Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 05.08.2020 r. do 02.09.2020 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Architekta Miasta Urzędu Miasta Szczecin w zakresie realizacja wniosków o wydanie zaświadczeń w zakresie art. 8 i art. 25 ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 02.09.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.09.2020 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Biurze Architekta Miasta Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej BAM lub jednostką) w zakresie realizacji wniosków o wydanie zaświadczeń w zakresie art. 8 i art. 25 ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji stwierdzono nieprawidłowości polegające, m.in. na: 

• niewskazaniu w wezwaniu skierowanym do strony terminu, w jakim ma nastąpić uzupełnienie wniosku,
• powoływaniu nieaktualnego dziennika publikacyjnego aktów prawnych przy wskazaniu podstawy prawnej wydania zaświadczenia.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień, w szczególności:

• sprawy były załatwiane terminowo,
• zaświadczenia były wydawane po spełnieniu ustawowych przesłanek przewidzianych w kpa, a ich treść była zgodna z obowiązującym stanem prawnym,
• sprawy prowadzili pracownicy BAM, do których zakresów czynności należało wydawanie zaświadczeń w zakresie ustawy o rewitalizacji,
• zaświadczenia były wydawane przez upoważnione do tego osoby,
• organ pobierał stosowną opłatę skarbową od wydania zaświadczenia,
• w większości spraw prowadzona była metryka obiegu dokumentów,
• zaświadczenia były doręczane wnioskodawcom.

Według § 35 ust. 2 pkt 3 Załącznika do zarządzenia nr 145/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 9 kwietnia 2019 r. do zadań Biura Architekta Miasta w zakresie prowadzenia działań w zakresie zachowania walorów estetycznych, plastycznych i użytkowych miasta należy prowadzenie spraw związanych z rewitalizacją.

BAM realizowało zadania związane z realizacją wniosków o wydanie zaświadczeń na podstawie ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji [Dz.U. z 2020 r. poz. 802] (zwanej dalej ustawą o rewitalizacji) w oparciu o procedurę BAM-IV Wydawanie zaświadczeń.

W okresie objętym kontrolą (od dnia 25.03.2019 r. do dnia 31.07.2020 r.) do BAM wpłynęły 564 wnioski o wydanie zaświadczenia w ramach procedury BAM-IV. Na podstawie losowej metody doboru próby kontrolą objęto 56 z 564 spraw (9,92 % wszystkich ww. spraw, które wpłynęły do BAM w okresie objętym kontrolą).

Kontrola wykazała, że w jednej ze spraw strona została wezwana do uzupełnienia braków formalnych wniosku poprzez uiszczenie należnej opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia. Jednakże skierowane do strony wezwanie nie zawierało wyznaczonego terminu ani odpowiedniego pouczenia, że nieuiszczenie opłaty w tym terminie będzie skutkowało pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

Wskazać należy, że zgodnie z art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego [Dz.U. z 2020 r. poz. 256] (zwanej dalej kpa), jeżeli wniosek nie spełnia określonych wymagań formalnych, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Projekt wezwania w przedmiotowej sprawie został sporządzony przez podinspektora BAM, a następnie pismo to zostało podpisane w zastępstwie Architekta Miasta przez głównego specjalistę BAM.

Następnie w toku kontroli ustalono, że w 20 z 56 spraw objętych kontrolą pomimo wskazania właściwej podstawy prawnej wydanego zaświadczenia, tj. na podstawie art. 217 kpa w oparciu o ustawę o rewitalizacji, powołano nieaktualny dziennik publikacyjny danego aktu prawnego.

W dniu 18 lutego 2020 r. został ogłoszony tekst jednolity kpa, opublikowany w Dzienniku Ustaw z 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 256). Jednakże w zaświadczeniach wydanych w sprawach, w których wniosek wpłynął po dniu 18 lutego 2020 r. w dalszym ciągu jako publikator aktu prawnego wskazywany był Dz.U. z 2018 r. poz. 2096, który na dzień wydania zaświadczenia nie był aktualny.

Następnie w dniu 5 maja 2020 r. został ogłoszony tekst jednolity ustawy o rewitalizacji (Dz.U. z 2020 r. poz. 802), jednakże we wszystkich zaświadczenia będących przedmiotem kontroli po tym czasie jako publikator powołanej ustawy wskazywany był również nieaktualny dziennik ustawy, a mianowicie Dz.U. z 2018 r. poz. 1398.

W powyższym zakresie wszystkie zaświadczenia zostały wydane przez podinspektora BAM panią Annę Laufer-Jęśko.

W toku kontroli ustalono, że błąd ten został skorygowany, a wszystkie zaświadczenia wydawane po dniu 13 sierpnia 2020 r. uwzględniają aktualną podstawę prawną.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień, w szczególności:

• sprawy były załatwiane terminowo,
• zaświadczenia były wydawane po spełnieniu ustawowych przesłanek przewidzianych w kpa, a ich treść była zgodna z obowiązującym stanem prawnym,
• sprawy prowadzili pracownicy BAM, do których zakresów czynności należało wydawanie zaświadczeń w sprawach objętych kontrolą,
• zaświadczenia były wydawane przez upoważnione do tego osoby,
• organ pobierał stosowną opłatę skarbową od wydania zaświadczenia,
• w większości spraw prowadzona była metryka obiegu dokumentów,
• zaświadczenia były doręczane wnioskodawcom,
• w aktach postępowania zamieszczane były stosowne adnotacje ze wszystkich czynności, z których nie sporządza się protokołu, w szczególności o wszystkich informacjach uzyskanych od strony albo przekazanych stronie w rozmowie telefonicznej.

II. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia nr 78/16 w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Architektowi Miasta Szczecin:

1. Wyznaczanie stronie terminu do usunięcia braków formalnych wniosku w przypadku każdorazowego wezwania do usunięcia braków formalnych wniosku.
2. Powoływanie aktualnych dzienników publikacyjnych aktów prawnych przy wskazaniu podstawy prawnej wydania zaświadczenia.