Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 18.12.2020 r. do 11.01.2021 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 20 w Szczecinie w zakresie przeprowadzania postępowań rekrutacyjnych do przedszkola.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 25.01.2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.02.2021 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 20 w Szczecinie (zw. dalej PP20) w zakresie przeprowadzania postępowań rekrutacyjnych do przedszkola stwierdzono m.in., że: 

• postępowanie rekrutacyjne przeprowadziła komisja rekrutacyjna powołana w niewłaściwym składzie,
• nie dokonano weryfikacji i oceny wszystkich, złożonych w ramach rekrutacji na rok szkolny 2020/2021, 102 wniosków o przyjęcie do PP20,
• poddane weryfikacji wnioski oraz oświadczenia zostały zweryfikowane nienależycie, co w konsekwencji spowodowało błędne przyznanie punktów za spełnienie poszczególnych kryteriów, pomimo braku wystarczających podstaw w tym zakresie,
• nie sporządzono wszystkich wymaganych przepisami dokumentów z przebiegu postępowania rekrutacyjnego bądź sporządzono je w sposób nieprawidłowy,  
• nie zachowano w wymaganym terminie wszystkich wniosków o przyjęcie do PP20.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie rekrutacji do przedszkola, w szczególności:

• wszystkim dzieciom, których rodzicie złożyli deklaracje o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego zapewniono miejsce w PP20,
• na pierwszym etapie rekrutacji uwzględniono kryteria ustawowe, a na drugim etapie kryteria lokalne,
• rodzice dzieci zakwalifikowanych do przedszkola złożyli potwierdzenie woli przyjęcia dziecka do przedszkola,
• wszystkie wnioski zawierały wymagane dane określone w art. 150 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe [Dz.U. poz. 996 ze zm.] (zw. dalej upo).

Zarządzeniem Nr 24/20 z dnia 17 stycznia 2020 r. Prezydenta Miasta Szczecin określił na rok szkolny 2020/2021 terminy przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego i postępowania uzupełniającego, w tym terminy składania dokumentów do publicznych przedszkoli i oddziałów przedszkolnych w publicznych szkołach podstawowych (zw. dalej zarządzeniem nr 24/20).

W PP20 na roku szkolny 2020/2021 zaplanowano 5 oddziałów przedszkolnych na łączną liczbę 125 miejsc. Na podstawie złożonych przez rodziców deklaracji wychowanie przedszkolne w PP20 zamierzało kontynuować 97. dzieci. W związku z powyższym w rekrutacji na rok 2020/2021 PP20 dysponowało 28 miejscami wolnymi. Do przedszkola złożono łącznie 102 wnioski [Według listy dzieci zakwalifikowanych, niezakwalifikowanych i tzw. niezakwalifikowanych „przesuniętych” - uwzględniając pierwszą, drugą i trzecią preferencję] PP20, jako przedszkole pierwszej preferencji, wskazano w przypadku 57 wniosków, w tym:

• 3 wnioski dzieci, które ukończyły 2,5 roku (lecz nie ukończyły lat 3),
• 45 wniosków dzieci 3 letnich,
• 6 wniosków dzieci 4 letnich,
• 3 wnioski dzieci 5 letnich.

Na rok szkolny 2020/2021 po rozstrzygnięciu Komisji Rekrutacyjnej przyjęto 28 kandydatów tj. 14 dzieci w ramach pierwszego etapu rekrutacji (kryteria ustawowe) oraz 14 dzieci w ramach drugiego etapu rekrutacji (kryteria lokalne).

Nieprzyjęcie kandydatów związane było z ograniczoną ilością wolnych miejsce w PP20 (ponadto w postępowaniu rekrutacyjnym nie przyjmowano dzieci 2,5 letnich, pomimo złożenia przez rodziców wniosków). Na dzień rozpoczęcia kontroli do przedszkola uczęszczało 123 dzieci.

Uchwałą Nr XXVIII/724/17 z dnia 28 marca 2017 r. Rada Miasta Szczecin określiła kryteria wraz z liczbą punktów branych pod uwagę na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego do publicznego przedszkola, prowadzonego przez Gminę Miasto Szczecin oraz dokumenty niezbędne do potwierdzenia tych kryteriów [Z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej Uchwałą Nr IX/261/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2019 r.] (zw. dalej uchwałą rekrutacyjną).

1. Czynności postępowania rekrutacyjnego zastrzeżone do właściwości komisji rekrutacyjnej.  

W toku kontroli ustalono, że Komisja rekrutacyjna w PP20 nie dokonała weryfikacji i oceny wszystkich, złożonych w ramach rekrutacji na rok szkolny 2020/2021, 102 wniosków o przyjęcie do przedszkola publicznego nr 20. Komisja w toku prowadzonego postępowania rekrutacyjnego wzięła pod uwagę wyłącznie 57 wniosków wskazujących PP20 jako placówkę pierwszej preferencji [Co do zasady wnioski wraz wymaganymi załącznikami, które powinny być złożone w przedszkolu pierwszej preferencji w formie papierowej, jednakże ze względu na ogłoszony na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stan epidemii – rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 491) - dopuszczono przesyłanie wydrukowanych i podpisanych wniosków wraz z załącznikami w formie elektronicznej. W przedmiotowym postępowaniu Komisja nie dokonała merytorycznego rozpoznania wniosków wskazujących PP20, jako placówka drugiej bądź trzeciej preferencji. W ocenie kontroli powyższy sposób działania komisji był sprzeczny z istotą postępowania rekrutacyjnego [W analizowanym sposobie ukształtowania postępowania rekrutacyjnego można dopatrywać się naruszenie także podstawowych zasad ustrojowych, w tym konstytucyjnych jak: zasada równości wobec prawa i równego traktowania przez władze publiczne.] ukształtowanego przepisami ustawy prawo oświatowe. W przedmiotowym zakresie zwrócić należy uwagę chociażby na art. 156 upo, który nie różnicuje wniosków ze względu na określenie "preferencji" przedszkola. Według ww. przepisu wniosek o przyjęcie do publicznego przedszkola może być złożony do nie więcej niż trzech wybranych publicznych przedszkoli, publicznych innych form wychowania przedszkolnego albo publicznych szkół, chyba że organ prowadzący dopuści możliwość składania wniosku do więcej niż trzech wybranych publicznych przedszkoli, publicznych innych form wychowania przedszkolnego albo publicznych szkół. We wniosku określa się kolejność wybranych publicznych przedszkoli w porządku od najbardziej do najmniej preferowanych. Przepis ten (ani żaden inny) nie dopuszcza sytuacji, w której komisja rekrutacyjna w danym przedszkolu dokonuje weryfikacji (pod względem formalnym oraz spełnienia przez kandydata kryteriów rekrutacyjnych, a tym samym także ustalenia wyniku rekrutacji) jedynie wniosków wskazujących dane przedszkole jako placówkę pierwszej preferencji (a w przypadku drugiej i trzeciej preferencji, jedynie wówczas gdy wnioski z pierwszej preferencji nie spowodują wyczerpania wszystkich wolnych miejsc w przedszkolu) [Celem wprowadzenia przedmiotowej regulacji było zapewnienie większej dostępności publicznej edukacji dla społeczeństwa i zapobieżenie nadmiernemu „rezerwowaniu” miejsc przez co bardziej zapobiegliwych uczestników rekrutacji przez ograniczenie możliwość wielokrotnego składania wniosków o przyjęcie do publicznej placówki – zob. komentarz do art. 156 upo w M.Plich (red), Prawo Oświatowe. Komentarz, wyd. II. Warszawa 2021 r.]. Do zadań komisji należy zweryfikowanie wszystkich wniosków bądź ustalenie, że określony wniosek jest bezprzedmiotowy, gdyż został zakwalifikowany w innym przedszkolu (wyprzedzającej preferencji). W Gminie Miasto Szczecin, zgodnie z informatorem dla rodziców, przyjęto pewne usprawnienie polegające na możliwości złożenia pisemnego wniosku jedynie w przedszkolu pierwszego wyboru, nie mniej jednak placówka drugiej i trzeciej preferencji miały otrzymać wniosek w formie elektronicznej. W konsekwencji powyżej wskazanego sposobu przeprowadzenia rekrutacji, w PP20 mogło dojść do sytuacji, że do przedszkola nie zostali zakwalifikowani (a następnie przyjęci) kandydaci z tzw. drugiej i trzeciej preferencji (nieprzyjęci zarazem w placówce odpowiednio pierwszej lub drugiej preferencji), którzy potencjalnie mogliby uzyskać wyższą punktację, niż dzieci z pierwszej preferencji, gdyby ich wnioski zostały poddane ocenie Komisji.

Kontrola ustaliła również, że komisja rekrutacyjna w nienależyty sposób zweryfikowała złożone wnioski oraz oświadczenia, co w konsekwencji spowodowało błędne przyznanie punktów za spełnienie poszczególnych kryteriów, pomimo braku wystarczających podstaw (wynikających z dokumentów przedłożonych przez rodziców), m.in.:

• w 18 przypadkach błędnie przyjęto spełnienie przez kandydatów kryterium lokalnegozamieszkaniaw pobliżu przedszkola/szkoły podstawowej (bądź zamieszkania na Osiedlu, w którym nie ma w pobliżu przedszkola a kandydat stara się o miejsce w najbliższym miejsca zamieszkania przedszkolu) lub wykonywania pracy zawodowo/nauki w trybie dziennym przez przynajmniej jedno z rodziców/prawnych opiekunów w pobliżu przedszkola, czym naruszono art. 131 ust. 6 upo w zw. z § 1 pkt 3 i § 3 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów. W powyższym zakresie organ prowadzący określił kryterium lokalne związane z zamieszkaniem/pracą/nauką wpobliżu przedszkola, przyznając zarazem temu kryterium wagę 4 punktów. W ww. przypadkach miejsca zamieszkania kandydatów znajdowały się poza pobliżem przedszkola/szkoły podstawowej, w rozumieniu § 3 uchwały rekrutacyjnej, według którego pobliże przedszkola/szkoły podstawowej oznacza granice obwodu szkoły podstawowej, w którym znajduje się przedszkole publiczne [Według Załącznika do Uchwały Nr IV/89/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 lutego 2019 r. w sprawie ustalenia planu sieci publicznych ośmioletnich szkół podstawowych prowadzonych przez Gminę Miasto Szczecin oraz określenia granic obwodów od 1 września 2019 r., PP20 położone było w granicach obwodu szkoły podstawowej nr 21 z Oddziałami Integracyjnymi mającej siedzibę przy ul. Witkiewicza 40], a ponadto PP20 nie było przedszkolem położonym najbliżej miejsca zamieszkania kandydatów. We wskazanych przypadkach z przedłożonych przez rodziców dokumentów nie wynikało również, iż praca/nauka odbywała się w pobliżu PP20, tj. granicach obwodu Szkoły Podstawowejnr 21 z Oddziałami Integracyjnymi. Pomimo wskazania przez rodziców kandydatów spełniania przedmiotowego kryterium oraz załączenia stosownego oświadczenia zgodnego z załącznikiem nr 3 do uchwały rekrutacyjnej, adres zakładu pracy wskazywany w oświadczeniu z załącznika nr 1 do ww. uchwały nie znajdował się w granicach obwodu Szkoły Podstawowejnr 21 z Oddziałami Integracyjnymi (co nie wyklucza, iż praca mogła być wykonywana poza siedzibą zakładu pracy w pobliżu PP20). Jednakże w ocenie kontroli w niniejszych przypadkach komisja rekrutacja powinna zweryfikować przedłożone oświadczenia (np. poprzez wezwanie do  przedłożenia stosownego zaświadczenia pracodawcy o wykonywaniu pracy w określonym miejscu), aby w sposób niebudzący wątpliwości kryterium pracy/nauki w pobliżu przedszkola było spełnione. W zakresie przedmiotowego kryterium lokalnego należy zwrócić również uwagę na niejednolitą praktykę stosowaną przez komisję rekrutacyjną polegającą na odmowie uznania, w przypadku 2 kandydatów, spełnienia analizowanego kryterium, pomimo iż rodzice (tak jak w ww. 18 przypadkach) wskazali spełnienie tego kryterium oraz złożyli wymagane oświadczenia (w rzeczywistości, również w ocenie kontroli, wskazane kryterium nie zostało spełnione przez tych kandydatów). 
• W 2 przypadkach błędnie przyjęto, iż spełnione zostało kryterium pracy zawodowej/nauki w trybie dziennym przez obojga rodziców/opiekunów prawnych czym naruszono art. 131 ust. 6 upo w zw. z § 1 pkt 2 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów. W powyższym zakresie organ prowadzący określił kryterium lokalne związane pracą/nauką przez rodziców, przyznając zarazem temu kryterium wagę 10 punktów. Zauważyć należy, że pierwszym przypadku matka kandydata złożyła oświadczenie, w którym wskazała wyłącznie zapis o treści „wspólna własna działalność”, nie precyzując istotnych elementów tej działalności (np. adresu zakładu pracy/miejsca wykonywania działalności) oraz nie dołączyła wydruku z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (należy zauważyć, że wskazana osoba nie prowadzi działalności gospodarczej – brak wpisu w CEiDG). W drugim przypadku matka kandydata złożyła oświadczenie na wzorze załącznika nr 1 do uchwały rekrutacyjnej wskazując, że jest osobą bezrobotną.
• W 1. przypadku błędnie przyjęto, że zostało spełnione kryterium lokalne odbycia obowiązkowych szczepień,pomimo iż rodzice kandydata nie złożyli stosownego oświadczenia, czym naruszono art. 131 ust. 4 i 6 upo w zw. z § 1 pkt 6 w zw. z § 2 pkt 5 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów (w tym przypadku 5 pkt) oraz określa dokumenty niezbędne do potwierdzenia tych kryteriów. W niniejszym przypadku obligatoryjnym było dołączenie oświadczenia o odbyciu przez kandydata obowiązkowych szczepień lub o ich długotrwałym odroczeniu, według wzoru załącznika nr 5 do uchwały rekrutacyjnej.
• W 3 przypadkach błędnie przyjęto, iż spełnione zostało kryterium zamieszkiwania rodziców kandydata w Gminie Miasto Szczecin i rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, pomimo iż rodzice kandydata nie złożyli stosownego oświadczenia, czym naruszono art. 131 ust. 4 i 6 upo w zw. z § 1 pkt 5 w zw. z § 2 pkt 4 uchwały rekrutacyjnej. Według ww. przepisów organ prowadzący określa kryteria, którym przyznaje określoną liczbę punktów (w tym przypadku 8 pkt) oraz określa dokumenty niezbędne do potwierdzenia tych kryteriów. W niniejszym przypadku obligatoryjnym było dołączenie oświadczenia o zamieszkiwaniu przez rodziców/prawnych opiekunów na terenie Gminy Miasto Szczecin i rozliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym w Szczecinie, według wzoru załącznika nr 4 do uchwały rekrutacyjnej.

Według § 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 sierpnia 2019 r. w sprawie przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego do publicznych przedszkoli, szkół, placówek i centrów [Dz.U. z 2019 poz. 1737] (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rekrutacji) do zadań Komisji rekrutacyjnej należało, w szczególności: sporządzenie listy kandydatów, zawierającej imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej, w przypadku których zweryfikowano wniosek, w tym zweryfikowano spełnianie przez kandydata warunków lub kryteriów branych pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym oraz postępowaniu uzupełniającym. Przewodniczący Komisji Rekrutacyjnej zgodnie z art. 150 ust. 7 upo mógł, ponadto żądać dokumentów potwierdzających okoliczności zawarte w oświadczeniach, w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego, lub mógł zwrócić się do prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania kandydata o potwierdzenie tych okoliczności.

Brak należytej weryfikacji złożonych wniosków i oświadczeń (w tym m.in. poprzez wezwanie rodziców do przedłożenia dodatkowych dokumentów, w sytuacji stwierdzenia braków/nieprawidłowości/wątpliwości) miał wpływ na ustaloną przez komisję rekrutacyjną kolejność kandydatów, w tym kolejność osób zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do PP20. Komisja rekrutacyjna przyjęła, że:

• na pierwszym etapie rekrutacji punktacja 14 kandydatów zakwalifikowanych wyniosła od 40 do 80 punktów ustawowych,
• na drugim etapie rekrutacji punktacja pozostałych 40 kandydatów (z uwzględnieniem pozostałych kandydatów, którzy wskazali spełnienie kryteriów ustawowych, jednakże nie złożyli stosownych dokumentów bądź oświadczeń, oraz z wyłączeniem 3 dzieci poniżej lat 3) wynosiła od 16 do 38 punktów lokalnych.

W ocenie kontroli punktacja ustalona na podstawie złożonych przez rodziców kandydatów wniosków i oświadczeń w pierwotnym kształcie i treści wynieść powinna na drugim etapie rekrutacji od 3 do 34 punktów lokalnych.

W związku z powyższym, przyjmując punktację kandydatów ustaloną wyłącznie na podstawie dokumentacji złożonej przez rodziców w pierwotnym kształcie, kolejność kandydatów na liście osób zakwalifikowanych różni się od kolejności ustalonej przez Komisję, gdyż najniższa liczba punktów uprawniająca do przyjęcia wynosiłaby w ocenie kontroli – 28, a nie jak przyjęła Komisja - 32. W takim przypadku na 14 wolnych miejsc w drugim etapie rekrutacji zakwalifikowanych powinno zostać w pierwszej kolejności 9 kandydatów, którzy uzyskali ponad 29 punktów (w tym 2 kandydatów pierwotnie nieprzyjętych mających odpowiednio 30 i 31 punktów). W drugiej kolejności na pozostałe wolne miejsca Komisja powinna zakwalifikować 5 z 7 kandydatów (w tym 2 kandydatów pierwotnie nieprzyjętych), którzy uzyskali identyczną liczbę 28 punktów, mając zarazem na uwadze dyspozycję zawartą w art. 131 ust. 4 upo, tj. zapewnienia jak najpełniejszej realizacji potrzeb dziecka i jego rodziny, zwłaszcza potrzeb rodziny, w której rodzice albo rodzic samotnie wychowujący kandydata muszą pogodzić obowiązki zawodowe z obowiązkami rodzinnymi, oraz lokalnych potrzeb społecznych.

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości dotyczące sposobu sporządzania wyników postępowania rekrutacyjnego. Wyniki postępowania rekrutacyjnego zostały sporządzone i podane do publicznej informacji zarówno w formie listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych, ale także w formie listy tzw. „kandydatów zakwalifikowanych przesuniętych” [dotyczy 7 kandydatów, którzy nie uzyskali minimalnej liczby punktów uprawniającej do zakwalifikowania do PP20, jednakże zostali umieszczeni na liście kandydatów zakwalifikowanych w placówce drugiej bądź trzeciej preferencji], co było niezgodne z art. 158 ust. 1 upo, według którego wyniki postępowania rekrutacyjnego podaje się do publicznej wiadomości jedynie w formie listy kandydatów zakwalifikowanych i kandydatów niezakwalifikowanych. Dzieci wykazane na tzw. liście „kandydatów zakwalifikowanych przesuniętych” nie zostały umieszczone ponadto na liście kandydatów nieprzyjętych do przedszkola PP20. Kontrola wykazała również, że lista kandydatów zakwalifikowanych |i niezakwalifikowanych oraz lista kandydatów przyjętych i nieprzyjętych:

• nie zostałysporządzone przez komisję rekrutacyjną, lecz zostały wygenerowane z systemu rekrutacyjnego przez Dyrektora PP20 [Według protokołu z posiedzenia Komisji Rekrutacyjnej w dniu 15.04.2020 r. protokolant sporządził w porządku alfabetycznym listę dzieci zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych (stanowiącą załącznik nr 1 do protokołu) jednakże w przekazanych do kontroli dokumentach brak było takiego załącznika, a ponadto brak było również załącznika nr 2 tj. listy dzieci przyjętych i nieprzyjętych];
• nie zostały podpisane przez wszystkich członków komisji;
• zawierały wskazanie dzieci kontynuujących naukę w PP20, pomimo iż dzieci te nie były kandydatami do przedszkola, gdyż nie uczestniczyły w tym postępowaniu rekrutacyjnym;
• zawierały wskazanie numerów PESEL dzieci wykazanych na ww. listach.

Lista kandydatów przyjętych i nieprzyjętych nie zawierała ponadto wskazania najniższej liczby punktów, która uprawniała do przyjęcia do PP20 [Dotyczy także listy kandydatów niezakwalifikowanych], a także adnotacji, opatrzonej podpisem przewodniczącego komisji, wskazującej dzień podania jej do publicznej wiadomości. Powyższe było niezgodne z art. 157 ust. 2 pkt 1 i 2, art. 158 ust. 1, 3-5 upo oraz § 10 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie rekrutacji listę kandydatów zakwalifikowanych i kandydatów niezakwalifikowanych oraz przyjętych i nieprzyjętych sporządza komisja rekrutacyjna. Listy zawierają imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej oraz najniższą liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia. W przypadku listy kandydatów przyjętych i nieprzyjętych dzień podania do publicznej wiadomości jest określany w formie adnotacji umieszczonej na tej liście, opatrzonej podpisem przewodniczącego komisji rekrutacyjnej. Ponadto przedmiotowe listy stanowią integralną część rozstrzygnięcia Komisji Rekrutacyjnej, tj. organu kolegialnego a nie jednoosobowego, a więc powinny zostać podpisane przez wszystkie osoby biorące udział w wydaniu rozstrzygnięcia.

Kontrola wykazała, że Komisja rekrutacyjna nie sporządziła i nie załączyła do protokołu z posiedzeń:

1. listykandydatów, zawierającej imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej, w przypadku których zweryfikowano wniosek o przyjęcie do publicznego przedszkola, w tym zweryfikowano spełnianie przez kandydata warunków lub kryteriów branych pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym, co było niezgodne z § 10 ust. 1 pkt 3 w zw. z § 10 ust. 7 rozporządzenia w sprawie rekrutacji;
2. informacji o liczbie punktów przyznanych poszczególnym kandydatom po przeprowadzeniu postępowania rekrutacyjnego, co było niezgodne z 10 ust. 1 pkt 6 w zw. z § 10 ust. 7 rozporządzenia w sprawie rekrutacji.

W praktyce komisja utrwalała przyznaną punktację w formie adnotacji dokonywanej na karteczkach przypinanych do poszczególnych wniosków, a sama informacja o liczbie przyznanych poszczególnym kandydatom punktów została sporządzona nie wcześniej niż w czerwcu 2020 r., gdyż na liście kandydatów przyjętych do przedszkola wykazano kandydata, który pierwotnie nie został przyjęty do przedszkola [Rodzicie kandydata uzupełnili niekompletny wniosek o stosowne dokumenty dopiero w czerwcu 2020 r. i decyzją Dyrektora dziecko zostało przyjęte do przedszkola na zwolnione miejsce]. Przyjętą przez Komisję praktykę dokumentowania przyznanych punktów należy ocenić negatywnie również z powodu braku trwałości takiego rozwiązania (w 2 przypadkach brak było dołączonych karteczek). Protokół z posiedzeń komisji rekrutacyjnej nie został ponadto, sporządzony z należytą starannością, gdyż zawierał liczne nieprawidłowości, m.in. w protokole wskazano, że:

• do PP20 wpłynęło jedynie 57 wniosków w sprawie przyjęcia do przedszkola, w sytuacji gdy z listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz „zakwalifikowanych przesuniętych” wynikało, że w sumie do PP20 złożono 102 wnioski (28 zakwalifikowanych kandydatów, 67 niezakwalifikowanych kandydatów i 7 tzw. „zakwalifikowanych przesuniętych” kandydatów);
• Komisja rekrutacyjna zebrała się jedynie na posiedzeniu w dniu 07.04.2020 r., w sytuacji gdy poszczególne czynności, w tym zakwalifikowanie według kryteriów ustawowych i lokalnych, Komisja dokonywała również w innych dniach;
• Komisja przeanalizowała wnioski pod względem merytorycznym, ze zwróceniem szczególnej uwagi na kryteria przyjęć dzieci do przedszkola zawarte w obowiązujących przepisach i Zarządzeniu Nr 24/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 stycznia 2020 r., w sytuacji gdy przedmiotowe zarządzenie dotyczyło terminów przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, a nie lokalnych kryteriów przyjęć dzieci do przedszkoli, które określone zostały w uchwale Rady Miasta Szczecin Nr XXVIII/724/17 z dnia 28 marca 2017 r. (ze zmianami);
• w dniu 15.04.2020 r. protokolant sporządził w porządku alfabetycznym listę dzieci zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do przyjęcia stanowiącą załącznik nr 1 do protokołu, sytuacji gdy w przekazanych do kontroli aktach znajdował się jedynie raport wygenerowany przez Dyrektora PP20;
• ogłoszenie list kandydatów przyjętych i nieprzyjętych nastąpi w dniu 22-25.04.2020 r., w sytuacji gdy zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 24/20 podanie do publicznej wiadomości przez komisję rekrutacyjną listy kandydatów przyjętych i kandydatów nieprzyjętych miało nastąpić w dniu 27.04.2020 r. do godziny 15.00;
• opublikowanie list kandydatów przyjętych i nieprzyjętych nastąpi po wcześniejszym podpisaniu przez rodziców umowy cywilno-prawnej będącej potwierdzeniem woli przyjęcia dziecka do przedszkola, w sytuacji gdy według załącznika nr 1 do zarządzenia nr 24/20 potwierdzenie przez rodzica kandydata woli przyjęcia miało nastąpić w formie pisemnego oświadczenia w terminie 22.04.2020 r. - 24.04.2020 r., nadto zgodnie z obecnie obowiązującymi regulacjami – w szczególności ustawą z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych [Dz.U. z 2020 r. poz. 2029 ze zm.] – brak jest podstaw do zawierania z rodzicami umów cywilno-prawnych określających m.in. zasady korzystania z przedszkola, w tym także wysokości i zasad wnoszenia opłat.

W toku kontroli ustalono również przypadki braku prawidłowego utrwalenia w aktach postępowania rekrutacyjnego działań podejmowanych przez komisję w celu zweryfikowania/uzupełnienia/poprawienia złożonych przez rodziców kandydatów wniosków oraz oświadczeń. Komisja w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w złożonych dokumentach wzywała – przeważnie w formie telefonicznej – rodziców do przedłożenia dodatkowych wyjaśnień/dokumentów. Fakt dokonania powyższych czynności utrwalany były w dokumentach postępowania rekrutacyjna jedynie w formie niepodpisanej adnotacji zamieszczanej na karteczkach dołączanych każdorazowo do poszczególnych wniosków. W ocenie kontroli czynności postępowania rekrutacyjnego, w tym te związane z żądaniem uzupełnienia/poprawienia złożonych wniosków (także przedłożenia dodatkowych dokumentów) winny być dokonywane co do zasady w formie pisemnej, zgodnie z zasadą pisemności [W doktrynie i orzecznictwie formułowany jest pogląd, iż do rozstrzygnięć wydawanych w postępowaniu rekrutacyjnym należy stosować odpowiednio zasady wynikające z procedury administracyjnej] wynikającą z przepisów ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeksu postępowania administracyjnego [Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.]. Nie mniej w wyjątkowych przypadkach czynności komisji, które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, a które nie są dokonywane w formie pisemnej, powinny być co najmniej utrwalone w aktach w formie adnotacji podpisanej przez osobę, która dokonała tych czynności. 

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosiła Komisja Rekrutacyjna w składzie: pani Mariola Kotys (przewodnicząca Komisji) pani Beata Rodak (protokolant) – przedstawiciele rady pedagogicznej w PP20 oraz pani Justyna Dublinowska oraz pani Agnieszka Kurdybacha – przedstawiciele rady rodziców w PP20. 

2. Czynności postępowania rekrutacyjnego zastrzeżone do właściwości dyrektora przedszkola.  

W toku kontroli ustalono, że do dnia rozpoczęcia kontroli (tj. grudzień 2020 r.) nie zachowano wszystkich wniosków o przyjęcie do PP20. Zgodnie z protokołem komisji rekrutacyjnej do przedszkola złożono łącznie 57 wniosków, natomiast do kontroli przedłożono w formie papierowej jedynie 56 wniosków [Nieprzekazany do kontroli wniosek dotyczył  kandydata nieprzyjętego do przedszkola] (w tym 1 wyłącznie w postaci wydruku z programu informatycznego służącego do obsługi elektronicznej naboru), co było niezgodne z art. 160 ust. 2 upo, według którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Kontrola wykazała także, że postępowanie rekrutacyjne przeprowadziła komisja rekrutacyjna powołana w niewłaściwym składzie. Dyrektor PP20 zarządzeniem nr 05/2020 z dnia 24.03.2020 r. powołał komisję do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego w składzie: 2 nauczycieli oraz 2 członków rady rodziców w PP20, co było niezgodne z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rekrutacji, według którego w skład komisji rekrutacyjnej przeprowadzającej postępowanie rekrutacyjne do przedszkola wchodzi co najmniej 3 nauczycieli tego przedszkola. W ww. zarządzeniu nr nie określono również składu osobowego Komisji, w tym nie wyznaczono przewodniczącego tej Komisji (poprzestano jedynie na „ilościowym” wykazaniu składu komisji), co było niezgodne z art. 157 ust. 1 upo, według którego postępowanie rekrutacyjne do publicznych przedszkoli, oddziałów przedszkolnych w publicznych szkołach podstawowych, publicznych innych form wychowania przedszkolnego, publicznych szkół i publicznych placówek przeprowadza komisja rekrutacyjna powołana przez dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki. Dyrektor wyznacza przewodniczącego komisji rekrutacyjnej.

W toku kontroli stwierdzono również inne nieprawidłowości w treści aktów prawnych wewnętrznego kierownictwa wydanych przez Dyrektora PP20 na potrzeby postępowania rekrutacyjnego, w tym:

1. w Regulaminie Komisji Rekrutacyjnej Przedszkola Publicznego Nr 20 w Szczecinie:
   • w § 1 ust. 2 wskazano, że w skład komisji rekrutacyjnej wchodzi jedynie dwóch przedstawicieli rady pedagogicznej;
   • w § 7 ust. 1 wskazano, że lista dzieci przyjętych i nieprzyjętych podana zostanie do publicznej wiadomości po podpisaniu „(umowy)”, pomimo iż w obecnie obowiązującym stanie prawnym i faktycznym nie zawiera się umów z rodzicami;
   • w § 6 ust. 3 wskazano na załącznik nr 1, w sytuacji gdy do regulaminu nie załączono przedmiotowego załącznika;
   • nie wskazano, że do zadań członków komisji rekrutacyjnej należy sporządzenie informacji i list (innych niż kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz przyjętych i nieprzyjętych), o których mowa w § 10 rozporządzenia w sprawie rekrutacji,
2. w ww. zarządzeniu nr 05/2020 nie wskazano wyczerpująco podstaw prawnych działania komisji rekrutacyjnej, m.in. nie wskazano:
   •  rozdziału6 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe;
   • rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 sierpnia 2019 r. w sprawie przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego
   • Uchwały Rady Miasta Szczecin Nr XXVIII/724/17 z dnia 28 marca 2017 r. (z uwzględnieniem zmian).

Powyższe nieprawidłowości mogły mieć wpływ na stwierdzone w toku kontroli niewypełnienie wszystkich obowiązków nałożonych na komisję ww. przepisami prawa.

W toku kontroli ustalono również, że:

• w PP20 bezpodstawnie odbierano od rodziców dzieci kontynuujących edukację w tym przedszkolu pisemne potwierdzenia woli przyjęcia dziecka do przedszkola, w sytuacji gdy dzieci te nie były kandydatami do przedszkola i nie brały udziału w przedmiotowej rekrutacji (na moment składania ww. oświadczeń dzieci zostały już uprzednio przyjęte do przedszkola). Według art. 153 ust. 1 upo postępowanie rekrutacyjne do publicznych przedszkoli przeprowadza się co roku na kolejny rok szkolny na wolne miejsca w publicznym przedszkolu;
• w 2 przypadkach nie wypełniono pozycji dot. daty przyjęcia deklaracji o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego, natomiast w 1 przypadku omyłkowo wskazano błędną datę przyjęcia ww. wniosku (wpisano kwiecień zamiast marca). Brak należytego udokumentowania dat zdarzeń istotnych dla postępowania uniemożliwia prawidłową weryfikację zachowania terminowości podejmowanych czynności rekrutacyjnych;
• w 2 przypadkach przyjęto w niewłaściwej formie obligatoryjne dokumenty załączane przez rodziców kandydatów, w tym w 1 przypadku orzeczenie komisji lekarskiej stwierdzające niepełnosprawność rodzica kandydata zostało potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Dyrektora PP20, natomiast w drugim przypadku przyjęto zwykłą kserokopię orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, czym naruszono art. 150 ust. 3 i 5 upo, według którego dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt 1 lit. b-d oraz pkt 4 lit. a, b i d-h (w tym te dotyczące niepełnosprawności), są składane w oryginale, notarialnie poświadczonej kopii albo w postaci urzędowo poświadczonego zgodnie z art. 76a § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego odpisu lub wyciągu z dokumentu; bądź kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez rodzica kandydata lub pełnoletniego kandydata.

Osobą odpowiedzialną za powyższe uchybienia była Dyrektor PP20.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybień w zakresie przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do PP20 na rok 2020/2021, w szczególności:

• wszystkim dzieciom, których rodzicie złożyli deklaracje o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego zapewniono miejsce w PP20, zgodnie z art. 153 ust. 2 upo
• rodzice dzieci zakwalifikowanych do przedszkola złożyli potwierdzenie woli przyjęcia dziecka do przedszkola,
• na pierwszym etapie rekrutacji uwzględniono kryteria ustawowe, a na drugim etapie kryteria lokalne,
• wszystkie wnioski zawierały wymagane dane określone w art. 150 ust. 1 upo,
• prace komisji rekrutacyjnej były prowadzone, z udziałem co najmniej 2/3 osób wchodzących w skład komisji, co było zgodne z §10 ust. 4 rozporządzenia w sprawie rekrutacji,
• listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz kandydatów przyjętych i nieprzyjętych zostały podane do publicznej wiadomości w siedzibie przedszkola, a także zamieszczone również na stronie internetowej przedszkola zgodnie z § 11b ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 [Dz.U. z 2020 r. poz. 493 ze zm.] w zw. z § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 [Dz.U. z 2020 r. poz. 410 ze zm.].

II.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił

Dyrektorowi PP20:

1. Powoływanie Komisji rekrutacyjnej w prawidłowym składzie, w tym wyznaczanie jej przewodniczącego.
2. Zachowywanie w przewidzianym terminie wszystkich wniosków o przyjęcie do przedszkola złożonych w ramach postępowania rekrutacyjnego.
3. Przyjmowanie i przechowywanie dokumentów załączanych do wniosków w prawidłowych formach.
4. Wydawanie aktów prawnych wewnętrznego kierownictwa w zakresie postępowania rekrutacyjnego w sposób prawidłowy i kompletny, w tym w przedmiocie podstaw prawnych działania komisji rekrutacyjnej.
5. Dokumentowanie wszystkich ustawowych terminów istotnych dla prawidłowości przebiegu i oceny procesu rekrutacji, w tym terminów złożenia deklaracji i wniosków.
6. Zaniechanie odbierania od rodziców dzieci kontynuujących edukację w przedszkolu pisemnych potwierdzeń woli przyjęcia dziecka do przedszkola.

Komisji rekrutacyjnej (za pośrednictwem Dyrektora PP20):

1. Dokonywanie weryfikacji i oceny wszystkich złożonych wniosków o przyjęcie do przedszkola bez względu na miejsce przedszkola w preferencji kandydata.
2. Należyte weryfikowanie wniosków oraz oświadczeń składanych w postępowaniach rekrutacyjnych, w szczególności poprzez przestrzeganie ustalonych zasad przyznawania punktów za spełnienie określonego kryterium.
3. Ustalanie listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych po wnikliwej i prawidłowej analizie wniosków i oświadczeń przedkładanych przez rodziców kandydatów.
4. Podawanie wyników postępowania rekrutacyjnego w postaci listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych, a ponadto należyte sporządzanie tej listy oraz listy kandydatów przyjętych i nieprzyjętych.
5. Należyte sporządzanie protokołu z posiedzeń komisji rekrutacyjnej wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami.
6. Utrwalenia we prawidłowej formie pisemnej wszelkich działań podejmowanych przez komisję w toku postępowania rekrutacyjnego.