Przejdź do głównego menu Przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Nr kontroli: WKiAW

Gospodarka finansowo – księgowa, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2019 r.

Przedszkole Publiczne Nr 43 w Szczecinie ul. Emilii Gierczak 33

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 30 listopada 2020 r. do 30 grudnia 2020 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 43 w Szczecinie przy ul. Emilii Gierczak 33 (zw. dalej PP43 lub przedszkolem),w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 stycznia2021 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lutego 2021 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w PP43, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

- wykazaniu w sprawozdaniu rocznym Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. kwot dochodów niezgodnych z ewidencją analityczną prowadzoną do rachunku bieżącego,

- wykazaniu w sprawozdaniu RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869),zw. dalej uofp, na dzień 31.12.2019 r., kwot dochodów niezgodnych z zrealizowanymi wpływami środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów oraz z ewidencją analityczną prowadzoną dla tego rachunku,

- nieprawidłowym ewidencjonowaniu dochodów na wydzielonym rachunku dochodów własnych,

- nieprowadzeniu ksiąg inwentarzowych (pomocniczych) dotyczących pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

- braku ewidencjonowania pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” oraz braku prowadzenia ewidencji analitycznej do ww. konta,

- nieprawidłowym udokumentowaniu czynności inwetaryzacyjnych dotyczących przeprowadzenia na dzień 31.08.2019 r. spisu z natury dotyczącego pozostałych środków trwałych oraz czynności inwetaryzacyjnych na dzień na dzień 31.12.2019 r. dotyczących spisu z natury materiałów magazynu żywnościowego oraz chemicznego, pozostałych środków trwałych, należności od kontrahentów drogą potwierdzenia sald oraz braku rozliczenia w księgach rachunkowych różnic inwetaryzacyjnych,

- braku zamieszczenia na 7. fakturach zakupu pozostałych środków trwałych i wyposażenia zapisów o przyjęciu na stan majątku,

- zapłacie zobowiązań po terminie wskazanym na fakturach (w przypadku 7. faktur zakupu),

- dokonaniu wyboru wykonawcy bez przeprowadzenia analizy rynku (dotyczy 4. zamówień),

- braku imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania, podpisywania i sprawdzania dokumentów, dysponowania gotówką oraz zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty,

- braku uregulowań oraz wymaganej dokumentacji, zgodnie z wymogami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)zw. dalej uor, dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera,

- braku w aktach osobowych wymaganych przepisami prawa oraz przepisami jednostki: zakresu obowiązków kasjera, informacji z Krajowego Rejestru Karnego oraz potwierdzeń zapoznania się przez pracowników z treścią regulaminu pracy,

- błędnym wyliczeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego dla pracownika,

- przyznaniu dodatku specjalnego 3. pracownikom bez wskazania okresu na jaki został przyznany oraz zakresu dodatkowych obowiązków uzasadniających jego przyznanie,

- nieprawidłowym wystawianiu faktur sprzedaży oraz w 1. przypadku dokonaniu wpłaty podatku należnego w kwocie 46,97 zł po terminie,

- niekorzystaniu z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną,

- niepodpisywaniu faktur sprzedaży na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,

- braku na 1. umowie zawartej z wykonawcą, akceptacji formalno-prawnej wzoru umowy przez radcę prawnego UM oraz na 6. umowach, braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego,

- oddaniu nieruchomości w najem bez przeprowadzenia przetargu,

- braku na 7. fakturach zakupu, podpisu dyrektora jako osoby zatwierdzającej oraz na 4. fakturach podpisu osoby potwierdzającej sprawdzenie operacji pod względem merytorycznym,

- nadaniu roli administratora osobie, która uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej,

- braku zamieszczania na dokumentach źródłowych daty wpływu (w przypadku 23. faktur zakupu),

- niewywiązywaniu się przez dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,

- stosowaniu niewłaściwej formy prawnej wprowadzenia procedur obowiązujących w jednostce, polegającej na zaniechaniu wydania zarządzeń przez dyrektora jednostki.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

- terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,

- wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

Funkcję dyrektora PP43 w 2019 r. sprawowały następujące osoby:

- pani A.P. od dnia 11.07.2018 r. do dnia 31.08.2019 r.,

- pani A.S. od dnia 01.09.2019 r. do dnia zakończenia kontroli.

Obowiązki głównego księgowego w 2019 r. w PP43 pełniły następujące osoby:

- pani S.K. – w okresie od dnia 11.07.2018 r. do dnia 17.06.2019 r.,

- pani M.M. – w okresie od dnia 18.06.2019 r. do dnia 31.10.2019 r.,

- pani E.W. – w okresie od 04.11.2019 r. do dnia zakończenia kontroli.

II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PP43 w 2019 r. wyniosły ogółem 37.347,84 zł i zostały wykazane w rozdziałach:

- 80104 § 0660 w wys. 37.087,00 zł – wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego,

- 80104 § 0970 - wpływy z różnych dochodów w wys. 260,84 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp (zw. dalej wrd), za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2019 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody w 2019 r. wyniosły ogółem 122.996,19 zł i zostały wykazane w rozdziałach:

- 80104 §0670 - wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu w kwocie 122.192,70 zł,

- 80104 §0750 - wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych w kwocie 714,74 zł,

- 80104 §0920 - wpływy z pozostałych odsetek w kwocie 88,75 zł,

W ramach kontroli dochodów za 2019 r. analizie poddano:

- umowę najmu zawartą przez PP43 w 2019 r. oraz dochody z tytułu najmu sali-bawialni, na kwotę ogółem 714,34 zł netto, stanowiące 100 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych,

- wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w PP43 zaewidencjonowane na § 0670 w kwocie ogółem 5.811,00 zł,

- wpływy z pozostałych odsetek zaewidencjonowane na §0920 wys. 88,75 zł oraz wpływy z różnych dochodów zaewidencjonowane §0970 w kwocie 260,84 zł.

W toku kontroli ustalono, że w dniu 14.10.2019 r. zawarto umowę najmu sali-bawialni w celu prowadzenia zajęć muzyczno-ruchowych z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, bez przeprowadzenia przetargu, tj. niezgodnie z zapisami § 4 ust. 1, w związku z § 8, uchwałynr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej(Dz.Urz.Woj. Zachodniopomorskiego z 2006 r. Nr 108, poz. 2078 ze zm.),zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06.

W jednostce nie określono sposobu szacowania (kalkulacji) stawki za wynajem.

Jednostka za 2019 r. nie przedłożyła Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, zgodnie z zapisami § 11 tej uchwały, w brzmieniu nadanym zapisami § 1 pkt 2 uchwały nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.

Za powyższe ponosi odpowiedzialność dyrektor PP43.

Nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości i ewidencji księgowej dotyczące dochodów opisano w punkcie 5. „Sprawozdawczość” wystąpienia pokontrolnego.

Wpłaty objęte kontrolą z tytułu najmu oraz wpływy z pozostałych dochodów, w tym z tytułu opłat za wyżywienie w przedszkolu, zostały wniesione i zaewidencjonowane w prawidłowej wysokości.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r., wykazano pozostałe należności niewymagalne z tytułu dostaw i usług w kwocie ogółem w wys. 13.391,00 zł, które dotyczyły 2. faktur sprzedaży dotyczących opłat za pobyt i wyżywienie w przedszkolu.

Powyższe należności w ww. kwocie zostały również wykazane w sprawozdaniu RB-34S na dzień 31.12.2019 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych były zgodne z ewidencją księgową.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w PP43 w wysokości 1.439.744,00 zł, zrealizowane zostały w 96,3 %, tj. w kwocie 1.386.479,48 zł (środki budżetowe na kwotę 1.263.513,29 zł oraz środki z wrd, na kwotę 122.996,19 zł).

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 49. źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 80.374,65zł, co stanowiło 5,80% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 1.386.479,48 zł. Kontrolą objęto wydatki sfinansowane ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 73.159,13 zł oraz ze środków z wrd w wys. 7.215,52 zł.

W przypadku 7. faktur zakupu, zapłata zobowiązania nastąpiła po terminie wskazanym na fakturze. Dostawcy nie naliczyli odsetek za nieterminowe uregulowanie zobowiązań wynikających z wystawionych faktur. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 1 do 48 dni.Na podstawie przepisu art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W odniesieniu do 23. faktur zakupu, stwierdzono brak zamieszczania na dokumentach źródłowych daty wpływu, co ma istotne znaczenie dla określenia okresu sprawozdawczego. Zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości, wprowadzonymi zarządzeniem nr 1/2017 dyrektora PP43 w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości z dnia 09.01.2017 r. (pkt. 1, Dział II. „Zasady księgowości operacji gospodarczych”), w przypadku faktur, które wpłyną do 8-go dnia po zakończeniu miesiącu, koszty przypadające na okres sprawozdawczy, które nie zostały jeszcze poniesione, ale dotyczą m-ca sprawozdawczego, należy ująć w ewidencji księgowej.W odniesieniu do podatku VAT, określenie okresu sprawozdawczego ma wpływ na możliwość odliczenia zawartego w fakturze podatku VAT przez nabywcę. Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.),zw. dalej ustawą o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Na pieczęciach dekretacyjnych widniejących na 7. fakturach dotyczących zakupu, brak było podpisu dyrektora zatwierdzającego dowód do wypłaty oraz na 4. fakturach nie było podpisu potwierdzającego sprawdzenie operacji pod względem merytorycznym.

Zgodnie z zasadami rachunkowości PP43,wszystkie dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty ze środków. Dokonanie sprawdzenia merytorycznego i zakwalifikowania w układzie klasyfikacji budżetowej, zadaniowej i rodzajowej wydatku wynikającego z faktury (rachunku) lub rozliczenia, winno być opatrzone pieczęcią i starannie wypełnione i podpisane w miejscach do tego wskazanych.

Za powyższe odpowiedzialność ponoszą osoby pełniące w 2019 r. obowiązki głównego księgowego w jednostce.

W przypadku 7. faktur dotyczących zakupu środków trwałych oraz wyposażenia o wartości jednostkowej powyżej kwoty 250,00 zł, tj. zakupu: naczyń, 2 szt. lodówek-zamrażarek, 2. szt. tablic dwustronnych mobilnych, garnków dziecięcych, odkurzacza, podkaszarki oraz pilarki elektrycznej, podlegających ewidencji w księgach inwentarzowych zgodnie z zapisami zasad rachunkowości jednostki, dowody źródłowe nie zawierały zapisu o przyjęciu na stan majątku ze wskazaniem nadanego numeru inwentarzowego, tj. nie zawierały powiązania księgi głównej z księgą pomocniczą-inwentarzową oraz nie zostały wprowadzone do ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych lub ewidencji wyposażenia.

W przypadku przyjęcia do używania ww. środków trwałych nie sporządzano również wymaganych dowodów OT. Ww. majątek nie został również zaewidencjonowany na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, konto 013 w 2019 r. nie wykazywało obrotów pomimo ww. zakupów,a faktury nie posiadały zapisów dekretacyjnych związanych z ewidencją na koncie 013 oraz na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych”.

Dowód księgowy, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.Wg ogólnejzasady obowiązującej w uor, na podstawie art. 4 ust. 1, jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

W 2019 r. jednostka nie prowadziła ksiąg inwentarzowych dla pozostałych środków trwałych, co opisano szerzej w pkt. 6. „Inwentaryzacja”, niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

Wg informacji udzielonej przez dyrektora jednostki, za prowadzenie ksiąg inwentarzowych odpowiedzialny był intendent zatrudniony w placówce. Osoba zatrudniona w 2019 r. na stanowisku intendenta, nie posiadała w zakresie obowiązków prowadzenia ksiąg inwentarzowych. Wg zakresu obowiązków i odpowiedzialności osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ksiąg inwentarzowych były osoby pełniące obowiązki głównego księgowego w 2019 r.

W odniesieniu do poniesionych przez jednostkę wydatków, kontrolą objęto zgodność udzielania zamówień z zasadami zawartymi w ówcześnie obowiązującym zarządzeniu nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej zarządzeniem nr 303/16).

W wyniku analizy wydatków objętych kontrolą, których wartość przekraczała 3.000 zł brutto oraz nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro netto, ustalono, że w przypadku 4. zamówień (dostawa artykułów żywnościowych, środków czystości oraz usług konserwacji i napraw dźwigu), nie dokonano analizy rynku w celu wybrania dostawcy, zgodnie z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1, w związku z § 11 ust. 1 pkt 2, załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 303/16. Zauważyć należy, że w obowiązującym od 1 stycznia 2021 r. zarządzeniunr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (zw. dalej zarządzeniem nr 657/20), funkcjonują tożsame zapisy dotyczące analizy rynku, w odniesieniu do zamówień, których wartość jest niższa niż 130.000 zł netto.

W przypadku 2. zamówień publicznych (dotyczących malowania pomieszczeń i zakupu garnków), notatka służbowa dokumentujące dokonanie analizy rynku, nie zawierała elementów określonych w § 11 załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 303/16. W jednym przypadku (dostawa artykułów spożywczych) nie sporządzono notatki, pomimo dokonania analizy rynku i porównania ofert.

Zgodnie z informacją udzieloną przez dyrektora placówki, za przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, analiz rynku oraz sporządzanie dokumentacji odpowiedzialny był intendent zatrudniony w placówce. Wg zakresu czynności służbowych osoby zatrudnionej w 2019 r. na stanowisku intendenta, do obowiązków pracownika dotyczących gospodarki materiałowo-magazynowej należała realizacja zakupów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.

Kontroli poddano 6. umów zawartych przez PP43 dotyczących świadczenia usług w 2019 r. (w tym 4. umowy były zawarte od dnia 31.08.2019 r.). W wyniku analizy umów stwierdzono, że w przypadku umowy dotyczącej dystrybucji energii elektrycznej, nie określono końcowego okresu obowiązywania umowy (w 2020 r. zawarto kolejną umowę), natomiast w przypadku umowy dotyczącej zabiegów rewitalizacji zieleni oraz wycięcia drzew stanowiących zagrożenie, umowa nie zawierała podpisu radcy prawnego UM, potwierdzającego uzgodnienie zapisów umowy pod względem formalno–prawnym. Wg informacji udzielonej przez dyrektora jednostki, powyższe było wynikiem konieczności szybkiego podpisania umowy ze względu na istniejące zagrożenie. We wszystkim umowach stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego. Zgodnie z art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji oraz że zobowiązania wynikające z operacji, mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Za powyższe ponosi odpowiedzialność dyrektor PP43.

Pozostałe faktury objęte kontrolą, zawierały potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty, a płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach. W przypadku pozostałych wydatków, kontrolującemu przedłożono komplet dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia, zgodnie z zapisami ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 303/16.

2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2019 r., w łącznej kwocie 46.271,30 zł. Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania budżetowe wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

  • §4260 - energia cieplna, elektryczna oraz woda w wys. 3.595,56 zł,
  • § 4280 - badanie profilaktyczne pracownika w wys. 70,00 zł,
  • § 4300 - ścieki (ZWiK) w wys. 638,55 zł,
  • § 4360 - usługi telekomunikacyjne w wys. 286,91 zł,
  • § 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w wys. 35.471,16 zł,
  • § 4110 - składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wys. 5.439,56 zł,
  • § 4120 - składki FP od dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wys. 769,56 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. oraz w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2019 r., nie wykazano żadnych zobowiązań.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach finansowych były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 6. z 32. pracowników zatrudnionych w PP43 w 2019 r., tj. 18,75 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 157.596,62 zł, tj. 18,51 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 851.596,32 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

- § 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników w wys. 799.342,87 zł, z tego kontrolą objęto wynagrodzenia na kwotę 153.324,77 zł, stanowiące 19,18 % wynagrodzeń osobowych,

- § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne w wys. 52.253,45 zł, z tego kontrolą objęto kwotę 4.271,85 zł, stanowiącą 8,18 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Podczas kontroli akt osobowych w zakresie zgodności z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, nie stwierdzono w części B akt osobowych, przechowywania oświadczeń pracowników potwierdzających zapoznanie się z treścią Regulaminu pracy.

Powyższy wymóg, wynika z §3 pkt 2 lit. e tiret pierwsze rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika, powinny znajdować się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy.

W aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku intendenta oraz pełniącego funkcję kasjera w jednostce, nie stwierdzono zakresu obowiązków i odpowiedzialności związanych z pełnieniem funkcji kasjera oraz oświadczenia o odpowiedzialności materialnej związanej z wykonywaniem ww. obowiązków, a także potwierdzenia zapoznania się z przepisami instrukcji kasowej obowiązującej w jednostce, wynikającym z pkt. 17 instrukcji kasowej.

Zgodnie z §3 pkt 2 lit. c i j, rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika, znajdują się: zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy oraz dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (na podstawie art. 124ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), zw. dalej k.p. Ponadto ww. pracownikowi zatrudnionemu na ¾ etatu, przyznano w 2019 r. na podstawie umowy o pracę, wymiar urlopu wypoczynkowego w wysokości 26 dni, pomimo zatrudnienia w niepełnym wymiarze. Zgodnie z art. 154 § 2 k.p.wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w § 1; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Pracownik zatrudniony na stanowisku nauczyciela, nie przedłożył informacji z Krajowego Rejestru Karnego o braku figurowania w kartotece karnej KRK.

Zgodnie z art. 10 ust. 8a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela(Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.),wcelu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w ust. 5 pkt 4, nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego,z wyjątkiem przypadku gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia na podstawie art. 20 ust. 5c poprzedniego stosunku pracy.

Na podstawie analizy akt osobowych oraz list płac, stwierdzono, że w przypadku 3. pracowników pełniących obowiązki głównych księgowych w 2019 r.,zostały im przyznane dodatki specjalne w wys. 20% od stawki osobistego zaszeregowania, tj. odpowiednio 400,00 zł, 420,00 zł oraz 480,00 zł. Należy nadmienić, że pracownicy posiadali przyznany dodatek funkcyjny w wys. 600,00 zł z tytułu pełnienia funkcji głównego księgowego. W jednym przypadku dodatek specjalny został przyznany za wykonywanie obowiązków głównej księgowej (pismo z dnia 01.09.2018 r. podpisane przez dyrektora PP43). W pozostałych przypadkach dodatki zostały przyznane w umowach o pracę bez wskazania zakresu dodatkowych obowiązków (umowy podpisane przez dyrektorów PP43). W dokumentacji pracowniczej nie wskazano okresu na jaki został przyznany dodatek ww. pracownikom. Według §36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych(Dz.U. z 2019 r. poz. 1282),pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, może zostać przyznany dodatek specjalny. Zgodnie z § 10 ust. 1 Regulaminu wynagradzania pracowników w PP43, z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złożoności lub odpowiedzialności pracownikowi może być przyznany dodatek specjalny. Na podstawie § 10 ust. 2 ww. regulaminu, dodatek specjalny może być przyznany na czas określony istnienia okoliczności uzasadniających jego przyznanie. Zgodnie z zapisem § 10 ust. 3 pkt 2 ww. regulaminu, dodatek specjalny jest wypłacany w ramach posiadanych środków na wynagrodzenie za wykonanie innych [niż obowiązki kasjera], dodatkowych czynności wykraczających poza obowiązki określone dla danego stanowiska pracy.

W okresie od dnia 01.01.2019 r. do dnia 31.08.2019 r. za prowadzenie akt osobowych pracowników, ewidencję czasu pracy oraz przyznanie dodatków specjalnych dla 2. pracowników odpowiedzialna była pani A. P., były dyrektor PP43, natomiast w okresie od dnia 01.09.2019 r. za powyższe, w tym przyznanie dodatku specjalnego dla 1. pracownika, odpowiedzialny obecny dyrektor PP43.

Za naliczanie wynagrodzeń i sporządzenie list płac w 2019 r. odpowiedzialny był główny księgowy.

W przypadku wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. wypłacone zostało w prawidłowej wysokości.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2019 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 72.936,00 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 257.052,64 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie 12 miesięcy, tj. od stycznia do grudnia 2019 r.

Nieprawidłowości niestwierdzono.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca
1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm).

W 2019 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według deklaracji PIT-4R za 2019 r., wynagrodzenie z ww. tytułu wyniosło 219,00 zł, natomiast wg deklaracji ZUS P DRA za 2019 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu naliczone zostało w kwocie łącznej 34,71 zł.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

  • Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem
    w wys. 37.347,84 zł,
  • Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 1.263.513,29 zł,
  • Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 122.996,19 zł,
  • Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2019 r. - brak zobowiązań,
  • Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 13.391,00 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 83.300 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 1.301.444 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. o 388.925 zł (dokonano 6 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2019 r. wyniósł 138.300 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2019 r. (dokonano 4 zmian planu – przesunięć w obrębie paragrafów).

Wg sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2019 r., dochody otrzymane wyniosły 37.347,84 zł, w tym w rozdz. 80104-0660 wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w wys. 37.087,00 zł oraz w rozdz. 80104-0970 wpływy z różnych dochodów w wys. 260,84 zł. W wyniku analizy ewidencji księgowej prowadzonej dla rachunku bieżącego – analityka rachunków bankowych dla budżetu na koncie 130, stwierdzono, że na ww. rachunku zewidencjonowano wyłącznie dochody w rozdz. 80104-0970-02 wpływy z różnych dochodów w wys. 260,84 zł. 

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 4-5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 09 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej, w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów oraz do kasy jednostki i zapłaconych kartą płatniczą, natomiast w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazuje się kwoty dochodów otrzymanych na rachunek bankowy jednostki w okresie sprawozdawczym, pomniejszone o dokonane zwroty.

Wg sprawozdania RB-34S za 2019 r., wykonanie dochodów wyniosło ogółem 122.996,19 zł, w tym: w rozdz. 80104-0670 wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu w wys. 122.192,70 zł, w rozdz. 80104-0750 wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych w wys. 714,74 zł oraz w rozdz. 80104-0920 wpływy z pozostałych odsetek w wys. 88,75 zł. W wyniku analizy ewidencji księgowej prowadzonej dla wrd – analityka rachunków bankowych dla wrd na koncie 132 oraz wpływów na wydzielony rachunek dochodów jednostki, stwierdzono, że na ww. rachunku ewidencjonowano zarówno dochody z tytułu wyżywienia, jak i z tytułu opłat za pobyt w przedszkolu w rozdz. 80104-0660-04 w wys. 37.087,00 zł, które zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2019 r. 

Zgodnie z § 19 ust. 2 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w sprawozdaniu RB-34S, w dziale A. „Dochody” w kolumnach „Plan” i „Wykonanie” wykazuje się w szczegółowości dział, rozdział, paragraf – odpowiednio planowane i zrealizowane wpływy środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów.

W związku z powyższym, kwoty dochodów wynikające ze sprawozdania  Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za  2019 r. oraz ze sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd za 2019 r., były niezgodne z prowadzoną przez jednostkę ewidencją księgową.

Na podstawie art. 223 ust. 1 uofp, samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawiez dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz.U. z 2020 r poz. 910 ze zm.),gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (…). Zgodnie z zapisami § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 uchwały nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty, wydanej na podstawie art. 223uofp, obowiązującym w 2019 r. (zw. dalej uchwałą nr XXIV/705/12 w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku), w brzmieniu wprowadzonym uchwałą nr IX/258/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2019 r.: na wydzielonym rachunku samorządowe jednostki budżetowe mogą gromadzić dochody uzyskiwane z działalności wykraczającej poza zakres działalności podstawowej, określonej w statucie, polegającej na świadczeniu usług oraz z opłat finansowanych ze środków pomocy społecznej lub wniesionych przez rodziców lub opiekunów prawnych za posiłki, z których dziecko korzysta podczas pobytu w przedszkolu i oddziale przedszkolnym.

Za prowadzenie ewidencji księgowej w 2019 r. odpowiedzialność ponosi główny księgowy.

Za sporządzenie rocznych sprawozdań finansowych za 2019 r. odpowiedzialny był dyrektor PP43 oraz główny księgowy jednostki.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo. W odniesieniu do pozostałych sprawozdań, kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty UM Szczecin.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP43 Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych PP43 wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r., przeprowadzono na podstawie Zarządzenia nr 3A/2019 dyrektora PP43 z dnia 04.11.2019 r. w sprawie przeprowadzenia spisu z natury w PP43 na dzień 31.12.2019 r. Inwentaryzacja wg zarządzenia obejmowała przeprowadzenie spisu z natury magazynu spożywczego, magazynu gospodarczego, stanu kasy oraz aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych. Wg § 2 zarządzenia, spis z natury należało przeprowadzić oraz rozliczyć różnice inwetaryzacyjne (niedobory i nadwyżki) na dzień 31.12.2019 r. Na podstawie § 3 zarządzenia, powołano komisję inwentaryzacyjną.

W toku kontroli stwierdzono, że jednostka dokonała nieprawidłowego udokumentowania inwentaryzacji metodą spisu z natury na dzień 31.12.2019 r. materiałów magazynu chemicznego (gospodarczego). Kontrolującemu przedłożono arkusz spisu z natury magazynu chemicznego, sporządzony na dzień 31.12.2019 r., na którym wykazano trzy pozycje na wartość ogółem wartość 29,57 zł. Powyższa wartość była zgodna z ewidencją księgową, tj. wartością wykazaną na koncie 310-06 „materiały” (konto nie wykazywało obrotów w trakcie 2019 r.). W trakcie analizy faktur dokumentujących zakup środków czystości w 2019 r., stwierdzono, że środki chemiczne były księgowane bezpośrednio w koszty, tj. z pominięciem konta 310, na którym jednostka zgodnie z zasadami rachunkowości obowiązującymi w PP43, powinna ewidencjonować zapasy materiałów.

Ponadto, jednostka dokonała nieprawidłowego udokumentowania i rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury na dzień 31.12.2019 r. magazynu żywnościowego. Kontrolującemu przedłożono arkusz spisu z natury będący wydrukiem z programu Magazyn Optivum na dzień 31.12.2019 r. zawierający nazwy produktów żywnościowych wraz z ich ilością, ceną i wartością.  Powyższe byłoniezgodne z zapisem § 11 ust. 1 instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki, zgodnie z którym rzeczywistą ilość spisanych z natury rzeczowych składników majątku ustala się przez przeliczenie oraz § 12 ust. 4 ww. instrukcji, zgodnie z którym wpis do arkuszy powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składników majątku.

Arkusz spisu z natury wykazywał sumę 1.194,56 zł, natomiast saldo wynikające z ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 310-30 „artykuły spożywcze” wynosiło 902,70 zł i taką wartość przyjęto w księgach rachunkowych na dzień 31.12.2019 r. Wg wyjaśnień głównej księgowej, różnica w kwocie 291,86 zł wynikała ze zwrotów towarów nie ujętych na magazynie, a różnice zostały wyjaśnione z intendentem, odpowiedzialnym za prowadzenie kartotek magazynowych. Pracownik pełniący obowiązki intendenta nie przedłożył oświadczenia na dowód wyjaśnienia różnic, zgodnie z §19 ust. 2 instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki. Przedłożonojedynie dokument pn. „oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją”, podpisany z datą 31.12.2019 r. 

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury,wg definicji zawartej w pkt 8 lit. f, stanowiskaKomitetu Standardów Rachunkowościw sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (załącznik do uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowościz dnia 26 kwietnia 2016 r. ogłoszonej załącznikiem do Komunikatu nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r., Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55),polega na ustaleniu przez pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu zapasów na określony dzień, ich wycenie, porównaniu z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Zgodnie z zapisami §§ 17-19 instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki, po zakończeniu spisu z natury, komisja inwentaryzacyjna obowiązana była m.in. przedłożyć pisemną informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, ustalić różnice inwetaryzacyjne i sposób ich rozliczenia oraz osoby odpowiedzialne za powstanie różnić. Kontrolującemu nie przedłożono protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwetaryzacyjnych lub protokołu weryfikacji różnić inwetaryzacyjnych (zgodnie z wymogami instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki), a także nie przedłożono rozliczenia różnic inwetaryzacyjnych w księgach rachunkowych 2019 r.

Zapisy w instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki, znajdują odzwierciedlenie w art. 27 ust. 1 i 2 uor, zgodnie z którym przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Za powyższe odpowiedzialność ponosi główny księgowy.

Ponadto, na podstawie analizy dowodów źródłowych, dokumentujących zakup pozostałych środków trwałych i wyposażenia w 2019 r., stwierdzono, że jednostka nie zewidencjonowała na koncie 013 składników majątku o wartości 14.254,41 zł (konto 013 „Pozostałe środki trwałe” nie wykazywało w 2019 r. obrotów). Powyższe środki trwałe nie zostały również wykazane w księgach inwentarzowych, gdyż jednostka nie prowadziła ksiąg inwentarzowych dla pozostałych środków trwałych, tj. ewidencji ilościowo-wartościowej, zgodnie z wymogiem określonym w „Zasadach funkcjonowania kont” jednostki, stanowiących zał. nr 2 do zasad rachunkowości. W związku z powyższymi ustaleniami, należy stwierdzić, że wartość pozostałych środków trwałych wykazana w księgach rachunkowych na dzień 31.12.219 r. w wys. 181.613,02 zł jest niezgodna ze stanem faktycznym.

Kontrolującemu nie przedłożono również ewidencji prowadzonej dla wartości niematerialnych i prawnych (konto 020 „Wartości niematerialne i prawne” w 2019 r. nie wykazywało obrotów).

Obowiązek prowadzenia ksiąg pomocniczych wynika z art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, zgodnie z którym, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Na podstawie art. 17 ust. 2 uor, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z wymienionych w przepisie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników, w przypadku jednostki, ewidencji ilościowo-wartościowej w księgach inwentarzowych.

Ponadto, obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji do konta 013 wynika zarówno z zasad rachunkowości jednostki, jak i wykazu planu kont, który stanowi zał. nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r.w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej(Dz.U. z 2020 r. poz. 342),zgodnie z którym ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe.

W odniesieniu do obowiązku dotyczącego przeprowadzenia inwentaryzacji należności od kontrahentów drogą potwierdzenia sald, kontrolującemu nie przedłożono potwierdzeń sald należności na dzień 31.12.2019 r. otrzymanych od kontrahentów (dłużników) oraz zestawień wzajemnych rozliczeń między jednostkami. Wg informacji przedłożonej przez główną księgową, salda były uzgadniane telefonicznie. Powyższy wymóg wynika z art. 26 ust. 1 pkt 2 uor, zgodnie z którym jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości był główny księgowy pełniący obowiązki w okresie od 04.11.2019 r. do zakończenia kontroli.

W związku ze zmianą stanowiska dyrektora PP43 z dniem 31.08.2019 r., na podstawie § 15 ust. 4 instrukcji inwetaryzacyjnej jednostki oraz zarządzenia nr 7/2019 r. ówczesnego dyrektora przedszkola z dnia 03.06.2019 r., przeprowadzono spis z natury: środków trwałych, wyposażenia, wartościniematerialnych i prawnych, magazynu spożywczego i gospodarczego oraz stanu kasy.

Z przedłożonej dokumentacji nie wynika, czy dokonano porównania danych wynikających ze spisu z natury z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych lub inwentarzowych, w szczególności w odniesieniu do pozostałych środków trwałych, do których nie była prowadzona w 2019 r. ewidencja analityczna. W związku z powyższym, nie można stwierdzić, czy wartość pozostałych środków trwałych wynikająca z arkuszy inwetaryzacyjnych jest prawidłowa.

Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości był główny księgowy PP43 pełniący obowiązki w okresie od 18.06.2019 r. do 31.10.2019 r.

Ostatni pełny spis z natury majątku PP43 wg przedłożonych dokumentów przez jednostkę został przeprowadzony w 2017 r.

Wartość środków trwałych wykazana w księgach inwentarzowych prowadzonych dla budynku oraz składników majątku powyżej wartości 3.500 zł, była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych, tj. ujętych w ewidencji księgowej prowadzonej do konta 011.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2019 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w PP43 zasady rachunkowości, wprowadzone Zarządzeniem nr 1/2017 dyrektora jednostki, z dnia 09.01.2017 r. w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości oraz pozostałe regulaminy i instrukcje obowiązujące w jednostce. Załącznikami do zasad rachunkowości były:

  • Plan kont – zał. nr 1,
  • Zasady funkcjonowania kont – zał. nr 2,
  • Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych – zał. nr 3,
  • Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 4,
  • Instrukcja kasowa – zał. nr 5.

Ponadto kontroli poddano również obowiązujący w jednostce Regulamin zamówień publicznych, a takżeRegulamin pracy oraz Regulamin wynagradzania.

Kontrola zapisów obowiązujących w jednostce procedur dotyczących zasad rachunkowości wykazała:

- brak uregulowań wypełniających przepis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, zgodnie z którym jednostka prowadząca księgi rachunkowe przy użyciu komputera, powinna posiadać dokumentację zawierającą: opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (wykaz oprogramowania użytkowanego w PP43 w 2019 r. wraz numerami licencji oraz datą rozpoczęcia eksploatacji został przedłożony w trakcie kontroli),

- brak imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania i podpisywania dokumentów oraz zobowiązanych do sprawdzenia dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych zgodnie z posiadanymi kompetencjami, w tym osób upoważnionych do dysponowania gotówką oraz zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty,

- nieaktualne zapisy w Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów dotyczące zwolnień lekarskich;

- brak uaktualnienia podstaw prawnych obowiązujących w jednostce: Zasad rachunkowości, Procedur zamówień publicznych oraz Regulaminu pracy i Regulaminu wynagradzania pracowników.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor PP43.

Ponadto stwierdzono niewłaściwą formę prawną wprowadzenia procedur obowiązujących w PP43, dotyczących zamówień publicznych, Regulaminu pracy oraz Regulaminu wynagradzania pracowników, tj. zaniechanie wydania zarządzeń przez byłego dyrektora PP43.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84),procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych w PP43 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2019 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z korektą deklaracji, rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 31. faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową, w tym 4. faktury korygujące sprzedaży.

Na podstawie analizy deklaracji VAT-7 za 2019 r. oraz dokonanych wpłat przez jednostkę nadwyżki podatku należnego nad naliczonym, w jednym przypadku stwierdzono wpłatę po terminie kwoty podatku należnego w wys. 46,97 zł, wynikającej ze złożonej deklaracji VAT-7 za październik 2019 r., tj. w dniu 15.11.2019 r. Zgodnie z zapisami § 6 ust. 8 zał. nr 1 do Zarządzenia nr 439/16 – w brzmieniu nadanym załącznikiem do zarządzenia nr 355/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 sierpnia 2018 r., wpłata powinna nastąpić w terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Ponadto jednostka nie korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Należy zwrócić uwagę, że PP43 (jak również inne gminne jednostki budżetowe), działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT, skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot, mimo że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem.

W toku kontroli 31. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży w miesiącach od stycznia do grudnia 2019 r., stwierdzono:

- na wszystkich fakturach sprzedaży jako datę wykonania usługi na fakturze podano miesiąc i rok, bez określenia dnia wykonania usługi. Zgodnie z przepisem art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać m.in. datę wykonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi.W przypadku usług wyżywienia, pobytu w przedszkolu czy długoterminowego najmu (tzw. usługi ciągłe), można je uznać za wykonane wraz z upływem każdego okresu wskazanego w umowie, do którego odnoszą się płatności;

- faktury wewnętrzne sprzedaży nie zawierały wyrazu „FAKTURA WĘWNĘTRZNA”, zgodnie z § 325 pkt 1 zał. nr 2 do zarządzenia nr 439/16;

- faktury wewnętrzne sprzedaży zawierały błędne wskazanie jednostki miary, tj.„m-c” (miesiąc), zamiast „szt.” (ilość wydanych posiłków lub osobodni w przypadku opłat za pobyt);

- na 2. fakturach wewnętrznych sprzedaży oraz 4. fakturach wewnętrznych korygujących podano błędną ilość sprzedaży;

- na fakturach sprzedaży wewnętrznychdotyczących wyżywienia oraz odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu, nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania przedmiotowego zwolnienia, wymaganej zapisem § 307 ust. 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 439/16, zgodnie z którym w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania, prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku;

- faktury sprzedaży VAT nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a procedury obowiązujące w PP43 nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli;

- faktury sprzedaży VAT dotyczące najmu w 3. przypadkach zawierały numer kolejny faktury zapisany w błędnym schemacie, tj. niezgodnie z § 315 zał. nr 2 do zarządzenia nr 439/16, wg którego prawidłowy zapis powinien mieć formę: symbol jednostki/rok(rr)/F/nr kolejny;

- faktury sprzedaży wewnętrzne w 4. przypadkach zawierały numer kolejny faktury zapisany w błędnym schemacie,  tj. niezgodnie z § 316 pkt 2 zał. nr 2 do zarządzenia nr 439/16,

w brzmieniu wprowadzonym zarządzeniem nr 315/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2017 r., wg którego prawidłowy zapis powinien mieć formę: symbol jednostki/rok(rr)/W/…../nr kolejny.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie deklaracji VAT-7, prowadzenie rejestrów VAT, przekazywanie środków finansowych na zapłatę podatku VAT oraz wystawianie faktur sprzedaży w 2019 r. był główny księgowy.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2019 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT zakupu i sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor PP43 wywiązywał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli kontrolujący stwierdził, że w 2019 r. w PP43 przeprowadzono 2. kontrole zewnętrzne, tj. przez Kuratorium Oświaty w Szczecinie oraz Państwową Inspekcję Pracy. Informacje o przeprowadzonych kontrolach nie zostały przekazane przez dyrektora PP43 do WKiAW UM Szczecin. Powyższe było niezgodne z zapisami §8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW - o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Na podstawie wydruku danych z systemu bankowości elektronicznej, stwierdzono, że 3. osoby, tj. dyrektor PP43, główny księgowy oraz wicedyrektor, posiadały pełny dostępdo systemu (o aktywnym statusie). Rolę administratora systemu pełnił dyrektor, posiadający pełny dostęp do usług, w tym także do zmiany własnych uprawnień. Według pisma Skarbnika Miasta Szczecin z dnia 10.05.2017 r., jednostki organizacyjne zobowiązane zostały m.in. do nadania roli administratora osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że informacje za 2019 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP43:

  1. Prawidłowe ewidencjonowanie dochodów na rachunku bieżącym oraz sporządzanie sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na podstawie danych wynikających z ewidencji analitycznej i zrealizowanych wpływów środków pieniężnych na rachunek bieżący.
  2. Prawidłowe ewidencjonowanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów własnych oraz sporządzanie sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, na podstawie danych wynikających z ewidencji analitycznej i zrealizowanych wpływów środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów.
  3. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych (pomocniczych) dotyczących pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz nadawanie numerów inwentarzowych majątkowi.
  4. Ewidencjonowanie pozostałych środków trwałych na koncie 013 oraz  prowadzenie ewidencji analitycznej do ww. konta.
  5. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości oraz procedurami obowiązującymi w jednostce.
  6. Regulowanie płatności w terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań.
  7. Dokonywanie wyborów wykonawców zgodnie z zasadami zawartymi w Zarządzeniu Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r.
  8. Oznaczanie na fakturach zakupu daty wpływu dokumentu, powiązania z księgą inwentarzową oraz dokonywanie potwierdzeń do zapłaty przez dyrektora i sprawdzenia pod względem merytorycznym.
  9. Sporządzenie imiennego wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania, podpisywania i sprawdzania dokumentów, dysponowania gotówką oraz zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty.
  10. Prawidłowe sporządzanie faktur sprzedaży, terminowe dokonywanie wpłat podatku należnego oraz korzystanie z prawa odliczenia podatku należnego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
  11. Przekazywanie umów z wykonawcami przed ich podpisaniem do akceptacji pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
  12. Opracowanie wewnętrznych procedur dotyczących sposobu ustalania wysokości stawek za najem pomieszczeń i powierzchni w PP43.
  13. Kompletowanie akt osobowych zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
  14. Ustalanie wymiaru urlopu wypoczynkowego dla pracownika zgodnie z wymiarem czasu pracy.
  15. Przyznawanie pracownikom dodatków specjalnych ze wskazania okresu na jaki został przyznany oraz zakresem dodatkowych obowiązków.
  16. Nadanie roli administratora osobie, które nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.
  17. Przekazywanie do WKiAW wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.
  18. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania oraz uzupełnienia, w szczególności w odniesieniu do uregulowań wynikających z ustawy o rachunkowości dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera oraz wprowadzanie procedur i zmian na podstawie zarządzenia dyrektora jednostki.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2021/03/31, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2021/03/31 12:16:23
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2021/03/31 12:16:23 nowa pozycja