2019 r. w zakresie ich zgodności z zapisami zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin,zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT - Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej Zarządzeniem nr 315/17 z dnia 5.07.2017 r.

W toku kontroli 236. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono, że:

1. faktury wewnętrzne dot. świadczenia usług zwolnionych z podatku vat (sprzedaż posiłków, pobyt w przedszkolu, wydawanie duplikatów dokumentów), faktury wystawione za wynajem mieszkań (5. przypadków) oraz za półkolonie (3. przypadki), nie zawierały wskazania dotyczącego podstawy prawnej tego zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT,według którego w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku. Przy czym należy dodać, że wyżej wskazane faktury wewnętrzne nie odnoszą się do zapisów rozdziału 3 działu IV załącznika nr 2 do ww. zarządzenia (wystawianych w przypadku dokonania nabycia towarów lub usług i naliczenia VAT w warunkach odwrotnego obciążenia), lecz są fakturami sprzedaży, wystawianymi na Gminę Miasto Szczecin z identyfikatorem różnicującym w postaci litery „W” w nadanym numerze faktury,
2. faktury wewnętrzne wystawiane na Gminę Miasto Szczecin dot. sprzedaży zwolnionej nie zawierały wskazań dekretacyjnych zarówno w zakresie kont księgowych, jak i klasyfikacji budżetowej, nie zawierały również wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych. Sprzedaż ewidencjonowana była na podstawie wyciągów bankowych (konto 132) bezpośrednio na konta 730 i 760, z pominięciem konta rozrachunkowego. Wyciąg bankowy jest bankowym dokumentem informującym jedynie o operacjach pieniężnych uznających bądź obciążających rachunek bankowy, zaś pominięcie ewidencji sprzedaży na koncie rozrachunkowym było niezgodne z ww. opisem do planu kont, wg którego konta 200 i 201 służą do ewidencji otrzymanej zapłaty należności na rachunek bankowy, a saldo oznacza wartość należności i zobowiązań. Powyższe było niezgodne ponadto z opisem do konta 132, wg którego nie koresponduje ono z kontami: 730 i 760 (w zakresie wpłat za półkolonie i duplikaty dokumentów), koresponduje natomiast z kontami 200 i 201 w zakresie wpłat należności za usługi realizowane w ramach rachunku dochodów własnych. Dokumentem potwierdza-jącym przychód jest wystawiona faktura i to ona powinna stanowić podstawę ewidencji na koncie 730 i tu: 760.

W ocenie kontroli, faktury wewnętrzne wystawiane na Gminę Miasto Szczecin i dot. sprzedaży zwolnionej powinny podlegać tym samym regułom, co faktury sprzedażowe wystawione kontrahentowi zewnętrznemu, tzn. powinny zostać zaewidencjonowane, poddane kontroli i zadekretowane, zgodnie z zapisami obowiązującej Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, stanowiącej część II załącznika nr 4 do Polityki rachunkowości.

Kontrola ewidencji korekt wynikających z przeliczenia kwoty podatku naliczonego za 2018 r. wykazała, że korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych w wys. -21,81 zł została ujęta w ewidencji konta 225-30-03 ze znakiem dodatnim. Tym samym naliczony podatek VAT wg ewidencji wyniósł 1.154,44 zł, podczas gdy powinien wynosić 1.110,82 zł (wg rejestru).

Osobą odpowiedzialną w SP za wystawianie faktur sprzedaży oraz prowadzenie rejestru sprzedaży i ewidencji VAT był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.).

W 2019 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podatek naliczony, zawarty w deklaracji VAT-7, ustalony został przy zastosowaniu prewspółczynnika w wysokości 7%. Wszystkie faktury sprzedaży wskazywały NIP sprzedawcy, tj. Gminę Miasto Szczecin oraz NIP nabywcy (za wyjątkiem faktur wystawionych na osoby prywatne) i zawierały podpis osoby sporządzającej. Faktury sprzedaży wystawiane kontrahentom zewnętrznym zawierały wskazania dekretacyjne zarówno w zakresie kont księgowych, jak i klasyfikacji budżetowej, zawierały również wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych.

Kwota naliczonego podatku VAT podlegającego wpłacie przekazywana była na konto Gminy do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Korekty podatku naliczonego za 2018 r.: w kwocie -21,81 zł od nabycia środków trwałych i w kwocie 300,09 zł od pozostałych nabyć, ujęte zostały w deklaracji VAT-7 za styczeń 2019 r., w części D.3 poz. 47 i 48.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2019 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 61.240 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 27.840,51 zł i było mniejsze od ww. planu o 33.399,49 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 6.563.545,50 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r. o 1.978.308,50 zł (plan na 1.01.2019 r. w kwocie 4.585.237,00 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 6.560.557,12 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 2.988,38 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 500.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2019 r. o 26.000 zł, a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2019 r. wyniosło 417.328,18 zł i było mniejsze od ww. planu o 82.671,82 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2019 r. z ewidencją księgową.

W toku kontroli ustalono, że:

- odsetki od faktur sprzedażowych (najem) zostały wykazane w sprawozdaniu R-34S w § 0750 podczas, gdy do ewidencji odsetek służy § 0920. W § 0920 w sprawozdaniu wykazane zostały wyłącznie odsetki bankowe,

- kwota 2,16 zł tytułem nadpłaconego czynszu za wynajem (nieprawidłowość opisana w punkcie 1.2. niniejszego wystąpienia), nie została wykazana jako zobowiązanie w sprawozdaniu Rb-34S.

Powyższe zostało opisane w punktach 1.1. i 2.2. niniejszego wystąpienia.

Sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zwanej dalej uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w SP instrukcją inwentaryzacyjną.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2019 r., w tym arkusz spisu z natury magazynu spożywczego, protokoły weryfikacji sald kont: 011, 013, 014, 020, 071, 072, 080, 221, 222, 223, 225, 229, 231, 234, 240, 280, 840 i 851, protokół uzgodnień stanu wartościowego księgozbioru ze stanem księgowym, protokół z inwentaryzacji gotówkiw kasie oraz potwierdzenie sald rachunków bankowych, a także wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2019 r. z budżetu i WRD.

Kontrola ręcznie prowadzonej księgi środków trwałych wykazała, że nie była ona podsumowywana na koniec roku bilansowego. Podsumowanie wykonane przez osobę kontrolującą wykazało niezgodność stanu środków trwałych wykazanych w księdze inwentarzowej ze stanem konta 011 ewidencji księgowej w wys. 10 zł zarówno na dzień 1.01.2019 r., jak i na dzień 31.12.2019 r.

Tym samym główny księgowy nierzetelnie przeprowadził weryfikację salda konta 011 na dzień 31.12.2019 r., potwierdzając w protokole przeprowadzenie porównania zapisów ksiąg rachunkowych z księgą środków trwałych. Pani natomiast ten protokół zatwierdziła.

Powyższe było niezgodne z art. 16 ust. 1 w powiązaniu z art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych. Zawierają one zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Księgę środków trwałych prowadził główny księgowy.

Ostatni pełny spis z natury majątku SP przeprowadzony został w 2017 r.

Wartość stanu magazynu spożywczego była zgodna z saldem konta 330 na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 3.832,97 zł.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2019 r. była zgodna z księgami rachunkowymi.

Księga wartości niematerialnych i prawnych była podsumowana na koniec 2019 roku i zgodna z ewidencją księgową konta 020.

Ewidencja pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych prowadzona była w formie elektronicznej.

Środki trwałe przyjmowane były na stan na podstawie dokumentów OT wystawionych na podstawie dokumentu źródłowego.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor,
• dane wykazane w sprawozdaniu Rb-34S były zgodne z danymi zaksięgowanymi na właściwych kontach zespołu 4 lub 7, skorygowanymi o podatek VAT oraz odpowiednio o należności lub zobowiązania wykazane i zapłacone z BO i wykazane na koniec roku.

W toku kontroli stwierdzono błędy w ewidencji księgowej polegające na ujmowaniu w niej dowodów księgowych dotyczących jednego kosztu i wydatku, w różnych dziennikach (budżet, wrd), z pominięciem właściwego konta rozrachunkowego z zastosowaniem niewłaściwych powiązań między kontami. Dotyczyło to m.in. faktury gotówkowej pierwotnie zaksięgowanej w koszty wrd (konto 401-30) i zapłaconej ze środków wrd (konto 101-30), następnie zrefundowanej ze środków budżetowych (konto 130-10). Na dzień 31.12.2019 r. zakup figurował w księgach rachunkowych jako:

- koszt budżetu – konto 401-02 (bez wskazania dokumentu źródłowego, bez ewidencji na koncie rozrachunkowym właściwym dla budżetu, ujęty jako wyciąg bankowy),

- wydatek budżetu – konto 130-10 (wyciąg bankowy, bez wskazania konta rozrachunkowego właściwego dla budżetu),

- rozrachunek wrd powiązany z pierwotnym księgowaniem kosztu i wydatku w księgach wrd – konto 201-30.

Powyższe było niegodne z opisem do planu kont, znajdującym się w załączniku nr 2 do obowiązującej w SP polityki rachunkowości, wg którego konto kosztowe 401 koresponduje m.in. z kontem 201, natomiast konto 130 nie koresponduje z kontami zespołu 4.

Błędy w ewidencji księgowej dotyczyły również zastosowania niewłaściwych kont i powiązań między nimi. Dotyczyło to m.in. faktury dot. zakupu komputerów z oprogramowaniem, pierwotnie zaewidencjonowanej jako inwestycja w § 6060 na koncie 080 w korespondencji z kontami rozrachunkowymi: 201-44 (budżet) w kwocie 28.779 zł i 201-30 (wrd) w kwocie 3.281,53 zł, następnie uznanej jako zakup środka trwałego i przeksięgowany z konta 080 na konto 011 w pełnej kwocie, by ostatecznie rozksięgować ją między konta 011 i 013 w kwotach odpowiednio: 5.150,77 zł i 26.909,76 zł w korespondencji z kontami umorzeniowymi 071 i 072.

Na dzień 31.12.2019 r. zakup figurował w księgach rachunkowych jako:

• koszt budżetu - § 4240 konto 401-02 w kwotach: 5.150,77 zł i 26.909,76 zł (bez wskazania dokumentu źródłowego, w korespondencji bezpośrednio z kontami umorzeniowymi 071 i 072, z pominięciem kont rozrachunkowych),
• wydatek budżetu i wrd w § 6060 w kwotach: 28.779 zł – konto 130-10 (budżet) i 3.281,53 zł – konto 132-30 (wrd),
• rozrachunki budżetu i wrd w § 6060 w kwotach: 28.779 zł – konto 201-44 (budżet) i 3.281,53 zł – konto 201-30 (wrd),
• środki trwałe i umorzenie - 5.150,77 zł na koncie 011 i 071,
• pozostałe środki trwałe i umorzenie - 26.909,76 zł na koncie 013 i 072.

Powyższe było niegodne z ww. opisem do planu kont, wg którego konto kosztowe 401 koresponduje z kontami: 072, 310 i 201, natomiast konto 011 nie koresponduje z kontem 401.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z ewidencją księgową na kontach zespołu 4 lub 7 oraz kontach zespołu 2 stwierdzono następujące rozbieżności:

1. w § 0670 - różnica 36,50 zł (wg sprawozdania 130.670,47 zł, wg ewidencji: konto 730-30 w wys. 139.494,97 zł pomniejszone o należności (konta 240 i 200) – 8.788 zł = 130.706,97 zł),
2. w § 0750 – różnica minus 292,20 zł (wg sprawozdania 128.877,76 zł, wg ewidencji: konto 760-30 w wys. 101.998,24 zł powiększone o podatek VAT w wys. 21.526,76 zł (konto 225-30), pomniejszone o różnicę bilansu zamknięcia (BZ) i otwarcia (BO) konta 200-30 w wys. minus 5.060,56 zł = 128.585,56 zł),
3. w § 4210 - różnica minus 73,60 zł (wg sprawozdania 28.081,40 zł, wg ewidencji konta 401-30 - 28.007,80 zł),
4. w § 4220 – różnica 1.320,69 zł (wg sprawozdania 223.768,45 zł, wg ewidencji: konto 401-30 w wys. 218.280,70 zł, powiększone o stan magazynu spożywczego (konto 330-30) w wys. 3.832,97 zł, pomniejszone o różnicę BZ i BO konta 201-30 w wys. minus 2.975,47 zł,
5. w § 4300 - różnica minus 36 zł (wg sprawozdania 33.674,79 zł, wg ewidencji konta 402-30 - 33.638,79 zł.

W ocenie kontroli dane wykazane w sprawozdaniu powinny być zgodne nie tylko z danymi zaewidencjonowanymi na koncie 132, lecz również powinny być zgodne z danymi wykazanymi na właściwych kontach zespołu 4 lub 7, skorygowanymi o podatek VAT oraz odpowiednio o należności lub zobowiązania wykazane i zapłacone z BO i wykazane na koniec roku.

Główny księgowy ewidencjonując koszty, przychody i rozrachunki wrd nie przyporządkowywał ich każdorazowo do właściwego paragrafu, co przy stosowaniu licznych przeksięgowań (refundacji) między księgami budżetu i wrd, spowodowało, że w trakcie kontroli nie potrafił wyjaśnić wyżej wymienionych rozbieżności.

Wyżej wskazane błędy w ewidencji księgowej potwierdzają, że księgi rachunkowe SP nie były prowadzone rzetelnie, co było niezgodne z art. 24 ust. 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

W pozostałym zakresie księgi i dowody wypełniały zapisy uor.

Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-34S były zgodne z danymi zaewidencjonowanymi na koncie 132.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie z dnia 1.01.2018 r.,
• Metody wyceny aktywów i pasywów finansowych oraz ustalania wyniku finansowego – załącznik nr 1 do polityki rachunkowości,
• Zakładowy Plan Kont – załącznik nr 2 do polityki rachunkowości,
• Zakładowa Instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 3 do polityki rachunkowości,
• Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych – załącznik nr 4 do polityki rachunkowości,
• Instrukcja kasowa – załącznik nr 5 do polityki rachunkowości,
• Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów – załącznik nr 6 do polityki rachunkowości,
• Procedury kontroli zarządczej - zarządzenie z dnia 12.03.2015 r.,
• Procedura udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 1.09.2016 r.,
• Regulamin Komisji Przetargowej z dnia 1.09.2016 r.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że ww. procedura udzielenia zamówień publicznych nie powoływała się na zapisy ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 303/16, nie zawierała ponadto wzoru notatki służbowej stosowanej w SP.

Zasady rachunkowości SP wypełniały zapisy art. 10 uor.

W ww. procedurach obowiązujących w SP nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Dyrektor SP nie zawiadomił Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o 3. kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznejw dniach 6.02.2019 r., 4.07.2019 r., 11.12.2019 r., co było niezgodne z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do ww. zarządzenia, wg których kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości oraz wydania przez kontrolujących zaleceń i innych postanowień, kierownicy kontrolowanych jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są – do przekazania kopii dokumentacji kontroli oraz informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków sformułowanych w dokumencie pokontrolnym i podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

 Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, dyrektor SP pismami: z dnia 19.06.2019 r. i z dnia 31.12.2019 r. poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP:

1. Prowadzić ewidencję księgową zgodnie z planem kont i operacjami przypisanymi do poszczególnych kont kosztowych, przychodowych i rozrachunkowych.
2. Ujmować w ewidencji księgowej faktury wystawiane na Gminę Miasto Szczecin dot. sprzedaży zwolnionej.
3. Każdorazowo na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT wskazywać podstawę prawną tego zwolnienia.
4. Każdorazowoprzekazywać projekty umów do akceptacji radcy prawnego UM.
5. Zawierać aneksy jedynie w trakcie obowiązywania umów.
6. Zawierać w umowach najmu precyzyjne zapisy odnośnie terminu płatności.
7. Ujmować odsetki od nieterminowych należności w § 092.
8. Potwierdzać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wszystkich dowodów księgowych.
9. Prawidłowo identyfikować należności i zobowiązania.
10. Stosować możliwości prawne wynikające z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
11. Informować najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
12. Uzgodnić stan księgi środków trwałych z ewidencją księgową konta 011.
13. Sporządzać budżetowe raporty kasowez częstotliwością zgodną z zapisami instrukcji kasowej.
14. Przekazywać WKiAW informacje o wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SP.