Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 26.02 - 28.05.2020 r. przeprowadził kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej Nr 3 w Szczecinie przy ul. Emilii Plater 86 (zw. dalej PPP 3) w zakresie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03.08.2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W badanym zakresie stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• sposobu prowadzenia książki obiektu budowlanego,;
• przeprowadzenia pierwszego szkolenia okresowego w dziedzinie bhp pracownika zatrudnionego na stanowisku psychologa po ponad 13 miesiącach od dnia zatrudnienia.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• pracy przy monitorach ekranowych;
• przeprowadzania kontroli obiektu budowlanego oraz sposobu wykonywania zaleceń wynikających z tych kontroli;
• oceny ryzyka zawodowego;
• przechowywania niebezpiecznych bądź szkodliwych czynników chemicznych;
• wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze;
• realizacji obowiązków wynikających z decyzji zewnętrznych organów kontroli nad warunkami pracy;
• badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami.

 II. Oceny cząstkowe

1. Obiekty budowlane, pomieszczenia i stanowiska pracy

PPP 3usytuowana była w 2 budynkach  - budynku poradni oraz budynku magazynowym, z których każdy posiadał odrębną książkę obiektu budowlanego. Właścicielem ww. budynków była Gmina Miasto Szczecin, a zarządcą PPP 3.Powierzchnia zabudowy obydwu budynków wynosiła łącznie427 m². Za prowadzenie ww. książek, terminowe przeprowadzanie kontroli obiektu budowlanego oraz nadzorowanie wykonania zaleceń wynikających z kontroli odpowiedzialną była osoba zatrudniona na stanowisku kierownika gospodarczego.Zarządca obiektu budowlanego przeprowadzał okresowe kontrole stanu technicznego budynku  oraz instalacji i przewodów. Kontrole nie wykazały niezgodności z obowiązującymi przepisami. Budynek dopuszczano do dalszej eksploatacji. Osoby przeprowadzające kontrole posiadały stosowne uprawnienia do przeprowadzania kontroli w danym zakresie. Wykazano jednocześnie, iż na bieżąco wykonywano większość zaleceń wynikających z kontroli.

Kontrola wykazała, że wpisy w książce ograniczały się do określenia rodzaju przeprowadzonego przeglądu kontroli, (np. roczny przegląd budynku), nie zawierały natomiast wskazania dotyczącego osoby dokonującej czynności kontrolnych wraz z nr i rodzajem jej uprawnień, wydanych zaleceń, przedmiotu prowadzonych czynności (przegląd przewodów kominiarski). Stało to w sprzeczności z zapisami § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U.
z 2003, Nr 120, poz. 1134), zwanego dalej rozporządzeniem o książce obiektu, wg którego wpis do książki powinienzawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła.

Książki zawierały ponadto niepełne dane identyfikacyjne obiektu, nie wskazano m.in.: protokołu odbioru obiektu, pozwolenia na użytkowanie obiektu, nr księgi wieczystej oraz roku zakończenia budowy, a książka dot. budynku poradni, w części dotyczącej danych technicznych nie zawierała informacji dotyczącej wyposażenia budynku w instalacje. Stało to w sprzeczności z zapisami § 5 pkt 1 ppkt c i d  rozporządzenia o książce obiektu, wg którego  wpisy do książki obejmują m.in.podstawowe dane identyfikujące obiekt, tj. m.in.protokół odbioru obiektu - numer i datę sporządzenia oraz pozwolenie na użytkowanie obiektu - nazwę organu, który wydał, numer i datę wydania.

Ustalono również, że wpisów dokonywano w nieodpowiednich rubrykach, i tak wpisów dotyczących przeglądów 5-letnich dokonywano w rubrykach dot. przeglądów corocznych, natomiast przeglądy coroczne wpisywano również w rubrykach dotyczących przeglądów 5-letnich. Zgodnie ze złożonymi w trakcie kontroli wyjaśnieniami powyższe wynikało z niewiedzy osoby, tj. kierownika gospodarczego, prowadzącego ww. książki.

Pomieszczenia higieniczno-sanitarne były w stanie technicznym i higienicznym spełniającym wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca zapewnił pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach robotniczych zapewniono szatnie z szafami na odzież i obuwie robocze oraz odzież i obuwie własne pracowników.

2. Zewnętrzne kontrole nad warunkami pracy

Kontrole w obszarze nadzoru nad warunkami pracy (od 01.01.2018 r. do dnia kontroli WKiAW) przeprowadziła Wojewódzka Stacja Sanitarno - Epidemiologiczna (zw. dalej WSSE).Przedmiotem kontroli był stan sanitarno – higieniczny oraz sanitarno – techniczny oraz przestrzeganie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwem używania tytoniu i wyrobów tytoniowych. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

3. Czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe w procesie pracy

3.1 Maszyny, sprzęt do tymczasowej pracy na wysokości

Znajdujące się na wyposażeniu maszyny oraz sprzęt do tymczasowej pracy na wysokości wykorzystywane były do prac konserwacyjnych oraz prac porządkowych wewnątrz budynku i terenów zewnętrznych (tereny zielone, ciągi komunikacyjne).

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Będące w użytkowaniu maszyny spełniały wymagania bhp. Pracodawca zapoznał pracowników użytkujących maszyny podczas pracy z instrukcjami bhp przy ich użytkowaniu.

 3.2 Czynniki chemiczne

Niebezpieczne, bądź stwarzające zagrożenie czynniki chemiczne wykorzystywane były w jednostce do utrzymania czystości i dezynfekcji oraz do prac remontowych i porządkowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Nie wniesiono zastrzeżeń do sposobu przechowywania i wykorzystywania podczas wykonywania prac niebezpiecznych, bądź stwarzających zagrożenie czynników chemicznych. Pracodawca informował pracowników o właściwościach stosowanych czynników, o ryzyku dla bezpieczeństwa i zdrowia  związanym z ich stosowaniem, jak również o sposobach bezpiecznego ich przechowywania. Pracodawca posiadał aktualny spis i karty charakterystyki ww. czynników, z którymi zapoznał merytorycznych pracowników stosujących podczas pracy ww. czynniki.

4.Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze

Zasady i normy przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego stanowiły integralną część Regulaminu pracy PPP 3. Stosowanie ww. przedmiotów wymagane było na następujących stanowiskach: konserwator, sprzątaczka, woźny.

Kontrola wykazała uchybienia w zakresie, ustalonych w Regulaminie pracy (wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Poradni Pedagogiczno – Psychologicznej Nr 3 z dnia 30.09.2010 r.), zasad przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego. Zapis dla środków ochrony indywidualnej o treści „do zużycia” był bezzasadny ponieważ mogą one być stosowane tylko do momentu utraty właściwości ochronnych, co ma wykluczyć zastosowanie niesprawnych środków ochrony przez pracowników. Wykazano jednocześnie, że ten sam zapis „do zużycia” zastosowano przy ustalaniu okresów użytkowania dla odzieży roboczej na stanowisku konserwatora i  woźnego, podczas gdy według art. 237⁸  § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2019, poz.1040) pracodawca ustala rodzaje, środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237⁶ § 1 i art. 237⁷ § 1, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Zapis „do zużycia” nie spełnia wymagań wskazanego przepisu. Przyczyną uchybień była błędna interpretacja przepisów ze strony osoby zatrudnionej na stanowisku kierownika gospodarczego, odpowiedzialnej za prawidłowe wyposażanie pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze.

Pracownicy zostali wyposażeni w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze wymagane do stosowania na danym stanowisku pracy. Dla każdego pracownika prowadzona była indywidualna karta przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego.

 5. Prace szczególnie uciążliwe bądź szkodliwe

Wykaz prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet, jest częścią regulaminu pracy (Załącznik nr 3 do Regulamin Pracy wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Poradni Pedagogiczno – Psychologicznej Nr 3 z dnia 30.09.2010 r.). Do wymienionych prac zaliczono: prace związane z wysiłkiem fizycznym i transportem ciężarów oraz wymuszoną pozycją ciała, prace w kontakcie ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi, prace w narażeniu na substancje chemiczne.

Do prac uciążliwych, wykonywanych przez pracowników PPP 3, należały prace  związane z obsługą monitorów ekranowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

W okresie od 01.01.2017 r. do dnia kontroli zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym otrzymało 2 pracowników. Powyższe wypełniało § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998, Nr 148, poz. 973), według którego pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

6. Wypadki przy pracy

W okresie objętym kontrolą nie zarejestrowano w jednostce wypadków przy pracy. Nie zarejestrowano również chorób zawodowych, bądź podejrzeń o tego typu choroby.

 7. Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka zawodowego w PPP 3 została przeprowadzona w styczniu 2015 r. na stanowiskach: logopeda, psycholog, pedagog, socjoterapeutka, pracownik administracyjno – biurowy, sprzątaczka, konserwator oraz woźny. Ocenę przeprowadził zespół ds. oceny ryzyka zawodowego, powołany przez dyrektora zarządzeniem nr 7/2015 z dnia 15.01.2015 r., w skład którego wchodził m.in. starszy specjalista ds. bhp,  wykonujący zadania służby bhp w PPP 3 na podstawie umowy cywilnoprawnej.                         

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Kontrola wykazała, że pracodawca ocenił i udokumentował ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą na poszczególnych stanowiskach, zastosował niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko oraz poinformował wszystkich pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

8.Badania profilaktyczne

Badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami wykonywane były na podstawie umów zawieranych pomiędzy PPP 3, a jednostką służby zdrowia uprawnioną do wykonywania tego typu badań. Kontroli poddano wstępne badania lekarskie osób zatrudnionych po 01.01.2018 r. (100% stanu osobowego jednostki w dniu kontroli).

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Pracownicy zostali dopuszczeni do pracy na podstawie wydanych przez lekarza przeprowadzającego badanie profilaktyczne orzeczeń lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Kierując na badania pracownika pracodawca informował lekarza o warunkach pracy na danym stanowisku, uwzględniając występujące na stanowisku czynniki niebezpieczne, szkodliwe bądź uciążliwe.

9.Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 28 osób.Zadania służby bhp w PPP 3 wykonywane były przez starszego specjalistę ds. bhp, zatrudnionego w Ośrodku BHP Zachodniopomorskiego Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej w Szczecinie, zwanego dalej Ośrodkiem BHP ZCEMiP.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Specjalista ds. bhp: prowadził wewnętrzne kontrole stanu bhp, informował dyrektora PPP 3 o stwierdzonych zagrożeniach, przedstawiał coroczne analizy stanu bhp, brał udział w tworzeniu wewnętrznych zarządzeń oraz instrukcji, brał istotny udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy, podejmował wspólne działania mające na celu przestrzeganie przepisów i zasad bhp oraz wspierania działań dyrektora poradni mających na celu poprawę warunków pracy.

 10. Szkolenia w dziedzinie bhp

         Kontrolą objęto 28 pracowników (100% stanu osobowego jednostki w dniu kontroli).Szkolenia wstępne: instruktaż ogólny przeprowadzali specjaliści z Ośrodka BHP ZCEMiP, instruktaż stanowiskowy przeprowadzał pracodawca. Szkolenia okresowe pracowników przeprowadzane były przez podmioty zewnętrzne uprawnione do przeprowadzania tego typu szkoleń.

Na 28 osób objętych kontrolą w stosunku do 1 osoby zatrudnionej na stanowisku psychologa z dniem 02.05.2018 r., stwierdzono uchybienie polegające na tym, że odbyła ona pierwsze szkolenie okresowe w dniu 04.06.2019 r., tj. po ponad 13 miesiącach od dnia zatrudnienia na danym stanowisku pracy, co stało w sprzeczności z przepisem § 15 ust. 4rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2019, poz. 1099), wg którego pierwsze szkolenie okresowe pracowników administracyjno - biurowych przeprowadza się w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tych stanowiskach.

Za powstałe nieprawidłowości odpowiadał pracownik, do zakresu obowiązków którego należało prowadzenie spraw osobowych pracowników. 

Pozostali pracownicy posiadali aktualne szkolenia w dziedzinie bhp. Ustalono ponadto, że Dyrektor PPP 3 posiadał aktualne szkolenie okresowe w dziedzinie bhp dla pracodawców. Zaświadczenia ze szkoleń przechowywane były w aktach osobowych pracowników.Pracownikom, do stałego korzystania udostępniano ponadto szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bhp na stanowiskach pracy.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PPP 3:

1. Prowadzenie książki obiektu budowlanego zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dostosowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zasad przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego do przepisu wskazanego w wystąpieniu.
3. Odbywanie przez pracowników pierwszych szkoleń okresowych w dziedzinie bhp w wymaganych terminach.